Tập 367: Thực hiện bài thuyết trình doanh nghiệp của bạn

Priscilla: Xin chào tất cả các bạn và chào mừng trở lại với BNI Podcast chính thức, do NetworkingNow.com tài trợ, trang web hàng đầu trên mạng về các tài liệu networking tải về. Tôi là Priscilla Rice, và tôi đang phát sóng từ Live Oak Recording Studio ở Berkeley, California. Hôm nay tôi trò chuyện qua điện thoại với Nhà sáng lập kiêm Chủ tịch của BNI, Tiến sĩ Ivan Misner. Xin chào Ivan. Anh khỏe không và anh đang ở đâu vậy?

Ivan: Chào Priscilla, cuối cùng tôi cũng đã trở về sau chuyến đi khắp châu Âu để thăm các Giám đốc và thành viên BNI. Tôi đã có cơ hội trò chuyện với hàng nghìn Giám đốc và thành viên theo đúng nghĩa đen. Đó là một chuyến thăm tuyệt vời và tôi muốn cảm ơn tất cả mọi người vì sự hiếu khách. Thật sự rất tuyệt vời. Tôi đã về lại Mỹ. Tuần này tôi đang ở Austin.
Bạn biết đấy, thỉnh thoảng tôi lại nhắc chuyện này, Priscilla. Bạn hỏi tôi đang ở đâu và tôi thích điều đó, vì tôi muốn các thành viên biết rằng tôi đang đi thăm họ. Tôi không ngồi trong một tháp ngà nào cả. Tôi chỉ làm việc của mình, làm ngay ngoài thực địa và gặp gỡ các thành viên khắp nơi trên thế giới.

Priscilla: Tuyệt quá. Chà. Vậy hôm nay anh sẽ hướng dẫn chúng tôi một chút về cách thực hiện một bài thuyết trình doanh nghiệp thật hay chứ?

Ivan: Đúng vậy. Bạn biết đấy, nhiều chapter gọi đó là bài nói chuyện 10 phút hay bài thuyết trình 10 phút, nhưng chúng tôi đang chuyển đổi cách gọi này, vì khi các chapter ngày càng lớn hơn, quy mô trung bình của một chapter ngày càng tăng. Không phải chapter nào cũng dành 10 phút. Thực chất đó là một diễn giả doanh nghiệp của chapter, một diễn giả khách mời.
Vì vậy tôi muốn nói về chủ đề này. Giả sử tuần sau bạn sẽ là diễn giả tại chapter của mình. Bạn cần cân nhắc những điều gì?
Trước hết, hầu như mọi cuộc khảo sát chung mà tôi từng thấy đều xếp việc nói trước đám đông còn đáng sợ hơn cả cái chết. Thật đáng kinh ngạc. Nhưng điều đáng ngạc nhiên là trong BNI, tôi đã nghe rất nhiều người nói rằng họ đã trở thành diễn giả giỏi hơn và có thể giới thiệu doanh nghiệp của mình hiệu quả hơn nhiều so với trước khi tham gia BNI.
Tuy nhiên, thực hiện một bài thuyết trình dài hơn đòi hỏi chuẩn bị nhiều hơn một chút. Vì vậy tôi sẽ chia sẻ vài lời khuyên, năm lời khuyên, để có một bài thuyết trình doanh nghiệp thật tốt.
Thứ nhất, tôi tin rằng bạn nên chuẩn bị, chuẩn bị, và chuẩn bị. Đừng nói ứng khẩu. Có người nói họ làm tốt hơn khi nói ứng khẩu. Theo kinh nghiệm của tôi, Priscilla à, hầu như không ai làm tốt hơn khi nói ứng khẩu cả. Tôi biết một chuyên gia kinh doanh là huấn luyện viên, anh ấy nói anh ấy làm tốt hơn khi cứ thả theo dòng chảy và nói ứng khẩu. Tôi đã quan sát anh ấy. Anh ấy sai. Anh ấy sai. Anh ấy không làm tốt hơn đâu. Anh ấy nghĩ là có, nhưng thực ra không.
Tôi là người tin tưởng tuyệt đối vào sự chuẩn bị. Hãy soạn một dàn ý về những gì bạn muốn nói. Hãy luyện tập. Dùng thẻ ghi chú. Viết ra giấy những gì bạn sẽ nói. Nếu cần, hãy viết chữ to. Hãy dùng cỡ chữ lớn hơn. Nhưng nhất định phải có ghi chú.
Đừng soạn một kịch bản từng chữ một. Đó không phải điều tôi đề nghị. Hãy có vài gạch đầu dòng rồi luyện tập. Rất quan trọng. Nghe này, tôi cũng luyện tập. Ngay cả khi làm một việc đơn giản như bài báo cáo của Chủ tịch tại các hội nghị BNI, tôi cũng bỏ ra 40 giờ cho một bài nói chuyện dài một giờ. Đúng vậy, 40 giờ cho một bài nói một giờ. Và khi tôi làm một bài diễn thuyết chính, tôi dành hơn 40 giờ chuẩn bị cho một bài diễn thuyết dài một giờ và cũng không dài hơn là bao.
Tôi dành thời gian như vậy vì nếu bạn muốn tạo ấn tượng chuyên nghiệp và am hiểu, bạn phải trình bày theo cách cho thấy bạn hiểu rõ doanh nghiệp của mình. Đúng, bạn có thể nói ngẫu hứng, nhưng nếu có một thông điệp cụ thể muốn truyền tải thì chuẩn bị vẫn tốt hơn.

