Tập 368: Tạo một nhóm (Get Connected–Stay Connected 11)

Priscilla: Xin chào tất cả các bạn và chào mừng trở lại với BNI Podcast chính thức, do Global Networking Show mang đến, chương trình do Andy Lopata và Tiến sĩ Ivan Misner dẫn dắt. Tôi là Priscilla Rice, và tôi đang dẫn chương trình từ Live Oak Recording Studio ở Berkeley, California. Hôm nay tôi có mặt cùng qua điện thoại với Nhà sáng lập kiêm Chủ tịch của BNI, Tiến sĩ Ivan Misner. Xin chào Ivan, anh khỏe không?

Ivan: Rất khỏe, Priscilla. Tuần này tôi đang ở trụ sở chính của BNI. Tôi đi lại nhiều đến mức không ở đây được bao lâu, nhưng thật tuyệt khi được trở lại văn phòng. Trong podcast này tôi có một người bạn tốt, Giám đốc Hỗ trợ, Đào tạo và Tài liệu của BNI Connect Global, Jeremy Walsh, người đã tham gia nhiều podcast khác cùng chúng tôi.
Jeremy, cùng với đội ngũ BNI Connect, giúp mọi người kết nối thông qua BNI Connect trên khắp thế giới, trên nền tảng trực tuyến độc quyền của BNI. Jeremy đã là thành viên chapter BNI Wakefield ở Rhode Island hơn 10 năm và anh cũng là một Giám đốc trong khu vực. Anh là chủ của Right Click, một công ty hỗ trợ máy tính và networking. Tôi rất thích khẩu hiệu của anh: “Lôi bạn vào thế kỷ 21, dù bạn có la hét và nhấp chuột phản đối.”
Jeremy, thật tuyệt khi có anh trở lại podcast.

Jeremy: Thật tuyệt khi được có mặt ở đây. Tôi rất thích nói về BNI Connect.

Ivan: Tôi cũng vậy. Tôi nghĩ BNI Connect là một nền tảng tuyệt vời và hôm nay chúng ta sẽ nói về việc tạo một nhóm, không chỉ tham gia một nhóm mà thực sự tạo một nhóm trong BNI Connect. Vậy Jeremy, hãy cho thính giả biết tại sao các nhóm lại quan trọng đến vậy với BNI Connect và với networking nói chung trên nền tảng của chúng ta?

Jeremy: Tôi tin đây là một trong những cách BNI Connect có thể thực sự nâng cao tư cách thành viên của bạn. Chúng ta nói về mạng lưới toàn cầu, và đây thực sự là cách để chúng ta vươn ra và mở rộng mạng lưới của mình và trò chuyện với những người có cùng chí hướng trên khắp thế giới.
Tôi tham gia nhiều nền tảng trực tuyến. Bạn biết đấy, Facebook và LinkedIn, tất cả những thứ ngoài kia. Tôi thấy một số công nghệ ngoài kia có thể hơi choáng ngợp vì có quá nhiều người tham gia. BNI Connect là cộng đồng độc quyền của chúng ta với tư cách thành viên BNI để trao đổi những điều cùng quan tâm với những người đang làm cùng việc như chúng ta trên khắp thế giới.

Ivan: Tôi hoàn toàn đồng ý và tôi nghĩ đó cũng là cách tốt để kết nối không chỉ trực tuyến mà cả trực tiếp. Tôi vừa trở về từ châu Âu. Các thành viên khắp châu Âu hỏi: “Làm sao tôi có thể kết nối với mọi người ở Bắc Mỹ?” Và ở châu Á. Tôi nói với họ là BNI Connect. Bạn có thể kết nối trực tiếp với các thành viên và bạn có thể làm điều đó thông qua các nhóm, và bạn cũng có thể đối thoại với những người cùng ngành nghề với bạn và các ngành nghề khác.
Tháng trước, chúng ta đã nói về việc tham gia các nhóm. Tháng này là tạo một nhóm trong BNI Connect. Vậy ai có thể tạo một nhóm?

