Tập 590: Tôi đang rất bận

Priscilla: Xin chào tất cả mọi người và chào mừng đến với BNI Podcast chính thức. Tôi là Priscilla Rice, và tôi đang phát sóng từ Live Oak Recording Studio ở Berkeley, California. Hôm nay tôi trò chuyện qua điện thoại với Nhà sáng lập kiêm Giám đốc Tầm nhìn của BNI, Tiến sĩ Ivan Misner. Xin chào Ivan. Hôm nay anh thế nào?

Ivan: Tôi rất tuyệt vời, Priscilla, cảm ơn cô rất nhiều. Đây là kỷ niệm 34 năm của BNI. Tròn 34 năm vào tuần này.

Congratulations. Ivan: Xin chúc mừng. Ivan | Tôi đâu có cảm thấy già đến thế, Priscilla. Cô biết không?

Priscilla: Tôi biết mà.

Ivan: Tôi biết, tôi biết. Vài năm trước có người đến nói với tôi rằng thật tuyệt khi được là một phần của một tổ chức mà người sáng lập vẫn còn sống.

Priscilla: Ôi, ồ.

Ivan: Được rồi, tôi vẫn còn sống. Vâng, tôi hy vọng sẽ còn ở đây lâu dài. Thật đáng kinh ngạc khi năm nay chúng ta 34 tuổi, và tôi rất hào hứng khi tuần này có một vị khách của podcast là người đã gắn bó với BNI rất lâu. Cùng với chúng ta là Meaghan Chitwood.
Meaghan trở thành thành viên BNI năm 2003. Cô ấy trở thành Giám đốc Điều hành năm 2004, nên cô ấy đi theo đường tốc hành. Cô ấy ở khu vực bắc Alabama và gia nhập Đội ngũ Hỗ trợ Toàn cầu với vai trò Giám đốc Đào tạo Toàn cầu vào năm 2016. Cội rễ của cô ấy trong thế giới BNI sâu đến mức nếu chúng tôi muốn thì cũng khó mà loại cô ấy ra được. Đó là điều có trong tiểu sử của cô ấy, và tôi phải nói rằng, Meaghan, chúng tôi không muốn loại cô đâu. Thật tuyệt khi có cô trên podcast này. Chào mừng cô.

Meaghan: Cảm ơn anh rất nhiều. Cảm ơn anh rất nhiều.

Ivan: Vậy hãy nói về chủ đề này, thực sự là một chủ đề rất hay. Về nhiều mặt, cô đang nói về hoạt động so với kết quả. Hãy nói về khái niệm đó và cô đang nghĩ gì ở đây, bởi vì tôi nghĩ ngay từ ngày đầu tiên khi tôi bắt đầu BNI vào năm 1985, cuộc trò chuyện mà tôi có chính là hoạt động so với kết quả. Đó thật sự là chủ đề của cô.

Meaghan: Vâng, hoàn toàn đúng, và tôi nghĩ nhiều người biết tôi cá nhân, và cả nếu các bạn nghe tiểu sử của tôi, "Tôi rất bận" là điều mà mọi người nói về tôi suốt, và thực ra tôi chẳng bao giờ thích nói như vậy. Tôi bận đúng mức tôi muốn. Tôi nhìn nhận như thế. Đó là hoạt động so với kết quả. Là việc xác định xem các hoạt động của mình có đem lại cho mình kết quả tối thượng mà mình muốn hay không.
Khi tất cả chúng ta gia nhập BNI, đã là chuyện từ lâu rồi nhưng tôi vẫn nhớ. Chúng ta gia nhập BNI để trở nên bận rộn hơn. Chúng ta muốn có thêm công việc. Chúng ta muốn có thêm referral. Điều chúng ta thường thấy, nếu gần đây bạn để ý trong chapter của mình, thỉnh thoảng sẽ có người đứng lên nói: "Tôi quá bận." Bằng cách nào đó chúng ta đã vượt quá mức bận rộn phù hợp.
Tôi muốn chia sẻ một vài mẹo để bạn nghĩ lại điều này và thử nhìn mọi thứ theo cách khác, bởi vì các hoạt động của bạn phải thay đổi khi bạn bận hơn, vì về bản chất bạn phải tìm cách đạt được nhiều kết quả hơn từ một khoảng thời gian ngắn hơn.

