Tập 482: Chính sách tham dự được sửa đổi

Priscilla: Xin chào tất cả các bạn và chào mừng trở lại với BNI Podcast chính thức, do NetworkingNow.com tài trợ, trang web hàng đầu trên mạng về các tài liệu networking tải về. Tôi là Priscilla Rice, và tôi đang đến với các bạn từ Live Oak Recording Studio ở Berkeley, California. Hôm nay có tôi trên điện thoại là Nhà sáng lập kiêm Giám đốc Tầm nhìn của BNI, Tiến sĩ Ivan Misner. Xin chào Ivan. Anh khỏe không và anh đang ở đâu vậy?

Ivan: Chào Priscilla. Rất vui được nói chuyện với bạn. Jeremy và tôi, vị khách mời mà lát nữa tôi sẽ giới thiệu, đang ở BNI Global Convention, một sự kiện mở cho các thành viên trên khắp thế giới, nhân tiện, nên hãy đến vào năm sau, tháng 11, à nhầm, tháng 10, các bạn hãy xem BNI.com hoặc trang Facebook của chúng tôi, và chúng tôi rất mong các bạn cùng tham dự convention này. Mỗi năm chúng tôi có khoảng 1000 thành viên ở đây và sự kiện này mở cho cả thế giới.
Chủ đề hôm nay là về việc tham dự. Đây là một chủ đề rất cụ thể. Bạn biết đấy, phần lớn các chủ đề của chúng tôi, tôi thích giữ cho nó không bị lỗi thời. Nhưng chủ đề này thì hơi mang tính thời điểm. Nó gắn với thời gian. Nhưng về sau nó vẫn có thể hữu ích để mọi người hiểu vì sao chúng ta có chính sách tham dự như hiện nay.
Có một thay đổi đối với chính sách trong tài liệu chính sách và hướng dẫn. Trong rất, rất nhiều năm, chúng ta tính việc tham dự dựa trên một nhiệm kỳ, nhiệm kỳ của Ban Điều hành chapter. Vì vậy cứ sáu tháng khi Ban Điều hành chapter chuyển giao, họ xóa sạch mọi thứ để làm lại từ đầu. Ban Cố vấn, tức Ban Cố vấn Quốc tế, vừa biểu quyết thay đổi phương pháp đó. Thay đổi này đang được triển khai trên toàn thế giới thành sáu tháng luân phiên. Tức là sáu tháng gần nhất.
Chúng ta có Jeremy Walsh ở đây. Tôi sẽ giới thiệu Jeremy ngay sau đây, nhưng trước đó, hãy nhớ rằng mọi chính sách trong BNI đều do Ban Cố vấn tạo ra. Ban Cố vấn Quốc tế gồm các thành viên BNI từ khắp nơi trên thế giới. Chính các thành viên giúp định hướng điều này. Chúng tôi đã trao đổi với các thành viên thông qua Ban Cố vấn rằng có một sự khác biệt thực sự đáng kể giữa việc tham dự khi xóa sạch mọi thứ mỗi sáu tháng so với sáu tháng luân phiên. Chúng tôi sẽ chia sẻ con số đó với các bạn sau khi nói chuyện với Jeremy một chút ở đây.
Jeremy Walsh là bên Hỗ trợ Khách hàng phải không? Chức danh chính xác của anh trong BNI là gì, Jeremy?

Jeremy: Tôi là Giám đốc Hỗ trợ, Đào tạo và Tài liệu của BNI Connect.

Ivan: Jeremy từng tham gia podcast của tôi trước đây. Nhưng Jeremy là một trong số ít đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật thực sự nhận được những đánh giá dịch vụ khách hàng cực kỳ tích cực. Tôi luôn rất ấn tượng với các đánh giá dịch vụ khách hàng mà chúng tôi nhận được về đội của Jeremy. Nếu bạn cần trợ giúp về BNI Connect, Jeremy, cách tốt nhất là gì?

Jeremy: Hãy gửi email cho chúng tôi tại [email protected]. Nếu có câu hỏi về chính sách thì là [email protected]. Với các câu hỏi kỹ thuật về hệ thống, bạn có thể được hỗ trợ tại [email protected] hoặc trên trung tâm trợ giúp mà chúng tôi đã xây dựng qua nhiều năm. Đó là support.bniconnect.com.