Priscilla: Làm sao anh có thể dành 40 giờ để chuẩn bị cho một bài nói được?

Ivan: À, với hầu hết các bài nói của tôi, tôi có kèm slide PowerPoint. Tôi khuyên bạn nên đọc một cuốn sách tên là Presentation Zen. Nó hoàn toàn thay đổi cách tôi làm PowerPoint. Thay vì nhiều chữ, tôi gần như không dùng chữ. Tôi dùng hình ảnh và vài từ khóa. Tất cả nằm ở việc canh thời gian, biết mình sẽ đặt câu chuyện nào ở đâu, biết mình sẽ nói gì khi bức ảnh đó hiện lên.
Bạn biết đấy, các bài thuyết trình của tôi đều được dàn dựng. Ngay cả một bài thuyết trình ngắn, một bài 10 phút, tôi cũng dàn dựng và chuẩn bị ít nhất vài giờ. Đó là tôi thôi. Tôi không muốn làm các thành viên sợ rằng bạn phải mất hai giờ, nhưng bạn cần dành ít nhất 30 phút để chuẩn bị cho bài thuyết trình 10 phút. Đó là gợi ý của tôi.
Điều thứ hai là hãy cụ thể và nói về những điều bạn hiểu rõ nhất. Bạn không cần dạy mọi người tất cả những gì bạn làm. Bài chỉ dài vài phút thôi, tám, 10, 12 phút, tùy chapter. Nhưng bạn muốn nói một điều có ý nghĩa về công việc của mình, hoặc là cách giới thiệu bạn, hoặc là điều gì đó cụ thể về hoạt động kinh doanh của bạn. Vì vậy hãy cụ thể.
Thứ ba, tôi sẽ dùng tài liệu phát tay, hình ảnh minh họa hoặc slide PowerPoint để hỗ trợ bài thuyết trình. Có thể khó có slide PowerPoint ở một chapter. Tôi hiểu điều đó. Và nhân tiện, slide PowerPoint có thể rất nhàm chán. Ý tôi là chúng có thể rất tệ. Vì vậy nếu bạn đọc cuốn sách tôi giới thiệu, Presentation Zen, bạn sẽ không bao giờ làm PowerPoint như trước nữa. Thật đấy, cuốn sách rất hay về cách làm PowerPoint sao cho vừa thú vị chứ không chỉ cung cấp thông tin.
Nhưng tài liệu phát tay, một loại hình ảnh minh họa nào đó, tôi thực sự nghĩ rằng đạo cụ, sách, slide, tài liệu phát tay, đồ dùng, bất cứ thứ gì cũng có thể hỗ trợ bài thuyết trình. Chỉ cần đừng biến PowerPoint thành cái nạng. Hãy để nó giúp bài thuyết trình của bạn trôi chảy.
