Tập 606: Họp vào một khung giờ khác để có thêm khách mời (Ask Ivan)

Đây là phần 27 trong tổng số 33 phần của series Ask Ivan. Podcast: Tải về

Câu hỏi này xuất hiện ít nhất một hai lần mỗi năm. Một Giám đốc BNI đã chuyển tiếp câu hỏi từ chủ tịch của một chapter BNI.

Mỗi quý một lần, chúng ta chuyển buổi họp thường lệ từ 7 giờ sáng sang buổi họp buổi tối để mời được nhiều khách mời hơn thì sao? Chúng ta vẫn họp như cũ, điểm danh như cũ, chỉ là có thể sẽ dễ mời khách mời đến hơn. Tôi cảm thấy chúng ta cần làm điều gì đó khác đi, nên tôi thực sự muốn thử chuyển một buổi họp sang buổi tối.

Họp vào một khung giờ khác là ý tưởng mà chính Tiến sĩ Misner đã nghĩ tới vào năm 1986 và 1987. Ông đã thử, và kết quả hoàn toàn là một sự lãng phí thời gian. Những người không đến buổi họp buổi sáng với tư cách khách mời thì cũng sẽ không đến buổi họp buổi sáng với tư cách thành viên.

Việc lặp đi lặp lại đúng giờ, họp mỗi tuần vào cùng một thời điểm, góp phần vào thành công của BNI. Bạn có thể dùng các hoạt động khuấy động buổi họp (meeting stimulants) để giữ cho những buổi họp buổi sáng luôn thú vị cho cả thành viên lẫn khách mời.

Nếu chapter của bạn từng thử thay đổi giờ họp hoặc tổ chức một sự kiện giao lưu ngoài buổi họp thường lệ, hãy cho chúng tôi biết trong phần bình luận.

Priscilla:

Xin chào tất cả các bạn và chào mừng trở lại với BNI Podcast chính thức, do kênh Networking For Success Channel trên YouTube mang đến, nơi có Tiến sĩ Ivan Misner và nhiều chuyên gia networking khác. Tôi là Priscilla Rice, và tôi đang đến với các bạn từ Live Oak Recording Studio ở Berkeley, California. Hôm nay tôi trò chuyện qua điện thoại cùng Nhà sáng lập kiêm Giám đốc Tầm nhìn của BNI, Tiến sĩ Ivan Misner. Xin chào Ivan. Hôm nay anh thế nào?

Ivan:

Tôi đang rất tuyệt vời, Priscilla, và hôm nay tôi có một câu hỏi. Nó giống như một câu hỏi Ask Ivan vì có người đã gửi câu hỏi này cho tôi, và tôi nghĩ nó sẽ làm nên một tập podcast thú vị, bởi nó thực sự quay về năm 1986 hoặc 1987, khi tôi lần đầu cân nhắc ý tưởng này, và năm nào cũng có ít nhất một hai lần có người hỏi tôi câu này, nên tôi nghĩ sau ngần ấy thời gian, có lẽ nó đáng làm một tập podcast.

Đây là câu hỏi, được một Giám đốc BNI gửi cho tôi, cô ấy nói: “Gần đây có một Chủ tịch đặt ra một câu hỏi mà tôi muốn nghe ý kiến của anh. Chủ tịch nói: ‘Tôi có một ý tưởng. Mỗi quý một lần, chúng ta chuyển buổi họp thường lệ từ 7 giờ sáng sang buổi họp buổi tối để mời được nhiều khách mời hơn. Vẫn là buổi họp đó, điểm danh như cũ. Có thể sẽ dễ mời khách mời đến hơn. Tôi cảm thấy sẽ dễ mời khách mời đến hơn, nhưng chúng ta cần làm điều gì đó khác đi, nên tôi thực sự muốn thử chuyển một buổi họp sang buổi tối.’”

Ở đây, câu hỏi còn tiếp tục và lát nữa tôi sẽ chia sẻ thêm một chút, nhưng với tất cả những ai đang nghe podcast này: hầu hết các nhóm trên khắp thế giới họp vào buổi sáng. Rất, rất ít nhóm họp vào buổi tối. Số nhóm họp vào buổi trưa nhiều hơn một chút. Vậy nên chúng ta có những nhóm trên khắp thế giới họp vào buổi trưa, và chỉ rất ít chapter họp vào buổi tối. Hơn 90%, ít nhất là 90% trở lên, họp vào buổi sáng. Vì vậy phần lớn các chapter của chúng ta họp vào buổi sáng, và điều đó hẳn nói lên một điều gì đó.