Jeremy: Bất cứ ai cũng có thể tạo một nhóm, bất kỳ ai đã đăng nhập và có thể truy cập BNI Connect. Bất kỳ thành viên BNI nào hiện đang dùng BNI Connect đều có thể tạo một nhóm. Bất kỳ Director Consultant nào, ngay cả khi bạn không phải là thành viên, cũng có thể tạo nhóm. Các Giám đốc Điều hành, các Giám đốc Quốc gia. Ivan, tôi nghĩ anh thậm chí còn có vài nhóm rất sôi nổi trên BNI Connect nữa.

Ivan: Đúng vậy và tôi mời các thính giả tham gia các nhóm của tôi. Tôi có hai nhóm. Một nhóm tên là “Why BNI?” và nói hoàn toàn về các câu chuyện thành công của BNI. Tôi có rất nhiều câu chuyện thành công trên BNI Connect. Vì vậy nếu bạn có một câu chuyện thành công, tôi đọc mọi câu chuyện được đăng ở đó, nên nếu bạn muốn tham gia nhóm của tôi, hãy vào nhóm “Why BNI?” của tôi. Nhóm còn lại của tôi là “From the Founder”. Nếu bạn muốn nghe về một số việc BNI đang thực hiện trên toàn thế giới, hãy vào nhóm “From the Founder”. Đó là nhóm lớn nhất trên BNI Connect.
Vậy bất kỳ ai cũng có thể tạo một nhóm, Jeremy, nhưng một người có thể tạo bao nhiêu nhóm?

Jeremy: Hiện tại, chúng ta giới hạn bảy nhóm cho mỗi người, như vậy vẫn là rất nhiều nhóm để quản lý và đảm bảo bạn tham gia, hoạt động tích cực, nghĩ ra nội dung hay và tham gia trò chuyện. Còn bản thân các nhóm thì không giới hạn. Khi bạn đã tạo một nhóm, bạn có thể tạo bao nhiêu chủ đề, chuỗi thảo luận và bài đăng tùy thích trong nhóm đó. Nhưng mỗi người chỉ có thể trực tiếp quản lý bảy nhóm trong BNI Connect.

Ivan: Tôi biết chúng tôi có vài trăm bài đăng trên “From the Founder”, nên bạn có thể đăng rất, rất nhiều bài trong nhóm đó.
Tôi có một vài gợi ý cho những người tạo nhóm. Một là nếu bạn muốn nhiều người tham gia hơn, đừng làm nó quá hẹp. Bạn biết đấy, nếu bạn làm nhóm dành cho mọi bác sĩ chỉnh hình cột sống chỉ chuyên về y học thể thao ở Bắc Mỹ, bạn vừa thu hẹp nó đến mức quá ngách đến nỗi sẽ không có nhiều người tham gia. Hãy làm nó đủ rộng để có một số lượng tốt người tham gia nhưng đủ chuyên biệt để khiến mọi người quan tâm đến chủ đề.
Một điều khác mà tôi khuyến nghị, sau khi đã dùng thử các nhóm một thời gian, là hãy chắc chắn rằng bạn có các đồng điều hành. Nếu bạn tạo một nhóm, bạn là người tạo. Bạn có quyền lực “tối cao”, nhưng người điều hành rất quan trọng. Có những người tạo nhóm mà không có người điều hành nào thay thế khi họ vắng mặt. Đó có lẽ là điều số một mà những người đang nghe cần nhớ. Hãy nhờ ai đó giúp bạn điều hành. Anh có đồng ý không?