Ivan: Jeremy đã tham gia dự án BNI Connect gần như từ những ngày đầu tiên. Anh ấy đã gắn bó rất, rất nhiều năm và thực sự là chuyên gia về BNI Connect, có lẽ hơn bất kỳ ai khác mà tôi biết. Jeremy sẽ nói về vấn đề tham dự và cách nó hoạt động trong BNI Connect, tập trung vào chủ đề hôm nay.
Jeremy, tôi xin giao lại cho anh. Anh cứ triển khai nhé.

Jeremy: Chắc chắn rồi. Trước hết, xin điểm lại chính yêu cầu về việc tham dự như đã nêu trong chính sách. "Việc tham dự là rất quan trọng đối với nhóm. Nếu một thành viên không thể tham dự, họ có thể cử một người đi thay, không phải thành viên của chapter họ, đến buổi họp. Trường hợp này sẽ không tính là vắng mặt. Thành viên được phép vắng mặt ba buổi trong khoảng thời gian sáu tháng luân phiên."

Ivan: Trước đây là theo việc thay đổi Ban Điều hành chapter.

Jeremy: Chính xác.

Ivan: Trước đây là khi Ban Điều hành chapter thay đổi, nhưng chính sách mới là sáu tháng luân phiên, như Jeremy đã mô tả. Xin lỗi, anh cứ tiếp tục, Jeremy.

Jeremy: Vậy theo chính sách, giờ đây chính sách là sáu tháng luân phiên, nghĩa là khi một Phó Chủ tịch mới vào, khi một ban thành viên mới vào, thì không phải cứ đến tuần đầu tiên là không ai còn buổi vắng mặt nào nữa. Chúng ta phải chú ý sát hơn một chút.
Về quy trình chung thì thực ra vẫn như cũ. Chúng ta điểm danh tại buổi họp đó. Chúng ta biết ai không có mặt tại buổi họp đó. Sau đó chúng ta phải xem lại báo cáo PALMS, xem lại báo cáo vắng mặt và gửi thư nhắc nhở trách nhiệm phù hợp cho thành viên tùy theo số buổi vắng mặt của họ.
Bây giờ, điểm khác biệt chính của quy trình này là chúng ta thực sự phải chú ý thêm một báo cáo nữa khi điểm danh. Có hai báo cáo trong BNI Connect có thể giúp quy trình này trở nên cực kỳ đơn giản. Trong phần báo cáo chapter, báo cáo đầu tiên là Báo cáo Vắng mặt (Absence Report).
Vì vậy sau khi điểm danh xong, bạn vào Báo cáo Vắng mặt. Nhân tiện, đây là một thay đổi mà chúng tôi vừa thực hiện trong hệ thống. Để hỗ trợ chính sách mới này, hệ thống sẽ tự động đặt sẵn là sáu tháng cho bạn. Bạn chỉ cần bấm vào báo cáo, mở nó ra và nó sẽ cho bạn thấy mỗi người có bao nhiêu buổi vắng mặt.
Bạn lấy danh sách những người vắng mặt hôm nay, tìm họ trong danh sách đó, và dựa vào số buổi vắng mặt, bạn sẽ biết cần gửi thư nhắc nhở trách nhiệm nào.

Ivan: Tôi xin hỏi một câu ở đây, Jeremy. Chỉ có Ban Điều hành chapter mới làm được việc này, đúng không?

Jeremy: Ban Điều hành chapter sẽ là người gửi các thư nhắc nhở trách nhiệm, thường là Phó Chủ tịch phối hợp với Ban Thành viên, nhưng-

Ivan: Rất nhiều người đang nghe podcast này. Thành viên bình thường không thể mở báo cáo này, đúng không?

Jeremy: Không, hoàn toàn có thể. Ai cũng có thể mở Báo cáo Vắng mặt, nên nếu bạn thắc mắc mình có bao nhiêu buổi vắng mặt, bạn có thể mở báo cáo vì bạn có thể thấy mình có bao nhiêu buổi vắng mặt. Bao nhiêu lần đến muộn, bao nhiêu lần nghỉ vì lý do y tế, bao nhiêu lần có người đi thay. Bạn có thể thấy mình đang ở đâu trong chapter.

