Tập 726: Trải nghiệm của khách mời

Priscilla: Xin chào tất cả các bạn và chào mừng các bạn quay trở lại với BNI Podcast chính thức. Tôi là Priscilla Rice, đang ở phòng thu Live Oak Recording Studio tại Berkeley, California. Và hôm nay cùng tôi qua điện thoại là Nhà sáng lập kiêm Giám đốc Tầm nhìn của BNI, Tiến sĩ Ivan Misner. Chào anh Ivan, anh khỏe không và anh đang ở đâu vậy?

Ivan: Ồ, tôi vẫn đang Zoom đi khắp thế giới, Priscilla ạ. Một trong những sự kiện lớn gần đây mà tôi tham gia là Hội nghị Quốc gia của BNI Mexico, nơi tôi có cơ hội làm diễn giả chính. Và tôi đã tham gia các sự kiện dành cho các Giám đốc Quốc gia, tôi đã nói chuyện với các Giám đốc Quốc gia [BNI] trên toàn thế giới và các Giám đốc Điều hành tại Mỹ. Vậy nên tôi vẫn đang Zoom đi khắp thế giới và rất mong được ra ngoài kia, ngoài đời thực và gặp mặt trực tiếp.

Priscilla: Vâng, điều đó sẽ tuyệt lắm.

Ivan: Tôi nghĩ là mất lâu hơn một chút so với chúng ta mong đợi. Hôm nay tôi có một vị khách mời, Priscilla ạ. Cô ấy tên là Shirley Towne. Cô từng là đối tác điều hành của một chuỗi nhà hàng địa phương và đã sở hữu, điều hành một nhượng quyền ADT Home Security suốt 16 năm. Nhân tiện, có lẽ tôi không nên nói điều này, nhưng ADT chính là hệ thống an ninh nhà tôi. Điều đó sẽ làm những người khác không vui nhưng sẽ làm cô vui, Shirley ạ.

Shirley: Hoan hô!

Ivan: Cô gia nhập BNI vào năm 2014 để bù lại lượng công việc mà cô đã mất từ Yellow Pages, và chưa bao giờ nhìn lại. Cô đã làm Giám đốc Điều hành tại vùng Midlands của South Carolina trong bốn năm qua. Và cô đã tăng gấp đôi quy mô vùng của mình chỉ trong hai năm đầu. Cô đã thành lập 20 chapter và Shirley được vinh danh là Giám đốc Điều hành của năm vào năm 2020. Shirley, chào mừng cô đến với BNI Podcast.

Shirley: Vâng, cảm ơn anh. Tôi rất hào hứng được có mặt ở đây. Tôi là một fan cuồng nhiệt của podcast của anh và đã nghe rất nhiều tập. Tôi phải kể với anh chuyện này, có lần tôi lái xe đến Apple Valley, California để giải cứu một chú chó. Và tôi đã nghe podcast suốt quãng đường đi. Rồi suốt cả quãng đường về. Và nhiều tháng sau, nếu tôi bật podcast trong nhà, chú chó sẽ chạy ra cửa vì nghĩ rằng chúng tôi sắp đi xe. Vâng, vậy là chắc chắn chúng tôi đã thay đổi suy nghĩ của nó. Nó là một fan cuồng nhiệt của podcast.

Ivan: Thật buồn cười quá. Nó giống như một phiên bản mới của chú chó của Pavlov vậy. Tôi thích lắm. Thật buồn cười. Được rồi, chúng ta đang giết thời gian ở đây. Nhưng cô còn một câu hỏi khác định hỏi tôi.

Shirley: Vâng, mỗi lần Priscilla giới thiệu anh, chị ấy kiểu: “Ivan, anh khỏe không và anh đang ở đâu vậy?” Tôi luôn, tôi cứ có cái thôi thúc này. “Ivan, anh khỏe không? Anh đang ở đâu và anh đang mặc gì vậy?” Và vâng, chúng tôi đã trêu nhau về chuyện đó trong vùng của chúng tôi lúc này lúc khác suốt nhiều năm.

