Tập 483: Giao tiếp bằng BNI Connect

Priscilla: Xin chào tất cả các bạn và chào mừng trở lại với BNI Podcast chính thức, do NetworkingNow.com tài trợ, trang web hàng đầu trên mạng về các tài liệu networking tải về. Tôi là Priscilla Rice, và tôi đang đến với các bạn từ Live Oak Recording Studio ở Berkeley, California. Hôm nay có tôi trên điện thoại là Nhà sáng lập kiêm Giám đốc Tầm nhìn của BNI, Tiến sĩ Ivan Misner. Xin chào Ivan. Anh khỏe không và anh đang ở đâu vậy?

Ivan: Bạn biết đấy, tôi vẫn đang ở miền nam California. Tuần trước tôi có nhắc là chúng tôi đã tổ chức BNI Global Convention, nhưng tôi chưa nói là ở đâu. Nó diễn ra ở miền nam California, tại Orange County. Tôi vẫn đang ở đây. Convention đã kết thúc nhưng chúng tôi còn tổ chức khóa Director Orientation.
Chúng tôi cho rằng việc các Giám đốc được đào tạo bài bản về cách vận hành các chapter trong BNI là rất quan trọng. Họ trải qua 24 giờ đào tạo trong ba ngày, mỗi ngày tám giờ. Và hôm nay chúng tôi đang kết thúc khóa này.

Priscilla: Ồ, tuyệt quá.

Ivan: Priscilla, tôi lại có một vị khách mời. Jeremy đã làm rất tốt trong podcast tuần trước và các podcast trước đó, nên tôi đã nhờ anh ấy nói về một chủ đề khác liên quan đến BNI Connect. Chủ đề tuần trước rất cụ thể về một thay đổi chính sách. Chủ đề lần này rộng hơn một chút, và là thứ mà mọi thành viên đều có cơ hội sử dụng thật sự, hoặc chắc chắn có thể cải thiện thêm.
Chúng tôi vừa có một số cải tiến trên BNI Connect. Tôi đã nhờ Jeremy trình bày những cải tiến đó là gì và hướng dẫn chúng ta trong mười phút.
Vậy Jeremy Walsh, người phụ trách dịch vụ khách hàng tuyệt vời của BNI Connect, ai cũng yêu quý công việc anh làm. Chúng tôi trân trọng những gì anh làm, và xin anh hãy cho chúng tôi biết về các cải tiến mới đang diễn ra trên BNI Connect.

