Tập 964: Open Networking, khoảng thời gian bị đánh giá thấp nhất

Priscilla: Xin chào tất cả các bạn và chào mừng các bạn quay trở lại với BNI Podcast chính thức. Tôi là Priscilla Rice, đang ở phòng thu Live Oak Recording Studio tại Berkeley, California, và hôm nay cùng tôi qua điện thoại là Nhà sáng lập kiêm Giám đốc Tầm nhìn của BNI, Tiến sĩ Ivan Misner. Chào Ivan, anh khỏe không và anh đang ở đâu vậy?

Ivan: À, tôi vừa trở về sau chuyến thăm BNI Ireland và BNI Vương quốc Anh, và tuần này tôi đang ở BNI Bồ Đào Nha. Vậy là tôi đang có một chuyến lưu diễn nho nhỏ ở châu Âu và đang rất vui khi được gặp gỡ các thành viên và các Giám đốc.

Priscilla: Ồ, nghe thật tuyệt. Tôi rất thích. Vậy hôm nay anh sẽ chia sẻ gì với chúng tôi?

Ivan: À, chủ đề hôm nay khá thú vị, và tôi nghĩ chúng ta chưa thực sự dành trọn một tập podcast cho nó, đó là phần Open Networking (giao lưu mở) của buổi họp, mà theo tôi là 15 phút bị đánh giá thấp nhất trong BNI.
Và khách mời của tôi hôm nay là Spencer Reynolds. Đây là lần thứ tư Spencer làm khách mời của BNI Podcast, và tôi muốn giới thiệu anh ấy là Người dẫn khách mời (Guest Host) tiếp theo cho một số tập BNI Podcast. Với lịch di chuyển của tôi và nhiều việc khác, có một Người dẫn khách mời thực sự rất tốt, và Spencer sẽ đảm nhận vai trò đó trong thời gian tới.
Spencer là một trong bốn Giám đốc Điều hành tại BNI Tampa Bay, một trong những vùng lớn nhất ở Mỹ, và họ hỗ trợ 2.250 thành viên với hơn 70 chapter. Trong gần hai thập kỷ ở BNI, Spencer đã thành lập hàng chục chapter và được biết đến với việc phát triển các hệ thống đào tạo có tác động lớn, thực sự thúc đẩy sự gắn kết của thành viên. Và tôi đã thấy điều đó. Tôi vừa mới thấy điều đó gần đây, khi tham dự Hội nghị [Quốc gia BNI] Mỹ cách đây vài tuần ở Orlando, và anh ấy đang làm một công việc tuyệt vời. Anh ấy có một đội ngũ rất giỏi ở đó. Spencer, chào mừng anh trở lại với BNI Podcast.

Spencer: Cảm ơn anh rất nhiều. Rất hào hứng được ở đây cùng anh.

Ivan: Rất vui được có anh ở đây. Vậy chúng ta đang nói về phần Open Networking của buổi họp, mà tôi nghĩ chúng ta chưa từng có trọn một tập podcast về nó. Vì vậy tôi nghĩ đây là một chủ đề tuyệt vời. Open Networking tạo nên không khí cảm xúc cho toàn bộ buổi họp. Anh có muốn nói một chút về điều đó không?

Spencer: Vâng. Ý tôi là, điều thực sự quan trọng là, đây là nơi khách mời của chúng ta có ấn tượng đầu tiên về con người chúng ta và về chúng ta với tư cách một tập thể. Đây thực sự là nơi các mối quan hệ của chúng ta bắt đầu. Nếu thực sự nghĩ về cơ hội này, tôi nghĩ điều đã xảy ra là, trong thời kỳ covid, khi tất cả chúng ta họp trực tuyến, rất dễ để xuất hiện ngay trước khi buổi họp bắt đầu, vì bạn chỉ cần bấm một nút, rồi khi chúng ta quay lại họp trực tiếp và bắt đầu networking theo cách mà chúng ta biết và yêu thích, vẫn có rất nhiều người tiếp tục làm như vậy — xuất hiện vào phút chót. Và có thể điều đó đã là một vấn đề từ trước, và bạn có thể đặt vấn đề đó ra để trao đổi. Nhưng khi chúng ta bước vào thế giới hiện nay, nơi chúng ta vẫn có các công cụ trực tuyến và tất cả những gì chúng ta có thể làm, thì với cả các buổi họp trực tiếp lẫn trực tuyến, việc có khoảng thời gian mở đầu đó là vô cùng quan trọng, để xây dựng các mối quan hệ, để thực sự cảm thấy mình là một phần của tập thể. Và với khách mời, đây là nơi họ được nếm trải hương vị đầu tiên.

