Tập 551: Thông báo các buổi 1-2-1 trong phần trao Referral

Priscilla: Xin chào mọi người và chào mừng trở lại với BNI Podcast chính thức, chương trình do kênh Networking For Success trên YouTube mang đến cho các bạn, kênh có sự tham gia của Tiến sĩ Ivan Misner và nhiều chuyên gia networking khác. Tôi là Priscilla Rice, và tôi đang đến với các bạn từ Live Oak Recording Studio ở Berkeley, California. Hôm nay tôi có sự tham gia qua điện thoại của nhà sáng lập kiêm Giám đốc Tầm nhìn của BNI, Tiến sĩ Ivan Misner.
Xin chào Ivan! Anh thế nào và anh đang ở đâu?

Ivan: Tôi đang ở văn phòng Hỗ trợ Toàn cầu tại Charlotte, North Carolina. Vài năm trước, chúng tôi đã chuyển trụ sở BNI đến Charlotte. Tuần này tôi đến thăm, gặp toàn bộ nhân viên, những người tôi chưa từng gặp trước đây, và họp với một số thành viên trong đội ngũ ở đây để giúp lập kế hoạch chiến lược.

Priscilla: Nghe tuyệt quá!

Ivan: Được ở đây thật thú vị!

Priscilla: Vâng. Anh có điều gì để chia sẻ với chúng tôi?

