Tập 727: Liên hệ và trải nghiệm của khách mời

Priscilla: Xin chào tất cả các bạn và chào mừng các bạn quay trở lại với BNI Podcast chính thức. Tôi là Priscilla Rice, đang ở phòng thu Live Oak Recording Studio tại Berkeley, California. Và hôm nay cùng tôi qua điện thoại là Nhà sáng lập kiêm Giám đốc Tầm nhìn của BNI, Tiến sĩ Ivan Misner. Chào anh Ivan. Anh khỏe không và anh đang ở đâu vậy?

Ivan: À, năm nay tôi tham gia Hội nghị BNI quốc tế, nó bắt đầu vào tuần này, hiện tôi đang làm các hoạt động trước sự kiện. Nếu các bạn chưa đăng ký tham dự hội nghị, và các bạn vẫn còn có thể đăng ký, thì hãy đăng ký nhé. Hãy truy cập BNI.com và đăng ký tham dự hội nghị. Năm nay tất cả đều diễn ra trực tuyến, và có lẽ chúng tôi sẽ có lượng người tham dự đông nhất từ trước đến nay, hàng nghìn, hàng nghìn thành viên và giám đốc từ khắp nơi trên thế giới.
Tuần này tôi lại có một vị khách mời. Cô ấy tên là Jenni Butz. Và Jenni là phần tiếp nối tuyệt vời cho tập podcast tuần trước của chúng ta với Shirley Towne, về trải nghiệm của khách mời. Jenni sẽ nói về việc liên hệ và trải nghiệm của khách mời. Jenni từng là giáo viên tiếng Pháp ở trường trung học. Tôi rất tiếc, Jenni (cười). Tôi từng dạy trung học với tư cách giáo viên dạy thay một thời gian và việc đó vất vả lắm. Cô được giới thiệu đến BNI vào năm 2012, khi chủ một công ty gia sư mà cô làm việc đã cho cô gia nhập một chapter BNI. Cô là thành viên ở khu vực Seattle trong vài năm trước khi đảm nhận các vai trò Giám đốc cho C.O.R.E. – các vùng do công ty sở hữu. Và hiện cô là Giám đốc Kinh doanh và Marketing của BNI tại Mỹ. Jenni còn là diễn giả, người viết và là người dẫn podcast của riêng mình. Hãy cho tôi biết tôi giới thiệu thế nào khi chúng ta xong nhé.

Jenni: Đúng vậy.

Ivan: Thật tuyệt khi có cô tham gia, cảm ơn cô rất nhiều vì đã đến với BNI Podcast.

Jenni: Vâng, cảm ơn anh đã mời tôi. Tôi rất hào hứng với chủ đề này, dù tôi phải nói tiếp sau Shirley Towne. Tôi nghĩ chúng ta sẽ có điều để nói.

Ivan: Vậy thì tốt. Hai người nên trò chuyện với nhau. Cô có một vài ý chính mà tôi rất muốn cô trình bày. Điều đầu tiên là trải nghiệm của khách mời và cách nó có thể được cải thiện đáng kể. Cô có muốn nói về điều đó không?

Jenni: Vâng, chúng tôi đã, có lẽ trong sáu hay tám tháng qua, chúng tôi đã bàn về cách đưa những cách làm riêng của từng chapter vào quy trình tổng thể để làm cho trải nghiệm tốt hơn. Bắt đầu bằng việc liên hệ với khách mời ngay cả trước khi họ đến buổi họp. Vì vậy chúng tôi đã soạn ra một lộ trình thời gian để giúp Điều phối khách mời thực hiện cuộc gọi điện thoại. Chúng tôi có rất nhiều thứ tự động trong BNI Connect và họ nhận được email tự động với rất nhiều thông tin. Nhưng chúng tôi rất thích ý tưởng khuyến khích các chapter chủ động gọi điện và nói: “Chào anh chị, chúng tôi đang chuẩn bị cho việc anh chị đến vào ngày mai. Anh chị có kiêng khem món ăn nào không? Hoặc anh chị có thể gửi cho chúng tôi một tấm ảnh chân dung được không, vì chúng tôi muốn giới thiệu anh chị là khách mời trong bộ slide PowerPoint của chúng tôi?” Và như vậy chúng tôi nghĩ có rất nhiều điểm tiếp xúc với khách mời sẽ nâng cao trải nghiệm tổng thể của khách mời, đồng thời giúp chapter nhận thức rõ hơn về giá trị mà khách mời mang lại khi đến và tạo ra những kết nối chiến lược đó.