Ivan: Vâng, đó luôn là một vấn đề, không phải vấn đề lớn, nhưng vẫn là một vấn đề. Và trong nhiều năm, tôi đã nói về việc thực sự quan trọng là phải có mặt trong phần Open Networking để gặp gỡ những khách mời đến dự, và cả trực tuyến nữa, vì nó cho bạn cơ hội gặp gỡ khách mời trực tuyến. Vì vậy, phần Open Networking của buổi họp thực sự rất quan trọng. Chúng tôi nhận ra rằng Điều phối khách mời (Visitor Host) giúp ích rất nhiều cho việc đó, và phải vài năm sau khi BNI ra đời, chúng tôi mới tạo ra [vai trò] Visitor Host.

Spencer: Vâng, tôi muốn hỏi, Open Networking trở thành một phần của BNI từ khi nào? Ý tôi là, thực sự là một phần của…

Ivan: Ngay từ buổi họp đầu tiên. Đúng vậy.

Spencer: Thật sao?

Ivan: Vâng. Ngày 8 tháng 1 năm 1985, lần đầu tiên chúng tôi có Open Networking. Nó cho mọi người cơ hội gặp gỡ và chào hỏi nhau. Vì vậy, nó đã là một phần của tổ chức ngay từ những ngày đầu.

Spencer: Và tôi nghĩ tất cả chúng ta cần nghe điều đó, rằng nó quan trọng đến vậy. Đó là ngay từ buổi họp đầu tiên. Đó là điều đầu tiên được thực hiện trong buổi họp đầu tiên. Đó là chuyện lớn đấy.

Ivan: Vâng, đúng là vậy. Tôi chưa bao giờ thực sự nghĩ đến điều đó, nhưng đúng là vậy thật. Ý tôi là, ngay từ ngày đầu, tôi đã nhận ra rằng việc kết nối với những người chưa từng đến buổi họp là khá quan trọng, để họ có thể dần dần làm quen, chứ không phải bị ném thẳng vào một buổi họp đang vận hành. Vậy những sai lầm lớn nhất mà các thành viên mắc phải trong phần Open Networking là gì?

Spencer: Tôi nghĩ một trong số đó là khi mọi người đã quen biết nhau, và đó là phần tuyệt vời nhất của BNI. Đó cũng là phần tệ nhất của BNI, vì giờ đây bạn chỉ nói chuyện với những người bạn quen. Và đôi khi chúng ta phớt lờ những người mà chúng ta không quen biết khi họ bước vào, trong khi chúng ta lẽ ra phải nghĩ: “Này, đây là lúc để chúng ta làm quen với những người này và cho họ thấy chúng ta là ai.” Vì vậy, tôi nghĩ chỉ nói chuyện với các thành viên có lẽ là một vấn đề lớn; hoặc một vấn đề khác là cứ ở mãi trong một nhóm nhỏ khép kín.

Ivan: Vâng. Tôi có thể bình luận về điều đó không? Tôi hoàn toàn đồng ý với anh. Tôi nghĩ một trong những điểm mạnh của BNI là tất cả các thành viên đều là bạn bè, và một trong những điểm yếu của BNI là tất cả các thành viên đều là bạn bè. Và rất dễ để, anh biết đấy, chỉ chú ý đến những người mình quen khi họ bước vào. Và tôi hiểu điều đó. Tôi hoàn toàn hiểu điều đó. Đồng thời, bạn cũng muốn dành thời gian cho những khách mời có mặt ở đó. Anh nói tiếp đi.

Spencer: À, khi nghĩ về những nhóm khép kín… ai trong chúng ta cũng có những người bạn mà mình thực sự hợp, và chúng ta làm tốt khi ở cùng họ. Vì vậy rất dễ rơi vào cùng một cuộc trò chuyện, và chúng ta tiếp tục những câu chuyện đã nói trước đây với bạn bè. Nhưng thực tế là chúng ta cần mở rộng ra nhiều hơn nữa. Đây là nơi chúng ta làm quen với những người mới. Đây là nơi có thể có những thành viên mới hơn, cũng như khách mời đang có mặt trong phòng cùng chúng ta. Vì vậy tôi nghĩ hãy đảm bảo rằng, vâng, chúng ta có những người bạn mà mình quen rất thân. Đây là lúc chúng ta cần nói với nhau trước đó rằng: “Hãy đảm bảo chúng ta tương tác với tất cả những người khác, vì đây là…”

Ivan: Vâng, tình bạn có thể trông giống như một nhóm khép kín, nhưng không nhất thiết là như vậy. Trên thực tế, đó là tình bạn. Nhưng nó sẽ không bị coi là nhóm khép kín khi những người bạn đó chủ động tiếp cận [khách mời], hoặc chào đón họ vào cuộc trò chuyện với những người mà họ thực sự quý mến trong BNI, những người bạn của họ, và chào đón họ vào cuộc trò chuyện.

