Tập 505: 5 điều giúp Visitor's Day thành công

Priscilla: Xin chào tất cả các bạn và chào mừng trở lại với BNI Podcast chính thức, do kênh Networking for Success trên YouTube thực hiện, với sự tham gia của Tiến sĩ Ivan Misner và nhiều chuyên gia networking khác. Tôi là Priscilla Rice, và tôi đang phát sóng từ Live Oak Recording Studio ở Berkeley, California. Hôm nay tôi kết nối qua điện thoại với Nhà sáng lập kiêm Giám đốc Tầm nhìn của BNI, Tiến sĩ Ivan Misner. Chào Ivan, anh khỏe không?

Ivan: Tôi rất khỏe, Priscilla. Tôi đang ở Austin. Tuần này tôi ở nhà. Tôi có một vị khách mời. Khách mời của tôi là Nate Dominguez. Nate đang ở Phoenix, Arizona. Nate đã làm Giám đốc Điều hành khá lâu rồi và đã gắn bó với BNI từ, ừm, từ khi còn rất, rất trẻ. Anh ấy là con trai của Norm Dominguez, người từng là Giám đốc Điều hành đầu tiên ở Phoenix, Arizona và là CEO đầu tiên của BNI sau tôi.
Nate, anh ở BNI được bao lâu rồi, Nate? 10, 15 năm?

Nate: Tháng sau sẽ tròn 13 năm.

Ivan: 13 năm. Thấy chưa, tôi đoán gần đúng. Tôi nói vòng vo thôi. 13 năm làm Giám đốc.

Nate: Làm Giám đốc Điều hành.

Ivan: Làm Giám đốc Điều hành. Và trước đó anh đã tham gia BNI bao lâu?

Nate: Lần đầu tiên tôi làm Giám đốc Khu vực (Area Director), hồi vị trí đó còn phổ biến, vào năm 1998, khi mới 18 tuổi, nhưng nói thật là tôi chỉ làm được một năm rồi đi học đại học xa nhà.

Ivan: Được rồi. Anh lấy bằng ở đâu?

Nate: Tôi học tại Đại học Northern Arizona ở Flagstaff, Arizona. Nơi có những hàng thông mà chúng tôi có ở Arizona, cách Phoenix vài giờ về phía bắc. Tôi lấy bằng ngành Marketing Kinh doanh. Tôi đã muốn chọn ngành Kết nối Kinh doanh nếu có ngành như vậy. Tôi nghĩ Marketing Kinh doanh là đủ gần rồi, kèm theo chuyên ngành phụ là Truyền thông.

Ivan: Tuyệt vời. Và theo tôi nhớ thì anh chưa bao giờ nghĩ mình sẽ theo nghề của gia đình, nhưng chúng tôi thật sự rất vui vì anh đã làm vậy, Nate. Nate điều hành một khu vực BNI rất xuất sắc, và hôm nay chúng ta sẽ nói về Visitor's Day. Tôi nghĩ đây là một chủ đề rất quan trọng, và Nate đã tổ chức rất nhiều Visitor's Day và có một khu vực rất thành công.
Hôm nay chúng ta sẽ nói về năm điều thật sự quan trọng, vì vậy nếu bạn đang nghe podcast này, hãy lấy bút, lấy giấy và ghi những điều này lại, hoặc in bản ghi lời thoại ra, đánh dấu những ý chính rồi trao đổi với chapter của bạn, bởi vì nếu bạn đang tổ chức Visitor's Day, bạn sẽ muốn biết năm điều này.
Một là sự chuẩn bị. Nate, hãy nói cho chúng tôi một chút về ý của anh khi nói đến chuẩn bị, và phần chú thích trong ngoặc mà tôi rất thích: (hoặc cứ tỏ ra như bạn đã chuẩn bị). Điều đó hoạt động như thế nào?