Ivan: Vâng, và cô đã nêu ra một vài điểm mà Shirley chưa đề cập. Và tôi nghĩ điều đó quan trọng, như ảnh chân dung và kiêng khem món ăn, đặc biệt đối với những chapter đang dần quay lại họp trực tiếp, tất nhiên, nhưng đó là những điểm rất tuyệt vời. Vậy, hãy nói với tôi về testimonial từ các thành viên hiện tại, và điều đó ảnh hưởng thế nào đến sự kết nối của các bạn với khách mời.

Jenni: Vâng, chúng tôi đã trò chuyện với rất nhiều người làm kinh doanh, các Điều phối khách mời thành công và các Giám đốc để bàn về sự kết nối của những câu chuyện. Anh biết đấy, trong BNI chúng ta nói về việc thành lập, lấp đầy, giữ chân, và phần “cộng thêm một” chính là những câu chuyện. Câu chuyện rất có sức thuyết phục, và chúng cho phép chúng ta kết nối với mọi người mà không khiến họ cảm thấy bị đe dọa hay choáng ngợp. Vì vậy chúng tôi đã đưa vào một số kịch bản định hướng khách mời mới một phần để Điều phối khách mời nói về trải nghiệm của chính mình trong BNI, bởi vì, chúng ta biết, khách mời muốn biết rằng BNI có hiệu quả với những người như họ. Và như vậy chúng ta sẽ có…. Chồng tôi là thành viên BNI trong vài năm và chúng tôi đã nói về một referral anh ấy nhận được đã biến thành 13 giao dịch và hơn 250.000 đô la doanh thu. Và khi chúng ta cho khách mời nghe rằng đó chính là kiểu giới thiệu và referral đều đặn, có chủ đích mà họ có thể kỳ vọng, nhờ các mối quan hệ trong BNI, thì điều đó rất mạnh mẽ và thuyết phục trong quá trình định hướng, khiến họ muốn điền đơn đăng ký ngay lập tức.

Ivan: Vâng, tôi đồng ý. Và chúng ta càng sử dụng nhiều testimonial từ các thành viên hiện tại thì càng hiệu quả. Tôi muốn thấy tổ chức, chúng tôi đã bàn về việc có một nguồn tài nguyên, một nơi duy nhất, nơi mọi người có thể xem testimonial theo từng ngành nghề. Và tôi biết có một số vùng đã làm điều đó ở cấp vùng, nhưng chưa có gì được làm thực sự ở cấp quốc gia hay toàn cầu trên khắp thế giới. Và tôi nghĩ đó là một giá trị cho bất kỳ thành viên nào.

Jenni: Vâng.

Ivan: Vậy có những loại tài liệu nào sẵn có để các chapter thực sự giúp khách mời có một trải nghiệm tuyệt vời?

Jenni: Vâng, một thứ chúng tôi đã phát triển là lộ trình liên hệ lý tưởng. Nó rất dễ tra cứu. Và các Điều phối khách mời được đào tạo về nó trong năm nay sẽ có thể xem lại trong các buổi họp sau để tìm ra: Điều tốt nhất tôi có thể làm cho một chapter trực tuyến và một chapter họp trực tiếp vào một ngày trước buổi họp là gì? Điều tốt nhất tôi có thể làm 30 phút trước buổi họp là gì? Điều tốt nhất cho một giờ sau buổi họp là gì? Và như vậy họ có thể liên tục tham khảo lại lộ trình đó. Và nó được trình bày rất dễ để họ tra cứu. Vậy là chúng tôi có cái đó.
Chúng tôi cũng có một số bộ slide PowerPoint mới nhấn mạnh tầm quan trọng của việc BNI phù hợp như thế nào trong một kế hoạch marketing lớn hơn. Vì vậy chúng tôi muốn đặt kỳ vọng với khách mời ngay từ đầu – đây không phải là thứ sẽ lấy bớt đi từ công việc kinh doanh của bạn, đây là thứ sẽ nâng cao công việc kinh doanh của bạn, và ăn khớp hoàn hảo với phần còn lại trong hoạt động marketing của bạn để phát triển doanh nghiệp và tạo ra khách hàng tiềm năng mới. Vậy là tất cả những thứ này đã được tập hợp lại: PowerPoint, chúng tôi có một video ngắn hai phút mà Điều phối khách mời có thể trình chiếu, tất cả đã được tải lên BNI Business Builder. Vì vậy dù họ là Điều phối khách mời hay Chủ tịch, bất kỳ thành viên nào của Ban Điều hành chapter (Leadership Team) đều có thể sử dụng nhiều tài liệu, video và PowerPoint này trong chapter của mình, cả trực tiếp lẫn trên Zoom. Vì chúng ta biết trong một thời gian nữa chúng ta sẽ phải xử lý cả hai hình thức.

