Tập 761: Ba bước để nhận referral từ cả khán phòng

Priscilla: Xin chào tất cả các bạn và chào mừng các bạn quay trở lại với BNI Podcast chính thức. Tôi là Priscilla Rice, đến với các bạn từ phòng thu Live Oak ở Berkeley, California. Và hôm nay tham gia cùng tôi qua điện thoại là Nhà sáng lập kiêm Giám đốc Tầm nhìn của BNI, Tiến sĩ Ivan Misner. Xin chào Ivan, anh khỏe không và anh đang ở đâu vậy?

Ivan: Chào Priscilla. Tuần này tôi đang ở văn phòng tại nhà ở Austin, Texas. Và chủ đề hôm nay, tôi có một vị khách mời, là một Giám đốc BNI, người mà tôi sẽ giới thiệu ngay sau đây, nhưng cho tôi nói trước luôn, chúng tôi đã vật lộn với tiêu đề cho tập này. Và cuối cùng chúng tôi chọn “Ba bước để nhận referral từ cả khán phòng”.
Tiêu đề khả dĩ còn lại là “Gõ Yes vào khung chat”, nghe đến đây chắc các bạn đang nhướn mày tự hỏi ‘cái gì vậy?’ Chà, chúng ta sẽ nói đến điều đó. Và cả hai tiêu đề đều hoàn toàn chính xác cho phần trình bày này. Và đây là một chủ đề tuyệt vời. James, họ của anh có được phát âm là Grima (gri-ma) không?

James: Vâng, đúng rồi. Chào Ivan.

James: Rất vui được đón anh. James Grima đã là Giám đốc BNI tại Melbourne East được năm năm. Anh ấy đã làm doanh nhân được 30 năm và đã phát triển nhiều công ty trở thành những cỗ máy đầy lợi nhuận, đạt nhiều giải thưởng trong ngành khách sạn – nhà hàng và ngành giáo dục. James huấn luyện các CEO, các nhà quản lý cấp cao và những người kinh doanh một mình để phát triển doanh nghiệp và phát triển bản thân cả về cá nhân lẫn nghề nghiệp, thông qua huấn luyện 1-1, các buổi workshop, hội thảo và diễn thuyết. Và anh ấy chuyên phát triển các hệ thống và công cụ giúp chủ doanh nghiệp thành công. Như tôi đã nói, anh ấy cũng là một Giám đốc BNI tại Melbourne. James, chào mừng anh đến với BNI Podcast.

James: Cảm ơn anh đã mời tôi, Ivan.

Ivan: Thật tuyệt khi có anh ở đây, và xin lưu ý là bây giờ đang là năm giờ sáng ở chỗ James. Đó là sự tận tâm của anh ấy khi tham gia podcast hôm nay. Cảm ơn anh. Tôi rất trân trọng điều đó.

James: Không có gì. Tất cả đều là một phần của Givers Gain – "Cho là Nhận".

Ivan: Cảm ơn anh. Tôi có một vài câu hỏi và tôi sẽ để anh tự do triển khai khi chúng ta đi tiếp. Việc quyết định trước một bước tiếp theo rõ ràng duy nhất, cho các thành viên đang lắng nghe, sẽ mang lại điều gì? Vì sao chúng ta nên làm như vậy?

James: Chà, đó là một câu hỏi hay. Rõ ràng là chúng ta đang nói về bài spotlight presentation. Và đúng như Stephen Covey nói trong cuốn sách “7 thói quen của người thành đạt”, bạn cần bắt đầu với đích đến trong đầu. Anh có nhắc rằng tôi đã làm Giám đốc Hỗ trợ BNI được năm năm. Và mỗi tuần, tôi xem khoảng bốn bài spotlight presentation.

Ivan: Vì một số quốc gia có thể dùng thuật ngữ khác, nên chúng ta đang nói về bài thuyết trình dài hơn tại buổi họp BNI.

James: Bài thuyết trình dài hơn, đúng vậy. Và như thế có nghĩa là tôi đã xem khoảng 1.000 bài như vậy trong năm năm qua. Và thường có một vấn đề. Và vấn đề đó là thời gian. Một thành viên lên nói, và họ thường chia sẻ vài câu chuyện và hình ảnh về gia đình mình. Họ nói về vấn đề; họ nói về giải pháp và cách sản phẩm hay dịch vụ của họ giải quyết vấn đề đó. Và họ đi đến phần mà chúng tôi gọi là lời kêu gọi hành động.
Và thông thường một trong ba điều sẽ xảy ra. Họ sẽ hết thời gian. Họ sẽ có một lời kêu gọi hành động rất yếu. Hoặc, họ sẽ có một lời kêu gọi hành động phức tạp, có thể gồm năm bước: gọi số này, thực hiện chuỗi các bước này. Và tất nhiên, chúng ta biết rằng cuộc sống luôn có những thứ chen ngang. Ngay khi thành viên đó kết thúc bài thuyết trình, thì, tất cả chúng ta lại quay về với cuộc sống của mình. Và chúng ta gần như đã quên mất lời kêu gọi hành động đó là gì.
Vì vậy bắt đầu với đích đến trong đầu gần như có nghĩa là thiết kế ngược bài thuyết trình của bạn, bắt đầu từ lời kêu gọi hành động. Hãy tự hỏi bản thân, lời kêu gọi hành động mà bạn muốn khán giả thực hiện khi kết thúc bài thuyết trình là gì?