Ivan: Và có người đã hỏi tôi câu đó một lần khi tôi ở vùng của cô…

Shirley: Đúng vậy, họ đã hỏi anh đang mặc gì. Vì rõ ràng là người ta chỉ thấy anh từ thắt lưng trở lên, và anh đã có một câu trả lời rất độc đáo cho anh ấy.

Ivan: Đúng vậy. À, và dành cho những người bạn ở Anh của chúng ta – chúng ta ở Mỹ bị ngăn cách bởi cái ao nhỏ ở giữa. Chữ “pants” ở Mỹ là “trousers”, tức là quần dài. Vậy nên câu hỏi thực ra là, các bạn biết đấy, tôi có đang mặc quần dài không? Và câu trả lời là có, tôi luôn, tôi luôn mặc quần. Câu hỏi là, loại quần gì? Thường là quần short, hoặc quần thể thao. Đúng vậy, tôi sẽ mặc áo vest và có lẽ là quần thể thao hoặc quần dài. Vậy nên đừng bảo tôi đứng dậy nhé. Nhưng đó là câu trả lời thật đấy.

Shirley: Tuyệt quá.

Ivan: Có thể. Không đẹp đẽ gì, nhưng… Vậy là cô có một chủ đề tuyệt vời, và tôi muốn đi ngay vào đó. Cô muốn nói về trải nghiệm của khách mời, điều mà tôi nghĩ là cực kỳ quan trọng. Và tôi có một bài audio về đúng chủ đề này, tôi muốn nói về nó ở phần cuối. Nhưng Shirley, hãy cho chúng tôi biết, theo ý kiến của cô, tại sao cần có một buổi định hướng trước buổi họp cho khách mời. Hãy cho tôi biết đó là gì.

Shirley: Vâng, buổi định hướng trước buổi họp cho khách mời thực ra là để nắm được xem khách mời đã từng đến một buổi họp BNI nào chưa. Và nếu họ chưa từng đến, thì chỉ đơn giản là cho họ biết điều gì sẽ diễn ra, khi nào họ sẽ được mời phát biểu, vì tôi biết đó là tất cả những gì họ tập trung vào, khi họ lo lắng về việc phát biểu. Vì vậy chúng tôi cố gắng giải tỏa nỗi lo đó của họ. Và chúng tôi cũng muốn làm một điều này ở thời điểm sớm nhất có thể. Chúng tôi muốn đề nghị họ lắng nghe thật chăm chú các bài thuyết trình hàng tuần của các thành viên để xem có ai mà họ muốn được giới thiệu trực tiếp không.
Và chúng tôi nhận thấy khách mời thực sự trân trọng điều đó. Vì vậy chúng tôi chuẩn bị cho họ điều đó ngay ở buổi định hướng trước buổi họp, bằng cách nói: “Này, hãy lắng nghe tất cả những thành viên mà anh chị sắp nghe thuyết trình. Nếu có ai mà anh chị muốn được giới thiệu, chúng tôi sẽ thực hiện điều đó cho anh chị.” Vậy là điều đó giúp giải tỏa nỗi lo của họ và giúp họ ổn định. Nhưng chúng tôi cũng muốn có thể xếp họ ngồi cạnh người có ý nghĩa với họ nếu chúng tôi họp trực tiếp. Còn nếu họp trên Zoom, tôi nghĩ thật tuyệt khi kết nối hai người trong khung chat, một người sẽ là đối tác referral tự nhiên của họ, để nói: “Này, tôi rất vui vì anh chị có mặt ở đây. Chúng tôi có referral để trao cho anh chị. Rất vui khi có anh chị trong phòng.”

Ivan: Hầu hết các chapter, khi có phần networking tự do, đều chia thành các nhóm nhỏ. Vẫn còn một vài chapter không làm vậy, thật là điên rồ. Tôi đoán là ở vùng của cô, họ có chia thành các nhóm nhỏ.

Shirley: Ở một số nơi thì có; còn ở những nơi khác, chúng tôi vẫn đang cải thiện điều đó. Chúng tôi chưa giải quyết được hết mọi thứ. Tôi không bao giờ muốn tỏ ra như thể chúng tôi có tất cả câu trả lời, vì chúng tôi không có, chúng tôi vẫn đang nỗ lực.