Spencer: À, ý tôi là, có một hoạt động mà chúng tôi làm trong vùng của mình, đó là các buổi giao lưu dành cho thành viên mới, và chúng tôi mời họ đến nhà mình, tất cả các thành viên mới và những người bảo trợ (sponsor) của họ. Và ngay tuần vừa rồi có một người đã nói: “Chà, có cả một nhóm người chia thành những nhóm khác nhau, và họ đều tụ thành các nhóm khép kín.” Và tôi nói: “Ồ, tôi không tin là ở đây có nhóm khép kín nào cả, vì chẳng ai quen ai.” Nhưng tôi nghĩ nhiều khi chúng ta cứ nghĩ rằng khi có một nhóm người, và chúng ta biết các đội hình Open Twos, Closed Twos và Open Threes, tức là nhóm hai người mở, nhóm hai người khép kín và nhóm ba người mở, thì điều đó có thể bị nhìn nhận sai thành một nhóm khép kín. Vì vậy chúng ta cũng phải chú ý đến cách mình đứng và ngôn ngữ cơ thể của mình, để chúng ta luôn cởi mở với những người đó.

Ivan: Vâng. Anh biết đấy, một nếp quen có thể trở thành lối mòn nếu bạn không cẩn thận. Và chúng ta rơi vào một nếp quen, và nếp quen đó thường là đi chơi và kết nối với bạn bè, kết nối với những người mà chúng ta có thể đã gặp trước đây, nhưng từ bên ngoài nhìn vào thì điều đó có thể trông giống như một nhóm khép kín hoặc một lối mòn. Vì vậy, điều quan trọng là phải ý thức được điều đó trong bất kỳ mạng lưới nào.

Spencer: Chắc chắn rồi. Hoàn toàn đúng.

Ivan: Vậy hãy cho tôi biết khung tiếp cận Open Networking theo suy nghĩ của anh.

Spencer: À, tôi thực sự nghĩ điều đầu tiên là… à, theo tôi đó là ba chữ S: Seek, Serve và Set Up – Tìm kiếm, Phục vụ và Sắp xếp. Vậy, Tìm kiếm: hãy gặp gỡ một người mới. Chẳng hạn, sẽ thế nào nếu mỗi lần bạn đến [buổi họp], bạn đều tìm kiếm gương mặt mới mà bạn chưa quen? Bạn tìm đến họ trước tiên; bạn hào hứng được gặp họ. Bạn nở một nụ cười vui vẻ. Đó là điều mọi người ghi nhớ, chính là cảm giác mà họ cảm nhận được khi bước vào phòng.

Ivan: Vâng, tập trung vào Điều phối khách mời có thể là một cách hay để bắt đầu. Hãy nhìn xem Visitor Host đang ở đâu, vì họ sẽ đi cùng khách mời, rồi bạn hãy tiến đến và tự giới thiệu.

Spencer: Tôi thấy cách tốt nhất để đến bất kỳ buổi networking nào, đặc biệt là buổi họp BNI, là hãy hành động như thể bạn là chủ nhà của buổi họp, bất kể thế nào. Tôi đến các sự kiện khác và tôi hành động như thể mình là chủ nhà, và mọi người nghĩ tôi là người tổ chức sự kiện. Kiểu như: “Không, tôi chỉ hành động như một người chủ nhà thôi.”

Ivan: Vâng, tôi có nói về điều đó trong cuốn World’s Best Known Marketing Secret. Hãy hành động như chủ nhà, chứ không phải như khách.

Spencer: Tôi đã học điều đó từ chính cuốn sách đó.

Ivan: Được thôi.

Spencer: Điều tiếp theo là Phục vụ. Và đó thực sự là tìm hiểu cách giúp đỡ. Dù bạn hoàn toàn mới ở chapter, hay bạn đã ở đó từ rất rất lâu, đây là cơ hội để tất cả chúng ta được phục vụ. Và đây chính là Givers Gain – “Cho là Nhận” trong hành động thực tế. Tôi có thể giúp gì cho những người khác trong phòng? Có Chủ tịch chapter đang sắp xếp mọi thứ.