Thứ tư, đây là điều quan trọng. Hãy nhớ rằng bạn là chuyên gia. Đây là doanh nghiệp của bạn. Trong mắt các thành viên khác, bạn là chuyên gia và họ muốn nghe điều bạn nói. Hầu hết họ đều háo hức học hỏi điều gì đó từ bạn, điều gì đó về công việc của bạn, về con người bạn và cách họ có thể giới thiệu bạn. Nếu bạn tập trung vào những gì mình biết rõ nhất, bạn sẽ tự tin hơn và rất đáng tin cậy. Hãy tin vào bản thân và tin vào thông điệp của bạn. Bạn là chuyên gia.
Bạn biết đấy, tôi đã nói điều đó với mọi người và một số người phản ứng kiểu: tôi chưa từng nghĩ về điều đó, chắc là tôi đúng vậy. Đúng, bạn là chuyên gia. Mỗi ngành nghề chỉ có một người. Đó là lĩnh vực của bạn và là lượt để bạn tỏa sáng.
Điều cuối cùng tôi khuyên là nếu có thể, hãy sáng tạo. Hãy tìm cách truyền đạt khiến bạn thoải mái khi nói chuyện với một nhóm. Hãy cuốn họ vào cuộc trò chuyện hoặc bắt đầu bằng phần hỏi đáp.
Tôi từng có một người cực kỳ run sợ với bài thuyết trình 10 đến 12 phút. Cực kỳ run sợ. Tôi nói: "Này, đừng nói chuyện nữa."
Cô ấy hỏi: "Ý anh là sao, đừng nói chuyện?"
Tôi nói: "Không. Sao bạn không cho họ làm một bài kiểm tra?"
Cô ấy hỏi: "Gì cơ?"
Cô ấy là kế toán. Tôi nói: "Hãy cho họ một bài kiểm tra về luật thuế. Chỉ đúng hoặc sai. 10 câu hỏi. Bạn chỉ cần nói: 'Đúng hay sai?' rồi đọc câu hỏi và cho họ biểu quyết. Ai cho là đúng? Giơ tay lên. Ai cho là sai? Giơ tay lên. Sau đó đưa ra đáp án và chuyển sang câu tiếp theo. Đừng diễn thuyết. Cách này sẽ cho thấy bạn am hiểu luật thuế đến mức nào."
Cô ấy nói: "Cái đó tôi làm được. Tôi không sợ làm việc đó. Cái đó thì tôi làm được."
Bạn biết điều gì thật tuyệt vời không, Priscilla? Đến câu hỏi thứ tư hoặc thứ năm, cô ấy đã nói rất ngẫu hứng. Mọi người đều cười. Bạn biết đấy, một người sau năm câu hỏi và năm đáp án sai. Họ kiểu như: họ sẽ bắt mình đi tù mất. Mình trả lời sai hết rồi. Họ đã có khoảng thời gian rất vui.
Cô ấy thậm chí còn nói quá giờ. Đây là một người phụ nữ từng run sợ khi nói trước một nhóm. Tôi chắc là bạn cũng từng thấy những người trong BNI đã thực sự có được kỹ năng nói, trong khi lúc đầu họ nhút nhát hơn rất nhiều, đúng không?

