Một thành viên BNI từng nói với Giám đốc BNI của mình rằng anh ấy sẽ không gia hạn tư cách thành viên vì anh ấy không nhận đủ cơ hội kinh doanh. Vị Giám đốc ngạc nhiên, vì ông đã dự các buổi họp của chapter đó và thấy mọi người trao referral cho thành viên này. Anh ấy nói: "Vâng, nhưng nó không biến thành doanh thu, nên tôi sẽ không gia hạn."
Sau đó, Phó Chủ tịch của chính chapter ấy gọi cho Giám đốc BNI để báo rằng họ sẽ không gia hạn cho thành viên đó, vì có quá nhiều phàn nàn rằng anh ta không follow up các referral.
Gợi ý để follow up
Hãy follow up ngay trong ngày bạn nhận được referral. Nếu chờ đợi, khách hàng tiềm năng có thể thuê người khác.
Hãy hỏi đối tác referral của bạn thông tin về khách hàng tiềm năng và mối quan hệ giữa họ.
Khi liên hệ với khách hàng tiềm năng, hãy bắt đầu bằng việc nói về người đã giới thiệu bạn.
Nếu bạn nhận được một referral mà có vẻ không phải là một referral tốt thì sao? Bạn vẫn cần follow up, nhưng lần này là với người đã trao referral cho bạn, để giải thích cách họ có thể biến một lead thành một referral tuyệt vời cho bạn.
Nội dung đầy đủ
Priscilla: Xin chào tất cả các bạn và chào mừng trở lại với BNI Podcast chính thức. Tôi là Priscilla Rice, và tôi đang phát sóng từ Live Oak Recording Studio ở Berkeley, California. Hôm nay tôi có mặt cùng qua điện thoại với Nhà sáng lập kiêm Giám đốc Tầm nhìn của BNI, Tiến sĩ Ivan Misner. Xin chào Ivan! Hôm nay anh thế nào?
Ivan: Hôm nay tôi rất tuyệt vời, Priscilla, và chủ đề hôm nay, một tiêu đề khá lạ, "Đừng là gã đó", nói về việc không follow up các referral. Tôi sẽ kể cho các bạn một câu chuyện có thật. Các bạn sẽ nghĩ là tôi bịa ra. Không phải vậy. Đây hoàn toàn là chuyện thật. Có một Giám đốc BNI từng kể với tôi về một thành viên đã gọi cho ông ấy và nói rằng anh ta sắp rời nhóm. Khoảng một tháng nữa là đến hạn gia hạn và anh ta sẽ không gia hạn vì anh ta không nhận đủ cơ hội kinh doanh.
Vị Giám đốc nói: "Tôi hơi bối rối, vì tôi đã dự các buổi họp và thấy anh nhận được referral."
Anh ta nói: "Vâng, chỉ là nó không biến thành doanh thu cho tôi. Tôi sẽ không gia hạn."
Thế là vị Giám đốc nói: "Được rồi, tôi hiểu. Tôi hiểu. Tôi tiếc là mọi chuyện không như mong đợi."
Đó là một câu chuyện buồn nhưng còn tệ hơn nữa. Ngay trong ngày hôm đó, vị Giám đốc nhận được một cuộc gọi từ Ban Thành viên của chính chapter đó. Là Phó Chủ tịch gọi, và Phó Chủ tịch nói với vị Giám đốc rằng họ sẽ không gia hạn cho một thành viên nọ và muốn báo cho Giám đốc vì Giám đốc biết thành viên đó. Vị Giám đốc nói: "Được, ai vậy?"
Và đó chính là anh chàng đã gọi vào buổi sáng!
Vị Giám đốc nói: "Thú vị đấy, vì anh ấy nói là anh ấy không nhận được cơ hội kinh doanh nào và sẽ không gia hạn vì không có business."
Phó Chủ tịch nói: "Ông đùa à? Chúng tôi không gia hạn vì có quá nhiều phàn nàn về việc anh ta không follow up các referral mà các thành viên đã trao cho anh ta."
