Tập 16: Thêm những yếu tố ẩn

Frank Felker: Xin chào tất cả các bạn và chào mừng trở lại với BNI Podcast chính thức, do networkingnow.com mang đến cho các bạn, trang web hàng đầu trên mạng về các tài liệu networking có thể tải xuống. Tôi là Frank Felker ở Washington DC, hôm nay lại có sự tham gia qua điện thoại của Nhà sáng lập kiêm Chủ tịch BNI, Tiến sĩ Ivan Misner, gọi từ trụ sở BNI ở miền nam California. Hôm nay anh thế nào, Tiến sĩ M.?

Ivan Misner: Tôi rất khỏe. Hôm nay là một ngày tuyệt vời ở trụ sở, và tôi thật sự rất thích thực hiện những podcast này cùng anh, Frank. Tôi nghĩ chúng ta đang đề cập rất nhiều nội dung hay, giúp ích cho các thành viên trên khắp thế giới.

Frank: Tôi mừng khi nghe vậy. Bản thân tôi chắc chắn cũng rất thích, và dựa trên phản hồi chúng ta nhận được trên trang web, anh và tôi không đơn độc. Có rất nhiều người khác cũng đang thích nó trên khắp thế giới.

Ivan: Trên khắp thế giới. Những người từ nhiều quốc gia khác nhau. Chúng ta có một bài đăng từ một người ở Đức, nói rằng anh ấy phải bật chậm để hiểu được tiếng Anh, nhưng anh ấy vẫn hiểu được và đang dùng nó trong chapter của mình. Thật phấn khởi khi thấy điều đó.

Frank: Đó sẽ là mục tiêu của chúng ta cho năm sau. Chúng ta sẽ có tiếng Pháp, tiếng Đức, tiếng Tây Ban Nha, kể tên ngôn ngữ nào cũng có.

Ivan: Có mục tiêu là tốt.

Frank: Tôi hiểu là hôm nay anh có một thông điệp quan trọng cho chúng ta về các yếu tố ẩn.

Ivan: Yếu tố ẩn thực ra là một cách nói trong võ thuật. Nó xuất phát từ các bài quyền (kata). Đó là một chuỗi các động tác tưởng tượng đối đầu với một hoặc nhiều đối thủ. Bạn thực hiện các bài kata hay các bài quyền này, theo phong cách Trung Hoa thì gọi là các bài hình. Có lẽ bạn đã thấy thái cực quyền, khi mọi người tập các bài võ này ở đâu đó trong công viên. Có những khía cạnh của những gì họ làm trong bài quyền thực ra là ẩn. Bạn không hiểu hết họ đang làm gì. Tôi sẽ giải thích thêm về điều này trong một podcast sau.
Tóm lại là những gì bạn nhìn thấy có vẻ hiển nhiên nhưng thật ra không phải vậy. Cho đến khi bạn hiểu đầy đủ các động tác, bạn không hiểu hết điều đang diễn ra. Cách đây một số năm, trong võ thuật có một chuyện xảy ra với tôi, khi tôi bước ra khỏi một buổi học riêng và điều đó thực sự thấm vào tôi, rằng có những khía cạnh của võ thuật mà bạn thật sự không hiểu nếu không có ai chỉ ra và cho bạn thấy chính xác nó được dùng như thế nào.
Tôi đã thấy điều đó trong BNI suốt nhiều năm, khi mọi người nghĩ rằng mình biết mình đang làm gì. Họ làm cho có lệ và nghĩ rằng mình hiểu một buổi họp phải được điều hành thế nào, nhưng sự thật là họ chưa thật sự hiểu và làm chủ nó cho đến khi quy trình được giải thích đầy đủ cho họ.

Frank: Tôi biết anh tập thái cực quyền, nhưng tôi không biết anh là một võ sĩ.

