Tập 581: Điều một vị Chuẩn tướng dạy tôi về giao tiếp

Priscilla: Xin chào tất cả các bạn, chào mừng trở lại với BNI Podcast chính thức, do kênh Networking for Success trên YouTube thực hiện, nơi có Tiến sĩ Ivan Misner và nhiều chuyên gia networking khác. Tôi là Priscilla Rice, và tôi đang gửi đến các bạn từ Live Oak Recording Studio ở Berkeley, California. Hôm nay tôi có mặt cùng, qua điện thoại, Nhà sáng lập kiêm Giám đốc Tầm nhìn của BNI, Tiến sĩ Ivan Misner. Chào Ivan. Bạn khỏe không và hiện đang ở đâu vậy?

Ivan: À, tôi vừa trở về từ BNI Florida. Tháng này tôi đi lại rất nhiều. Ba Lan, Đức, Florida. Gặp gỡ các thành viên BNI luôn tuyệt vời.

Priscilla: Tuyệt quá. Vậy hôm nay bạn có gì cho chúng tôi? Đây là một chủ đề thú vị.

Ivan: Vâng, đúng vậy. Chuyện là thế này. Tôi nhận được một email từ một người tôi không quen. Anh ta gửi cho tôi một email mà chỉ có thể mô tả là giống cuốn sách Chiến tranh và Hòa bình. Bản in gốc của cuốn sách dài 1.225 trang. Thông điệp của anh ta với tôi cũng có cảm giác như vậy. Nó dài. Dài đến mức tôi không đọc hết. Dài đến mức tôi đã gửi lại cho anh ta và kể cho anh ta câu chuyện này.
Một trong những bài học giao tiếp hay nhất tôi từng nhận được khi còn trẻ là từ một vị chuẩn tướng nghỉ hưu, giảng dạy trong Chương trình Tiến sĩ tại USC nơi tôi học sau đại học. Ông là một giáo sư tuyệt vời, và ông luôn chia sẻ những câu chuyện đáng kinh ngạc nhất và dạy những bài học quý giá nhất. Bài học đó, dĩ nhiên, thuộc môn lý thuyết quản trị. Ông yêu cầu chúng tôi viết một bài luận 10 trang về một chủ đề cụ thể liên quan đến quản trị và nộp trong vòng vài tuần tới.
Lớp chỉ có 12 học viên, và tất cả chúng tôi đều đến đầy đủ, bài luận trên tay, hai tuần sau đó. Chúng tôi nhìn ông thu tất cả bài luận rồi ngồi xuống bàn trước lớp và bắt đầu đọc lướt qua tất cả bài nộp ngay tại đó. Sau đó ông đứng dậy và trả lại tất cả cho chúng tôi. Ông bảo chúng tôi tuần sau quay lại với bài năm trang về cùng chủ đề. Ông nói: "Hãy bỏ hết những thứ rườm rà. Đi thẳng vào cốt lõi vấn đề và nộp vào tuần sau."
Chúng tôi rất tức giận. Chúng tôi thực sự rất tức giận, nhưng vẫn làm. Tuần sau, chúng tôi quay lại với bài năm trang. Rồi ông làm lại đúng quy trình đó. Ông ngồi xuống, xem qua, đứng dậy, trả lại tất cả và nói: "Các anh có thể cắt thêm. Hãy rút còn hai trang và nộp vào tuần sau."
Như bạn có thể đoán, Priscilla, chúng tôi không thể tin nổi, nhưng vẫn làm theo lời ông và tuần sau đó chúng tôi quay lại với bài hai trang. Và như bạn có thể đoán, ông xem qua, trả lại tất cả một lần cuối và nói: "Giờ hãy rút còn một trang và mang lại vào tuần sau cùng với bài gốc của các anh."
