Tập 729 & 581: Điều một vị Chuẩn tướng đã dạy tôi về giao tiếp (Podcast kinh điển)

Priscilla: Xin chào tất cả các bạn và chào mừng các bạn quay trở lại với BNI Podcast chính thức, được mang đến cho các bạn bởi kênh Networking for Success trên YouTube, nơi có Tiến sĩ Ivan Misner cùng nhiều chuyên gia networking khác. Tôi là Priscilla Rice, đang ở phòng thu Live Oak Recording Studio tại Berkeley, California. Hôm nay cùng tôi qua điện thoại là Nhà sáng lập kiêm Giám đốc Tầm nhìn của BNI, Tiến sĩ Ivan Misner. Chào anh Ivan. Anh khỏe không và anh đang ở đâu vậy?

Ivan: À, tôi vừa trở về từ BNI Florida. Tháng này tôi đi rất nhiều nơi. Ba Lan, Đức, Florida. Gặp gỡ các thành viên BNI lúc nào cũng tuyệt vời.

Priscilla: Tuyệt quá. Vậy hôm nay anh có gì cho chúng ta? Đây là một chủ đề thú vị đấy.

Ivan: Đúng vậy. Chuyện là thế này. Tôi nhận được một email từ một người tôi không quen biết. Anh ta gửi cho tôi một email mà chỉ có thể mô tả là cuốn sách Chiến tranh và Hòa bình. Bản in đầu tiên của cuốn sách đó dài 1.225 trang. Với tôi, thư của anh ta có cảm giác như vậy. Nó dài. Dài đến mức tôi không đọc hết. Dài đến mức tôi đã gửi trả lại cho anh ta và kể cho anh ta nghe câu chuyện này.
Một trong những bài học hay nhất về giao tiếp mà tôi từng nhận được khi còn trẻ là từ một vị chuẩn tướng đã nghỉ hưu, người giảng dạy trong Chương trình Tiến sĩ tại USC, nơi tôi học sau đại học. Ông là một giáo sư tuyệt vời và ông luôn chia sẻ những câu chuyện đáng kinh ngạc nhất, dạy những bài học giá trị nhất. Bài học đó, tất nhiên, là về lý thuyết quản trị. Ông yêu cầu chúng tôi viết một bài luận 10 trang về một chủ đề cụ thể liên quan đến quản trị và nộp trong vòng vài tuần tới.
Lớp chỉ có 12 sinh viên, và hai tuần sau tất cả chúng tôi đều có mặt đầy đủ với bài luận trong tay. Chúng tôi nhìn ông thu tất cả bài của chúng tôi, ngồi xuống bàn trước lớp và bắt đầu đọc lướt qua tất cả các bài nộp ngay tại đó. Sau đó ông đứng dậy và trả lại tất cả cho chúng tôi. Ông bảo chúng tôi tuần sau quay lại với một bài luận năm trang về cùng chủ đề. Ông nói: “Hãy bỏ hết những phần rườm rà. Đi thẳng vào trọng tâm vấn đề và nộp vào tuần sau.”
Chúng tôi tức điên lên. Chúng tôi hoàn toàn tức điên, nhưng chúng tôi vẫn làm. Tuần sau, chúng tôi quay lại với những bài luận năm trang. Rồi ông lại làm đúng quy trình cũ. Ông ngồi xuống, xem qua, đứng dậy, trả lại tất cả cho chúng tôi và nói: “Các em có thể cắt thêm nữa. Hãy viết thành hai trang và nộp vào tuần sau.”
Chắc chị cũng đoán được, Priscilla, chúng tôi không thể tin nổi, nhưng chúng tôi làm theo lời ông và tuần sau đó quay lại với một bài luận hai trang. Và chắc chị cũng đoán được, ông xem qua, trả lại tất cả lần cuối cùng và nói: “Giờ hãy viết thành một trang và mang đến vào tuần sau cùng với bài luận ban đầu của các em.”