Các bạn có tin được không? Một thành viên than phiền rằng mình không nhận đủ business, nhưng lại không follow up các referral, đến mức các thành viên phải tới Ban Thành viên để phàn nàn rằng anh này không follow up referral. Tôi nghĩ điều rất quan trọng là nhắc lại một điều tôi đã dạy từ rất lâu: khi bạn trao một referral, bạn trao đi một phần danh tiếng của mình.
Nếu bạn trao referral kèm lời giới thiệu mạnh mẽ mà nhà cung cấp dịch vụ lại không thực sự liên hệ với người đó, thì không chỉ nhà cung cấp dịch vụ trông tệ. Bạn cũng trông tệ vì đã trao referral cho một người không follow up.
Vị Giám đốc nói: "Tôi hơi bối rối, vì tôi đã dự các buổi họp và thấy anh nhận được referral."
Anh ta nói: "Vâng, chỉ là nó không biến thành doanh thu cho tôi. Tôi sẽ không gia hạn."
Thế là vị Giám đốc nói: "Được rồi, tôi hiểu. Tôi hiểu. Tôi tiếc là mọi chuyện không như mong đợi."
Đó là một câu chuyện buồn nhưng còn tệ hơn nữa. Ngay trong ngày hôm đó, vị Giám đốc nhận được một cuộc gọi từ Ban Thành viên của chính chapter đó. Là Phó Chủ tịch gọi, và Phó Chủ tịch nói với vị Giám đốc rằng họ sẽ không gia hạn cho một thành viên nọ và muốn báo cho Giám đốc vì Giám đốc biết thành viên đó. Vị Giám đốc nói: "Được, ai vậy?"
Và đó chính là anh chàng đã gọi vào buổi sáng!
Vị Giám đốc nói: "Thú vị đấy, vì anh ấy nói là anh ấy không nhận được cơ hội kinh doanh nào và sẽ không gia hạn vì không có business."
Phó Chủ tịch nói: "Ông đùa à? Chúng tôi không gia hạn vì có quá nhiều phàn nàn về việc anh ta không follow up các referral mà các thành viên đã trao cho anh ta."
Các bạn có tin được không? Một thành viên than phiền rằng mình không nhận đủ business, nhưng lại không follow up các referral, đến mức các thành viên phải tới Ban Thành viên để phàn nàn rằng anh này không follow up referral. Tôi nghĩ điều rất quan trọng là nhắc lại một điều tôi đã dạy từ rất lâu: khi bạn trao một referral, bạn trao đi một phần danh tiếng của mình.
Nếu bạn trao referral kèm lời giới thiệu mạnh mẽ mà nhà cung cấp dịch vụ lại không thực sự liên hệ với người đó, thì không chỉ nhà cung cấp dịch vụ trông tệ. Bạn cũng trông tệ vì đã trao referral cho một người không follow up.
Priscilla: Đúng vậy. Quá đúng.
Ivan: Với tôi điều đó thật không thể hiểu nổi. Vậy đây là một số mẹo về cách follow up. Trước hết, tôi tin rằng bạn nên follow up ngay trong ngày. Nên nếu bạn nhận được referral vào buổi sáng, thì nhất định phải làm trước khi hết ngày hôm đó, thậm chí tôi luôn follow up trước giờ ăn trưa. Tôi sẽ gọi điện cho người được giới thiệu.
Tôi tin rằng bạn nên follow up ngay trong ngày, trừ khi thành viên kia nói cụ thể: "Đừng follow up cho đến thứ Sáu." hoặc "Đừng follow up cho đến ngày mai." Nếu họ đã hướng dẫn cụ thể thời điểm follow up, thì hãy ghi vào lịch và follow up đúng lúc. Tại sao lại để referral nguội đi? Tôi đã thấy điều đó. Tôi đã thấy những người không follow up referral nhanh chóng. Họ có follow up nhưng không phải ngay lập tức. Và có thành viên đã nói với tôi: "Anh biết không? Họ để referral đó nằm một tuần, và người ta chán chờ đợi rồi cuối cùng mua của người khác." Bạn đang nghĩ gì khi chờ cả một tuần?