Ivan: Đúng vậy.

Spencer: Có những người đang chuẩn bị cho buổi họp. Tôi có thể giúp gì trong việc đó? Dựng các tấm biển, bày các vật dụng ra; đó có thể không phải là vai trò của tôi trong chapter, nhưng nếu tôi đang phục vụ, tôi đang tìm kiếm cơ hội, và tôi cũng sẽ có những cuộc trò chuyện với những người mà có lẽ nếu không thì tôi đã không nói chuyện.

Ivan: Vâng, khi bạn phục vụ, bạn đang xây dựng mối quan hệ với những thành viên đó, và khi bạn xây dựng mối quan hệ đó, họ thực sự muốn giúp bạn. Họ muốn trao referral cho bạn. Họ tìm cách để trao referral cho bạn khi bạn xây dựng mối quan hệ với mọi người.

Spencer: Vâng. Và điều thứ ba là Sắp xếp, nghĩa là, tiếp theo là gì? Bước tiếp theo. Tôi có thể làm gì để sắp xếp một buổi gặp gỡ 1-2-1? Làm thế nào để tôi phát triển referral mà chúng ta đã nói đến thành một kết nối thực sự, để tôi có thể follow-up và đảm bảo những điều đó thực sự được kết nối với các thành viên khác. Vì vậy tôi nghĩ khoảng thời gian này trong buổi họp, đặc biệt là, và như anh biết đấy, đây không chỉ là 15 phút trước buổi họp. Đây còn là sau buổi họp nữa. Open Networking diễn ra cả trước và sau.

Ivan: Và sau nữa. Ý hay đấy.

Spencer: Và có được cơ hội đó, vì lúc đầu có thể bạn đã [nghĩ]: “Ồ, mình sẽ sắp xếp một buổi 1-2-1 với ai đó.” Hãy làm điều đó thay vì nói về trận đấu thể thao gần nhất, vì có những người như tôi chẳng mấy quan tâm đến thể thao, và điều đó sẽ không khiến họ hứng thú với chuyện mà bạn hào hứng muốn nói. Vì vậy, hãy có cơ hội để sắp xếp các buổi 1-2-1, tìm hiểu về công việc kinh doanh của mọi người; và rồi sau buổi họp… đôi khi chúng ta nghe được những điều diễn ra trong buổi họp. Chúng ta nghe ai đó nhắc đến một yêu cầu referral cụ thể khiến chúng ta nghĩ: “Này, đây có phải là kiểu người mà anh đang tìm kiếm không?” Và thực sự phát triển dựa trên những gì họ đã làm để bạn có thể đi ra ngoài tạo kết nối đó và biến nó thành một referral thực sự mang lại công việc kinh doanh cho họ. Và tôi nghĩ đó là lý do vì sao việc chúng ta lắng nghe, ghi chép trong buổi họp, rồi follow-up với mọi người sau buổi họp trong phần Open Networking đó lại quan trọng đến vậy.

Ivan: Vâng, tôi mừng vì anh đã nhắc đến khoảng thời gian sau buổi họp. Anh biết đấy, một phần của buổi họp, phần chính thức của buổi họp, có Open Networking ở đầu buổi, và chúng tôi không có phần Open Networking ở cuối buổi như một phần của buổi họp chính thức. Tuy nhiên, đó là thời điểm tuyệt vời để kết nối với mọi người. Tôi biết rất nhiều chapter thực sự chú trọng vào nó và nán lại một lúc. Nếu bạn là khách mời, hãy nói chuyện với một số thành viên. Và đôi khi các thành viên thực sự gặp gỡ 1-2-1 sau buổi họp. Họ sẽ sang một khu vực khác của nhà hàng và gặp gỡ 1-2-1. Vì vậy, cơ hội Open Networking và gặp gỡ 1-2-1 đó tồn tại cả sau buổi họp cũng như trước buổi họp.

Spencer: Đó là chuyện lớn đấy. Tôi có thể nói với mọi người trong các chapter, tôi có thể biết chapter đó thành công đến mức nào và họ có đang đi đúng hướng hay không nếu có nhiều người vẫn còn ở lại 15 đến 30 phút sau buổi họp.

Ivan: Vâng.