Nate: Trước hết, cảm ơn những lời tốt đẹp của anh, Ivan. Được tham gia BNI là một cơ hội tuyệt vời, không chỉ như một sự nghiệp mà có thể nói là cả cuộc đời tôi. Điều tôi thật sự hào hứng trong tổ chức của chúng ta, và cách nó lan tỏa qua từng nền văn hóa, có thể diễn ra ở thành phố lớn, thành phố nhỏ, chapter mới hay chapter lâu năm, chính là sức mạnh của Visitor's Day. Vì vậy tôi rất thích chủ đề này.
Tất cả chúng ta đều đã nghe câu nói xưa rằng với bất cứ việc gì ta lên kế hoạch hay làm, đều cần có sự chuẩn bị. Tôi thích không chỉ dừng ở đó mà đi xa thêm một bước. Tôi nghĩ đây là một lời khuyên có giá trị cả cho chapter nói chung lẫn cho từng thành viên. Và tôi có đặt trong ngoặc "hãy chuẩn bị, hoặc ít nhất cứ tỏ ra như bạn đã chuẩn bị".
Ý tôi là, nói cách khác, đừng tự lái xe buýt cán lên chính mình. Tiếc là tôi đã phải học bài học này từ trải nghiệm cá nhân, và tôi cũng đã thấy những nhà lãnh đạo giỏi mắc lỗi này. Lý tưởng nhất là chúng ta chuẩn bị. Chúng ta bỏ ra thời gian và công sức. Bạn làm bài tập về nhà và bạn đánh bóng bay ra khỏi sân. Nhưng ai cũng từng có lúc, chapter nào cũng có lúc, doanh nghiệp nào cũng có lúc bị cuốn vào công việc, hết việc này đến việc khác, và bạn không thể chuẩn bị như đã định.
Tuy vậy, điều đó không có nghĩa là bạn phải tự ném mình dưới bánh xe buýt. Tôi đã từng làm vậy và đã thấy người khác làm vậy. Đó là kiểu nói quen thuộc: "Hôm nay trên đường lái xe đến buổi họp, tôi còn đang nghĩ xem sẽ nói về cái gì." Tiếc là tôi đã thấy các Chủ tịch chapter làm vậy trong Visitor's Day. Tôi đã thấy các thành viên làm vậy khi giới thiệu doanh nghiệp của mình trước không chỉ đồng nghiệp và các thành viên khác, mà cả khách mời.
Lý thuyết riêng của tôi là: họ không ai biết điều gì khác cả. Cho nên miễn là bạn trình bày như thể bạn đã chuẩn bị, thì thường rất dễ để làm tốt, vì họ đâu biết gì khác. Tôi nhớ một ví dụ về một chapter đặt mục tiêu có 50 khách mời trong Visitor's Day. Tôi nghĩ đó là chapter khoảng 28 thành viên. Họ đã không đạt được. Họ kết thúc với khoảng 25 khách mời tại buổi họp.
Thay vì coi đó là một thành công, ngay từ đầu, vị Chủ tịch đã nói điều gì đó, tôi không nhớ cụ thể là gì, để bày tỏ sự thất vọng của mình, không chỉ với các thành viên mà cả với những khách mời đang ngồi ngay đó, những người lẽ ra sẽ không bao giờ biết chuyện gì khác.

Ivan: Điều này thật sự quan trọng. Anh nói hãy chuẩn bị hoặc cứ tỏ ra như đã chuẩn bị. Cần hiểu rõ rằng anh không nói "Này, nếu không chuẩn bị thì cũng đừng lo. Bạn không cần làm những việc cần thiết để có một Visitor's Day tuyệt vời."
Bạn vẫn phải làm việc, nhưng đừng cư xử như thể bạn đã không đạt được con số hay mục tiêu của mình ngày hôm đó. Ý anh có phải là như vậy không?

Nate: Chính xác. Hoặc đừng cư xử, với tư cách là một thành viên, như thể bạn đang đứng lên quảng bá doanh nghiệp của mình lần đầu tiên. Dù có phải hay không, khách mời cũng không biết điều gì khác, và tất cả đều là một phần của trải nghiệm, điều này sẽ gắn với lời khuyên số năm.

Ivan: Được rồi, vậy là chúng ta đã xong điều một và còn bốn điều nữa trong vài phút tới. Mọi người đều cần góp một chút sức, thay vì chỉ vài người phải gánh rất nhiều việc. Đó là điều số hai. Mọi người đều phải góp một chút sức. Hãy nói về điều này.