Tôi tin rằng bạn nên follow up ngay trong ngày, trừ khi thành viên kia nói cụ thể: "Đừng follow up cho đến thứ Sáu." hoặc "Đừng follow up cho đến ngày mai." Nếu họ đã hướng dẫn cụ thể thời điểm follow up, thì hãy ghi vào lịch và follow up đúng lúc. Tại sao lại để referral nguội đi? Tôi đã thấy điều đó. Tôi đã thấy những người không follow up referral nhanh chóng. Họ có follow up nhưng không phải ngay lập tức. Và có thành viên đã nói với tôi: "Anh biết không? Họ để referral đó nằm một tuần, và người ta chán chờ đợi rồi cuối cùng mua của người khác." Bạn đang nghĩ gì khi chờ cả một tuần?
Priscilla: Đúng. Rõ ràng là họ không cần công việc, nếu không thì họ đã gọi rồi.
Ivan: Anh biết đấy, có thể đúng, nhưng tôi thực sự nghĩ rằng chúng ta quá bận rộn với đủ thứ việc nên quên làm những việc sẽ lo cho mình vào tuần sau chứ không phải ngay bây giờ. Họ không nghĩ đến tương lai, và có lẽ đó là điều xảy ra. Khi tôi còn là chuyên gia tư vấn quản lý và lần đầu nhìn thấy số liệu về việc có bao nhiêu doanh nghiệp thất bại trong năm đầu tiên, và khi thấy 50% doanh nghiệp thất bại trong vòng ba năm đầu, tôi từng rất ngạc nhiên về điều đó, Priscilla. Nhưng giờ đây, sau khi làm việc với các doanh nghiệp nhỏ nhiều năm, tôi lại hơi ngạc nhiên là 50% còn lại vẫn trụ được sau ba năm, vì có những cách làm kinh doanh như thế này, trong khi điều cần làm hiển nhiên đến vậy. Bạn follow up, bạn follow up ngay lập tức.
Vậy follow up như thế nào? Bạn follow up trong cùng ngày. Tôi khuyên bạn hãy liên hệ với người đó, và điều đầu tiên bạn nên nói không phải là dịch vụ của bạn. Điều đầu tiên bạn nên nói là về người đã giới thiệu bạn. Đây là Networking 401, tức là networking nâng cao. Đôi khi người mới làm quen với networking chỉ hào hứng vì được referral. Có người giới thiệu tôi! Rồi họ gọi và nói: "Đây là những gì tôi có thể cung cấp cho bạn."
Hãy suy nghĩ kỹ. Hãy gọi và đề cao người đã giới thiệu bạn. Ví dụ, Priscilla, nếu chị giới thiệu tôi cho ai đó, điều đầu tiên tôi làm là hỏi chị vài câu về người đó. Chị biết họ thế nào? Chị biết họ bao lâu rồi? Tình hình ra sao? Chuyện này nảy sinh như thế nào? Như vậy tôi có một chút thông tin nền. Họ có đang đợi cuộc gọi của tôi không? Bạn có thể làm tất cả việc đó trong 60 giây hoặc nhiều nhất là hai phút.
Sau đó bạn bước vào cuộc trò chuyện với đầy đủ thông tin. Tôi sẽ gọi cho người được giới thiệu và điều đầu tiên tôi nói là: "Chào anh, tôi nghe nói anh là bạn của Priscilla đã lâu" hoặc tùy tình huống. Nếu mới quen thì: "Tôi nghe nói anh mới quen Priscilla", nhưng nói chung bạn trao referral cho những người mà bạn đã quen biết một thời gian. Sau đó tôi sẽ đề cao chị. Tôi nghĩ điều rất quan trọng là nếu bạn trao cho tôi một referral, thì việc đầu tiên tôi làm với referral đó là nói với họ rằng làm việc với bạn tuyệt vời thế nào. Và đây là lý do tốt cho tôi: lời chứng thực của bên thứ ba cực kỳ mạnh mẽ. Chị chính là lời chứng thực bên thứ ba của tôi. Vì vậy thay vì gọi cho người được giới thiệu rồi bắt đầu khoe về bản thân, tôi muốn khen chị, bởi điều duy nhất người được giới thiệu có chung với tôi chính là chị. Và nếu tôi nói về chị, điều đó giúp làm ấm mối quan hệ một chút trước khi tôi bắt đầu nói về việc mình có thể cung cấp dịch vụ gì.
