Tập 298: Theo dõi (follow-up) các referral

Priscilla: Xin chào tất cả mọi người và chào mừng các bạn quay trở lại với BNI Podcast chính thức, do NetworkingNow.com tài trợ, trang web hàng đầu trên mạng về các bản tải xuống cho networking. Tôi là Priscilla Rice, và tôi đang phát sóng từ Live Oak Recording Studio ở Berkeley, California. Hôm nay tôi có mặt cùng qua điện thoại là Nhà sáng lập kiêm Chủ tịch của BNI, Tiến sĩ Ivan Misner. Xin chào Ivan. Anh khỏe không?

Ivan: Tôi khỏe lắm, Priscilla, và tuần này tôi ở văn phòng, đang nghỉ lấy lại sức sau những chuyến đi.

Priscilla: Thật tuyệt.

Ivan: Tuần này tôi có một chủ đề thú vị. Cách đây một thời gian, có một thành viên BNI tên Gary hỏi tôi một câu hỏi mà hôm nay tôi sẽ trả lời trong podcast này. Tôi nghĩ đây là một câu hỏi thực sự quan trọng và nhiều thành viên gặp phải.

Priscilla: Được rồi. Câu hỏi là gì vậy?

Ivan: Câu hỏi của anh ấy là: "Tôi đã trao một referral cho một người hai lần mà họ không follow-up referral đó. Người này tình cờ ở trong chính chapter của tôi. Giờ tôi đang tự hỏi liệu họ có thực sự muốn tôi trao thêm referral không hay họ không muốn nhận việc?" Tôi đã để lại bình luận và nói với anh rằng tôi sẽ làm một podcast về việc này vì tôi nghĩ đây là câu hỏi thực sự quan trọng để nhiều thành viên được nghe.
Chị nhớ chứ, Priscilla. Chị có thể tưởng tượng việc nhận một referral, bạn gia nhập một tổ chức mà tất cả là về referral. Chị có thể tưởng tượng việc là một phần của một tổ chức mà mọi thứ đều xoay quanh referral rồi lại không follow-up một referral không?

Priscilla: Thật vô lý, đúng không? Bạn ở đó là để nhận referral. Đó là toàn bộ ý nghĩa.

Ivan: Thật vô lý. Thực ra, việc các thành viên cần follow-up referral rõ ràng đến mức nó nằm ngay trong Code of Ethics của chúng ta. Điều số bốn trong Code of Ethics của BNI nêu: "Tôi sẽ chịu trách nhiệm follow-up các referral mà tôi nhận được." Follow-up referral là một phần cốt lõi của chương trình BNI. Vậy nếu một thành viên không làm thì sao? Như Gary đã chỉ ra, anh có một thành viên trong nhóm không phản hồi hai referral.
Đây là những gợi ý của tôi, và sau đó, Priscilla, tôi rất muốn trao đổi với chị nếu chị có suy nghĩ hay câu hỏi nào. Việc đầu tiên bạn nên làm, Gary, và với bất kỳ ai đang nghe điều này mà bạn trao một referral và người đó không follow-up, việc đầu tiên là nói chuyện với người mà bạn đã trao referral. Giao tiếp rõ ràng, cởi mở, trung thực và trực tiếp hầu như luôn là cách tốt nhất để giải quyết các vấn đề trong một nhóm, và đây có vẻ là một vấn đề khi ai đó không trả lời hoặc không phản hồi.
Bạn phải có một cuộc trò chuyện. Cuộc trò chuyện không cần phải mang tính đối đầu. Có thể là kiểu như thế này: "John (hoặc tên của thành viên đó), tôi đã trao cho anh một referral vài tuần trước. Họ nói với tôi rằng anh chưa có cơ hội phản hồi. Tôi chỉ đang hỏi thăm anh. Đây có phải là một referral chính đáng với anh không? Có ổn không? Và nếu ổn thì khi nào anh định liên hệ lại với họ, vì họ đang hỏi tôi?"
Không có gì sai với những câu hỏi kiểu như vậy. Thường thì bạn có thể nhận ra rằng thực tế đó không phải là một referral tốt. Bạn có thể đã nghĩ đó là một referral tốt, nhưng vì lý do nào đó thành viên đó có thể không cảm thấy nó tốt, trong trường hợp đó bạn cần biết điều đó. Có thể người đó đã làm mất thông tin liên hệ, điều đáng tiếc và không phải điều tôi cảm thấy dễ chịu nếu họ làm mất phiếu referral. Nhưng có thể chỉ là một lý do vô tư như vậy. Hoặc có thể họ đã quên follow-up và thiếu tổ chức, trong trường hợp đó bạn cũng muốn biết.
Nếu có vẻ là như vậy, và họ nói: "À vâng, tôi xin lỗi. Tôi chưa liên hệ lại với họ," thì đó là lúc bạn cần tiếp tục cuộc trò chuyện với họ rằng: "Khi tôi trao một referral, tôi trao đi một chút uy tín của mình. Nếu ai đó follow-up thì thực sự giúp ích cho uy tín của tôi, nhưng nếu ai đó không follow-up thì thực sự làm tổn hại uy tín của tôi. Vì vậy tôi sẽ rất trân trọng nếu anh có thể liên hệ với họ ngay hôm nay vì khi tôi trao một referral mà người ta không follow-up thì trông không hay." Không cần phải đối đầu, nhưng bạn nên trực tiếp, cởi mở và trung thực.
Nếu họ nói đó không phải là một referral tốt, bạn nên lắng nghe vì sao không phải.
Hãy tìm hiểu vì sao anh ấy hay cô ấy không làm theo. Nếu họ không có lý do chính đáng hoặc bạn không hài lòng, đó là lúc bạn nâng mức lên một chút và trao đổi với Ban Thành viên. Nhưng trước khi nói chuyện với Ban Thành viên, hãy nói chuyện với cá nhân đó trước. Cuộc trao đổi với Ban Thành viên nên đại loại như thế này: "Tôi đã trao hai referral cho John. Anh ấy không phản hồi. Sau đó tôi đã gặp John và đề nghị anh liên hệ với referral đó, và anh đưa ra một lý do, đó là ____________. Điều đó có vẻ không chính đáng, và việc follow-up là một phần trong Code of Ethics của chúng ta. Tôi thực sự lo ngại rằng chúng ta có một thành viên trong chapter không follow-up, và tôi cần thông báo cho Ban Thành viên, và đề nghị có thể các anh chị trao đổi với John."
Sau đó Ban Thành viên sẽ trao đổi. Nếu họ cảm thấy cần thiết phải cho một thành viên vào diện thử thách vì không follow-up referral một cách nghiêm túc, thì họ có thẩm quyền để làm điều đó.
Đó thực sự là cơ chế. Trước hết, hãy nói chuyện với thành viên đó. Nếu bạn không nói chuyện với thành viên, đó là trách nhiệm của bạn. Việc người đó không làm theo, thì bạn cũng có phần trách nhiệm khi không làm theo việc nhắc họ về việc không làm theo.
Điều tệ nhất bạn có thể làm là nói về John với bất kỳ ai ngoài Ban Thành viên. Nếu bạn muốn phá hoại một chapter thật nhanh, hãy nói về nhau, thay vì nói với nhau. Nếu bạn muốn có một chapter lành mạnh, các thành viên, ngay cả khi có xung đột, hãy nói với nhau chứ không nói về nhau. Lúc duy nhất bạn nên nói về một thành viên là khi bạn đã trò chuyện với thành viên đó và bạn cảm thấy cần chuyển lên Ban Thành viên.
Đó là lời khuyên của tôi cho Gary. Chị nghĩ sao, Priscilla? Chị có muốn bổ sung gì không?