Ivan: Thực ra tôi có đai đen đẳng nhất môn karate, và bây giờ tập một chút thái cực quyền. Vợ tôi hiện đang học thái cực quyền và tôi học từ cô ấy. Võ thuật có những yếu tố ẩn này.
Tôi bắt đầu nghĩ đến lúc tôi thấy những chapter thật sự hiểu rằng đó không chỉ là chuyện làm cho có lệ. Một trong những điều đầu tiên trong chương trình họp BNI thuộc về các yếu tố ẩn là Điều phối khách mời (Visitor Host). Điều phối khách mời là một ví dụ tuyệt vời cho sức mạnh của khái niệm yếu tố ẩn này.
Nếu bạn chỉ làm cho có lệ với vai trò Điều phối khách mời, thì nó không hiệu quả lắm. Nhiều người có thể không biết lịch sử đằng sau vị trí Điều phối khách mời. Tôi không chắc anh có biết lịch sử đó hay không. Có một câu chuyện hay trong cuốn sách Givers Gain, mà tôi khuyên mọi người nên xem.
Vị trí Điều phối khách mời không phải do tôi tạo ra. Khi tôi bắt đầu BNI năm 1985, tôi nghĩ nếu bạn mời ai đó thì bạn phải là chủ nhà. Sự thật là theo thời gian, tôi nhận ra rằng nếu không ai phụ trách, thì người đứng ra phụ trách đúng là không ai cả. Chúng tôi gặp vấn đề với khách mời.
Tôi biết đến Điều phối khách mời khi có một người phụ nữ gọi đến trụ sở BNI và chúng tôi giới thiệu chị ấy đến một chapter. Tình cờ tuần đó tôi có mặt ở chapter ấy và có cơ hội gặp chị, giới thiệu chị với một vài thành viên. Sau đó tôi đi giải quyết một vấn đề của Ban Thành viên (Membership Committee) đang diễn ra, và hóa ra không ai thực sự kết nối tốt với chị ấy. Cuối buổi họp, tôi quay lại với vấn đề của Ban Thành viên và chị ấy ra về vì không ai nói chuyện với chị.
Vài tháng sau tôi tình cờ gặp lại chị và hỏi chị BNI thế nào rồi. Chị nói chị không tham gia chapter đó. Tôi thực sự ngạc nhiên vì chị đã rất hào hứng muốn tham gia. Và tôi nói tôi rất ngạc nhiên khi chị không tham gia BNI. Chị nói chị có tham gia BNI, chỉ là không tham gia chapter đó. Và tôi nghĩ: tại sao? Tôi ngạc nhiên. Sao chị lại tham gia một nhóm khác? Và tôi hỏi chị là nhóm nào.
Chị tham gia một nhóm ở gần đó, có số thành viên chỉ bằng một nửa. Chapter mà chị đến vào tuần tôi có mặt có 32 thành viên. Chapter chị tham gia có mười sáu thành viên. Anh có thấy lạ không? Nếu định tham gia một chapter, anh sẽ nghĩ là mình tham gia chapter lớn hơn. Chị lại tham gia một nhóm chỉ có mười sáu thành viên. Tôi hỏi tại sao, và chị nói không ai ở nhóm kia thực sự chủ động tiếp cận chị ngoài tôi, mà tôi lại không phải là thành viên.
Không ai chủ động tiếp cận chị. Đó là chính những lời chị dùng. Tôi sẽ không bao giờ quên. Chị đến một buổi họp BNI mà lại nói không ai chủ động tiếp cận tôi? Tôi hỏi nhóm này khác thế nào. Chị nói: "Để tôi kể anh nghe nó khác thế nào. Tôi bước vào phòng và có một người phụ nữ đeo thẻ này, bên dưới thẻ có một dải ruy băng ghi là Điều phối khách mời."
Tôi nói: "Ghi là gì cơ?"
Chị nói: "Ghi là Điều phối khách mời."
Tôi nói tôi là Nhà sáng lập mà tôi không biết đó là gì. Chị mô tả Điều phối khách mời là gì, và cô ấy đi cùng chị, giới thiệu chị với mọi người ra sao. Có một người khác đeo thẻ ghi Điều phối khách mời, họ lấy danh thiếp của chị và giới thiệu chị với chủ tịch, và chủ tịch biết chị là ai. Sau đó chủ tịch giới thiệu chị trong buổi họp.
Sau buổi họp, họ gặp lại chị và thực hiện một buổi định hướng rất kỹ, đưa cho chị đơn đăng ký và giải thích BNI vận hành thế nào. Họ nói: "Viết ấn mạnh tay nhé, có một bản sao bên dưới." và chị nói chị đã làm vậy. Chị nói họ rất có tổ chức và mọi người rất tử tế.