Vậy hãy follow up trong cùng ngày. Trước hết, hãy lấy thông tin về người được giới thiệu, rồi follow up ngay trong ngày. Đừng để đó, và sau đó hãy đề cao người đã giới thiệu bạn. Điều đó rất quan trọng để có một referral thành công.
Chị nghĩ sao?
Vậy follow up như thế nào? Bạn follow up trong cùng ngày. Tôi khuyên bạn hãy liên hệ với người đó, và điều đầu tiên bạn nên nói không phải là dịch vụ của bạn. Điều đầu tiên bạn nên nói là về người đã giới thiệu bạn. Đây là Networking 401, tức là networking nâng cao. Đôi khi người mới làm quen với networking chỉ hào hứng vì được referral. Có người giới thiệu tôi! Rồi họ gọi và nói: "Đây là những gì tôi có thể cung cấp cho bạn."
Hãy suy nghĩ kỹ. Hãy gọi và đề cao người đã giới thiệu bạn. Ví dụ, Priscilla, nếu chị giới thiệu tôi cho ai đó, điều đầu tiên tôi làm là hỏi chị vài câu về người đó. Chị biết họ thế nào? Chị biết họ bao lâu rồi? Tình hình ra sao? Chuyện này nảy sinh như thế nào? Như vậy tôi có một chút thông tin nền. Họ có đang đợi cuộc gọi của tôi không? Bạn có thể làm tất cả việc đó trong 60 giây hoặc nhiều nhất là hai phút.
Sau đó bạn bước vào cuộc trò chuyện với đầy đủ thông tin. Tôi sẽ gọi cho người được giới thiệu và điều đầu tiên tôi nói là: "Chào anh, tôi nghe nói anh là bạn của Priscilla đã lâu" hoặc tùy tình huống. Nếu mới quen thì: "Tôi nghe nói anh mới quen Priscilla", nhưng nói chung bạn trao referral cho những người mà bạn đã quen biết một thời gian. Sau đó tôi sẽ đề cao chị. Tôi nghĩ điều rất quan trọng là nếu bạn trao cho tôi một referral, thì việc đầu tiên tôi làm với referral đó là nói với họ rằng làm việc với bạn tuyệt vời thế nào. Và đây là lý do tốt cho tôi: lời chứng thực của bên thứ ba cực kỳ mạnh mẽ. Chị chính là lời chứng thực bên thứ ba của tôi. Vì vậy thay vì gọi cho người được giới thiệu rồi bắt đầu khoe về bản thân, tôi muốn khen chị, bởi điều duy nhất người được giới thiệu có chung với tôi chính là chị. Và nếu tôi nói về chị, điều đó giúp làm ấm mối quan hệ một chút trước khi tôi bắt đầu nói về việc mình có thể cung cấp dịch vụ gì.
Vậy hãy follow up trong cùng ngày. Trước hết, hãy lấy thông tin về người được giới thiệu, rồi follow up ngay trong ngày. Đừng để đó, và sau đó hãy đề cao người đã giới thiệu bạn. Điều đó rất quan trọng để có một referral thành công.
Chị nghĩ sao?
Priscilla: Đúng. Ừm, đôi khi tôi nghĩ điều có thể xảy ra là bạn nhận được một referral mà thực ra chỉ là một lead, nên bạn có thể để nó sang một bên. Bạn không làm ngay vì nó có vẻ không phải là một referral thực sự hợp lệ.