Ivan: Tôi có thể nói rằng tôi nghĩ cô nói rất đúng trọng tâm. Chúng ta ai cũng có một số giờ nhất định trong ngày. Vấn đề là chúng ta sử dụng chúng thế nào. Nếu bạn là entrepreneur, bạn bận và ngày càng bận hơn, bạn phải làm một điều nghe có vẻ điên rồ như thuê người, ủy quyền, hoặc để những người khác bước vào hỗ trợ, bởi vì ai cũng bận cả. Câu hỏi là chúng ta có hiệu quả hay không? Đó là câu hỏi ở đây.

Meaghan: Vâng, hoàn toàn đúng. Tôi dùng một phép ẩn dụ này. Các con tôi, gia đình tôi và tôi thích ra hồ. Anh cũng thích ra hồ. Và tôi hình dung như đang đứng trên một chiếc ván chèo. Hãy tưởng tượng bạn đang trên ván chèo ở giữa hồ, an toàn, không có thuyền nào đang tới. An toàn ở giữa hồ. Bạn nhắm mắt lại và bắt đầu chèo theo hướng mà bạn nghĩ mình đang chèo, rồi gió thổi, có một chút dòng nước chảy, và có thể một chiếc thuyền chạy ngang qua. Tôi vẫn chèo y hệt như lúc đầu, nhưng tôi có thể đi theo một hướng hoàn toàn ngược lại nếu tôi không chú ý đến hoạt động của mình. Nếu tôi tiếp tục làm cùng một hoạt động, thì đến một lúc nào đó tôi sẽ bị lật nhào. Tôi đã tự nói với mình rằng tôi cần vắt thêm một giây từ mỗi phút của mỗi ngày để làm được nhiều việc hơn. Vấn đề chỉ là thay đổi hoạt động hoặc thay đổi chất lượng của hoạt động mà bạn sẽ làm. Tôi rất muốn chia sẻ một số ví dụ về cách bạn có thể làm điều đó với các hoạt động của BNI.

Ivan: Xin cô hãy làm vậy, vì đó là điều then chốt đối với thành viên. Hãy đi sâu vào chi tiết.

Meaghan: Để tôi đưa ra vài ví dụ. Khi bạn gặp ai đó lần đầu tiên và mới bắt đầu làm quen, bạn thực sự phải dành cho họ thời gian, và bạn phải xem cuộc trò chuyện đi về đâu. Bạn đang cố tìm xem chúng ta có điểm chung nào không. Buổi 1-2-1 đầu tiên đó thường hơi lan man, kiểu như hãy kể cho tôi nghe về các con của bạn, về cái này, về cái kia. Nó hơi lan man và bạn chỉ cần dành thêm một chút thời gian cho nó.
Nhưng hãy tua nhanh. Nếu bạn biết người đó thật sự rất rõ, các buổi 1-2-1 của bạn có thể chỉ khoảng 15 đến 30 phút. "Đây là những thương vụ tôi đang làm lúc này. Bạn có biết ai mà bạn có thể kết nối tôi không?" Buổi 1-2-1 vẫn là cùng một hoạt động nhưng trông rất, rất khác, vì tôi đã biết bạn rồi. Bạn đã biết tôi rồi. Chúng ta đã thường xuyên bên nhau. Lúc này không phải để tán gẫu. Mà là để nhanh chóng giải quyết công việc kinh doanh mang tính chiến lược. Đây chỉ là một ví dụ về cách bạn có thể thay đổi cách thực hiện hoạt động để đạt được kết quả.
Một ví dụ khác mà tôi muốn chia sẻ, cũng cùng hướng với 1-2-1, là bạn làm rất nhiều buổi 1-2-1 mà không nhận được referral từ các buổi đó, thì có thể bạn nên xem lại cách mình thực hiện 1-2-1. Bởi vì bạn có thể bước vào, và cũng giống như ví dụ trước của tôi, bước vào với một danh sách 10 người và có thể bạn sẽ giới thiệu được cho tôi năm người trong số đó nếu chúng ta đã biết nhau rất rõ. Ngược lại, nếu bạn làm một loạt buổi 1-2-1 với mọi người mà không đem lại kết quả gì, bạn cần xem xét và tự hỏi: "Được rồi, mình cần làm gì khác đi để đạt được kết quả cuối cùng là referral?" Vì đó chính là lý do ngay từ đầu chúng ta thực hiện 1-2-1! Bạn phải xem xét và tự hỏi: "Được rồi, mình có thể làm gì khác để việc này thực sự hiệu quả?" Và như tôi đã nói ngay từ đầu, tất cả chúng ta gia nhập BNI để có thêm kinh doanh. Chúng ta phải tìm cách đón lấy lượng kinh doanh đó khi nó đến. Đôi khi đó chỉ là các kỹ năng quản lý thời gian cơ bản: "Được rồi, mình sẽ quản lý việc này tốt hơn và sẽ gọi điện vào giờ này trong ngày vì mình phải có thể phản hồi tất cả các referral mình nhận được." Tôi phải suy nghĩ cách dùng quản lý thời gian để chắc chắn rằng tôi luôn nắm vững tình hình một cách đều đặn.

