Tập 318 & 186: 50-70 thành viên trong một buổi họp BNI (Podcast kinh điển)

Priscilla: Xin chào tất cả các bạn. Chúc mừng năm mới và chào mừng trở lại với BNI Podcast chính thức, do NetworkingNow.com mang đến cho các bạn, trang web hàng đầu trên mạng về các tài liệu networking có thể tải về. Tôi là Priscilla Rice, và tôi đang phát sóng từ Live Oak Recording Studio ở Berkeley, California. Hôm nay tôi có mặt cùng với Nhà sáng lập kiêm Chủ tịch của BNI, Tiến sĩ Ivan Misner. Xin chào Ivan. Anh khỏe không?

Ivan: Tôi rất khỏe, Priscilla, và tôi muốn chúc mọi người một năm mới, ít nhất là một năm dương lịch mới. Có nhiều năm mới khác nhau. Chúng ta phải nhớ rằng chúng ta mang tính toàn cầu, nên với mỗi người trên thế giới, năm mới lại khác nhau. Với hầu hết BNI, đó là một năm dương lịch khác.
Tôi đang ở Palm Springs để họp Ban Quản lý Điều hành của tổ chức chúng tôi. Chúng tôi tập hợp tất cả các nhà quản lý cấp cao trên khắp thế giới lại và họp. Hôm nay chúng ta sẽ có một podcast thật đặc biệt với người mà tôi nghĩ là người duy nhất, Priscilla, nếu tôi sai thì chị sửa nhé. Tôi nghĩ Tom Fleming là người duy nhất mà chúng ta đã mời lên ba lần. Đúng không?

Priscilla: Hoàn toàn đúng.

Ivan: Tom, đây là lần thứ ba anh đến, đúng không?

Tom: Và thật tuyệt khi lại được có mặt ở đây.

Ivan: Vâng. Cảm ơn anh. Anh là người đầu tiên của chúng ta được mời ba lần. Chúng ta có một chủ đề tuyệt vời để khởi đầu năm mới. 50, không, 60, không, 70 thành viên trong một buổi họp BNI. Tom, làm sao có thể làm được điều đó? Đó là câu hỏi mà rất nhiều người đã đặt ra trong các podcast trước của anh. Làm thế nào mà anh điều hành được một buổi họp với tới 70 thành viên? Anh sẽ cho tất cả chúng tôi biết anh làm như thế nào.

Tom: Tôi nghĩ mỗi người đều nắm giữ những mảnh ghép, những mảnh của bức tranh ở đâu đó. Nhưng tôi nghĩ điểm hay của podcast này là nó trả lời câu hỏi chỉ trong một lần: làm thế nào để thực hiện trọn vẹn chương trình họp BNI với 40-70 thành viên trong phòng cộng với khách mời. Tôi biết đó là một thách thức hằng tuần đối với nhiều chapter.

Ivan: Đúng là như vậy. Đặc biệt là với những nhóm đã rất thành công, việc kết thúc đúng giờ là rất, rất khó. Hãy đi vào một số điểm then chốt của buổi họp. Còn Open Networking thì sao? Anh làm gì với Open Networking?

Tom: À, Open Networking, hầu hết các thành viên của một chapter lớn vốn đã có xu hướng hào hứng đến buổi họp sớm 20-30 phút trước giờ bắt đầu. Vì vậy, với các chapter lớn, Open Networking thực ra diễn ra trước phần chính thức của buổi họp. Các thành viên nói chung vào chỗ ngồi đúng lúc bắt đầu buổi họp, khi chủ tịch khai mạc, dù là lúc 7 giờ, 7 giờ 30 hay 11 giờ 30, bất cứ lúc nào buổi họp bắt đầu.

Ivan: Chapter Education Moment. Đó là một phần quan trọng khác của buổi họp. Anh làm gì với phần đó?