Đây là một vấn đề phụ mà tôi muốn nói rõ. Cô ấy viết: “Tập 585 sẽ cho phép tôi thử nghiệm mà không vi phạm quy định”, nên tôi muốn làm rõ điều này. Đó là cách tiếp cận của tôi đối với một tình huống không có lối thoát. Tập 585 không nói như vậy. Vì thế, khi nghe podcast, đừng nghĩ rằng: “À, tôi sẽ áp dụng tập podcast này cho mọi việc tôi làm.” Tập podcast đó không nói về việc thay đổi giờ họp. Quan trọng hơn, nó thực sự nói về cách xử lý một tình huống không có lối thoát, và tôi không cho rằng họp vào buổi sáng, khi 90% tổ chức họp vào buổi sáng, là một tình huống không có lối thoát. Điều tôi muốn nói ở đây là đừng áp dụng sai các podcast của tôi vào những tình huống khác. Tập 585 chắc chắn không áp dụng cho giờ họp.

Sau khi chia sẻ toàn bộ câu hỏi, vị Giám đốc hỏi tôi: anh có gợi ý nào để giúp xử lý vấn đề này không. Đây là câu trả lời của tôi. Tôi biết trước khi lên sóng, Priscilla, cô cũng có một ý nghĩ và tôi rất muốn nghe ý kiến của cô. Nhưng đây là câu trả lời của tôi:

Họp vào một khung giờ khác, ở thời đại này là buổi tối, là ý tưởng mà tôi đã nghĩ tới vào năm 1986 và 1987. Tôi từng nghĩ thỉnh thoảng họp vào buổi tối là một ý tưởng tuyệt vời. Và tôi đã thử, và nó hoàn toàn là một sự lãng phí thời gian và công sức. Chúng tôi nhận ra rằng đúng là chúng tôi có được những khách mời mới đến buổi họp buổi tối mà họ sẽ không đến buổi họp buổi sáng. Vấn đề là họ vẫn không chịu đến buổi họp buổi sáng. Vì thế chúng tôi làm xáo trộn lịch của mọi người mà không có thêm thành viên mới nào. Chúng tôi đã làm hai lần, hai lần đều cho kết quả như nhau.

Vì vậy tôi khuyên mọi người đừng làm điều này. Thay đổi giờ họp của tất cả mọi người với hy vọng có thêm khách mời thì có thể thực sự hiệu quả. Bạn sẽ có khách mời mới, nhưng câu hỏi là những khách mời này có tham gia không? Câu trả lời là không. Dựa trên kinh nghiệm của tôi, câu trả lời là không. Vậy tại sao lại làm phiền tất cả mọi người, trong khi những người khó đến các buổi họp buổi sáng dù sao cũng sẽ không tham gia, vì các buổi họp của bạn diễn ra vào buổi sáng. Cô có một gợi ý mà tôi nghĩ là rất hay, và còn vài điều khác nữa. Vậy hãy chia sẻ gợi ý của cô đi, Priscilla.

Priscilla:

Vâng, tôi nghĩ nếu mọi người muốn gặp nhau vào buổi tối chỉ để làm quen với những thành viên tiềm năng mới, thì tại sao không tạo ra một sự kiện giao lưu, chẳng hạn một buổi tiệc rượu vang hay một buổi gặp gỡ kết nối tại nhà hàng?

Ivan:

Tại nhà hàng, hoặc đôi khi tôi thấy họ gặp nhau tại địa điểm của một thành viên. Như vậy là một cách tiếp cận hai hướng. Bạn vừa giúp một thành viên và địa điểm của họ được biết đến, vừa có một buổi giao lưu vào buổi tối. Tôi nghĩ đó là một ý tưởng tuyệt vời, và tôi khuyến khích điều đó. Nhưng tôi sẽ không thay thế một buổi họp bằng nó. Bạn phải nhớ mục đích của việc mời khách mời là gì. Không chỉ là để có thêm một người ngồi đó. Mà là để có những thành viên tiềm năng. Bạn có thể mời thị trưởng của một thành phố nhưng họ không phải là thành viên tiềm năng. Mời một số người ở một số ngành nghề chỉ để có thêm người ngồi đó không phải là điều bạn muốn. Điều bạn muốn là những người là thành viên tiềm năng của tổ chức.