Ivan: Kỹ năng quản lý thời gian là then chốt. Tôi biết một người nói rằng mình bận và không bao giờ có thời gian làm bất cứ việc gì, mà người đó là một nhân viên pha cà phê. Thật sao bạn? Bạn không có thời gian à? Bạn pha cà phê để kiếm sống mà! Điều then chốt là chúng ta sử dụng thời gian đó như thế nào. Tôi gặp những thành viên BNI nói: "Tôi không có thời gian làm việc này hay việc kia." Nhưng cách bạn quản lý thời gian mới là mấu chốt, và tôi nghĩ đó là điều cô đang nói ở đây.

Meaghan: Hoàn toàn đúng! Để tôi đưa ra một ví dụ: danh sách công việc. Tôi có một danh sách công việc, nhưng khoảng hai tuần trước tôi nhận ra rằng tôi thêm vào danh sách nhiều việc hơn số việc được gạch bỏ. Giống như cả ngày tôi chỉ tạo ra danh sách những việc cần làm, và không có thời gian trong ngày để làm những việc trong danh sách. Nhưng anh biết không, lẽ ra tôi có thể nói rằng danh sách công việc không hiệu quả. Nhưng danh sách công việc lại hiệu quả với mọi người khác trên hành tinh, trừ tôi! Vì lý do nào đó nó không hiệu quả với tôi. Vậy nên tôi phải xem xét và tự hỏi: "Làm thế nào để mình làm việc này theo cách khác và có kết quả tốt hơn?" May mắn là tôi đã hỏi đúng người một câu hỏi đúng, và anh ấy nói: "Hãy đưa công việc vào lịch của bạn với khoảng thời gian bạn nghĩ nó sẽ mất." Và tôi nói thật, từ đó tôi đã có những tuần làm việc hiệu quả nhất trong mấy tuần vừa qua. Nhưng ý tôi là, tôi đã làm việc này 15 năm rồi, lẽ ra bạn sẽ nghĩ tôi có thể tự nghĩ ra điều đó. Nhưng tôi đã không làm được. Tôi phải dành thời gian ngồi lại và tự hỏi: "Được rồi, điều gì đang hiệu quả ở việc này? Mình đang làm những hoạt động nào? Ồ, những hoạt động này không hiệu quả. Mình bỏ gì ra khỏi đĩa của mình và đặt gì vào đó? Làm thế nào để mình làm việc này khác đi để thực sự có hiệu quả về sau?" Chúng tôi muốn thành viên BNI ở lại với BNI suốt đời! Nhưng tôi thấy rất đau lòng mỗi khi nghe ai đó nói: "Ôi, tôi quá bận và không thể tiếp tục BNI nữa." Và điều đó khiến tôi nghĩ: liệu bạn có đang thực hiện hoạt động để có được kết quả mà bạn cần không?

Ivan: Đúng vậy. Tuy nhiên, đôi khi khi mọi người nói họ không có thời gian cho BNI, còn có những vấn đề khác. Nhưng đừng giả định đó là trường hợp ở đây. Tôi nghĩ chắc chắn đây là vấn đề quản lý thời gian. Một trong những điều tôi thích làm để quản lý thời gian, mà tôi đã nói trên podcast của mình trước đây, là tôi dùng mã màu cho mọi thứ trong lịch của mình, liên quan đến những việc tôi nên làm so với những việc tôi buộc phải làm. Và tôi dùng màu xanh lá trong lịch cho những việc tôi thật sự muốn làm hoặc nên làm. Những việc thúc đẩy doanh nghiệp của tôi, vai trò của tôi đều màu xanh lá. Mọi thứ khác dùng các màu khác nhau. Và nhân tiện, Meaghan, màu đỏ là xấu, rất xấu. Thường thì màu đỏ là có luật sư dính vào.

Meaghan: Màu đỏ dạo này mang tiếng xấu quá.

Ivan: Vâng, cũng có lý do chính đáng. Dù sao thì, đây là về quản lý thời gian hiệu quả và sử dụng thời gian một cách khôn ngoan. Vì vậy tôi khuyên các Director và/hoặc các thành viên BNI dùng mã màu cho lịch của họ đối với những việc họ thật sự nên làm, và tiếp thị là một trong những việc họ nên làm.