Priscilla: Vâng. Chắc chắn rồi. Tôi đang nhớ lại khi anh nói về việc mang theo đạo cụ, trong nhóm của chúng tôi có hai thành viên mang đạo cụ khá nhiều và lúc nào cũng rất vui và thú vị. Một người là thợ sửa ống nước, anh ấy mang theo những đoạn ống, các loại vòi sen khác nhau và những thứ bị ăn mòn. Người kia là thợ sửa ô tô, anh ấy mang đến những bộ phận bị ăn mòn và hư hỏng nặng, rồi cho mọi người xem những chi tiết xe đó trông như thế nào. Thật sự rất vui và thú vị.

Ivan: Điểm tiếp theo, và thực ra là điểm thứ năm của tôi, là hãy sáng tạo. Nếu bạn làm được điều gì đó sáng tạo, nó sẽ thu hút sự chú ý của mọi người. Bạn nói anh ấy mang đến các bộ phận hỏng, hay các bộ phận mà...

Priscilla: Vâng, những bộ phận anh ấy tháo ra từ những chiếc xe đã hỏng. Bạn biết đấy, chúng đều bị ăn mòn và rã ra.

Ivan: Thấy chưa, tôi sẽ không bao giờ nghĩ ra điều đó. Đó chính xác là điều bạn nên làm trong một bài thuyết trình dài hơn.
Đây là một gợi ý bổ sung cuối cùng: hồi hộp một chút cũng không sao. Cho đến tận hôm nay, Priscilla, ngay trước khi lên nói chuyện với khán giả, tôi vẫn hồi hộp. Đừng nói với ai nhé? Tôi hồi hộp đấy. Tôi đã làm việc này 30 năm rồi. Tôi là diễn giả chuyên nghiệp.
Nếu bạn nghĩ, bạn không hiểu đâu, tôi rất hay run, thì tôi hiểu mà. Tôi cũng hồi hộp trước khi nói. Điều quan trọng là tôi cố gắng biến sự hồi hộp đó thành lợi thế.
Tôi dùng năng lượng hồi hộp đó như một chút adrenaline bổ sung, vì khi phải thuyết trình, thường tôi đang ở một khu vực để hỗ trợ Giám đốc, trong một sự kiện rất lớn. Tôi cảm thấy mình có trách nhiệm phải cống hiến cho nhóm đó, hỗ trợ khu vực đó, làm thật xuất sắc để các thành viên thực sự hào hứng và có động lực khi nghe tôi thuyết trình. Nếu tôi làm không tốt, thì rất nhiều công sức đổ vào sự kiện đó sẽ uổng phí. Tôi bắt đầu nghĩ về điều đó và trở nên rất hồi hộp trước khi lên sân khấu.
Nhưng tôi cố gắng dùng năng lượng hồi hộp đó như adrenaline, và khi đã lên sân khấu thì tôi ổn. Vì vậy nếu bạn hồi hộp, đừng lo. Không sao đâu. Ai cũng hồi hộp. Hãy chắc chắn có một ly nước gần bên phòng khi cần nhấp một ngụm. Và nhân tiện, một ly nước là kỹ thuật rất hay để đối phó với sự hồi hộp.

Priscilla: Thật sao? Tại sao vậy?

Ivan: Vâng, vì bạn tạm dừng, và trông như bạn đang suy nghĩ. Đừng nói gì cả. Đừng ậm ừ. Đừng nói là bạn đang rất hồi hộp. Chỉ cần dừng lại khi cầm ly nước lên, nhấp một ngụm, nhìn khán giả, đặt ly xuống rồi tiếp tục câu chuyện. Thật ra đây là cách rất hay để xử lý cảm giác hơi hồi hộp trên sân khấu.

Priscilla: Ừm. Được rồi. Hay đấy.

Ivan: Và đôi khi tôi cũng dừng lại khi quên mình đang nói đến đâu. Thay vì hỏi: "Mình đang ở đâu trong bài nói nhỉ?", tôi chỉ cần dừng lại, nhấp một ngụm nước nhỏ rồi nhớ ra mình cần nói tiếp phần nào. Và tôi lại tiếp tục.

Priscilla: Vâng. Hay quá. Tôi đã nghe anh nói nhiều lần, và anh kể những câu chuyện rất hay. Chúng thật sự rất hài hước.

Ivan: Kể chuyện là một cách rất tuyệt để thuyết trình. Chúng thực sự dạy cho mọi người. Nếu bạn có một câu chuyện minh họa cho một ý, tôi không nói về một câu chuyện cười, mà là một câu chuyện minh họa cho một ý, thì kể chuyện là cách rất hay để giáo dục và huấn luyện mọi người. Chắc chắn đây nên là một phần trong bài thuyết trình của bạn.
Đó là những gợi ý của tôi dành cho các thành viên BNI. Năm điểm: chuẩn bị, cụ thể, dùng tài liệu phát tay, nhớ rằng bạn là chuyên gia, hãy sáng tạo, và thêm một điểm thưởng nhỏ là hồi hộp một chút cũng không sao. Nhiều người như vậy. Tôi cũng vậy và tôi biết rất nhiều người khác cũng vậy. Không sao đâu.

Priscilla: Tuyệt vời.

Ivan: Cảm ơn Priscilla. Hôm nay đến đây thôi.

Priscilla: Vâng, tuyệt. Tôi xin nhắc các thính giả rằng podcast này do NetworkingNow.com tài trợ, trang web hàng đầu trên mạng về các tài liệu networking tải về. Cảm ơn các bạn rất nhiều đã lắng nghe. Tôi là Priscilla Rice, và chúng tôi hy vọng các bạn sẽ cùng chúng tôi trong tuần tới với một tập mới thú vị khác của BNI Podcast chính thức.