Priscilla: Tôi nghĩ những gì anh nói rất hay. Tôi nghĩ nó tóm gọn mọi điều. Người ta có thể nhận nhầm số điện thoại, nhưng tôi không thể tưởng tượng họ lại phớt lờ referral. Tôi nghĩ nói chuyện với người đó chắc chắn là bước đầu tiên.

Ivan: Chị nêu ra một điểm hay. Đôi khi họ có số điện thoại sai. Tôi thực sự đã thấy có người nhận số điện thoại sai rồi nói với người khác: "Tôi nhận một referral từ Ivan, nhưng nó thậm chí không có đúng số, nên tôi không thể làm theo được." Nhưng họ lại không nói chuyện với anh ta và nói: "Này, đây là số sai." Vì vậy ý tưởng nói về nhau có thể xảy ra theo cả hai chiều. Có thể là người trao referral, hoặc người nhận referral nếu họ không follow-up với người đã trao referral.
Quan điểm của tôi vẫn như cũ. Bạn phải nói chuyện với nhau. Nếu bạn nhận một referral mà cảm thấy không đáng tin vì số điện thoại sai, hãy nói chuyện với người đã trao nó cho bạn. Nếu bạn đã trao một referral và họ không làm theo, hãy nói chuyện với người mà bạn đã trao. Giao tiếp rõ ràng, cởi mở, trung thực và trực tiếp là cách tốt nhất để xử lý hầu hết những vấn đề kiểu này.

Priscilla: Vâng, tôi nghĩ điều đó đúng.

Ivan: Được rồi, đó là chủ đề của tôi hôm nay, Priscilla. Nếu bạn đang nghe podcast này, tôi nghĩ nó sẽ là một chủ đề thảo luận rất hay tại chapter. Đặc biệt các Điều phối đào tạo (Education Coordinator) nên chia sẻ điều này với chapter, vì khi các thành viên nói chuyện với nhau một cách tích cực và hỗ trợ, nhiều thách thức tiềm ẩn có thể được giải quyết. Vậy hôm nay đến đây thôi, Priscilla. Cảm ơn chị.

Priscilla: Được rồi, tuyệt vời, Tiến sĩ Misner. Vâng. Tôi chỉ muốn nhắc người nghe rằng podcast này được tài trợ bởi networkingnow.com, trang web hàng đầu trên mạng về các bản tải xuống cho networking. Cảm ơn các bạn rất nhiều đã lắng nghe. Tôi là Priscilla Rice, và chúng tôi hy vọng các bạn sẽ tiếp tục đồng hành cùng chúng tôi vào tuần sau trong một tập thú vị khác của BNI Podcast chính thức.