Spencer: Đúng không? Họ đang làm đúng. Ý tôi là, tôi vừa rời một buổi họp. Tôi kiểu như: “Tôi phải đi đây. Tôi phải gọi điện với Ivan ngay bây giờ.” Và tôi đã ở đó một tiếng mười lăm phút sau buổi họp, và có những người đã gặp gỡ 1-2-1, rồi họ ra ngoài và tham gia cùng chúng tôi ở bãi đậu xe khi chúng tôi vẫn đang trò chuyện.
Nhưng tôi nghĩ điều mà chúng ta cần biết và cần làm với tư cách là con người, là chúng ta cần chủ động học hỏi. Chúng ta tin vào Học tập suốt đời (Lifelong Learning) như một Giá trị Cốt lõi của chúng ta với tư cách là thành viên BNI. Và tôi nghĩ chúng ta càng học hỏi nhiều, nghe podcast, ra ngoài tham gia các hoạt động nơi chúng ta học được kỹ năng và những điều có thể giúp ích trong kinh doanh, thì chúng ta thực sự trở nên rất thú vị, và chúng ta có thể quan tâm đến những người mà mình đang trò chuyện, và cũng có thể chia sẻ nhiều điều. Vì vậy, một số người có thể lo lắng, kiểu như, mình sẽ nói gì đây? Mình không biết phải làm gì trong khoảng thời gian đó. Hãy nghe một podcast hay. Hãy học hỏi điều này.

Ivan: Đây là những thông tin tuyệt vời. Chúng ta sắp kết thúc rồi. Một trong những điều mà tôi nghĩ anh đã nói trong tài liệu tôi nhận được từ anh là nó có thể có vẻ không trang trọng, nhưng đây là một sự kết nối cảm xúc mà bạn có thể tạo ra với người khác. Tôi nghĩ điều đó thực sự mạnh mẽ.

Spencer: Đúng là như vậy.

Ivan: Anh có suy nghĩ cuối cùng nào trước khi chúng ta kết thúc không?

Spencer: Hãy luôn luôn, luôn luôn tìm cách để trở thành người vui vẻ trong phòng. Hãy kết nối với những người chưa biết phải làm gì trong căn phòng đó.

Ivan: Tôi rất thích điều đó. Thật là một câu trả lời tuyệt vời. Spencer, cảm ơn anh đã có mặt ở đây. Cảm ơn anh đã đồng ý trở thành Người dẫn khách mời trong thời gian tới. Và website của anh là www.bnitampa.com. Cảm ơn anh rất nhiều, và tôi rất trân trọng anh. Và tôi rất thích chủ đề này. Đây là lần đầu tiên chúng ta có một chủ đề chỉ riêng về Open Networking.

Spencer: Cảm ơn anh đã cùng tôi thực hiện tập này. Tôi rất trân trọng điều đó.

Ivan: Mời cô, Priscilla.

Priscilla: Vâng, thật sự rất tuyệt. Cảm ơn các anh vì những thông tin tuyệt vời đó.
Podcast này được tài trợ bởi www.misneraudioprograms.com. Những chương trình âm thanh này sẽ mang đến cho các bạn công cụ và nguồn cảm hứng để nâng cao mạnh mẽ trải nghiệm BNI của mình. Vậy hãy xem qua những tài liệu tuyệt vời dành cho các bạn tại www.misneraudioprograms.com và sử dụng mã khuyến mãi IVAN50 để được giảm 50% cho mọi sản phẩm [mã này chỉ có hiệu lực trong thời gian có hạn]. Toàn bộ số tiền thu được sẽ được chuyển cho BNI Foundation.
Cảm ơn các bạn rất nhiều vì đã lắng nghe. Tôi là Priscilla Rice, và chúng tôi mong được gặp lại các bạn vào tuần sau trong một tập thú vị khác của BNI Podcast chính thức.
Podcast này được tài trợ bởi www.misneraudioprograms.com. Những chương trình âm thanh này sẽ mang đến cho các bạn công cụ và nguồn cảm hứng để nâng cao mạnh mẽ trải nghiệm BNI của mình. Vậy hãy xem qua những tài liệu tuyệt vời dành cho các bạn tại www.misneraudioprograms.com và sử dụng mã khuyến mãi IVAN50 để được giảm 50% cho mọi sản phẩm [mã này chỉ có hiệu lực trong thời gian có hạn]. Toàn bộ số tiền thu được sẽ được chuyển cho BNI Foundation.
Cảm ơn các bạn rất nhiều vì đã lắng nghe. Tôi là Priscilla Rice, và chúng tôi mong được gặp lại các bạn vào tuần sau trong một tập thú vị khác của BNI Podcast chính thức.