Jeremy: Chắc chắn rồi. Chúng tôi thực sự đã suy nghĩ rất nhiều, và chủ yếu là nhờ đội ngũ hỗ trợ toàn cầu đã suy nghĩ rất nhiều về trải nghiệm của thành viên và tất cả các phần khác nhau trong trải nghiệm đó. Không chỉ từ khi họ còn là khách mời, mà cho đến khi họ trở thành thành viên và suốt cho đến lúc đến hạn gia hạn. Làm thế nào để chúng tôi chạm đến mọi người ở những giai đoạn khác nhau của quá trình đó và cải thiện trải nghiệm của họ?
Nhiều thay đổi mà chúng tôi vừa thực hiện trên BNI Connect thực sự nhằm cải thiện trải nghiệm của thành viên. Một lần nữa, chúng tôi bắt đầu với trải nghiệm của khách mời. Một trong những điều mà đôi khi các thành viên gặp khó khăn là làm thế nào để mời ai đó đến BNI và làm thế nào để đưa họ đến buổi họp.
Cách đây khá lâu, chúng tôi đã đưa lời mời khách mời vào BNI Connect. Gần đây chúng tôi vừa cập nhật định dạng của nó, nên giờ nó có thương hiệu mới rất đẹp, nhưng một điều chúng tôi tinh chỉnh ở đây là mọi người nói rằng: "Bạn biết không, tôi không hoàn toàn tin BNI Connect rằng email này đã được gửi đến khách mời, và tôi cũng không chắc nó đã viết gì." Vì vậy chúng tôi làm sao để nó tự động gửi kèm một bản sao cho người gửi tin nhắn đó.
Nhờ vậy, bạn biết được hai điều. Thứ nhất, email đã được gửi đi và vị khách mời tiềm năng hẳn đã nhận được lời mời đó, điều này cũng cho bạn cơ hội follow up với người đó và nói: "Tôi thấy bạn đã nhận được lời mời. Tôi sẽ rất vui nếu bạn đăng ký tham dự buổi họp."
Đó là thay đổi đầu tiên chúng tôi thực hiện, Ivan.
Thay đổi tiếp theo là, hãy đi xa hơn một bước nữa. Vị khách mời đã đến buổi họp, và họ rất ấn tượng với việc buổi họp tuyệt vời thế nào và lượng kinh doanh được trao đi nhiều ra sao, đến mức họ quyết định muốn trở thành thành viên của chapter đó.
Vì vậy, trong quá trình đó, chúng ta có quy trình đăng ký và mọi thứ, nhưng ở một số chapter thì xảy ra tình trạng thành viên đã gia nhập nhưng không ai thật sự chắc khi nào bắt đầu thực hiện các trách nhiệm của mình với thành viên mới đó. Rất nhiều việc phụ thuộc vào thời điểm thành viên đó được nhập vào BNI Connect. Khi đó chúng ta mới có thể bắt đầu trao referral. Khi đó chúng ta mới có thể ghi nhận các buổi 1-2-1 mà chúng ta đã có với thành viên. Khi đó Điều phối mentor mới có thể phân công cặp mentor và mentee cho thành viên này. Khi đó tất cả những việc này mới diễn ra.
Vì vậy thay đổi thứ hai mà chúng tôi triển khai, và cái này hoàn toàn mới, là chúng tôi sẽ gửi email cho bất kỳ ai có vị trí hay vai trò trong chapter. Chúng tôi sẽ gửi email cho bạn mỗi lần có một thành viên mới được nhập vào BNI Connect, điều này cũng giúp các Giám đốc, Consultant và Ambassador không có mặt mỗi tuần. Giờ họ biết rằng một thành viên mới đã được kết nạp. Họ có thể gọi điện cho thành viên đó. Họ có thể sắp xếp buổi 1-2-1 với thành viên đó và thực sự hiểu thành viên đó hơn một chút. Đó là thay đổi thứ hai.

Ivan: Đó là thay đổi thứ hai. Chúng ta còn một thay đổi nữa. Sau đó hãy cùng nói về việc tất cả những điều này ảnh hưởng thế nào đến thành viên bình thường đang nghe podcast này.

Jeremy: Mục thứ ba thiên về Ban Điều hành chapter hơn, nhưng vẫn là một phần rất quan trọng trong hành trình trải nghiệm của thành viên. Phần thứ ba này là khi đến hạn gia hạn. Lúc này thành viên đó đã ở đây gần một năm, và cần đưa ra quyết định xem họ có tiếp tục tư cách thành viên hay không.
Vậy chúng tôi đã làm gì? Chúng tôi đã cập nhật lời nhắc gia hạn. Trước hết, thành viên vẫn nhận được email gia hạn. Nhưng giờ chúng tôi đã cập nhật để Ban Thành viên (Membership Committee) nhận được danh sách tất cả những người đang trong giai đoạn gia hạn trong vòng 90 ngày. Đây là một thay đổi rất quan trọng vì trước đây họ chỉ nhận được danh sách những người đến hạn đúng vào 90 ngày nữa. Nếu người đó không gia hạn ngay, họ sẽ không có cơ hội thứ hai.
Giờ chúng ta có thể theo dõi các thành viên đó để không ai bị bỏ sót. Điều cuối cùng chúng ta muốn là một thành viên muốn gia hạn nhưng có lẽ hơi ngại, không ai hỏi họ, họ không nộp giấy tờ đúng hạn, hoặc cuối cùng bị tính phí trễ hạn. Chúng tôi không bao giờ muốn điều đó xảy ra với các thành viên. Chúng tôi đã cố gắng đơn giản hóa phần cuối cùng của quy trình này và hy vọng giữ họ làm thành viên BNI trọn đời.