Nate: Tôi đã tham dự hàng chục, nếu không muốn nói là hàng trăm Visitor's Day, và bất kể quy mô chapter hay các yếu tố hậu cần khác, những buổi thành công nhất là những buổi mà ai cũng làm phần việc của mình, góp một chút sức, chứ không phải theo quy tắc 80-20 cũ, tức là 20% thành viên hay ban lãnh đạo phải chèo thuyền thật vất vả.
Vì vậy hãy dành thời gian, chuẩn bị tương xứng, và nếu mọi người đều góp một chút sức thì ai cũng thắng. Đó là từ viết tắt quen thuộc "T.E.A.M." mà chúng ta đã nghe cả triệu lần. Thật sự, cùng nhau mọi người đều đạt được nhiều hơn. Và điều đó gắn liền với Visitor's Day.

Ivan: Đúng vậy. Mọi người đều phải làm cho nó thành công. Kết nối kinh doanh chắc chắn là nỗ lực của cả đội, nên tôi hoàn toàn đồng ý với điều này. Điều số ba: đến sớm và về muộn. Hãy nói về điều đó.

Nate: Một lần nữa, ai cũng đã nghe câu chim dậy sớm thì có sâu ăn. Cá nhân tôi rất thích là một trong những người đến đầu tiên ở bất kỳ sự kiện nào tôi tham dự, dù là về networking, kinh doanh hay cộng đồng. Thường thì đó là lúc bạn có cơ hội thật sự kết nối với mọi người, nhưng rất ít người ở lại thêm một lúc. Đừng vội lao ra cửa.
Tôi lại phải nói là đã thấy điều này xảy ra: sau một Visitor's Day rất thành công, trong một chapter đông người chỉ có vài thành viên ở lại, và thường chính những người đó là những người tương tác được nhiều hơn với khách mời, giúp Ban Điều hành chapter (Leadership Team) kết thúc buổi họp, và thường cuối cùng nhận được lợi ích lớn nhất.
Vì vậy không chỉ là chim dậy sớm thì có sâu. Mà còn là nán lại một chút sau đó để giúp đỡ, gặp gỡ người mới, sắp xếp lại suy nghĩ và thật sự tận dụng trải nghiệm của mình.

Ivan: Hay quá. Tôi nghĩ quá thường xuyên, người ta bận rộn với việc bận rộn thay vì bận rộn một cách hiệu quả. Đây là cơ hội để ở lại và làm việc hiệu quả. Networking là về việc gặp mặt trực tiếp, trò chuyện và giao tiếp, tức là kết nối với con người.
Vậy điều xảy ra là mọi người tham dự buổi họp rồi nghĩ: "Được rồi. Xong." Dù mọi người vẫn đang gặp gỡ và nói chuyện sau đó, một số thành viên lại nghĩ: "À, mình làm xong phần của mình rồi. Giờ mình về," trong khi thực ra đó chính là cơ hội tuyệt vời để tạo một kết nối thật vững chắc với những người có mặt ở đó. Vậy nên hãy đến sớm và về muộn. Lời khuyên hay.
Tạo ba đến năm kết nối. Hãy nói về điều đó.

Nate: Nói nhanh trước khi chuyển sang ý tiếp, về việc ở lại muộn một chút, khả năng follow-up, chỉ cần ở lại với khách mời và trả lời các câu hỏi của họ, đương nhiên tôi khuyên làm vậy ở mọi buổi họp, nhưng nó đặc biệt đúng với Visitor's Day. Sẽ có một số khách mời có thể không quay lại nhưng vẫn có thể là những mối quan hệ tuyệt vời.
Điều này gắn với việc tạo ba đến năm kết nối. Tôi biết anh đã có những podcast rất hay về điều này khi áp dụng cho các sự kiện của Phòng Thương mại hoặc khi bạn đi dự những buổi gặp mặt có 500 người.
Bạn biết đấy, hãy đảm bảo ra về với ba đến năm kết nối tốt. Tôi đã làm vậy rất nhiều lần. Ở các sự kiện Phòng Thương mại, lần nào cũng có kết quả. Nhưng điều này cũng áp dụng cho các Visitor's Day thành công. Tôi nói điều này cho cả thành viên lẫn khách mời.
Theo kinh nghiệm của tôi, khi một thành viên thật sự tạo được ba đến năm kết nối vững chắc, hoặc làm sâu sắc thêm ba đến năm kết nối với những khách mời mà chính bạn đã mời, đó là nơi có sức mạnh. Đó là nơi có điều kỳ diệu. Mục tiêu là họ sẽ quay lại, nộp đơn vào chapter, trở thành thành viên và phát triển những mối quan hệ suốt đời.
Rất thường xuyên có cơ hội để thật sự đào sâu với một khách mời, phát triển mối quan hệ đó, nhưng tôi cũng mắc lỗi này và chắc anh cũng vậy. Chúng ta là những người hay nói, thích giới thiệu bản thân, và tôi đã dự những Visitor's Day mà tôi bị cám dỗ muốn nhảy qua nhảy lại gặp tất cả mọi người, đến mức thường là tôi ra về với cảm giác mình chẳng thật sự gặp ai cả.