Tom: Vâng. Chương trình họp BNI quy định một phần từ ba đến năm phút. Trong một chapter lớn, chắc chắn hãy giữ phần đó ở mức ba phút.

Ivan: Còn bài giới thiệu 30 giây thì sao? Những gì anh đang làm trong nhóm như một bài giới thiệu 30 giây thì thường được biết đến là bài giới thiệu 60 giây. Anh xử lý phần đó như thế nào?

Tom: Rõ ràng đây là nơi chúng ta tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Ý tôi là, 60 thành viên mà mỗi người giới thiệu 60 giây thì là 60 phút. Có những công ty có thể trả hàng triệu đô la để truyền tải thông điệp của họ trong 30 giây cho một quảng cáo Super Bowl. Vậy tại sao chúng ta không thể? Đặt bài giới thiệu ở mức 30 giây khiến chúng ta phải lên kế hoạch và chuẩn bị bài giới thiệu của mình để giữ cho chúng súc tích và đi thẳng vào vấn đề. Bài giới thiệu 30 giây cũng cho các thành viên cơ hội thực hiện buổi họp theo hướng, hay nhằm mục tiêu, tăng gấp đôi quy mô chapter để tăng gấp ba lượng referral. Thực tế, ngay cả các chapter có 25-30 thành viên cũng làm bài giới thiệu 30 giây vì họ biết rằng để trở thành một chapter lớn, họ phải hành động như một chapter lớn.

Ivan: Để tôi ngắt lời anh một chút. Tôi thấy rất nhiều nhóm khi còn nhỏ, khoảng 20 thành viên, vì có thời gian nên họ cứ thong thả trong buổi họp và dùng hết toàn bộ thời gian. Vì vậy họ thực sự vất vả khi lên đến 30, 40, 50 thành viên, vì họ đã quen thong thả từ đầu, và rất khó thay đổi về sau.

Tom: Tôi nghĩ tất cả là về việc tạo ra một nền văn hóa vững chắc ngay từ đầu.

Ivan: Vâng. Tuyệt vời. Vậy còn điều gì khác về bài giới thiệu 60 giây hay 30 giây không?

Tom: Không. Tôi nghĩ bài giới thiệu 30 giây là quá đủ thời gian để các thành viên truyền đạt ý của mình.

Ivan: Và khách mời cũng nói 30 giây, đúng không?

Tom: Hoàn toàn đúng. Họ cũng được dành khoảng thời gian đó.

Ivan: Anh làm gì với bài thuyết trình 10 phút?

Tom: Thực ra, mỗi tuần có hai thành viên được dành một bài thuyết trình 10 phút. Một số chapter thật sự lớn với 60 hoặc 70 thành viên thì làm bài thuyết trình 8 phút. Các thành viên rất thích điều đó vì họ có số bài thuyết trình 10 phút nhiều gấp đôi trong năm.

Ivan: Bây giờ đến một trong những phần quan trọng nhất của buổi họp, phần referral. Anh làm gì với phần đó?

Tom: À, đây từng là một vấn đề lớn của các chapter trong quá khứ, khi họ bị lệch hướng rất xa vì văn hóa của tổ chức là phần này không phải là phần có giới hạn thời gian theo đúng nghĩa. Để thực hiện tốt phần quan trọng nhất của buổi họp, các Ban Điều hành chapter đã làm rất tốt việc huấn luyện các thành viên của mình chỉ nói trong phần referral của buổi họp những mục sau: số referral họ có, dance card, hoặc các phiếu cảm ơn vì đã trao cơ hội kinh doanh. Rồi ngồi xuống. Trừ khi, tất nhiên, ai đó có một câu chuyện tuyệt vời về việc họ đã tạo ra một referral cho người khác như thế nào, hoặc một testimonial đầy sức mạnh.
Mấu chốt là giữ cho phần referral của buổi họp tập trung vào việc báo cáo referral, dance card và báo cáo công việc kinh doanh đã chốt. Điều đó giữ cho phần referral gọn gàng nhưng vẫn mạnh mẽ. Ngoài ra, về phần referral của buổi họp, chúng ta luôn hỏi khách mời xem họ thích điều gì nhất về buổi họp, đúng không?