Ivan: Gần đây tôi được một thành viên BNI hỏi, anh ấy nhờ tôi giữ kín tên, như người tuần trước, và anh ấy hỏi về các buổi 1-2-1 trong phần referral của buổi họp. Đây là câu hỏi của anh ấy gửi tôi:
“Tôi là một thành viên tự hào của BNI. Tôi cũng tự hào vì được chọn làm Phó Chủ tịch của chapter này. Gần đây, chúng tôi được thông báo rằng quy trình I Have, diễn ra trong phần referral của buổi họp, chỉ nên bao gồm referral và những trải nghiệm của thành viên như testimonial. Điều đó rất tốt, nhưng chúng tôi không còn được đứng lên nói mình có các buổi 1-2-1 với ai nữa sao? Tôi cảm thấy trong báo cáo Traffic Light của chúng tôi, các buổi 1-2-1 nên được đưa vào phần I Have vì đó là yếu tố then chốt trong sự phát triển của BNI về việc xây dựng lòng tin với các thành viên khác. Ngoài ra, theo kinh nghiệm, các chapter khác đến thăm chúng tôi, khi chúng tôi có nhắc đến các buổi 1-2-1, tất cả họ đều nói rằng khi trở về chapter của mình, họ sẽ kể lại những nỗ lực của chúng tôi trong việc nuôi dưỡng mối gắn kết bền chặt mà chúng tôi đã tạo ra. Vì vậy phải đứng lên và nói “Pass” thật là nản lòng. Tôi hy vọng mình đã trình bày rõ tình huống.” Và anh ấy nhờ tôi cho ý kiến.
Trước hết, đừng bao giờ nói “Pass”. Thực ra, nhiều người không biết, nhưng quy trình I Have, câu nói I Have a referral, có lịch sử như thế này:
Quy trình I Have được tạo ra khoảng năm năm sau khi BNI thành lập, tức là khoảng năm 1990. Nó được tạo ra vì mọi người đứng lên và nói: “Xin lỗi, hôm nay tôi không có referral.” Hoặc: “Xin lỗi, tôi không có referral, nhưng tôi có một testimonial.” Và rồi họ kể về một testimonial rất hay! Vì vậy chúng tôi nghĩ ra cụm từ I Have để giúp mọi người không bỏ qua lượt, thôi xin lỗi và chỉ đơn giản nói rằng họ có một referral hoặc một testimonial. Đó chính là mục đích của phần này trong buổi họp. Lần đầu tiên bạn đứng lên trong một buổi họp BNI là để nói về bạn. Tất cả là về bạn! Đó là bài thuyết trình hàng tuần của bạn. Hãy nói về những gì bạn làm và mọi người có thể giới thiệu cho bạn như thế nào. Lần thứ hai bạn đứng lên là để trao đi. Trao một điều cụ thể. Trao một referral hoặc dành một testimonial về một thành viên BNI. Đó là cách chương trình được thiết kế. Đừng bao giờ xin lỗi, đừng bao giờ pass, mà hãy trao một referral cho ai đó trong chapter. Và nếu bạn không có, hãy trao một testimonial. Tôi đã làm rất nhiều podcast về cách dành những testimonial tuyệt vời. Đó là điều bạn nên làm.
Có vẻ như đang xảy ra hiện tượng Feature Creep. Feature Creep là “sự mở rộng liên tục hoặc việc bổ sung các tính năng, sản phẩm hay dịch vụ mới vượt ra ngoài chức năng cốt lõi của sản phẩm hay dịch vụ, có thể dẫn đến sự cồng kềnh hoặc phình to của sản phẩm hay dịch vụ.” Đó là sự phức tạp hóa quá mức thay vì đơn giản hóa thiết kế. Nguyên nhân phổ biến nhất của Feature Creep là mong muốn mang đến cho người dùng nhiều hơn! Nhiều thứ hữu ích hơn! Nhiều sản phẩm và dịch vụ đáng mong muốn hơn! Tuy nhiên, một khi sản phẩm đã đạt đến mức làm được điều nó được thiết kế để làm, những chức năng bổ sung thực ra có thể làm giảm hiệu quả. Đó là Feature Creep.
Thêm các buổi 1-2-1 vào phần này của buổi họp là ví dụ điển hình của Feature Creep. Theo ý kiến của tôi, đây là điều đang xảy ra. Ở dạng đơn giản nhất, với tôi, phần I Have của buổi họp, với tư cách thành viên, là để trao một điều cụ thể cho một thành viên khác. Trao một referral, trao một testimonial. Nếu bạn bắt đầu thêm thứ khác vào quy trình này, bạn làm giảm sức mạnh và sự tập trung của việc trao đi. Lần đầu, hãy nói về bản thân. Lần thứ hai, ngay từ đầu được thiết kế là để trao cho người khác. Vì vậy quy trình I Have là về việc trao đi. Trao một referral hoặc testimonial.
Nói về các buổi 1-2-1, nếu họ làm vậy, thì chưa bao giờ là một phần của quy trình này. Và nhân tiện, nói về các buổi 1-2-1, kiểu như “Này Priscilla, tuần này tôi đã có hai buổi 1-2-1!” thì giống như tôi đang tự vỗ vai khen mình. “Tốt cho tôi quá! Nhìn tôi này! Nhìn xem tôi đã làm gì!” Tất nhiên tôi hơi phóng đại một chút, nhưng hãy nghĩ xem. Đây là cơ hội để bạn cảm ơn ai đó vì công việc xuất sắc họ đã làm. Đây là cơ hội để bạn trao referral cho ai đó. Dùng phần này của buổi họp chỉ để thông báo các buổi 1-2-1 gây ra vài hệ quả. Thứ nhất, nó làm giảm sức mạnh của phần trao đi trong buổi họp.
Thứ hai, thành thật mà nói, nó nhàm chán. Ý tôi là việc mọi người lần lượt nói: “À, tôi đã có một buổi 1-2-1.” Và “Tôi cũng có một buổi 1-2-1.” Được rồi, điều đó rất hay, nhưng nó không tạo thêm sự hứng khởi cho buổi họp. Nó không thêm thông tin thực sự giá trị cho buổi họp. Vì vậy các buổi 1-2-1 rất quan trọng, nhưng điều quan trọng là bạn trao đi cho người khác trong phần thứ hai của buổi họp. Ý kiến của tôi là hãy giữ nó xoay quanh referral hoặc testimonial. Đừng thông báo số buổi 1-2-1 bạn đã làm trong tuần.
Tôi biết chị có vài câu hỏi về vấn đề này, Priscilla.

Priscilla: Tôi nghĩ có thể dùng việc thông báo một buổi 1-2-1 gần như như một testimonial. Cách tôi đã nghe trong chapter của mình là ai đó sẽ nói: “Tôi đã có một buổi 1-2-1 tuyệt vời nhất với người này người kia, và cô ấy giỏi công việc của mình lắm! Tôi đã xem không gian làm việc của cô ấy và nó thật tuyệt vời!” Kiểu như vậy. Họ biến nó thành một kiểu testimonial về người đó, họ thú vị ra sao và họ đã có khoảng thời gian tuyệt vời thế nào. Kiểu như vậy.