Ivan: Một lần nữa, anh có nhắc đến spotlight presentation. Ở hầu hết các quốc gia, đó là bài thuyết trình doanh nghiệp (Feature Presentation). Có thể là một thuật ngữ khác, nhưng đó là bài dài hơn. Một trong những điều anh khuyến nghị là chia nhỏ bài thuyết trình thành bốn giai đoạn cụ thể. Anh hãy nói về điều đó.

James: Vâng, chắc chắn rồi. Nếu anh nghĩ về mặt thời gian và anh dành ra… Ở một số quốc gia, tôi biết là có 10 phút, tám, sáu phút—dù thời gian đó là bao nhiêu—

Ivan: —Nhân tiện xin nói với các bạn đang nghe, thời gian này thường tùy thuộc vào quy mô của chapter.

James: —chia nó thành bốn giai đoạn. Giai đoạn thứ nhất, để tăng sự thu hút với khán giả, bạn thường nói về việc bạn là ai: cho xem vài tấm ảnh về người bạn đời, thú cưng, niềm đam mê của mình. Rồi giai đoạn thứ hai là nói về vấn đề, vấn đề điển hình trên thị trường mà sản phẩm hay dịch vụ của bạn gặp phải hoặc giải quyết. Giai đoạn thứ ba là giải pháp. Bạn giải quyết vấn đề đó như thế nào? Và cuối cùng, giai đoạn thứ tư, lời kêu gọi hành động, phần thường chẳng còn chút thời gian nào. Gợi ý của tôi là dành một phần tư bài thuyết trình để nói về lời kêu gọi hành động. Tức là phải cụ thể và rõ ràng về điều bạn muốn khán giả làm khi kết thúc bài thuyết trình.
Và tôi thường lấy chuyện hẹn hò làm ví dụ. Khi bạn đi hẹn hò lần đầu, nếu bạn cầu hôn người mà bạn đang hẹn hò lần đầu, có lẽ bạn sẽ không có buổi hẹn thứ hai. Nhưng nếu lời kêu gọi hành động là một bước tiến rõ ràng, đơn giản, tương xứng hay vừa phải, thì nhiều khả năng bạn sẽ có rất nhiều buổi hẹn thứ hai. Và thực sự, khi kết thúc bài thuyết trình, bạn muốn có càng nhiều buổi hẹn càng tốt. Đó là điều tôi nghĩ bạn nên làm để bắt đầu với đích đến trong đầu.

Ivan: Vậy điều thứ ba mà anh nhắc đến, là chuẩn bị sẵn bước tiếp theo. Anh hãy cho chúng tôi biết điều đó có nghĩa là gì.

James: Chà, nếu bạn nghĩ về điều bạn muốn khán giả của mình làm. Ví dụ, nhiều thành viên sẽ kết thúc bằng câu: “Nếu bạn muốn biết thêm thông tin, hãy liên hệ với tôi để gặp gỡ 1-2-1.” Và một số thành viên thì hoàn toàn không có hướng dẫn rõ ràng nào, cứ trông đợi khán giả tự biết phải làm gì và làm sao để giới thiệu cho người đó. Vì vậy tôi tin rằng đó là một bước rất cần thiết để có một, kiểu như một bước đệm, có thể nói là một buổi hẹn thứ hai. Vậy trong số 1.000 bài thuyết trình mà tôi đã xem, những bài mà tôi thấy thành công nhất, là những bài có một bước đệm kiểu như “bấm vào đường link này”, nếu bạn đang họp trên Zoom, “để đăng ký tham gia webinar”. Hoặc có thể là: “Nếu bạn muốn biết thêm thông tin ngay bây giờ, chỉ cần gõ ‘yes’ vào khung chat.”

Ivan: Và đó chính là câu “Gõ Yes vào khung chat” của anh.

James: Đó chính là “gõ yes vào khung chat”. Bởi vì nếu bạn đang họp, nếu buổi họp của bạn là trực tuyến, và lời kêu gọi hành động là: “Ivan, anh có muốn biết thêm thông tin không? Nếu có, cứ gõ ‘yes’ vào khung chat.” Đó là một buổi hẹn thứ hai rất dễ dàng, anh có đồng ý không?

Ivan: Vâng, hoàn toàn đồng ý. Và vì vậy có sẵn kiểu follow-up như thế là… nó tạo ra sự khác biệt hoàn toàn. Nhiều năm trước tôi đã viết một bài báo về việc thuyết trình tại các câu lạc bộ phục vụ cộng đồng, và tôi chắc chắn đã có một lời kêu gọi hành động rất cụ thể, và mọi người sẽ tiến lên sau đó để lấy tài liệu, điều mà sau đó đã mang lại những khách hàng mới cho công việc tư vấn của tôi. Lời kêu gọi hành động là cực kỳ quan trọng.