Ivan: Chúng ta sắp hết thời gian rồi, và tôi biết anh có một câu chuyện rất hay. Anh có muốn kể nhanh không?

Nate: Vâng, nhiều năm trước, vào một Visitor's Day, chapter chúng tôi có một thành viên ngành nghe nhìn. Tên anh ấy là Chris. Anh ấy làm các tòa nhà thương mại cao cấp, lắp đặt hàng trăm chiếc TV trong nhà hàng và quán bar thể thao, và xây dựng phòng thu hoặc rạp chiếu phim trong nhà của mọi người. Hôm đó có một khách mời tham dự. Chris đã là thành viên được vài năm. Cô ấy là một người bán Mary Kay.
Đó là chapter họp lúc 7 giờ sáng thứ Ba, ở Scottsdale. Tôi nhớ như mới hôm qua. Chris là một thành viên rất tốt, nhưng không có gì vượt trội hơn mọi người. Anh chỉ thuyết trình rất hay, đến sớm, ở lại muộn, chuẩn bị kỹ, tức là tất cả những điều chúng ta đã nói.
Trong phần "Tôi có" của buổi họp, vị khách mời đứng lên và nói rất nhiều lời khen. Cô khen chapter và ban lãnh đạo, nhưng nói: "Tôi không phải người dậy sớm. Tôi cảm ơn lời mời nhưng tôi sẽ tìm hiểu các chapter khác. Tôi không biết liệu mình có quay lại không."
Nói thật, vài tháng sau tôi mới biết là cô ấy đã không quay lại lần nào. Chỉ vài tháng ngắn ngủi sau, Chris, anh chàng ngành nghe nhìn, nhận được cuộc gọi từ cô ấy. Cô ấy là đại diện Mary Kay. Hóa ra cô ấy kết hôn với một nhà thầu xây dựng nhà ở, đang xây một căn nhà trị giá nhiều triệu đô la, và họ cần một báo giá cho một rạp chiếu phim trong nhà trị giá 300.000 đô la. Công ty của Chris không chỉ có cơ hội báo giá mà còn nhận được công việc, và tất cả là nhờ một khách mời mà một thành viên khác đã mời đến một Visitor's Day, nơi Chris đã chuẩn bị tốt, đến sớm và ở lại muộn. Anh ấy đã vui vẻ, và kết quả là nhận được một referral khá lớn từ một người cuối cùng không trở thành thành viên. Nhưng mọi người vẫn đều thắng.

Ivan: Vậy là khách mời thật sự, chúng ta mời họ với tư cách thành viên tiềm năng, nhưng đôi khi chúng ta quên rằng còn có những cơ hội kinh doanh khác từ khách mời. Gợi ý rất hay.
Điều cuối cùng. Chúng ta sắp hết thời gian rồi. Điều cuối cùng là hãy vui vẻ. Bạn sẽ không bao giờ nghĩ sẽ thấy điều này trong danh sách năm điểm về một Visitor's Day tuyệt vời, nhưng tôi thích nó. Hãy nói về điều đó một chút.