Ivan: Phần thứ ba chỉ có vậy thôi à?

Jeremy: Vâng, phần thứ ba chỉ có vậy thôi.

Ivan: Vậy thay đổi đầu tiên thực sự nâng cao trải nghiệm cho quy trình đón khách mời. Nó giúp mọi người thấy được rằng email của họ đã được gửi đi, và cho chúng ta cơ hội tự động hóa toàn bộ quy trình này và theo dõi sát sao hơn. Vì vậy khi bạn mời một khách mời, bạn biết chắc là lời mời đã được gửi đi. Nó cải thiện toàn bộ quy trình đưa các thành viên mới tiềm năng vào. Đúng không?

Jeremy: Hoàn toàn đúng. Giờ nó còn bao gồm cả RSVP cho thành viên, nên họ có thể bấm vào đường link RSVP trong lời mời đó và đăng ký tham dự buổi họp sắp tới, và điều này cũng bắt đầu toàn bộ quy trình nhắc nhở và thông báo.

Ivan: Còn thay đổi thứ hai thực sự dành cho các thành viên hiện tại, những người vừa gia nhập. Thay đổi đầu tiên nhắm vào khách mời, cải tiến đầu tiên mà chúng ta đã nói đến. Thay đổi thứ hai nhắm vào thành viên nhằm tăng sự gắn kết của các thành viên mới, đặc biệt trong những việc như đào tạo MSP và các buổi 1-2-1, đúng không?

Jeremy: Hoàn toàn đúng. Để cả chapter tham gia cùng thành viên đó càng sớm càng tốt, ngay khi họ gia nhập chapter.

Ivan: Để tôi nói với các bạn, một trong những điều chúng tôi học được qua nhiều năm là bạn càng gắn kết với các thành viên thì họ sẽ càng hiệu quả hơn trong chapter. Tôi đã đọc một nghiên cứu cách đây vài năm của Psychology Today nói rằng những người trong một tổ chức mà gắn kết với các quy trình của tổ chức thì làm việc hiệu quả hơn 46% so với những người không như vậy. Đó là nghiên cứu lấy thẳng từ Psychology Today vài năm trước. Gắn kết hơn 46% so với những người không gắn kết. Tôi nghĩ điều đó chắc chắn áp dụng được trong BNI.
Cải tiến cuối cùng trên BNI Connect là lời nhắc gia hạn cho các thành viên hiện tại. Chúng tôi đã đơn giản hóa quy trình đó, làm cho quy trình đó hiệu quả hơn một chút trên BNI Connect.

Ivan: Tôi đã nói gần hết mọi thứ mà anh định trình bày hôm nay chưa?

Jeremy: Vâng, thưa anh. Anh đã nêu đủ ba thay đổi chính. Tất nhiên, từ bản phát hành mới nhất chúng tôi cũng có những tinh chỉnh nhỏ đây đó, nhưng đây là ba thay đổi hàng đầu, và nói thật là cũng là ba trong số những điều được yêu cầu nhiều nhất mà chúng tôi nghe được suốt những năm qua.

Priscilla: Tôi hỏi một câu rất cụ thể được không?

Jeremy: Được chứ.

Priscilla: Thư mời khách mời nằm ở đâu vậy? Vì tôi nhớ có một hôm tôi cố gửi một lá, mất tôi 10 phút mà rồi tôi cũng không chắc là mình đã tìm thấy nó chưa. Chính xác thì nó ở đâu, Jeremy?