Ivan: Vâng.

Tom: Vậy thì, nếu có 8, 10 hoặc 15 khách mời, thay vì hỏi tất cả họ xem họ thích điều gì nhất về buổi họp, chúng ta có thể chỉ hỏi ba đến năm người.

Ivan: Thú vị. Khi anh làm vậy, anh cho mọi người lần lượt nói hết chứ? Anh có dừng ở phần của khách mời không? Anh chỉ cho các thành viên nói rồi sau đó hỏi xem hai hoặc ba khách mời có thể chia sẻ điều họ thích nhất về buổi họp không? Anh tách riêng ra, hay để họ nói xen kẽ ngay trong lúc đang đi vòng?

Tom: Phải tách riêng ra, vì khi bạn hỏi khách mời họ thích điều gì nhất về buổi họp, bạn muốn họ nhìn thấy toàn bộ phần referral của buổi họp trước, để họ có thể nhận xét: “Ôi trời. Tôi không thể tin được có bao nhiêu referral được trao.”

Ivan: Nó hơi khác so với hầu hết các buổi họp. Anh bỏ qua khách mời, thay vì hỏi họ thích điều gì. Rồi cuối cùng anh quay lại với họ và hỏi một vài người nhận xét về điều họ thích. Đúng không?

Tom: Đúng vậy, nhưng điều đó không khác gì cách chúng ta làm với các Intromercial. Chúng ta cho các thành viên trình bày Intromercial của họ trước rồi đến khách mời. Vì vậy chúng ta đã thiết lập nền văn hóa hay quy trình đó ngay từ bài giới thiệu thứ hai hay thứ ba.

Ivan: Tôi hoàn toàn đồng ý với điều đó. Tôi rất thích. Đó là một cách tuyệt vời để làm điều này cho các chapter lớn. Bạn có một chapter lớn. Đó là một gợi ý xuất sắc. Toàn bộ ý tưởng là, với nhiều nhóm, tôi thấy họ nói phần referral của buổi họp nên dài 30 giây hoặc ngắn hơn. Thường thì tôi thấy họ làm phần này trước tiên khi họ cắt giảm. Ở đây, anh nói là thậm chí đừng đặt giới hạn. Hãy nói trong một hoặc hai câu, trừ khi bạn có một câu chuyện. Khi bạn có một câu chuyện hay, hãy giữ dưới một phút. Tôi tóm tắt như vậy có hợp lý không?

Tom: Tôi nghĩ đó là một cách nói hay. Chủ đích của chúng tôi là giữ cho nó gọn gàng.

Ivan: Giữ cho gọn. Không nhất thiết phải bấm giờ. Nhanh, nhanh, nhanh, nhanh. Họ đứng lên và thực hiện rất nhanh, trừ khi có một người có câu chuyện như vậy và đi vào chi tiết. Tôi nghĩ đó là một cách tiếp cận tuyệt vời. Tôi thích. Những suy nghĩ cuối cùng của anh để kết thúc về phần thông báo và mọi thứ khác ở cuối buổi họp là gì?