Jeremy: Hoàn toàn đồng ý, và cũng phải đảm bảo bạn duy trì hoạt động trong nhóm. Bạn sẽ được cảnh báo nếu không có hoạt động nào trong nhóm quá 90 ngày. Nhóm có thể bị tự động đóng, nhưng miễn là bạn duy trì hoạt động trong nhóm đó ít nhất một lần mỗi 90 ngày, và hy vọng là thường xuyên hơn thế nhiều, thì nhóm sẽ vẫn tồn tại và hoạt động tốt.

Ivan: Lý do chúng tôi đóng các nhóm sau 90 ngày là chúng tôi chỉ muốn đảm bảo rằng có những hoạt động đang diễn ra. Chúng ta đều từng vào những trang mà nhóm đã không có gì xảy ra suốt một năm. Chúng chỉ chiếm dụng băng thông. Vì vậy chúng tôi muốn đảm bảo đây là những trang đang hoạt động.
Vậy một số ví dụ hay về mục đích của các nhóm trong BNI Connect là gì?

Jeremy: Tôi đã thấy rất nhiều nhóm hay ngoài kia. Khi sắp xếp các nhóm theo hoạt động gần đây, tôi thấy mỗi ngày đều có rất nhiều hoạt động. Có một nhóm tuyệt vời nếu bạn tham gia chương trình Fast Track. Có một nhóm tài nguyên dành cho bạn trên BNI Connect ở đó.
Có các nhóm theo ngành cụ thể cho nhiếp ảnh gia, người tổ chức đám cưới, thậm chí có một nhóm cho các chuyên gia về radon. Và tất nhiên, như anh đã đề cập...

Ivan: Các nhóm nhiếp ảnh gia và người tổ chức đám cưới rất sôi nổi, nhưng radon thì tôi chưa thấy.

Jeremy: Tôi nghĩ đó là một trong những nhóm ngách mà anh đã nói. Chỉ có vài người trong đó. Nhưng đó cũng là một lý do tốt khác để tạo nhóm. Có một số chuyên gia trong BNI, như tôi chắc anh có thể xác nhận, dường như nằm trong một nhóm ngành chỉ có một mình họ. Họ có thể không có nhiều đồng nghiệp cùng ngành trong tiểu bang, khu vực hay vùng của họ. Điều này cho họ một cơ hội. Tôi nghĩ nhóm này có thể có bảy hoặc 10 người, nhưng nó cho những người cụ thể đó cơ hội vươn ra quy mô toàn cầu và trao đổi có lẽ về cách họ có thể gia tăng công việc kinh doanh, vì ở khu vực của họ không có nhiều cạnh tranh.

Ivan: Bạn biết đấy, tôi đồng ý với điều đó. Nếu bạn ở vị trí ngách và thực sự muốn vươn tới những người khác, hãy tạo một nhóm. Chỉ cần nhận ra rằng bạn sẽ không có 500 người đăng ký vào nhóm của mình, nhưng điều đó có thể không cần thiết.
Priscilla, chị định nói gì phải không?

Priscilla: Vâng. Anh có thể cho chúng tôi biết quy trình và trách nhiệm khi tạo một nhóm là gì không?