Ivan: Vâng. Giờ cô đang nói về tài liệu. Và tôi định nói rằng điều đó đặt ra câu hỏi: Tôi có thể lấy những tài liệu này ở đâu? Vậy cô có thể mô tả cụ thể, nếu được, mọi người có thể tìm thấy tài liệu này ở đâu trên BNI Business Builder không? Và nó dành cho mọi thành viên hay chỉ dành cho Ban Điều hành chapter?

Jenni: Chúng tôi đang tinh chỉnh một chút, nhưng tôi tin rằng hiện tại, nếu các thành viên vào mục “Resources”, họ sẽ có thể dùng cụm “visitor orientation” làm từ khóa tìm kiếm, và họ có thể tìm thấy theo cách đó. Nó cũng sẽ được gom lại cho tất cả các vùng nhượng quyền trong các thư mục dành cho nhượng quyền, cũng như trong các vùng C.O.R.E. Vậy nên nếu các bạn là một vùng do công ty sở hữu tại Mỹ, các bạn sẽ có thể tìm thấy nó ở đó. Nhưng tìm kiếm “visitor materials” trong mục “Resources” sẽ giúp họ tìm thấy tất cả các tài liệu này.

Ivan: [Tìm nó] trên BNI Business Builder. Và giờ nó đã có ở đó chưa? Hay sắp được đăng lên?

Jenni: Giờ nó đã có ở đó rồi.

Ivan: Tuyệt vời. Được rồi. Và nếu các bạn không tìm thấy, nếu các bạn đang nghe podcast này mà không tìm thấy, hãy liên hệ với Giám đốc Điều hành hoặc Giám đốc Vùng tại địa phương của các bạn. Hoặc liên hệ với tôi và tôi sẽ làm phiền Jenni và nói: “Này Jenni, người này cần biết nó ở đâu.” Còn điều gì khác về các loại tài liệu hay trải nghiệm của khách mời mà cô muốn chia sẻ trước khi chúng ta kết thúc không?

Jenni: Vâng, một trong những khái niệm mà tôi nghĩ đã rất hữu ích khi chúng tôi suy nghĩ về các phương pháp hay nhất cho Điều phối khách mời, đó là hãy nghĩ về nó như sự kết hợp giữa một người chủ nhà hiếu khách tuyệt vời nhất và một người bán hàng. Và như vậy là nghĩ về cảm giác của khách mời. Một khi đã ở trong một chapter BNI, chúng ta quên mất cảm giác khi không ở trong một chapter là như thế nào. Vì vậy, với tư cách là người dẫn chương trình của rất nhiều sự kiện, hay là chủ nhà của những bữa tiệc tối, tôi nghĩ điều thực sự quan trọng là chúng ta cần nhớ rằng chúng ta cũng đang tổ chức một buổi họp theo cách tương tự. Đừng để mọi người bối rối. Đừng để họ đứng một mình. Và rồi khi chúng ta truyền đạt giá trị và lợi ích của những gì chúng ta đang nói đến trong BNI, đó là phần tốt nhất của người bán hàng. Vì vậy chúng tôi đã cố gắng kết hợp tất cả những điều đó để trang bị cho các Điều phối khách mời của mình.