Meaghan: Hoàn toàn đúng. Ngoài ra, nếu bạn cảm thấy BNI chiếm quá nhiều thời gian, hãy liên hệ và trao đổi với ai đó về điều đó, vì nhiều Director Consultant của chúng tôi sẵn sàng giúp bạn xác định những gì bạn đang làm hiệu quả và những gì bạn đang làm chưa hiệu quả. Chúng tôi không muốn BNI chiếm nhiều thời gian. Nó không nhất thiết phải như vậy, nhưng bạn phải vận hành nó. Nhưng bạn không cần phải vận hành nó 40 giờ một tuần. Vì vậy chúng tôi muốn giúp bạn tìm được sự cân bằng đó và giúp bạn xác định những gì bạn có thể làm, như tôi đã nói, để vắt từng giây có thể từ những hoạt động mà bạn đang làm.

Ivan: Được rồi, chúng ta cần kết thúc. Có rất nhiều điều mọi người có thể làm để thật sự học cách hiệu quả hơn trong BNI, và một trong số đó là một dự án mà cô đứng đầu, đó là BNI University. Tôi yêu BNI University! Meaghan, tôi muốn nói rõ trước công chúng rằng đây là hiện thực hóa tất cả những gì tôi từng hy vọng chúng ta có thể làm trong BNI, về mặt đào tạo mọi người cách networking hiệu quả hơn. Đó là một trong những điều tôi nghĩ mọi người nên dành chút thời gian, vì nó là mài sắc lưỡi rìu của bạn. Cô có muốn nói ngắn gọn về BNI University không?

Meaghan: Vâng. Với bất cứ điều gì bạn làm trong BNI và bạn cần giúp để trau dồi kỹ năng đó và làm nó hiệu quả hơn, hãy vào BNI University và tìm kiếm chủ đề đó. Nếu là referral, hay là 1-2-1. Có nội dung về chủ đề đó, và rất nhiều thứ khác bạn có thể tìm thấy. Ở đó có rất nhiều tài nguyên tuyệt vời!

Ivan: Đúng là như vậy! Và nếu bạn yêu thích BNI University, thì Meaghan là người đã biến nó thành hiện thực. Còn nếu bạn không thích, thì, đó là của người khác...
Meaghan thực sự đã biến BNI University thành hiện thực. Và tôi rất ấn tượng với chương trình đó. Tôi biết cô đã bỏ ra bao nhiêu công sức cho nó, và tôi rất ấn tượng, Meaghan. Tôi yêu nó! Tôi khuyên mọi người hãy vào đó. Đó là một trong những cách để làm cho thời gian của bạn thực sự hiệu quả vì bạn đang mài sắc lưỡi rìu của mình.
Cô có điều gì muốn nói trước khi kết thúc không, Meaghan?

Meaghan: Tôi cũng sẽ đảm bảo có một tài nguyên dành cho bạn trên BNI University để giúp bạn có những ý tưởng về cách xem xét những gì bạn đang làm, và chắc chắn rằng các hoạt động bạn đang làm cũng đem lại kết quả mà bạn muốn. Vì vậy hãy tìm nó trên BNI University.
Cảm ơn anh rất nhiều đã mời tôi, tôi thực sự trân trọng. Tôi cảm thấy thật đặc biệt khi được ở đây vào dịp kỷ niệm 34 năm của BNI. Tôi muốn chân thành chúc mừng anh đã tạo ra tổ chức tuyệt vời này mà tất cả chúng tôi được tham gia.

Ivan: Cảm ơn Meaghan. Tôi rất trân trọng. Tôi phải nói với cô rằng, tôi yêu công việc kinh doanh này. Tôi yêu tổ chức này. Tôi yêu những gì tôi làm. Tôi rất vui được ở đây, và tôi rất vui khi có cô ở đây vào dịp kỷ niệm 34 năm của chúng ta.
Trả lại cho Priscilla.

Priscilla: Được rồi, vậy là hết tuần này. Cảm ơn cả hai rất nhiều. Chúng ta không bao giờ quá bận để nghe những thông tin tuyệt vời như vậy.
Để xem thêm nội dung của Ivan, hãy truy cập IvanMisner.com. Cảm ơn các bạn rất nhiều đã lắng nghe. Tôi là Priscilla Rice, và chúng tôi mong các bạn tiếp tục đồng hành cùng chúng tôi vào tuần sau trong một tập mới đầy thú vị của BNI Podcast chính thức.