Tập 111: 3 chìa khóa để sử dụng lời chứng thực bằng văn bản

Priscilla: Xin chào tất cả các bạn, và chào mừng các bạn trở lại với BNI Podcast chính thức, do NetworkingNow.com tài trợ, trang web hàng đầu trên mạng về các tài liệu networking có thể tải xuống.
Tôi là Priscilla Rice, tôi đang ở Live Oak Recording Studio tại Berkeley, California, và hôm nay có mặt cùng tôi qua điện thoại là nhà sáng lập kiêm chủ tịch của BNI, Tiến sĩ Ivan Misner.
Xin chào Ivan. Anh khỏe không?

Ivan: Tôi khỏe lắm, Priscilla. Cảm ơn bạn.

Priscilla: Tuyệt. Vậy hôm nay anh sẽ chia sẻ với chúng ta điều gì?

Ivan: À, hôm nay tôi sẽ nói về ba chìa khóa để sử dụng lời chứng thực (testimonial), là phần tiếp nối của podcast tuần trước về việc xin lời chứng thực bằng văn bản. Và câu hỏi thực sự là: Bạn sử dụng những lời chứng thực đó như thế nào khi bạn đã có chúng? Đó là điều tôi muốn nói hôm nay.
Chúng ta biết lời chứng thực là một công cụ mạnh mẽ đến mức nào khi xây dựng sự tín nhiệm và tạo ra công việc kinh doanh mới. Tôi đã nói về điều đó trong podcast tuần trước, nhưng việc biết cách sử dụng thành công các lời chứng thực và cách xin chúng cũng rất quan trọng. Và có ba chìa khóa để sử dụng thành công các lời chứng thực bằng văn bản mà hôm nay tôi muốn nói.
Một là bạn xin lời chứng thực vào mọi cơ hội. Bất cứ khi nào có dịp, tôi nghĩ việc xin những lời chứng thực đó là thực sự quan trọng.
Hai là định hướng nội dung các lời chứng thực của bạn. Không nhất thiết phải tự viết chúng, nhưng hãy định hướng nội dung, giúp huấn luyện và dẫn dắt hướng đi của các lời chứng thực.
Và ba là cập nhật các lời chứng thực của bạn.
Vậy ở thời điểm nào trong chu kỳ bán hàng thì bạn nên xin khách hàng, hoặc các thành viên BNI đồng nghiệp, hoặc những người quen khác viết lời chứng thực? Đây là một câu hỏi khá khó, nhưng nói chung, đừng xin lời chứng thực trước khi đến lúc. Bạn cần chắc chắn rằng mình đã đạt đến mức tín nhiệm (credibility) với ai đó trước khi xin họ một lời xác nhận hay một lời chứng thực. Thời điểm đó có thể là trước hoặc sau khi hoàn tất một giao dịch hay một dự án, nhưng tùy vào loại khách hàng, sản phẩm hay dịch vụ của bạn, chính là sau khi bạn đã xây dựng được một mối quan hệ tốt thì bạn mới nên xin lời xác nhận hay lời chứng thực đó.
Giả sử, để lấy ví dụ, đó là một tháng trước khi hoàn tất một dự án lớn với một khách hàng nào đó, hoặc sau khi dự án đã hoàn tất. Bạn nên gọi cho khách hàng để hỏi mọi việc đang diễn ra thế nào trước khi kết thúc. Nếu khách hàng nói rằng họ thực sự hài lòng với kết quả và việc kinh doanh của họ tốt hơn nhờ các sản phẩm hay dịch vụ đó, thì đó là lúc chiếc máy dò lời chứng thực của bạn phải kêu lên thật to; đó là thời điểm phù hợp để bạn đề nghị; là thời điểm phù hợp để bắt đầu nói chuyện với khách hàng về lời xác nhận. Sẽ rất tốt nếu bạn nói với họ: "Sẽ thật tuyệt nếu những người khác biết về những gì tôi làm. Anh/chị có sẵn lòng, khi tôi hoàn tất dự án, viết một lời xác nhận hay lời chứng thực trên giấy tiêu đề công ty của anh/chị vào cuối dự án không?" Nếu họ hài lòng, họ chắc chắn sẽ đồng ý, và rất vui lòng làm điều đó.
Bước tiếp theo là hướng dẫn khách hàng viết lời chứng thực sao cho phù hợp với nhu cầu của bạn. Hãy đề nghị họ nói vì sao họ chọn bạn làm công việc đó, họ được lợi như thế nào từ sản phẩm hay dịch vụ của bạn, bạn đã giải quyết vấn đề cho họ ra sao, những người khác nên biết gì về doanh nghiệp của bạn, và đa số mọi người lo ngại điều gì khi sử dụng một doanh nghiệp như của bạn. Hãy đề nghị họ đề cập đến những vấn đề đó. Đừng ngại đưa ra gợi ý. Điều đó thực sự quan trọng. Đừng ngại đưa ra gợi ý. Nó sẽ giúp họ viết một lời chứng thực phù hợp dễ dàng hơn, và kết quả sẽ có giá trị hơn cho bạn. Đôi khi người ta cảm thấy không thoải mái khi đặt nền móng và làm sẵn một phần lời chứng thực, nhưng tôi xin nói với bạn rằng, với mọi người thì sẽ dễ hơn nhiều nếu bạn đưa cho họ vài gợi ý, hoặc cho họ xem một số lời xác nhận đã làm trước đây, hoặc cho họ một số cách diễn đạt để dùng.
Ví dụ, mỗi năm tôi được nhờ viết hàng chục, hàng chục, hàng chục lời giới thiệu cho sách. Ý tôi là, thật sự, tôi nghĩ năm ngoái có khoảng 30 hay 40 lời giới thiệu sách và lời tựa mà tôi được nhờ viết. Sẽ dễ hơn rất nhiều khi có người đến gặp tôi và nói: "Đây là cuốn sách của tôi; đây là tài liệu của tôi. Đây là một, hai hoặc ba lời giới thiệu mẫu." Họ đưa cho tôi hai hay ba lời để chọn, và họ nói – đây là những người làm thật sự đúng cách – "Đây là hai hoặc ba lời; chúng đề cập một số chủ đề hoặc ý kiến mà các lời giới thiệu khác của tôi còn thiếu. Nếu anh thấy thoải mái với hai hoặc ba lời này, anh có thể dùng nguyên văn, hoặc diễn đạt lại bằng lời của anh, hoặc tự nghĩ ra điều gì đó." Nghĩa là về cơ bản họ đang nói với tôi: "Anh không cần dùng lời của tôi, nhưng đây là thứ để anh bắt đầu."
Bạn có biết điều đó hữu ích đến mức nào đối với một người rất bận rộn không?