Ivan: Điều đó cũng từng xảy ra với tôi. Quan điểm của tôi vẫn là bạn phải follow up. Nhưng bạn follow up với một người khác. Nếu bạn nhận được một referral mà bạn thực sự cảm thấy nó không hợp lệ, bạn vẫn phải follow up, và cũng nên làm ngay trong ngày. Nhưng bạn follow up với người đã trao referral cho bạn. Bạn ngồi lại với họ và nói về referral đó, về việc nó có vẻ giống một lead hơn là một referral, và cần những gì để biến nó thành một referral thực sự.
Khi còn là thành viên BNI, tôi cũng nhận những lead như vậy. Bạn đừng làm họ khó xử. Hãy chuyên nghiệp. Đừng nổi giận với họ. Hãy nói với họ: "Cảm ơn anh rất nhiều đã nghĩ đến tôi. Tôi trân trọng điều đó. Để tôi nói anh nghe vì sao đây sẽ là một referral tuyệt vời cho tôi. Nếu anh có thể gọi cho họ và cho họ biết là tôi sẽ gọi, vì anh nói họ không biết tôi sẽ gọi, thì để tôi gọi, nếu không đó chỉ là cuộc gọi lạnh và họ không biết tôi là ai. Nếu anh có thể gọi và hỏi: 'Anh có sẵn lòng nói chuyện với anh ấy không? Nếu có, tôi sẽ bảo anh ấy gọi cho anh.' Và khi họ đồng ý, đó là một referral hợp lệ với tôi. Sau đó nếu anh có cơ hội nói về trải nghiệm làm việc với tôi và lý do anh giới thiệu tôi, thì tất cả những điều đó sẽ rất tốt, và sẽ biến đây thành một referral hợp lệ."
Tôi đã làm điều này với mọi người suốt khi còn là thành viên và đã khuyên làm như vậy nhiều năm. Nó hiệu quả. Nó hiệu quả theo hai cách. Thứ nhất, nó giúp người trao referral cho bạn nhận ra thế nào là một referral tốt để họ trao cho bạn những referral tốt. Và thứ hai, nó cũng có ích nếu họ chỉ trao đại một referral để có thể nói là mình đã trao referral, vì nó nhắc nhở họ một cách chuyên nghiệp và lịch sự.
Nhân tiện, sau đó tôi luôn mang phiếu referral đó đến Ban Thành viên hoặc Phó Chủ tịch và nói: "Cái này chưa hẳn là referral. Đừng tính nó. Anh ấy đang xử lý." Và tôi nhờ họ không tính nó. Tôi đã làm như vậy vì tôi không muốn mọi người trao đi những referral rõ ràng không phải referral. Còn chuyện chúng ta ai cũng từng trao referral mà không thành thì khác. Đó rõ ràng không phải là vấn đề này.
Vậy câu trả lời của tôi cho câu hỏi của chị, một câu hỏi rất hay và tôi mừng vì chị đã hỏi, là bạn vẫn follow up, nhưng follow up với một người khác. Hợp lý chứ?
Khi còn là thành viên BNI, tôi cũng nhận những lead như vậy. Bạn đừng làm họ khó xử. Hãy chuyên nghiệp. Đừng nổi giận với họ. Hãy nói với họ: "Cảm ơn anh rất nhiều đã nghĩ đến tôi. Tôi trân trọng điều đó. Để tôi nói anh nghe vì sao đây sẽ là một referral tuyệt vời cho tôi. Nếu anh có thể gọi cho họ và cho họ biết là tôi sẽ gọi, vì anh nói họ không biết tôi sẽ gọi, thì để tôi gọi, nếu không đó chỉ là cuộc gọi lạnh và họ không biết tôi là ai. Nếu anh có thể gọi và hỏi: 'Anh có sẵn lòng nói chuyện với anh ấy không? Nếu có, tôi sẽ bảo anh ấy gọi cho anh.' Và khi họ đồng ý, đó là một referral hợp lệ với tôi. Sau đó nếu anh có cơ hội nói về trải nghiệm làm việc với tôi và lý do anh giới thiệu tôi, thì tất cả những điều đó sẽ rất tốt, và sẽ biến đây thành một referral hợp lệ."