Ivan: Tôi thực sự khuyến khích điều đó. Nếu không, nó chỉ là mười phút hỗn loạn.

Shirley: Đúng vậy. Vâng, tôi đồng ý.

Ivan: Vì vậy tôi khuyến khích điều đó. Đó chẳng phải là một cách tuyệt vời để khách mời được vào phòng nhỏ cùng một đối tác referral tiềm năng sao?

Shirley: 100%. Ngay cả khi cả chapter không làm vậy, chúng ta cũng cần đưa khách mời đó vào một phòng nhỏ và cho họ biết những gì họ đang tìm kiếm. Và thậm chí có thể ngay trong phòng nhỏ đó, giới thiệu họ với người có thể có ý nghĩa với họ. Nhưng vâng, anh nói đúng. Đó là một trải nghiệm tốt hơn nhiều cho họ.

Ivan: Gửi tất cả những ai đang nghe, tôi thúc giục các chapter chia phòng nhỏ như một phần của networking tự do, vì nếu không thì sẽ hỗn loạn. Đó là khuyến nghị mạnh mẽ của tôi. Vậy sau buổi họp, cô cũng đề xuất một buổi định hướng, điều mà tất nhiên chúng ta nên có. Lúc nào cũng phải có một buổi định hướng cho khách mời. Cô có muốn nói một chút về điều đó không?

Shirley: Chắc chắn rồi. Hồi đó, khoảng năm 2015, khi tôi nghĩ là tôi vừa kết thúc nhiệm kỳ Thư ký, Chủ tịch [chapter] đương nhiệm đã đề nghị tôi làm Chủ tịch nhiệm kỳ tới. Tôi kiểu: “Được, nhưng chỉ khi anh đưa khách mời ra ngoài vào cuối buổi họp và định hướng cho họ.” Và tôi có thể nói với anh rằng đó là điều quan trọng nhất mà chúng tôi từng làm. Anh ấy vẫn đang làm điều đó cho chapter đó. Tôi không còn là thành viên của chapter đó. Nhưng anh ấy đã đóng vai trò then chốt trong việc phát triển chapter đó, từ 36 thành viên vào thời điểm đó lên đến ngày nay – 148 thành viên. Anh ấy vẫn là người phụ trách định hướng, và buổi định hướng của anh ấy là một phần rất lớn đã đưa chúng tôi đến được vị trí ngày hôm nay. Anh ấy thật tuyệt vời trong phòng định hướng đó, và sau đó anh ấy còn làm một công việc follow-up cực kỳ xuất sắc sau buổi đó.

Ivan: Vâng, buổi định hướng sau họp là cực kỳ quan trọng. Và tôi phải nói với các bạn rằng, tôi đã thực sự phản đối nó khi nó được đề xuất với tôi lần đầu. Và tôi nhớ, đó là Dawn Lyons, Giám đốc Điều hành ở Vùng Vịnh San Francisco, người đã nói: “Anh phải xem cái này.” Và tôi nói: “Chúng ta không cần thêm một thứ nào nữa vào chương trình họp.” Rồi tôi xem nó. Và tôi kiểu: “Ồ, đúng rồi, đúng rồi, cái này cần được thêm vào chương trình họp.” Và từ đó tôi trở thành người tin tưởng vào nó. Và một lần nữa, nếu chapter của các bạn chưa tổ chức buổi định hướng sau họp, thì đó là điều tuyệt đối phải làm. Và điều này có trong sổ tay, các bạn cần phải làm nếu các bạn chưa làm. Cô có điểm thứ ba, đó là follow-up có chủ đích. Cô có muốn nói về điều đó không?