Jeremy: Chắc chắn rồi. Tạo một nhóm khá dễ trong BNI Connect. Tất cả những gì bạn cần làm là đăng nhập vào BNI Connect. Ở góc trên bên trái, bạn sẽ thấy một mục menu ghi “Network”. Nhấp vào “Network” rồi nhấp vào “Groups”. Việc này sẽ đưa bạn vào giao diện nhóm, nơi bạn sẽ thấy danh sách hiện có khoảng 600 hoặc 700 nhóm. Có một nút lớn dọc theo thanh màu xám ghi “Add Group”. Chỉ cần nhấp vào nút “Add Group” đó. Đặt tên cho nhóm của bạn. Bạn nên đặt tên mô tả rõ, một cái tên mà mọi người nhìn vào sẽ biết nhóm nói về điều gì.
Bạn phải chọn loại nhóm mà bạn muốn. Có ba loại nhóm khác nhau. Nhóm mở nghĩa là bất kỳ ai cũng có thể thấy nhóm này và bất kỳ ai cũng có thể tham gia. Điều đó sẽ cho bạn số lượng người tối đa có thể có trong nhóm, nhưng cũng có một vài lựa chọn khác.
Có loại nhóm chỉ dành cho người được mời. Nếu bạn chọn nhóm chỉ dành cho người được mời, nhóm đó sẽ không được liệt kê trên BNI Connect, nên mọi người sẽ không thể tìm kiếm hay duyệt xem rồi tham gia. Lúc đó bạn phải mời mọi người vào nhóm.
Ở giữa hai loại là nhóm mà thành viên có thể mời người khác, nghĩa là khi bạn đã có vài người trong nhóm, những người đó cũng có thể gửi lời mời.
Cả hai loại nhóm đó đều là nhóm bán riêng tư nếu bạn cần giữ mọi thứ ở quy mô nhỏ hơn.
Hãy viết mô tả cho nhóm. Hãy cho mọi người biết bạn sẽ nói về điều gì. Chọn ngôn ngữ mà bạn sẽ dùng để trao đổi. Chỉ cần nhớ rằng hệ thống sẽ không dịch giúp bạn. Điều này chỉ để cho mọi người biết ngôn ngữ chính được dùng trong nhóm là gì. Sau đó bạn có thể chọn những liên hệ nào, những kết nối nào của bạn trong BNI Connect, mà bạn muốn mời ban đầu vào nhóm đó. Khi đã có tất cả những thứ đó, chỉ cần nhấp submit và nhóm của bạn sẽ được tạo. Việc tiếp theo bạn phải làm là bắt đầu cuộc trò chuyện và chủ động.

Ivan: Đúng vậy, bạn đăng càng nhiều thì nhóm càng sôi nổi. Nhân tiện, trên “From the Founder”, tôi thực sự trò chuyện với các thành viên trên khắp thế giới bằng Google Translate. Tôi chỉ cần sao chép tin nhắn của họ từ nhóm vào Google Translate rồi trả lời bằng Google Translate và sao chép dán vào. Tôi biết mọi người không thích chất lượng bản dịch nhưng chúng ta không định xuất bản một cuốn sách ở đây. Chúng ta chỉ muốn giao tiếp với nhau, và tôi thấy Google Translate thực sự đáp ứng được nhu cầu của tôi khi trò chuyện với các thành viên BNI.
Điều đó có trả lời câu hỏi của chị về cách mở một nhóm không?

Priscilla: Có. Vậy còn trách nhiệm của anh trong việc điều hành nhóm. Anh có thể nói về điều đó không?

Ivan: Vâng. Jeremy, anh cứ thoải mái nói trước, rồi tôi cũng có vài suy nghĩ nếu anh muốn.

Jeremy: Chắc chắn rồi. Điều hành thực chất là đảm bảo cuộc trò chuyện đi theo hướng tích cực. Với tư cách chủ sở hữu và người điều hành nhóm, bạn có khả năng, nếu thấy mọi người đăng bài không phù hợp hoặc thấy mọi thứ trong nhóm không ổn, gỡ một số cuộc trò chuyện nhất định và giữ cho mọi thứ, một lần nữa, một trong những triết lý của chúng ta là “tích cực và hỗ trợ”, nên chúng ta muốn đảm bảo các nhóm của mình cũng đi theo hướng đó.