Ivan: Vâng, tôi nghĩ điều rất quan trọng là Điều phối khách mời phải làm cho mọi người cảm thấy được chào đón. Điều đó quan trọng với tất cả các thành viên, nhưng đặc biệt là với Điều phối khách mời. Một trong những điều tôi đang thúc giục các chapter làm với các buổi họp Zoom là chia phòng nhỏ cho phần networking tự do. Để phần networking tự do với tất cả mọi người cùng lúc thì chỉ là hỗn loạn, và tôi không hiểu tại sao một số chapter vẫn đang làm như vậy. Hãy chia phòng nhỏ, và khi chia phòng nhỏ, hãy để một Điều phối khách mời ở cùng một khách mời khi họ tách ra để trò chuyện, nếu có thể được. Còn nếu không, nếu không có Điều phối khách mời ở cùng khách mời đó, và bạn là một thành viên, thì trời ạ, hãy đảm bảo rằng mọi thứ trong phòng nhỏ đó đều xoay quanh vị khách mời đó. Họ phải cảm thấy được chào đón. Cô có đồng ý với điều đó không, Jenni?

Jenni: 100%, vì tôi đã tham gia rất nhiều buổi họp khi chúng tôi họp Zoom, mà cuộc trò chuyện lại xoay quanh sự kiện thể thao mới nhất, hay buổi dã ngoại của ai đó, hay lễ tốt nghiệp của con ai đó. Và điều đó – khi chúng ta họp trực tiếp thì không sao, vì các bạn có thể có một nhóm nhỏ trong lúc uống cà phê, và ai đó có thể chen vào. Nhưng trên Zoom, việc có chủ đích và đặt những câu hỏi cụ thể quan trọng hơn rất nhiều. Bởi vì góc nhìn của khách mời là cực kỳ quan trọng.

Ivan: Vâng, tuyệt vời. Cô có suy nghĩ gì cuối cùng trước khi chúng ta kết thúc không?

Jenni: Tôi rất hào hứng với chương trình đào tạo mà chúng tôi đã thực hiện trong năm nay. Trong năm tới, tôi nghĩ đội ngũ Điều phối khách mời này sẽ cảm thấy tự tin và được trang bị đầy đủ, vì chúng tôi đang ghi nhớ lý do tại sao chúng ta mời khách mời. Và chúng tôi có một quy trình tuyệt vời khi nói về con người, đam mê và quy trình trong BNI. Chúng tôi biết rằng quy trình này sẽ chỉ nâng cao chất lượng những con người mà chúng ta có trong đội ngũ, và tôi thực sự rất hào hứng được chứng kiến những kết nối sẽ diễn ra.

Ivan: Tuyệt vời. Và hãy nhớ rằng, các bạn có thể tìm thấy tài liệu này tại BNI Business Builder, nơi chỉ dành cho thành viên BNI, hãy vào đó. Ngoài ra, tôi cũng có một bài trình bày audio về đúng chủ đề này trong Misner Audio Programs có tên là “The Visitor Experience”. Vậy nên hãy xem cả bài đó nữa. Jenni, cảm ơn cô rất nhiều vì đã tham gia BNI Podcast. Tôi rất trân trọng cô.

Jenni: Cảm ơn anh. Tôi rất trân trọng điều đó. Cảm ơn anh đã mời tôi.

Ivan: Xin nhường lời lại cho chị, Priscilla.

Priscilla: Hoàn hảo. Cảm ơn cả hai người rất nhiều. Đó là những thông tin tuyệt vời. Vâng, tôi muốn thông báo với các bạn rằng podcast này được tài trợ bởi www.misneraudioprograms.com. Những chương trình audio này sẽ mang đến cho các bạn công cụ và nguồn cảm hứng để nâng cao mạnh mẽ trải nghiệm BNI và giúp các bạn thúc đẩy công việc kinh doanh. Vì vậy hãy xem những tài liệu tuyệt vời dành cho các bạn tại www.misneraudioprograms.com và sử dụng mã khuyến mãi Ivan50 để được giảm 50% cho tất cả các chương trình audio [mã này chỉ có hiệu lực trong thời gian giới hạn]. Toàn bộ số tiền thu được sẽ được chuyển đến BNI Foundation. Cảm ơn các bạn rất nhiều vì đã lắng nghe. Tôi là Priscilla Rice, và chúng tôi mong được gặp lại các bạn vào tuần sau trong một tập thú vị khác của BNI Podcast chính thức.