Frank: Thật là một câu chuyện hay. Việc mọi người nói rằng đây là điều chúng ta cần làm, vậy hãy tự làm, thật sự rất hợp lý.

Ivan: Vâng. Đã có một lỗ hổng. Có điều gì đó còn thiếu khi không có ai phụ trách. Vì vậy họ tạo ra cả vị trí này gọi là Điều phối khách mời và nó rất hiệu quả. Chị ấy nói với tôi rằng chapter mười sáu thành viên này trong vòng sáu tháng sẽ lớn hơn nhóm 32 thành viên. Tôi nói tôi không rõ, nhóm kia đã có từ lâu và họ sẽ không giảm quy mô.
Anh nghĩ sáu tháng sau ai sai? Nhà sáng lập đã sai sáu tháng sau đó. Chị ấy hoàn toàn đúng. Chapter mà chị vừa tham gia thực sự đã tăng lên hơn 30 thành viên, còn nhóm mà chị không tham gia vì họ không chủ động tiếp cận chị thì đã giảm xuống dưới hai mươi. Tôi nghĩ đó là vì họ không kết nối với mọi người.
Đây là yếu tố ẩn đầu tiên trong chương trình họp. Nếu một chapter làm đúng điều này, nếu họ không chỉ làm cho có lệ mà thực sự hiểu rằng tất cả là về việc khiến khách mời cảm thấy được chào đón và thực hiện buổi định hướng thật kỹ lưỡng, thì kết quả họ nhận được tích cực một cách vượt trội so với công sức. Chỉ cần thêm một chút nỗ lực, họ có được kết quả đáng kể. Đây là yếu tố ẩn đầu tiên trong nhiều yếu tố ẩn mà tôi muốn nói với anh, Frank, trong suốt năm tới qua các podcast này.

Frank: Đó chính là điều tôi định nói. Chúng ta sắp hết thời gian của podcast này, nhưng đây có phải là một chủ đề liên tục mà chúng ta có thể mong được nghe anh nói thêm trong thời gian tới không, các yếu tố ẩn?

Ivan: Tôi muốn vậy. Có lẽ có khoảng sáu đến mười yếu tố ẩn, nếu có thể có thứ vừa hiển nhiên vừa ẩn. Đó là những yếu tố ẩn đáng chú ý hơn trong một chương trình họp. Tôi nghĩ trong năm tới, có thể mỗi tháng một lần, tôi muốn đề cập đến một yếu tố ẩn trong buổi họp và đi vào chi tiết hơn về cách làm chủ nó, để chỉ cần thêm một chút nỗ lực mà mang lại kết quả lớn. Tôi nghĩ đây sẽ là một chủ đề hay cho các Điều phối đào tạo (Education Coordinator) trong năm tới.

Frank: Tôi thấy các yếu tố ẩn sẽ dần trở nên rõ ràng hơn theo thời gian, Châu chấu à.

Ivan: (cười) Ừ, anh không giỏi chuyện đó đâu, Frank.

Frank: Anh nói đúng. Tôi sẽ để lại những phép ví von kiểu Kung Fu cho anh. Thay mặt Tiến sĩ Ivan Misner, tôi là Frank Felker, hẹn gặp lại các bạn vào tuần sau trên BNI Podcast chính thức.