Priscilla: Vâng.

Ivan: Và họ sẽ chọn, và tôi chọn một lời giới thiệu có cách diễn đạt phù hợp với phong cách của tôi, giống như điều tôi sẽ nói, rồi tôi điều chỉnh hoặc thay đổi nó, hoặc có thể viết lại hoàn toàn hay viết lại một phần. Nó cho tôi một điểm xuất phát.
Vì vậy, việc huấn luyện và định hướng lời xác nhận không có gì sai cả. Chỉ cần đề nghị người đó trung thực, và nói với họ rằng nếu không lời nào phù hợp thì hãy nghĩ ra điều khác mà họ thấy thoải mái hơn. Điều đó hoàn toàn không có gì sai.

Priscilla: Anh có nghĩ là người đang trình bày sẽ thấy ngượng khi phải viết điều gì đó về chính mình rồi đưa cho anh không? Anh có thấy điều đó khó xử không?

Ivan: Vâng. Vâng, đúng là như vậy, nhất là nếu bạn chưa làm việc này nhiều. Bạn thấy không thoải mái; bạn cảm thấy có thể bị coi là vụ lợi, và vì vậy bạn nên chuẩn bị thật nhiều lối thoát trong những gì bạn nói với họ.

Priscilla: Tôi hiểu rồi, vâng.

Ivan: "Nếu anh/chị không thích điều này, hoặc điều này không đúng hoàn toàn với cảm nhận của anh/chị, xin cứ thoải mái viết một điều hoàn toàn khác hoặc viết điều mà anh/chị thấy thoải mái." Điều đó không có gì sai. Nhưng điều cốt lõi là bạn muốn có lời xác nhận, bạn muốn có lời chứng thực, và mọi người rất, rất, rất bận; nhất là những người thành đạt. Vì vậy bạn càng làm cho việc đó dễ dàng với họ, họ càng có khả năng đưa cho bạn điều bạn cần. Bạn phải nhớ rằng, việc này là vì bạn, không phải vì khách hàng của bạn. Bạn đang nhờ khách hàng làm một điều gì đó cho bạn. Và họ nói chung rất sẵn lòng, nhưng họ có thể bận, nên bạn càng làm cho việc đó dễ dàng với họ càng tốt.

Priscilla: Vâng.

Ivan: Bây giờ, đây là phần cuối của quy trình, đó là cập nhật các lời xác nhận và lời chứng thực của bạn. Bạn nên xem lại hồ sơ hoặc cuốn bìa kẹp lời chứng thực của mình ít nhất hai đến ba năm một lần, để xác định những lời chứng thực không còn giá trị hay đáng tin, đã lỗi thời. Cụ thể, bạn nên loại bỏ hoặc cất đi một lời chứng thực đến từ một công ty đã ngừng hoạt động. Điều đó quan trọng.

Priscilla: Thật buồn cười.

Ivan: Bạn có một công ty lớn, có thể họ từng rất nổi tiếng và bạn đã nhận được lời xác nhận từ họ, nhưng bây giờ họ đã ngừng hoạt động, thì điều đó chưa chắc khiến bạn trông tốt. Một lời xác nhận từ phó chủ tịch của Enron sẽ chẳng giúp ích gì cho bạn cả.