Ivan: Nhưng chị có thấy đó chính là Feature Creep không? Cứ một người làm tốt, đạt kết quả xuất sắc thì sẽ có ba người chỉ thông báo cho có. Nó chủ yếu trở thành một lời thông báo. Và tôi khuyên các chapter đừng thêm các buổi 1-2-1 vào phần này của buổi họp, vì một trong những lý do BNI thành công là chúng tôi thực sự tập trung như tia laser vào sứ mệnh và những gì chúng tôi làm. Phần đầu của buổi họp là để nói về bạn. Phần thứ hai của buổi họp là để nói về người khác. Tôi sẽ cho bạn biết khi nào bạn nên nói về người đó sau buổi 1-2-1: sau khi bạn đã trao cho họ một referral và họ làm một công việc xuất sắc cho người mà bạn đã giới thiệu. Đó là lúc bạn đứng lên và nói: “Tôi đã biết về công việc của họ trong một buổi 1-2-1 và sau đó tôi đã giới thiệu cho họ. Wow, họ làm việc thật xuất sắc! Cụ thể họ đã làm thế này.”
Vì vậy tôi nghĩ việc thêm các buổi 1-2-1 vào buổi họp không mang lại giá trị như mọi người nghĩ. Phần lớn nó sẽ biến thành lời tự chúc mừng bản thân, rằng bạn đã có một buổi 1-2-1. Đó không phải là mục đích của phần này trong buổi họp.

Priscilla: Được rồi, tôi còn một điều nữa. Chapter của chúng tôi từng có một khách mời đến từ một chapter khác lớn hơn và thành công hơn, và anh ấy xem các số liệu của chúng tôi và cảm thấy với tư cách một nhóm, chúng tôi chưa làm đủ các buổi 1-2-1, và rằng các buổi 1-2-1 dường như là chìa khóa để nhận và trao referral. Vậy nên từ phản hồi đó, cùng với việc ghi nhận những người đã làm nhiều buổi 1-2-1 bằng một giấy chứng nhận hay gì đó.

Ivan: Nếu một chapter muốn làm điều gì đó để tập trung cải thiện hiệu suất trên cơ sở tạm thời, như thêm điều đó vào trong một khoảng thời gian tạm thời, thì có thể khác với quan điểm của tôi, vì họ thực sự muốn nhấn mạnh điều đó. Nhưng một trong những điều tôi đã học được là luôn nhận ra những hệ quả không mong muốn của một ý tưởng tưởng chừng rất hay. Và một trong những hệ quả không mong muốn của việc thêm những thứ như vậy vào chương trình họp, trước hết, nó không được thiết kế để có điều đó. Rồi khi bạn thêm vào, nó có thể trở nên quá quen thuộc đến mức chỉ còn là việc đứng lên thông báo số buổi 1-2-1 bạn đã làm, thay vì những điều thực sự có ý nghĩa dành cho người khác, như một referral hay một testimonial. Nó cũng làm giảm tầm quan trọng của referral và testimonial. Khi đó bạn có thể có những người làm hàng tá buổi 1-2-1 mà không bao giờ trao referral và không bao giờ dành testimonial.
Hãy nghĩ đến những hệ quả không mong muốn của một ý tưởng tưởng chừng rất hay. Nếu một chapter muốn xoay chuyển hoạt động 1-2-1 của mình trong thời gian ngắn, thì vâng, cứ đưa vào, nhưng đừng làm nó thành vĩnh viễn. Đừng thay đổi luật chơi để giải quyết một vấn đề tạm thời. Bởi vì hệ quả không mong muốn có thể là sự tầm thường. Đó là ý kiến của tôi, nhưng tôi mới chỉ làm việc này có 30 năm thôi.

Priscilla: Vâng. Và chính anh đã tạo ra nó.

Ivan: Đúng vậy. Vậy hãy nhớ, lần đầu tiên là tất cả về tôi. Lần thứ hai là tất cả về họ. Bạn muốn trao một referral hoặc dành một testimonial.
Hôm nay đến đây là hết, Priscilla!

Priscilla: Được rồi. Tôi nghĩ điều này thực sự mở mang đầu óc và tôi mừng vì đã nghe nó, vì tôi đã không hiểu chúng tôi đang làm gì. Tôi xin nhắc các thính giả rằng podcast này được gửi đến các bạn bởi kênh Networking For Success trên YouTube. Cảm ơn các bạn rất nhiều đã lắng nghe, tôi là Priscilla Rice. Chúng tôi mong các bạn sẽ cùng tham gia với chúng tôi vào tuần sau trong một tập thú vị khác của BNI Podcast chính thức.