Chúng tôi bực bội hơn cả mức khó chịu. Chúng tôi rất bực. Nhưng vẫn làm theo lời ông. Tuần sau chúng tôi quay lại và nộp cả hai bài: bản tóm tắt một trang và bài dài hơn. Rồi ông chia sẻ điều mà tôi nghĩ là một trong những bài học quý giá nhất trong quá trình đào tạo học thuật của tôi. Ông nói: "Trong sự nghiệp, các anh sẽ làm việc cho những người cực kỳ bận rộn. Họ có thể yêu cầu các anh làm báo cáo về một chủ đề quan trọng của công ty. Họ có thể không có thời gian đọc những bài dài dòng của các anh, đi vào từng chi tiết vụn vặt để trình bày những đề xuất xuất sắc của các anh." Tôi nghĩ ông có thể hơi mỉa mai một chút, nhưng đó là điều ông nói.
Ông nói tiếp: nếu các anh học được cách làm văn bản của mình bớt rối rắm và cô đọng mọi thứ thành một tài liệu đơn giản, dễ tiếp nhận, thì những người bận rộn sẽ phản hồi tốt hơn với công việc của các anh. Hãy luôn tạo một bản tóm tắt điều hành liệt kê bằng gạch đầu dòng các phát hiện quan trọng, các đề xuất hoặc lời khuyên, và đặt nó ở phía trước báo cáo dài hơn của các anh. Như vậy, sếp có cơ hội nắm tổng quan vấn đề, rồi nếu muốn, họ có thể đi sâu hơn vào các phát hiện trong báo cáo đầy đủ. Ông cũng gợi ý rằng các gạch đầu dòng tóm tắt nên dẫn chiếu đến trang, các trang hoặc đoạn liên quan nơi vấn đề đó được trình bày trong báo cáo đầy đủ, phòng khi họ muốn tìm hiểu sâu hơn.
Với tôi, đây là lời khuyên tuyệt vời, và nó đã giúp ích cho tôi rất nhiều năm qua. Giao tiếp của bạn không cần phải là Chiến tranh và Hòa bình mới hiệu quả. Thậm chí Bài diễn văn Gettysburg chỉ dài 272 từ. Podcast này còn dài hơn Bài diễn văn Gettysburg. Vì vậy, Priscilla, đây là một bài học tuyệt vời. Tôi muốn trò chuyện với bạn về nó một chút. Tôi hy vọng đây là bài học cho tất cả mọi người đang nghe podcast này, rằng khi họ giao tiếp với ai đó, đặc biệt là người mà họ cho là rất bận, nếu họ giao tiếp lên cấp trên trong một tổ chức hoặc với người họ kính trọng và người đó thực sự, thực sự, thực sự rất bận: hãy tóm tắt.
Sự thật là những người thực sự rất bận không muốn đọc Chiến tranh và Hòa bình dưới dạng một email. Họ muốn các gạch đầu dòng. Nếu gạch đầu dòng không thu hút được sự chú ý của họ, hãy tin tôi, phiên bản email kiểu Chiến tranh và Hòa bình chắc chắn không được.
Nhân tiện, tôi đã gửi email kể câu chuyện đó cho anh chàng kia. Anh ta không hiểu. Anh ta không hiểu.

Priscilla: Anh ta thấy bị xúc phạm sao?

Ivan: Anh ta không bị xúc phạm. Anh biết đấy, anh ta nói: "Không, không. Anh cần đọc hết. Nó rất, rất là, anh biết đấy, 'Từng chữ tôi viết đều là ngọc.'" Anh ta không nói vậy nhưng anh ta giữ quan điểm rằng tất cả đều cực kỳ quan trọng.
Sự thật là tôi chưa bao giờ đọc hết. Tôi nói tôi trân trọng ý kiến của anh, nhưng tôi không có thời gian đọc hết. Nếu anh không thể tóm tắt, tôi không có thời gian để đọc. Anh ta không chịu tóm tắt.

Priscilla: Tôi nghĩ điều đó đặc biệt đúng trong thời nay, vì tôi chỉ có thể tưởng tượng email của bạn trông thế nào. Tôi có thể nói rằng email của tôi, chỉ để xử lý hết mọi thứ, loại bỏ, xóa, làm cái này cái kia rồi đọc những gì cần đọc, chúng ta thực sự không có nhiều thời gian đến vậy.