Chúng tôi bực mình hết chỗ nói. Chúng tôi rất khó chịu. Nhưng chúng tôi vẫn làm theo lời ông. Tuần sau chúng tôi quay lại và nộp cả hai bài. Bản tóm tắt một trang và bài luận dài hơn. Sau đó ông chia sẻ điều mà tôi nghĩ là một trong những bài học giá trị nhất trong quá trình học thuật của tôi. Ông nói: “Trong sự nghiệp của mình, các em sẽ làm việc cho những người cực kỳ bận rộn. Họ có thể yêu cầu các em làm báo cáo về một chủ đề quan trọng của công ty. Họ có thể không có thời gian đọc những bài luận dài lê thê của các em, đi qua từng chi tiết vụn vặt để trình bày những đề xuất xuất sắc của các em.” Tôi nghĩ có thể ông hơi mỉa mai một chút, nhưng đó là những gì ông nói.
Ông nói tiếp: “Nếu các em học được cách làm cho bài viết của mình bớt rối rắm và cô đọng mọi thứ thành một tài liệu đơn giản, dễ tiếp thu, thì những người bận rộn sẽ phản hồi tốt hơn với công việc của các em. Hãy luôn tạo một bản tóm tắt dành cho lãnh đạo, liệt kê theo gạch đầu dòng những phát hiện then chốt, những đề xuất hoặc lời khuyên, và đặt nó ở đầu bản báo cáo dài hơn của các em. Như vậy, sếp sẽ có cơ hội nắm được tổng quan vấn đề, rồi sau đó có thể đi sâu hơn vào các phát hiện của các em trong bản báo cáo đầy đủ nếu họ muốn.” Ông cũng gợi ý rằng các gạch đầu dòng trong bản tóm tắt nên dẫn chiếu đến trang, các trang hoặc đoạn liên quan nơi vấn đề đó được trình bày trong bản báo cáo đầy đủ, phòng khi họ muốn tìm hiểu sâu hơn.
Với tôi, đây là một lời khuyên tuyệt vời, và nó đã giúp ích cho tôi rất nhiều qua nhiều năm. Giao tiếp của các bạn không cần phải dài như Chiến tranh và Hòa bình mới hiệu quả. Trời ạ, bài Diễn văn Gettysburg chỉ dài có 272 từ. Tập podcast này còn dài hơn cả bài Diễn văn Gettysburg. Vậy đấy Priscilla, đây là một bài học tuyệt vời. Tôi rất muốn trò chuyện với chị về nó một chút. Tôi hy vọng đây là một bài học cho tất cả những ai đang nghe podcast này rằng khi họ giao tiếp với ai đó, đặc biệt là người mà họ tin là rất bận rộn, nếu họ đang giao tiếp với cấp trên trong một tổ chức hoặc với người mà họ kính trọng, người thực sự, thực sự, thực sự bận rộn: hãy tóm tắt.
Sự thật là những người thực sự, thực sự bận rộn không muốn đọc Chiến tranh và Hòa bình dưới dạng một email. Họ muốn các gạch đầu dòng. Nếu các gạch đầu dòng còn không thu hút được sự chú ý của họ, thì tin tôi đi, phiên bản email Chiến tranh và Hòa bình chắc chắn là không.
Nhân tiện, tôi đã gửi email kèm câu chuyện đó cho anh chàng kia. Anh ta không hiểu. Anh ta không hiểu.