Tôi đã làm điều này với mọi người suốt khi còn là thành viên và đã khuyên làm như vậy nhiều năm. Nó hiệu quả. Nó hiệu quả theo hai cách. Thứ nhất, nó giúp người trao referral cho bạn nhận ra thế nào là một referral tốt để họ trao cho bạn những referral tốt. Và thứ hai, nó cũng có ích nếu họ chỉ trao đại một referral để có thể nói là mình đã trao referral, vì nó nhắc nhở họ một cách chuyên nghiệp và lịch sự.
Nhân tiện, sau đó tôi luôn mang phiếu referral đó đến Ban Thành viên hoặc Phó Chủ tịch và nói: "Cái này chưa hẳn là referral. Đừng tính nó. Anh ấy đang xử lý." Và tôi nhờ họ không tính nó. Tôi đã làm như vậy vì tôi không muốn mọi người trao đi những referral rõ ràng không phải referral. Còn chuyện chúng ta ai cũng từng trao referral mà không thành thì khác. Đó rõ ràng không phải là vấn đề này.
Vậy câu trả lời của tôi cho câu hỏi của chị, một câu hỏi rất hay và tôi mừng vì chị đã hỏi, là bạn vẫn follow up, nhưng follow up với một người khác. Hợp lý chứ?
Priscilla: Được. Vâng, hoàn toàn đồng ý.
Ivan: Còn một điểm nữa. Tôi từng viết một bài blog về chủ đề này và có người hỏi tôi rằng đây có phải là vấn đề văn hóa không, tức là việc follow up thực sự cần thiết ở Mỹ nhưng có thể ở các nước khác thì không quan trọng đến vậy? Câu trả lời của tôi với người đó là: "Follow up referral là một phần của văn hóa khởi nghiệp." Đó không phải là văn hóa Mỹ. Đừng chấp nhận cách làm kinh doanh kém rồi đổ lỗi cho văn hóa. Cách làm kinh doanh kém vẫn là cách làm kinh doanh kém. Không follow up khiến bất kỳ ai cũng trông tệ, trong bất kỳ nền văn hóa nào.
Vậy câu chuyện còn phần sau, có một đoạn kết nho nhỏ. Priscilla, chị có muốn nghe phần kết không?
Vậy câu chuyện còn phần sau, có một đoạn kết nho nhỏ. Priscilla, chị có muốn nghe phần kết không?
Priscilla: Có chứ.
Ivan: Chapter đó đã không gia hạn cho thành viên không follow up kia, và tôi nghe nói thành viên đó giờ đang đi làm thuê. Doanh nghiệp của anh ta phá sản. Thật bất ngờ nhỉ. Giờ anh ta làm việc tại Sở Quản lý Phương tiện Cơ giới.
Priscilla: Ôi không.
Ivan: Vậy nếu các bạn đang nghe podcast này, tôi muốn các bạn lặp lại cùng tôi thành tiếng hoặc trong đầu cũng được: nếu bạn không follow up referral, bạn sẽ không có thêm business, và rồi bạn có thể phải đi làm ở Sở Quản lý Phương tiện Cơ giới. Hôm nay đến đây thôi, Priscilla.
Priscilla: Được rồi. Tuyệt vời, Ivan. Cảm ơn anh rất nhiều. Podcast này có một nhà tài trợ mới. Hãy ghé xem nội dung tuyệt vời tại www.IvansInnerCircle.com, nơi Ivan đã tập hợp rất nhiều chủ đề và các bạn được mời tham gia. Cảm ơn các bạn rất nhiều đã lắng nghe. Tôi là Priscilla Rice và chúng tôi mong các bạn sẽ cùng chúng tôi trở lại vào tuần sau trong một tập thú vị khác của BNI Podcast chính thức.
Bản gốc tiếng Anh: Episode 622: Don’t Be That Guy – The Official BNI Podcast