Ivan: Đúng vậy. Đã có thời điểm. Tôi không còn là CEO nữa. Tôi không điều hành hoạt động hằng ngày của doanh nghiệp, nhưng tôi nghĩ số email nhiều nhất tôi từng nhận trong một năm, khi tôi còn trực tiếp điều hành công ty hằng ngày (tôi vẫn làm việc mỗi ngày, nhưng ở vai trò khác là người phát ngôn của tổ chức), số email nhiều nhất tôi nhận trong một năm, không tính thư rác, là gần 40.000 email.

Priscilla: Vâng. Thật điên rồ.

Ivan: Nên tôi nhận rất nhiều email. Hãy gạch đầu dòng cho tôi. Nhưng chuyện này không phải về tôi. Thực ra là về các bạn, những người nghe. Khi bạn giao tiếp với người khác, hãy đưa cho họ một bản tóm tắt. Đôi khi tôi chỉ gửi bản tóm tắt và nói nếu họ muốn thêm chi tiết, tôi sẽ gửi thêm. Chắc chắn khi nói chuyện với ai đó mà tôi biết là rất bận, tôi nói rằng đây là bản tóm tắt. Tôi có nhiều thông tin hơn nếu bạn muốn, và tôi sẵn sàng gửi cho bạn.
Đôi khi họ trả lời lại. Điều này đặc biệt đúng khi tôi làm việc với các tổ chức khác và cố gắng liên lạc với sếp hoặc cấp trên. Tôi sẽ nói: đây là bản tóm tắt của tôi. Tôi sẽ cung cấp thêm chi tiết nếu anh muốn. Đôi khi họ viết lại nói không, thế này là đủ với tôi và tôi đồng ý, cảm ơn. Lúc khác, họ nói vâng, gửi cho tôi chi tiết. Tôi sẽ làm vậy. Tôi luôn thu hút được sự chú ý của họ bằng bản tóm tắt.

Priscilla: Nếu chuyện phức tạp thì tôi thích nói chuyện qua điện thoại hơn, đó là cảm giác của tôi.

Ivan: Vâng. Đôi khi bạn cần đưa mọi thứ ra bằng văn bản. Theo một cách nào đó, một cuộc nói chuyện qua điện thoại có thể kéo dài hơn, trừ khi ngay từ đầu bạn có sẵn thứ gì đó để dựa vào. Bạn hiểu ý tôi chứ?

Priscilla: Vâng.

Ivan: Vì vậy tôi rất muốn nghe từ các thành viên BNI: lời khuyên tuyệt vời nào hay trải nghiệm nào của bạn đã giúp ích cho quá trình giao tiếp với người khác? Bạn đã dùng những kỹ thuật nào để thông điệp của mình được lắng nghe hiệu quả? Với tôi, đó là điều vị chuẩn tướng nghỉ hưu này đã dạy tôi về việc luôn tạo bản tóm tắt điều hành, chắc chắn là trong giao tiếp bằng văn bản. Bạn đã nghe hay học được những kỹ thuật nào qua nhiều năm? Tôi rất muốn nghe ngay tại BNI Podcast. Priscilla, bạn có suy nghĩ cuối nào không?

Priscilla: Tôi nghĩ bạn đã nói đủ rồi. Tuyệt vời.

Ivan: Vậy hôm nay chúng ta xong rồi. Xin chuyển lại cho bạn.

Priscilla: Được rồi, cảm ơn Ivan. Tôi nghĩ vậy là hết tuần này. Cảm ơn các bạn rất nhiều vì những thông tin tuyệt vời. Để xem thêm nội dung của Ivan, hãy truy cập IvanMisner.com. Cảm ơn các bạn rất nhiều đã lắng nghe. Tôi là Priscilla Rice, và chúng tôi mong các bạn tham gia cùng chúng tôi vào tuần sau trong một tập thú vị khác của BNI Podcast chính thức.