James: Vâng, tôi có một ví dụ của bản thân, tôi đã trình bày một bài tại BNI, bài thuyết trình doanh nghiệp của tôi. Và trong phòng có các thành viên và vài khách mời, tổng cộng 28 người. Và đó là trong thời kỳ COVID. Nên chúng tôi họp trên Zoom, và 22 trên 28 khán giả đã gõ ‘yes’ vào khung chat. Câu hỏi là: gõ yes vào khung chat nếu bạn muốn tham dự một webinar, để nhận thêm thông tin, để bạn có thể giới thiệu cho tôi tốt hơn – 21 trên 22 người đã tham dự webinar, và quan trọng nhất, 20 trên 21 người hoặc là tự giới thiệu chính mình hoặc là trao một referral.

Ivan: Chà, thật sự ấn tượng. Vậy anh làm gì với những khách mời mà anh có thể không có sẵn thông tin liên hệ của họ?

James: Chà, trong hầu hết trường hợp, thông tin của khách mời hoặc là có sẵn trên BNI Connect khi họ đã đăng ký…

Ivan: Vâng, được rồi.

James: Hoặc, liên hệ với thành viên đã mời họ để lấy những thông tin đó.

Ivan: Tuyệt vời.

James: Vâng. Trong trường hợp cụ thể này, Ivan, buổi họp diễn ra trên Zoom. Nên thành viên đó đã có thể đăng thông tin của mình vào khung chat.

Ivan: Vâng.

James: Các thành viên có thể đang thắc mắc, vậy làm gì nếu buổi họp không diễn ra trên Zoom hay trực tuyến? Một cách tương đương với ‘gõ yes vào khung chat’ có thể là đặt trên bàn của các thành viên một tờ phiếu, một tờ phiếu điền sẵn, chỉ ghi là ‘đánh dấu vào ô này nếu bạn muốn biết thêm thông tin’ và rồi thành viên đó có thể thu lại những tờ phiếu đó trên bàn khi kết thúc. Đó là một kỹ thuật tương đương hiệu quả không kém.

Ivan: Gợi ý tuyệt vời. Chúng ta gần hết thời gian rồi. Nếu anh có thể trả lời nhanh câu cuối này. Anh đã bao giờ chứng kiến những bài thuyết trình bị nói vội vàng và kết thúc mà không có lời kêu gọi hành động nào chưa?

James: Chắc chắn rồi. Tôi có thể nói rằng trong 70% trường hợp, điều xảy ra là thành viên đó nói… Họ sẽ nhận được một kiểu cảnh báo nào đó từ người bấm giờ, rằng bạn còn hai phút. Họ sẽ kết thúc phần giải pháp rất nhanh và bấm chuyển qua… Họ sẽ nói kiểu như: “Ồ, đừng bận tâm đến mấy slide cuối,” bấm, bấm, bấm, “nhân tiện, hãy liên hệ với tôi để gặp gỡ 1-2-1.” Vì vậy, tôi xin nhấn mạnh lần nữa, hãy bắt đầu với đích đến trong đầu, bắt đầu với lời kêu gọi hành động của bạn, phân bổ thời gian cho nó, và thiết kế ngược để bạn đã dành ít nhất một phần tư thời gian bài thuyết trình cho lời kêu gọi hành động.

Ivan: Chà, James, cảm ơn anh rất nhiều vì đã tham gia BNI Podcast hôm nay. Chúng tôi sẽ đưa đường link LinkedIn của anh vào bản ghi của podcast này. Để bất kỳ ai muốn kết nối trực tiếp với anh đều có thể làm vậy. https://www.linkedin.com/in/jamesgrima/
Và cảm ơn anh đã có mặt ở đây, James. Tôi rất trân trọng anh.

James: Tuyệt vời. Cảm ơn anh đã mời tôi.

Ivan: Xin nhường lời lại cho Priscilla.

Priscilla: Được rồi, tuyệt vời. Cảm ơn cả hai người vì những thông tin tuyệt vời, thật sự rất hay. Podcast này được tài trợ bởi www.misneraudioprograms.com. Và các chương trình âm thanh này sẽ mang đến cho các bạn công cụ và nguồn cảm hứng để nâng cao mạnh mẽ trải nghiệm BNI của mình. Vậy hãy xem những tài liệu tuyệt vời dành cho các bạn tại www.misneraudioprograms.com và dùng mã khuyến mãi IVAN50 để được giảm 50% cho tất cả mọi thứ [mã này chỉ có hiệu lực trong thời gian giới hạn]. Toàn bộ số tiền thu được sẽ được chuyển đến BNI Foundation. Cảm ơn các bạn rất nhiều vì đã lắng nghe. Tôi là Priscilla Rice và chúng tôi mong được gặp lại các bạn vào tuần tới trong một tập thú vị khác của BNI Podcast chính thức.