Tom: Vâng. Phần thông báo cũng có thể là một khu vực lớn khiến các chapter bị lệch hướng. Nhiều chapter đang làm là để Ban Điều hành chapter kiểm duyệt trước các thông báo, có thể nói như vậy, để bảo đảm các thông báo là phù hợp, và có thể không dài dòng. Điều đó cũng giúp Ban Điều hành chapter nói: “Được rồi, chúng ta sẽ có hai hoặc ba thông báo thay vì 15 hay 10 thông báo.” Nhờ vậy chúng ta kiểm soát được phần thông báo của buổi họp để nó chỉ kéo dài một đến ba phút thay vì năm đến mười phút. Thực sự từ đó, nhanh gọn, chúng ta ra về lúc 8 giờ 30, 9 giờ hoặc 1 giờ, bất cứ lúc nào buổi họp của nhóm được quy định kết thúc.
Điều quan trọng nhất trong tất cả những điều này là thực hiện đủ mọi phần của chương trình họp BNI. Nó giống như một công thức nấu ăn. Không bỏ qua gì cả. Mọi thứ đều được đưa vào. Chúng tôi chỉ tập trung vào việc có một buổi họp tuyệt vời và hiệu quả. Hầu hết khách mời đều phản hồi: “Tôi không thể tin được cấu trúc đi kèm với việc này, và tôi không thể tin được năng suất và mức độ hoạt động mà các bạn tạo ra trong một buổi họp một tiếng rưỡi. Tôi thực sự kinh ngạc.”

Ivan: Tôi muốn nhấn mạnh rằng anh đã nói là anh thực hiện đủ chương trình họp và tất cả các phần then chốt của buổi họp. Và các chapter của anh, số thành viên trung bình gần 40 thành viên mỗi chapter. Đúng không?

Tom: Vâng, vâng.

Ivan: Anh có gần 40 thành viên mỗi chapter. Anh có khoảng 40 chapter. Đúng không?

Tom: Vâng. Chúng tôi có khoảng, chúng tôi đang hướng tới 40 chapter với 40 thành viên. Có thể một ngày nào đó chúng tôi sẽ lên 50. Ai mà biết được?

Ivan: Tôi chỉ có thể nói rằng với tôi điều đó thật đáng kinh ngạc. Tôi biết trong podcast trước của chúng ta, tôi đã nói rằng tôi nhớ lần đầu tiên chúng ta có một chapter với hơn 30 thành viên. Chúng tôi khai trương với 30 thành viên, và tôi tự hỏi liệu điều đó có thể xảy ra lần nữa không. Và giờ đây chúng ta có một khu vực ở Florida với 40 chapter, trung bình 40 thành viên, và điều đó làm tôi choáng váng. Anh có một chapter, Profitmakers, có hơn 70 thành viên. Đúng không?

Tom: Vâng. Hiện giờ khoảng 70. Các buổi họp của họ rất chặt chẽ. Họ có gặp khó khăn khi thực hiện trọn vẹn chương trình trong 90 phút, nhưng họ vẫn làm được. Họ làm rất tuyệt.

Ivan: Tôi đã đến dự các buổi họp của những nhóm 60 hoặc 70 thành viên, nhóm lớn nhất của tôi là 80 thành viên, và rất khó để kết thúc đúng giờ. Anh có bao giờ thêm thời gian không? Có chapter nào của anh bắt đầu sớm hơn một chút không?

Tom: Chúng tôi chưa bao giờ thử điều đó. Một lần nữa, Open Networking diễn ra trước 7 giờ sáng, chúng tôi bắt đầu đúng 7 giờ và ra về lúc 8 giờ 30. Một số buổi họp của chúng tôi bắt đầu lúc 7 giờ 30 và kéo dài đến 9 giờ.

Ivan: Vậy theo một cách nào đó, anh đang bắt đầu sớm hơn một chút. Anh làm Open Networking trước 7 giờ sáng và bắt đầu buổi họp lúc 7 giờ hoặc bất cứ giờ nào buổi họp bắt đầu. Nhưng anh thực ra làm Open Networking sớm hơn khoảng 15 phút. Đúng không?

Tom: Đúng, nhưng việc điểm danh vẫn được thực hiện vào lúc 7 giờ, 7 giờ 30 hoặc 11 giờ 30.