Kinh nghiệm của tôi là nếu họ không đến một buổi họp sớm, thì họ sẽ không đến. Tổ chức họp buổi tối chỉ để họ đến thôi thì không giải quyết được vấn đề. Đây là lý do tôi nghĩ nên giữ các buổi họp vào buổi sáng, hoặc nếu bạn đang họp vào buổi trưa hay buổi tối thì giữ nguyên khung giờ đó. Đó là sức mạnh của sự lặp lại đúng giờ. Làm đi làm lại một việc trong một thời gian dài một cách nhất quán sẽ mang lại kết quả. Đó là làm 6 việc 1000 lần, chứ không phải 1000 việc 6 lần. Vì vậy quá trình lặp lại đúng giờ đó là một quy trình thành công đã được biết đến. Thay đổi liên tục sẽ không nhất thiết mang lại kết quả bạn muốn.

Cũng quan trọng là phải hiểu rằng BNI không dành cho tất cả mọi người. Bạn muốn những người sẵn sàng cam kết họp hàng tuần vào cùng một giờ và tại cùng một địa điểm. Bắt tất cả mọi người đổi sang một khung giờ khác để có thể thu hút một người không muốn đến buổi họp vào giờ thường lệ thì nhìn chung không phải là một chiến lược tốt. Tôi muốn nói rằng đó không phải là một ý tưởng tồi. Tôi từng nghĩ đó là một ý tưởng rất hay khi tôi thử cách đây hàng chục năm. Chỉ là kết quả không tốt. Đó là một ý tưởng hay nhưng không mang lại kết quả như tôi đã hy vọng.

Hãy để tôi đưa ra một cách tiếp cận tích cực cho vấn đề này. Đây là điều bạn có thể làm để giữ cho các buổi họp sôi động, thú vị và vui vẻ, và bạn nên cân nhắc. Đó là những thứ như các hoạt động khuấy động buổi họp (meeting stimulants) của chúng ta, như thẻ trong giỏ, câu đố đúng sai, tools of the trade, xu hướng ngành, mời người đi thay. Nếu bạn đang nghe mà không biết tôi đang nói về điều gì, hãy trao đổi với Giám đốc BNI tại địa phương của bạn. Chúng ta có rất, rất nhiều hoạt động khuấy động buổi họp giúp mọi thứ luôn thú vị và vui vẻ, để những khách mời đến sẽ được trải nghiệm một buổi họp BNI, đồng thời các thành viên cũng có khoảng thời gian vui vẻ và giữ không khí nhẹ nhàng, thú vị.

Tôi chỉ không khuyên bạn thay đổi giờ họp chỉ để có thêm khách mời, vì đó sẽ không phải là những khách mời có khả năng tham gia. Bạn thấy hợp lý chứ?

Priscilla:

Vâng, hoàn toàn đồng ý.

Ivan:

Vậy nên, các bạn cứ tiếp tục gửi câu hỏi nhé. Bạn có thể gửi email cho tôi tại [email protected]. Tôi không thể trả lời mọi câu hỏi trên podcast này, nhưng những câu hỏi cứ xuất hiện lặp đi lặp lại là những câu hỏi mà tôi chắc chắn muốn đề cập tại BNI Podcast. Nếu bạn từng có kinh nghiệm thử thay đổi giờ họp, tôi rất muốn nghe ngay trên podcast này. Hãy thoải mái đăng kinh nghiệm thay đổi giờ họp của bạn. Tôi đặc biệt muốn nghe về các sự kiện giao lưu, vốn là gợi ý của Priscilla. Tôi đặc biệt muốn nghe về những sự kiện giao lưu mà bạn có thể đã tổ chức. Dù là bạn tổ chức tại địa điểm của một thành viên hay tại một nhà hàng, tôi nghĩ đó là một ý tưởng tuyệt vời để giúp một số người có thể không đến buổi họp buổi sáng biết đến BNI, nhưng một lần nữa, họ khó có thể cam kết nếu ngay từ đầu họ đã không sẵn lòng đến một buổi họp buổi sáng. Đó là tất cả những gì tôi có cho hôm nay, Priscilla, cảm ơn cô.

Priscilla:

Vâng. Cảm ơn anh rất nhiều vì những thông tin tuyệt vời này. Để xem thêm nội dung của Ivan, hãy truy cập IvanMisner.com. Cảm ơn các bạn rất nhiều đã lắng nghe. Tôi là Priscilla Rice, và chúng tôi mong được các bạn tham gia cùng chúng tôi vào tuần sau trong một tập BNI Podcast thú vị khác.

Bản gốc tiếng Anh: Episode 606: Meeting at a Different Time to Get More Visitors (Ask Ivan) – The Official BNI Podcast