Priscilla: Chính xác.

Ivan: Vì vậy đó không phải là điều bạn muốn.
Với những thính giả của chúng ta đến từ các quốc gia khác, Enron là một công ty lớn đã ngừng hoạt động cách đây vài năm.

Priscilla: Nó có thể làm hại anh.

Ivan: Vâng, đúng vậy. Vì thế bạn nên rút những lời đó ra.
Nó có do một người đã rời công ty viết không? Điều đó có thể quan trọng hoặc không quan trọng đến thế. Chỉ vì họ đã rời công ty không có nghĩa là bạn phải rút nó khỏi hồ sơ. Nó vẫn có thể hoàn toàn có giá trị, nhưng chắc chắn đó là loại bạn nên cân nhắc.
Nó có đại diện cho một sản phẩm hay dịch vụ mà bạn không còn cung cấp nữa không? Chắc chắn bạn không muốn đó là một thư xác nhận nếu bạn không còn làm việc đó nữa.
Lời xác nhận có bị lỗi thời theo cách nào đó không? Nó có nói về điều chỉ phù hợp ở một thời điểm, về tình huống hay trải nghiệm nào đó không? Nó có cần được cập nhật bằng số liệu thống kê mới từ khách hàng không? Điều này quan trọng. Nếu đây là một khách hàng bạn đã làm việc cùng qua thời gian và bạn có dữ liệu mới hơn, và bạn muốn cập nhật nó thì sao? Điều đó rất dễ. Bạn quay lại gặp khách hàng, bạn nói: "Đây là lời xác nhận anh/chị đã làm trước đây. Anh/chị có phiền thay những con số này vào chỗ con số kia, và ký xác nhận lại không?" Và nói chung, họ sẽ rất vui lòng làm điều đó. Vậy đây là những điều bạn nên nhớ.
Tóm lại, bạn nên xin lời chứng thực vào mọi cơ hội; bạn nên định hướng nội dung các lời chứng thực; và bạn nên cập nhật các lời chứng thực theo thời gian.
Còn một điều nữa.

Priscilla: Điều gì vậy anh?

Ivan: Hãy nhớ quy luật có đi có lại; nó cũng có tác dụng ở đây. Nếu bạn muốn thúc đẩy ai đó viết cho bạn một lời chứng thực, hãy viết cho họ một lời trước. Hãy đề nghị viết lời xác nhận cho họ bất cứ khi nào bạn làm ăn với một người cũng đang làm ăn với bạn. Và tôi nghĩ những khuyến nghị này thực sự mạnh mẽ và có giá trị đối với các thành viên BNI trên khắp thế giới.

Priscilla: Tuyệt quá, Ivan. Tôi chỉ muốn nói thêm là nhóm BNI của chúng tôi sẽ thảo luận về khả năng viết lời chứng thực cho nhau ngay trong buổi họp thay cho một bài thuyết trình, và chúng tôi sẽ bàn việc đó trong cuộc họp Ban Điều hành tuần này. Và tôi sẽ cho anh biết kết quả ra sao.

Ivan: Vâng, đó là một ý tưởng tuyệt vời, và tôi nghĩ những cuộc thảo luận như vậy có thể rất giá trị cho một chapter. Nó tập trung rất sát vào tầm nhìn và mục đích của tổ chức, đó là hỗ trợ lẫn nhau. Và tôi nghĩ dành mười phút trong buổi họp để nói về cách chúng ta viết những lời chứng thực tốt là một ý tưởng tuyệt vời.
Nhân tiện, tôi đã thấy nhiều chapter có hẳn một cuốn bìa kẹp lời chứng thực của chapter, trong đó các thành viên xác nhận cho các thành viên khác và cho công việc mà các thành viên khác đã làm. Và họ có cuốn đó để cho những khách mời đến tham quan nhóm xem, và tôi nghĩ đó là một ý tưởng tuyệt vời.

Priscilla: Vâng, đó là một ý tưởng tuyệt vời. Tôi chưa từng nghĩ tới điều đó.
Được rồi, tôi nghĩ chúng ta có lẽ hết giờ rồi.

Ivan: Vâng, cảm ơn Priscilla. Buổi phỏng vấn hôm nay thật tuyệt.

Priscilla: Cảm ơn Tiến sĩ Misner.
Tôi nghĩ tuần này đến đây là hết. Tôi chỉ muốn nhắc các thính giả rằng podcast này do NetworkingNow.com tài trợ, trang web hàng đầu trên mạng về các tài liệu networking có thể tải xuống. Cảm ơn các bạn rất nhiều đã lắng nghe. Tôi là Priscilla Rice, và hy vọng các bạn sẽ cùng chúng tôi vào tuần sau trong một tập thú vị khác của BNI Podcast chính thức.