Shirley: Vâng. Sau buổi định hướng khách mời đó, chẳng hạn nếu các bạn chưa chốt được họ, hay họ chưa nộp đơn, thì đến việc follow-up. Kiểu như, ai sẽ follow-up? Khi nào thì thực hiện? Rất nhiều lần chúng ta nghe về “giờ trăng mật sau buổi họp”, và tôi nghĩ người follow-up nên là người đã mời họ. Có thể là Chủ tịch. Các bạn biết đấy, mỗi chapter có cách nhìn khác nhau về điều đó. Điều mà Jason đã làm ở chapter của anh ấy là – đúng hai ngày làm việc sau đó. Chapter họp vào trưa thứ Năm, thì anh ấy làm vào 10 giờ sáng thứ Ba. Vậy là chúng tôi có một thời điểm cố định lúc 10 giờ sáng. Anh ấy sẽ gọi cho tất cả những người đã đến dự để follow-up xem họ đã nộp đơn chưa và liệu anh ấy có thể giải đáp thêm câu hỏi nào không. Đó là lần duy nhất chúng tôi mời mọi người đến buổi họp tiếp theo, nếu chúng tôi chưa thành công trong việc chốt họ. Chúng tôi không bao giờ nhắc đến điều đó cho đến khi tới điểm cuối cùng đó. Anh ấy có tỷ lệ chốt rất cao ngay trong phòng định hướng ban đầu, nhưng rồi còn nhờ phần follow-up nữa. Nếu không chốt được họ ở đó thì anh ấy chốt được họ khi follow-up. Vì vậy đây chắc chắn là một điểm nữa mà các bạn không thể bỏ lỡ.

Ivan: Vâng. Và cô nói gì với những người bảo rằng: “Ồ, tôi không có thời gian để follow-up”?

Shirley: Ôi trời ơi, vậy thì các bạn đã chọn sai người rồi. Điều tôi thích ở cách Jason làm là anh ấy lên lịch một thời điểm cụ thể. Vậy nên Chủ tịch của chapter đó biết rằng vào lúc 10 giờ, Jason sẽ làm việc đó. Các bạn phải dành ra thời gian, và nếu người đó không thể dành thời gian để follow-up, thì đó là người không phù hợp. Các bạn phải có follow-up.

Ivan: Tác động là gì? Vì đó không chỉ là chuyện “làm cho có”. Mà là tác động của việc làm điều đó. Và nó có tác động như thế nào, xét về số người gia nhập nhờ có follow-up?

Shirley: Với chapter của anh ấy, là thêm 20%. Tỷ lệ chốt của anh ấy trong phòng định hướng ban đầu là 30 đến 40%. Và phần follow-up của anh ấy mang lại thêm 20% nữa. Và tôi phải nói thêm một điều cuối cùng về những gì Jason làm. Jason, đúng vậy, anh ấy có mặt trong phòng đó, vì anh ấy có tác động rất lớn đến chapter của mình. Nhưng đừng xem nhẹ thực tế rằng Jason cũng có tác động rất lớn đến công việc kinh doanh của riêng anh ấy.

Ivan: Vâng, đó chính là điều tôi định nói đến. Các bạn bổ sung chừng ấy người vào một chapter thì điều đó sẽ tác động đến lợi nhuận của CHÍNH các bạn với tư cách là một thành viên.

Shirley: Ồ, rất lớn luôn! Vậy nên dù họ có gia nhập hay không, Jason thường bán bảo hiểm nhân thọ cho họ. Và một trong những điều Jason nói vào cuối buổi định hướng là: “Tôi thực sự rất vui khi được dành thời gian với các anh chị hôm nay, và thực sự được hiểu các anh chị ở một mức độ khác. Tôi sẽ nói tốt cho các anh chị với Ban Thành viên (Membership Committee), và cho họ biết riêng từng người, tôi nghĩ gì về mỗi anh chị và các anh chị sẽ là tài sản quý giá cho chapter của chúng tôi như thế nào.” Nếu các bạn nghĩ điều đó không tác động đến công việc kinh doanh của anh ấy, thì các bạn đã nhầm.

Ivan: Chắc chắn là có. Vậy điều gì đã xảy ra khiến cô nhận ra, chúng ta chỉ còn khoảng một phút nữa thôi, điều gì đã xảy ra khiến cô nhận ra rằng vùng của cô cần tập trung vào việc định hướng và chuyển đổi khách mời?