Ivan: Vâng, đây là những gợi ý tuyệt vời. Nếu bạn là thành viên BNI và đang ở trong một chapter, thực ra điều này tuyệt vời ngay cả cho các chapter nhỏ hơn, 20-25 thành viên, để bắt đầu nghĩ lớn. Đây là những điều bạn sẽ muốn làm. Nếu bạn ở trong một nhóm 30, 40, 50, 60 thành viên, thì đây là những điều bạn phải làm.
Tôi nghĩ, Tom, anh đã đưa ra những gợi ý xuất sắc.
Bắt đầu buổi họp sớm 15 phút. Tổ chức Open Networking, và nhân tiện, nhóm 80 thành viên mà tôi đến dự ở Canada cũng làm Open Networking trước 7 giờ. Họ bắt đầu đúng như anh đang mô tả ở đây. Thực hiện Education Moment chặt chẽ hơn một chút. Làm bài giới thiệu 30 giây thay vì 60 giây. Rút ngắn thời gian của các diễn giả xuống còn tám phút khi cần thiết. Còn bình thường thì họ có hai diễn giả, mỗi người 10 phút. Giữ phần referral của buổi họp ngắn gọn và súc tích. Nhanh, nhanh, nhanh. Nếu bạn có một câu chuyện, cho thêm một chút thời gian, rồi giữ phần thông báo đúng quỹ đạo. Đó có phải là bản tóm tắt tốt về những gì anh làm với các nhóm lớn để kết thúc buổi họp đúng giờ không?

Tom: Một bản tóm tắt hoàn hảo. Tuyệt vời. Cảm ơn anh.

Ivan: Tom, anh là một Giám đốc Điều hành xuất sắc. Tôi ước tôi có thêm khoảng 200 người như anh. Anh làm rất tốt việc điều hành một khu vực tuyệt vời. Tôi rất tự hào về khu vực Tampa và những gì anh đã làm ở đó. Anh có những chapter đáng kinh ngạc và những thành viên đáng kinh ngạc. Tôi muốn cảm ơn anh đã làm khách mời của podcast của tôi, và tôi nói với anh rằng podcast này sẽ có sức sống lâu dài. Đây là một podcast sẽ tồn tại trong tổ chức nhiều năm để các chapter nghe những bí quyết điều hành một nhóm lớn và điều hành nó theo hệ thống BNI. Tôi muốn cảm ơn anh đã làm khách mời của tôi. Anh có muốn bổ sung gì trước khi tôi kết thúc không?

Tom: Chỉ xin cảm ơn sự lãnh đạo của anh, và chúc mừng năm mới tất cả mọi người.

Ivan: Cảm ơn Tom. Chúng tôi thực sự trân trọng lời khuyên của anh. Với các thành viên đang nghe điều này, hãy lưu lại tập này, hãy chia sẻ tập này với các thành viên BNI của bạn. Đó là lời khuyên tuyệt vời về cách điều hành một buổi họp. Nhân tiện, chúng tôi làm tập này là nhờ podcast trước của anh. Chúng tôi đã nhận được rất nhiều phản hồi, kiểu như: vâng, tuyệt, anh đã xây dựng nó lên 40, 50 hay 60, nhưng làm sao để điều hành nó? Rất nhiều người đã hỏi về điều đó, và đó là lý do chúng tôi làm podcast này hôm nay. Cảm ơn anh rất nhiều, Tom. Priscilla, xin trả lại cho chị.

Priscilla: Được rồi, tuyệt vời. Cảm ơn Tom và cảm ơn Tiến sĩ Misner. Tôi xin nhắc quý thính giả rằng podcast này do NetworkingNow.com mang đến cho các bạn, trang web hàng đầu trên mạng về các tài liệu networking có thể tải về. Cảm ơn các bạn rất nhiều vì đã lắng nghe. Tôi là Priscilla Rice, và chúng tôi hy vọng các bạn sẽ cùng chúng tôi vào tuần sau cho một tập thú vị khác của BNI Podcast chính thức.