Ivan: Một số người, thực ra không nhiều. Mọi thứ rất chuyên nghiệp. Có một vài người đã công kích cá nhân khác và tôi đã yêu cầu họ đừng làm vậy, tôi gỡ các bài đăng xuống, còn lại thì để nguyên. Và sau đó họ cư xử tử tế.
Vì vậy người điều hành và người tạo nhóm đều có khả năng đó. Có một người mà tôi đã cấm khỏi một trong các nhóm vì họ liên tục spam mọi người. “Hãy mua sản phẩm của tôi. Hãy mua dịch vụ của tôi.” Họ không hề phản hồi cuộc trò chuyện theo bất kỳ cách nào, chỉ bán, bán, bán. Và tôi đã cảnh báo họ. Vì vậy người điều hành có quyền lực khá lớn.
Chúng ta sắp hết thời gian rồi. Jeremy, anh có nhận xét cuối cùng nào không, sau khi nhóm đã được tạo? Có suy nghĩ cuối cùng nào về việc cần làm tiếp theo không?

Jeremy: Chỉ một mẹo cuối cùng, đó là hãy vào phần cài đặt hồ sơ của bạn, nhấp vào nút “Options” ở góc trên bên phải và vào phần cài đặt hồ sơ. Hãy chắc chắn bạn đã bật thông báo. Tôi khuyên nên nhận thông báo mỗi khi có bài đăng mới để bạn có thể phản hồi rất nhanh khi mọi người thảo luận trong nhóm của bạn. Nhưng ở mức tối thiểu, hãy chắc chắn bạn nhận được thông báo mỗi ngày một lần nếu bạn đã tạo một nhóm và muốn tiếp tục tham gia vào nhóm đó.

Ivan: Đó là một điểm rất hay, Jeremy. Bạn nên bật các thông báo đó, đặc biệt nếu bạn là người điều hành hoặc người tạo nhóm. Bạn muốn biết mọi thứ được đăng lên ở đó. Trong hai năm đầu, tôi đã làm vậy và khi có ai đăng bài, tôi được nhắn ngay lập tức. Bây giờ nhóm vận hành rất suôn sẻ. Tôi nhận một email mỗi ngày với tất cả các bài đăng và điều đó hiện giờ phù hợp với tôi, nên tôi khuyên nên chọn một trong những kiểu đó.
Tôi nghĩ các lựa chọn khác là không thông báo và mỗi tuần một lần. Bạn không nên chọn không thông báo nếu bạn muốn có đối thoại. Điều đó giống như đặt một câu hỏi mà không bao giờ biết câu trả lời trừ khi bạn vào xem, nên đây là cách tốt để nhắc bạn rằng hiện có một bài đăng mới. Gợi ý hay về thông báo.
Jeremy, cảm ơn anh vì mọi việc anh làm cho BNI Connect. Anh thật tuyệt vời. Nếu các thành viên chưa từng tham dự webinar nào của anh hay bất kỳ hỗ trợ nào của anh, anh có muốn giới thiệu về các webinar của mình không?

Jeremy: Chắc chắn rồi. Chỉ cần vào support.bniconnect.com hoặc nếu bạn đang đăng nhập BNI Connect, hãy nhấp vào dấu chấm hỏi nhỏ ở góc trên bên phải. Ở đó có một thư viện khổng lồ gồm các tài liệu trợ giúp, webinar, webinar được ghi lại, hướng dẫn từng bước và các cẩm nang. Tất nhiên bạn luôn có thể gửi yêu cầu nếu muốn hỏi chúng tôi một câu hỏi và chúng tôi sẽ rất vui lòng trả lời.

Ivan: Tuyệt vời. Jeremy, cảm ơn anh rất nhiều. Tôi trân trọng mọi việc anh làm. Trả lại cho chị, Priscilla.

Priscilla: Vâng, tôi nghĩ tuần này đến đây là hết. Cảm ơn cả hai người rất nhiều. Tôi xin nhắc thính giả rằng podcast này được gửi đến bạn bởi GlobalNetworkingShow.com, chương trình do Andy Lopata và Tiến sĩ Ivan Misner dẫn dắt. Cảm ơn đã lắng nghe. Tôi là Priscilla Rice, và chúng tôi hy vọng các bạn sẽ cùng chúng tôi vào tuần sau trong một tập thú vị khác của BNI Podcast chính thức.