Ivan: Vậy đó là điều liên quan đến tất cả những ai đang nghe podcast này. Bạn có thể tự kiểm tra số liệu của mình bằng báo cáo đó. Không chỉ riêng Ban Điều hành.

Jeremy: Tôi nhớ khi mới gia nhập BNI. Nhân tiện, tôi vẫn là thành viên, Ivan. Tôi vẫn đi họp hàng tuần vào các ngày thứ Năm. Khi mới là thành viên, nếu có chuyện gì xảy ra thì luôn là một cú sốc lớn, không phải là tôi từng nhận thư về việc tham dự, nhưng luôn là một cú sốc khi được thông báo rằng mình đã có bấy nhiêu buổi vắng mặt, vì bạn biết đấy, bản thân tôi không thể thực sự theo dõi được. Nhưng với BNI Connect, có rất nhiều thứ mà chúng ta không còn phải chờ Ban Điều hành chapter cung cấp nữa.
Chúng ta chỉ cần đăng nhập vào BNI Connect bất cứ lúc nào và mở không chỉ báo cáo này mà cả báo cáo PALMS, xem hồ sơ của mọi người và đủ loại thông tin có sẵn trong tầm tay mà trước đây hoàn toàn không có.

Ivan: Được rồi. Vậy ai cũng làm được và giờ là sáu tháng luân phiên thay vì theo mỗi lần chuyển giao Ban Điều hành chapter.
Tôi đã hứa là trước khi kết thúc chúng ta sẽ đưa ra một thống kê. Một trong những việc chúng tôi đã làm, chúng tôi có một nhà thống kê tuyệt vời làm việc cho BNI từ châu Âu. Tên cô ấy là Tiến sĩ Caroline Irvine và cô ấy đã làm một số thống kê về sự khác biệt giữa, vì chúng tôi đã thử nghiệm điều này trước khi đưa ra quyết định, sự khác biệt giữa những khu vực áp dụng cách tính theo lần chuyển giao Ban Điều hành chapter so với sáu tháng luân phiên.
Chúng tôi thấy có sự chênh lệch hơn 50% về tình trạng vắng mặt giữa sáu tháng luân phiên và cách tính theo lần chuyển giao Ban Điều hành chapter. Rất lớn. Chắc chắn có một vài lý do, nhưng Jeremy, anh và tôi đã tìm ra ít nhất một lý do, và chúng tôi đã trao đổi điều này với Ban Cố vấn.
Anh đã nhận thấy điều gì ở một số chapter khi Ban Điều hành chapter chuyển giao?

Jeremy: Điều tôi thấy là vào tháng 3, ngay trước đợt chuyển giao tháng 4, và một lần nữa vào tháng 9, ngay trước thời điểm đặt lại tất cả các buổi vắng mặt vào ngày 1 tháng 10, chúng ta vắng mất một nửa chapter. Mọi người để dành số buổi vắng mặt của mình và dùng chúng như một kỳ nghỉ BNI. Giống như chính sách nghỉ phép dùng hoặc mất.

Ivan: Đó là một trong những lý do lớn khiến có sự khác biệt đáng kể như vậy về con số, và vì sự khác biệt lớn đó, Ban Cố vấn Quốc tế đã biểu quyết với tỷ lệ áp đảo, gần 90%, để chuyển sang sáu tháng luân phiên.
Còn một vài điều khác mà anh muốn nói nữa. Tôi nghĩ chúng ta còn khoảng hai đến ba phút để kết thúc.