Shirley: Tôi thấy ngại khi kể với anh điều này. Nhưng khi chúng tôi chuyển sang Zoom, và tôi đã tham gia hàng loạt buổi Visitor's Day, và tôi nhảy vào phòng định hướng cùng với Điều phối khách mời phụ trách định hướng, những điều chúng tôi nghe được, sự gượng gạo của các cuộc trò chuyện, và thực sự là chẳng có cấu trúc nào cho buổi đó cả – đó hoàn toàn không phải là những gì chúng tôi muốn thể hiện. Và tôi cảm thấy như chúng tôi đã dành ngần ấy thời gian, anh biết đấy, để lên lịch cho buổi Visitor's Day hoành tráng này. Rồi chúng tôi lại không làm tốt và không có được số đơn đăng ký mà chúng tôi cần. Vì vậy chúng tôi đã thực sự học hỏi nghiêm túc để đảm bảo rằng chúng tôi thực sự đào tạo – trước đó chúng tôi đã không đào tạo người của mình cách làm cho đúng. Và giờ đây chúng tôi nhận ra, anh biết đấy, điều đó quan trọng đến mức nào.

Ivan: Đúng vậy. Tôi thấy có những chapter thực sự nỗ lực rất nhiều để mời khách mời đến, rồi họ lại tổ chức một buổi họp tầm thường, không follow-up và rồi không hiểu nổi tại sao nó không hiệu quả. Follow-up thực sự cực kỳ quan trọng khi các bạn có khách mời. Vì vậy tôi hoàn toàn đồng ý. Này, cô có suy nghĩ gì cuối cùng trước khi chúng ta kết thúc không? Vì chúng ta đã hết giờ rồi.

Shirley: Vâng, chúng tôi sắp có rất nhiều tài liệu dành cho Điều phối khách mời. Tôi nghĩ Jenni Butz sẽ sớm tham gia một tập podcast tới và cô ấy sẽ giới thiệu những tài liệu đó với mọi người. Tôi cực kỳ hào hứng vì, anh biết đấy, trên toàn BNI chúng ta sẽ tập trung nhiều hơn vào Buổi định hướng của Điều phối khách mời.

Ivan: Tuyệt vời. Tôi sẽ mời Jenni tham gia. Chỉ một điều cuối cùng trước khi tôi nhường lời lại cho Priscilla. Thật trùng hợp, tôi có một bài audio. Chị có nói về Misner Audio, nơi toàn bộ số tiền được chuyển đến BNI Foundation, toàn bộ lợi nhuận được chuyển đến Quỹ đó, thực ra tôi có một bài audio trên đó tên là The Visitor Experience, trong đó tôi nói về lúc khách mời đến buổi họp. Các bạn biết đấy, làm thế nào để họ ra về với suy nghĩ “Tôi rất nóng lòng được trở thành một phần của nhóm đó.” Và liệu khách mời có nhìn thấy một đội ngũ đầy uy tín và những điều khác hay không. Vậy nên khi chị nói về điều đó, và tôi biết chúng ta có mã giảm giá, thực ra tôi có một bài audio dài 30 phút về The Visitor Experience. Vậy Shirley, cảm ơn cô rất nhiều vì đã có mặt hôm nay. Tôi rất trân trọng điều đó.

Shirley: Rất hân hạnh.

Ivan: Priscilla, xin nhường lời lại cho chị.

Priscilla: Hoàn hảo. Vâng, cảm ơn cả hai người rất nhiều. Thật sự, thật sự rất thú vị. Vâng, vậy là hết cho tuần này. Podcast này được tài trợ bởi www.misneraudioprograms.com. Những chương trình audio này sẽ mang đến cho các bạn công cụ và nguồn cảm hứng để nâng cao mạnh mẽ trải nghiệm BNI và giúp các bạn thúc đẩy công việc kinh doanh. Vì vậy hãy xem những tài liệu tuyệt vời dành cho các bạn tại www.misneraudioprograms.com và sử dụng mã khuyến mãi Ivan50 để được giảm 50% cho tất cả các chương trình audio [mã này chỉ có hiệu lực trong thời gian giới hạn]. Và toàn bộ số tiền thu được sẽ được chuyển đến BNI Foundation. Cảm ơn các bạn rất nhiều vì đã lắng nghe. Tôi là Priscilla Rice, và chúng tôi mong được gặp lại các bạn vào tuần sau trong một tập thú vị khác của BNI Podcast chính thức.