Jeremy: Chắc chắn rồi. Dọc phía trên cùng, bạn sẽ thấy các mục menu: Network, Operations và Reports. Phần Network là khi bạn muốn làm những việc như phía mạng xã hội của BNI, các kết nối, testimonial và những thứ tương tự. Đó là khi bạn muốn tương tác với những người khác trên hệ thống.
Operations là nơi bạn đến để thực hiện công việc. Đó là phần quản lý hằng ngày. Đó là nơi đặt các công cụ, còn Reports thì luôn chỉ để đọc.
Vì vậy khi bạn muốn tạo một thứ gì đó hoặc nhập một email, kiểu như vậy, bạn sẽ vào menu Operations. Khi vào menu Operations bạn sẽ thấy có mục "Create Email" và "Email Visitor Invitation". Sau đó bạn chỉ cần nhập địa chỉ email và tên của họ, và nó sẽ gửi email đó đi ngay lập tức.

Priscilla: Vâng, tuyệt. Cảm ơn anh. Tôi rất cảm kích.

Ivan: Jeremy, cảm ơn anh một lần nữa vì đã tham gia podcast của chúng tôi. Nếu mọi người có câu hỏi nào về cách sử dụng BNI Connect, họ có thể liên hệ [email protected]. Đó là [email protected]. Trong BNI Connect, bạn có thể bấm vào dấu chấm hỏi ở góc trên bên phải sau khi đăng nhập. Dấu chấm hỏi ở góc trên bên phải sẽ đưa bạn đến bộ phận hỗ trợ của BNI Connect.
Bạn biết đấy, có một điều tôi đã nghe được và tôi rất muốn nghe phản hồi nhanh của anh về điều này, Jeremy. Một điều tôi nghe được là nó khó học. Một điều tôi nhận ra là với hầu như bất kỳ chương trình nào bạn dùng, cho đến khi bạn thực sự đắm mình vào nó, thì đây là một chương trình rất toàn diện hoạt động ở 60 quốc gia bằng nhiều ngôn ngữ. Nó rất phức tạp. Cần thời gian để học.
Tôi không biết anh thế nào, Jeremy, nhưng tôi hoàn toàn bó tay với những trang như LinkedIn.

Jeremy: Tôi cũng cảm thấy y như vậy.

Ivan: Những người đó đã chi nếu không phải hàng chục triệu thì cũng hàng trăm triệu đô la để tạo ra trang web, vậy mà vẫn có những thứ khiến tôi tự hỏi làm sao mình làm được việc này. Tôi sẽ mất năm hay mười phút để cố tìm ra. Lý do là tôi không dành đủ thời gian trên LinkedIn để nó trở thành bản năng thứ hai.
Vì vậy ý tôi ở đây là, với những ai đang nghe, hãy dành chút thời gian. Bạn sẽ thấy rằng khi bạn hiểu chương trình, nó sẽ dễ hơn nhiều. Và đó là một cách tuyệt vời để tận dụng tư cách thành viên BNI của bạn và giữ kết nối với các thành viên BNI trên khắp thế giới. Bạn có thể là một doanh nghiệp địa phương mà vẫn có một mạng lưới toàn cầu. Tôi đã thấy rất nhiều người làm ăn trên toàn thế giới nhờ tích cực hoạt động trên BNI Connect.
Jeremy, cảm ơn anh rất nhiều vì lại tham gia podcast của tôi. Anh luôn mang đến rất nhiều nội dung giá trị gia tăng. Xin chuyển lại cho Priscilla.

Jeremy: Cảm ơn đã mời tôi.

Priscilla: Vâng, tuyệt. Vậy là hết cho tuần này. Tôi xin nhắc các thính giả rằng podcast này do NetworkingNow.com tài trợ, trang web hàng đầu trên mạng về các tài liệu networking tải về. Cảm ơn các bạn rất nhiều đã lắng nghe. Tôi là Priscilla Rice và chúng tôi hy vọng các bạn sẽ cùng chúng tôi trong tuần tới với một tập thú vị khác của BNI Podcast chính thức.