Jeremy: Chỉ còn một báo cáo nữa mà tôi muốn nhắc đến. Vì giờ đây việc tính dựa trên thời gian sáu tháng, nên có một báo cáo khác trong hệ thống cho cái nhìn theo lịch nhiều hơn, vì điều quan trọng là biết khi nào, bạn biết đấy, có thể bây giờ bạn có hai buổi vắng mặt, nhưng khi nào thì bạn quay lại còn một buổi?
Có một báo cáo ở cấp chapter gọi là Báo cáo Tham dự PALMS (PALMS Attendance Report). Báo cáo này sẽ cho bạn thấy từng tuần một, để bạn biết khi nào những buổi vắng mặt đó sẽ rơi khỏi lịch sử của bạn, nên cũng rất dễ để thấy điều đó.
Sau đó chỉ còn một câu hỏi thường gặp mà chúng tôi luôn nhận được từ các Phó Chủ tịch, những người gửi các thư nhắc nhở trách nhiệm này. Chẳng lẽ một thành viên có thể nhận thư vắng mặt lần thứ hai hai lần sao?
Câu trả lời là có, hoàn toàn có thể. Họ có thể có hai buổi vắng mặt, rồi một buổi vắng mặt rơi ra khỏi khoảng thời gian tính, và họ lại vắng mặt lần thứ hai nữa.
Điều đó không sao cả. Hệ thống được thiết kế như vậy.

Ivan: Còn điều gì khác anh muốn chia sẻ về việc thay đổi chính sách này, đã được các thành viên chấp thuận thông qua Ban Cố vấn, ảnh hưởng thế nào đến từng thành viên của các chapter không?

Jeremy: Tôi chỉ mong được thấy chapter của mình có mặt đông hơn trong những tháng 9 và tháng 3, vì tôi có thể nói với anh, Ivan, anh vẫn luôn nói điều đó. Anh đã nói điều này bao nhiêu lần rồi? Bạn không thể đi cắt tóc qua điện thoại được.
Việc bạn không đến buổi họp thực sự làm tổn hại uy tín của bạn. Hãy nghĩ đến những người thực hiện bài thuyết trình doanh nghiệp (Feature Presentation) trong tuần đó. Họ đang đứng trước chỉ một nửa chapter trong khi họ nghĩ rằng mình sẽ thuyết trình cho tất cả mọi người.

Ivan: Nghe này, chúng tôi có dữ liệu cụ thể cho thấy việc tham dự ảnh hưởng đến referral. Dữ liệu cụ thể. Tôi đã công bố nó trên SuccessNet vài lần qua nhiều nghiên cứu mà chúng tôi đã thực hiện, rằng những người có mặt thì tạo ra nhiều kinh doanh hơn và trao nhiều kinh doanh hơn. Các chapter có thành tích tham dự tốt thì tạo ra nhiều kinh doanh hơn cho mọi người. Đây chỉ là một sự thật hiển nhiên. Không phải suy đoán.
Vì vậy đó là lý do chúng tôi thực hiện sự chuyển đổi này. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về cách BNI Connect vận hành, bao gồm cả chủ đề hôm nay, hãy liên hệ với Jeremy. Anh có muốn đọc lại email của mình một lần nữa không, Jeremy?

Jeremy: Chắc chắn rồi. Đó là [email protected], hoặc bạn luôn có thể liên hệ tôi qua [email protected].

Ivan: Jeremy, cảm ơn anh rất nhiều. Anh luôn mang đến nội dung và thông tin tuyệt vời về BNI Connect, một yếu tố quan trọng của tổ chức BNI. Chúng tôi trân trọng những nỗ lực của anh.
Tất cả mọi người, tôi xin kêu gọi các bạn hãy cho các thành viên khác biết rằng thay đổi này đã diễn ra và hãy đảm bảo sự chuyển đổi này được thực hiện trong chapter của các bạn. Hãy nhờ họ nghe podcast này nếu họ có bất kỳ câu hỏi nào.
Jeremy, tôi rất cảm kích. Priscilla, xin chuyển lại cho bạn.

Priscilla: Cảm ơn Jeremy và Ivan rất nhiều. Tôi thật sự rất cảm kích. Tôi xin nhắc các thính giả rằng podcast này do NetworkingNow.com tài trợ, trang web hàng đầu trên mạng về các tài liệu networking tải về. Cảm ơn các bạn rất nhiều đã lắng nghe. Tôi là Priscilla Rice và chúng tôi hy vọng các bạn sẽ cùng chúng tôi trong tuần tới với một tập thú vị khác của BNI Podcast chính thức.