Priscilla: Anh ta thấy bị xúc phạm à?

Ivan: Anh ta không thấy bị xúc phạm. Chị biết đấy, anh ta nói: “Không, không. Anh cần phải đọc hết. Nó rất, rất, anh biết đấy. Từng chữ tôi viết đều là ngọc.” Anh ta không nói câu đó, nhưng anh ta giữ quan điểm rằng tất cả đều cực kỳ quan trọng.
Sự thật là tôi chưa bao giờ đọc hết nó. Tôi nói tôi trân trọng ý kiến của anh, nhưng tôi thực sự không có thời gian để đọc hết. Nếu anh không thể viết một bản tóm tắt, thì tôi không có thời gian để đọc nó. Anh ta nhất quyết không chịu viết bản tóm tắt.

Priscilla: Anh biết không, tôi nghĩ điều đó càng đặc biệt đúng trong thời buổi này, vì tôi chỉ có thể tưởng tượng hộp thư của anh trông như thế nào. Tôi có thể nói với anh rằng hộp thư của tôi, chỉ để xử lý hết mọi thứ, loại bỏ, xóa, làm cái này, làm cái kia rồi đọc những gì tôi cần đọc, chúng ta đơn giản là không có nhiều thời gian đến thế.

Ivan: Đúng vậy. Đã có thời điểm – giờ tôi không còn là CEO nữa. Tôi không còn điều hành hoạt động hàng ngày của công ty – nhưng tôi nghĩ số email nhiều nhất tôi từng nhận trong một năm khi tôi còn trực tiếp điều hành công ty hàng ngày, tôi vẫn làm việc mỗi ngày, nhưng ở một vai trò khác là người phát ngôn của tổ chức, số email nhiều nhất tôi từng nhận trong một năm, không tính thư rác, là gần 40.000 email.

Priscilla: Vâng. Thật điên rồ.

Ivan: Vậy nên tôi nhận rất nhiều email. Hãy gạch đầu dòng cho tôi. Nhưng chuyện này không phải về tôi. Nó thực sự là về các bạn, những thính giả. Khi các bạn giao tiếp với người khác, hãy đưa cho họ một bản tóm tắt. Đôi khi tôi sẽ chỉ gửi một bản tóm tắt và nói rằng nếu họ muốn thêm chi tiết, tôi sẽ gửi thêm chi tiết. Chắc chắn là khi tôi nói chuyện với ai đó mà tôi biết là rất bận rộn, tôi sẽ nói đây là bản tóm tắt. Tôi còn nhiều thông tin hơn nữa nếu anh chị muốn thêm và tôi sẵn lòng gửi cho anh chị.
Đôi khi họ sẽ trả lời lại. Điều này thực sự đúng khi tôi làm việc với các tổ chức khác và tôi cố gắng kết nối với sếp hoặc cấp trên của mình. Tôi sẽ nói, đây là bản tóm tắt của tôi. Tôi sẽ cung cấp thêm chi tiết nếu anh chị muốn. Đôi khi họ viết lại và nói không, thế này là được rồi, tôi đồng ý, cảm ơn. Những lần khác, họ sẽ nói ừ, gửi chi tiết cho tôi. Và tôi sẽ làm vậy. Tôi luôn thu hút được sự chú ý của họ bằng bản tóm tắt.

Priscilla: Tôi thì thích nói chuyện qua điện thoại hơn nếu vấn đề phức tạp, tôi cảm thấy là như vậy.

Ivan: Vâng. Đôi khi các bạn cần viết mọi thứ ra giấy. Một cuộc nói chuyện điện thoại có xu hướng- xét theo một số khía cạnh, một cuộc nói chuyện điện thoại có thể còn kéo dài hơn, trừ khi ngay từ đầu các bạn đã có sẵn thứ gì đó để làm căn cứ. Chị thấy có hợp lý không?

Priscilla: Vâng.

Ivan: Vậy nên tôi rất muốn nghe các thành viên BNI chia sẻ xem lời khuyên tuyệt vời nào hay trải nghiệm nào đã giúp ích cho quá trình giao tiếp của các bạn với người khác? Các bạn đã sử dụng những kỹ thuật nào để thông điệp của mình được lắng nghe một cách hiệu quả? Với tôi, đó là điều mà vị chuẩn tướng đã nghỉ hưu này dạy tôi về việc luôn tạo bản tóm tắt dành cho lãnh đạo, chắc chắn là trong giao tiếp bằng văn bản. Các bạn đã nghe hoặc học được những kỹ thuật nào qua nhiều năm? Tôi rất muốn được nghe điều đó tại đây trên BNI Podcast. Chị có suy nghĩ gì cuối cùng không, Priscilla?

Priscilla: Tôi nghĩ anh đã nói hết rồi. Thật tuyệt.

Ivan: Vậy là hôm nay chúng ta xong rồi. Xin nhường lời lại cho chị.

Priscilla: Vâng, cảm ơn anh, Ivan. Vâng, tôi nghĩ vậy là hết cho tuần này. Cảm ơn anh rất nhiều vì những thông tin tuyệt vời. Để xem thêm nội dung của Ivan, hãy truy cập IvanMisner.com. Cảm ơn các bạn rất nhiều vì đã lắng nghe. Tôi là Priscilla Rice, và chúng tôi mong được gặp lại các bạn vào tuần sau trong một tập thú vị khác của BNI Podcast chính thức.