Nate: Bạn cứ phải vui vẻ thôi. Tôi biết rằng chúng ta là những người giỏi nhất trong lĩnh vực này, có thể nói là trên toàn hành tinh. Tôi cảm thấy chúng ta thật sự giỏi trong việc kết hợp kinh doanh với niềm vui, phát triển các mối quan hệ và trở thành bạn bè, điều mà tôi biết anh đã nói trong nhiều tập.
Nhưng quá thường xuyên tôi thấy một chapter trở nên căng cứng trong Visitor's Day của mình. Sau nhiều tuần chuẩn bị và tất cả công sức bỏ ra trước đó, sau những buổi họp đầy năng lượng và mạnh mẽ trước đó, rồi đột nhiên khi đến ngày thì ai cũng căng cứng. Tôi cảm thấy điều đó tác động tiêu cực đến khách mời, đến sự chuẩn bị và mọi điều khác mà chúng ta đã nói hôm nay.
Tôi hoàn toàn không khuyên bạn tổ chức một bữa tiệc với dây ruy băng hay rằng bất kỳ điều đó là cần thiết. Nhưng hãy vui vẻ với nó. Tôi hy vọng các thành viên có thể làm vậy và tận hưởng việc tham dự các buổi họp BNI, làm thành viên và tiếp đón khách mời nhiều như tôi.
Tôi chỉ muốn nhắc mọi người làm điều tương tự khi dự Visitor's Day. Hãy làm cho nó vui và nhớ mỉm cười. Bạn không nhất thiết phải quá đà, nhưng hãy thả lỏng một chút và tận hưởng như trong bất kỳ buổi họp nào khác. Để nếu không có gì khác, khi khách mời quay lại lần thứ hai một tuần sau, mọi thứ lại như bình thường, vừa làm việc vừa vui vẻ, mối quan hệ, bạn biết đấy, họ sẽ không cảm thấy các bạn chỉ diễn một màn cho riêng ngày Visitor's Day.

Ivan: Tôi hoàn toàn đồng ý. Tôi thích điều này. Tôi không ngờ nó có trong danh sách. Nó rất chính xác. Tôi có một người bạn là ca sĩ chuyên nghiệp, và cô ấy là nữ chính, tôi không muốn tiết lộ kết thúc. Cô ấy đi thử vai cho vở Phantom of the Opera với vai nữ ca sĩ chính. Cô kể rằng cô bước vào, hát thử vai và đã rất căng cứng. Mọi thứ đều là sự hoàn hảo ở từng bước. Cô ấy không được chọn.
Cô được gọi lại. Cô nói: "Ôi, kệ đi. Mình cứ thoải mái hết mình và vui vẻ." Cô ấy hết mình, vui vẻ và làm tuyệt vời. Cô trở thành nữ ca sĩ chính của Phantom of the Opera ở New York trong nhiều năm.

Nate: Câu chuyện hay quá.

Ivan: Khi bước vào, cô ấy bước vào với tâm thế vui vẻ. Gửi đến các chapter, hãy vui vẻ lên. Không sao đâu. Các bạn đã làm rất nhiều việc rồi. Hãy tận hưởng và cho khách mời thấy rằng đây có thể là một nhóm vui vẻ.
Chà, chúng ta hết giờ từ lâu rồi. Nate, tôi muốn cảm ơn anh đã tham gia cuộc gọi này. Tôi rất muốn mời anh trở lại lần nữa. Anh có nhiều nội dung rất hay và tôi nghĩ điều này thật sự có giá trị cho bất kỳ chapter nào đang tổ chức Visitor's Day. Và Visitor's Day thật sự có thể giúp các chapter thành công hơn.
Nate, cảm ơn anh rất nhiều.

Nate: Cảm ơn anh.

Ivan: Priscilla, xin chuyển lại cho cô.

Priscilla: Được rồi, tuyệt vời. Cảm ơn cả hai anh. Chapter của tôi sắp tổ chức một Visitor's Day, nên điều này rất đúng lúc. Tôi xin nhắc các thính giả rằng podcast này do kênh Networking for Success trên YouTube thực hiện. Cảm ơn các bạn rất nhiều vì đã lắng nghe. Tôi là Priscilla Rice và chúng tôi mong các bạn sẽ cùng chúng tôi vào tuần sau trong một tập thú vị khác của BNI Podcast chính thức.