Tập 486: Mời khách đến bài thuyết trình doanh nghiệp của bạn
Episode 486: Inviting Visitors to Your Featured Presentation ·
Chủ đề: Thuyết trình, Khách mời đặc biệt, Khách mời (Visitor)
Tiffanie Kellog cùng Tiến sĩ Misner nói về việc mời khách đến chapter của bạn vào ngày bạn có bài thuyết trình doanh nghiệp (Feature Presentation). Bạn có thể lấp đầy phòng họp bằng khách hàng và khách hàng tiềm năng của mình, khiến sự kiện sôi động hơn nhiều và giúp nhiều người hơn học cách giới thiệu referral cho bạn.
Tiffanie thường đặt mục tiêu mời được 10 khách đến bài thuyết trình doanh nghiệp. Bạn có từ 6 đến 8 tuần kể từ lúc bài thuyết trình được xếp lịch cho đến lúc bạn thực sự thuyết trình. Như vậy bạn có nhiều thời gian để mời khách. Sau đây là một số bước cần làm.
Hãy đặt tên cho bài thuyết trình doanh nghiệp của bạn.
Gửi email báo trước ngày (save-the-date) cho ít nhất 40 người.
Tạo một sự kiện trên Facebook.
Gửi thông cáo báo chí về bài thuyết trình của bạn cho truyền thông địa phương.
Gửi thư mời viết tay hoặc in (loại thư giấy có dán tem) cho những người trong danh sách mời.
Đăng thông tin lên tất cả các tài khoản mạng xã hội của bạn nhiều lần.
Gọi điện follow-up cho những người bạn đã mời trước sự kiện 7 đến 10 ngày.
Gọi điện xác nhận vào ngày trước sự kiện.
Bạn có thể tìm thêm các mẹo của Tiffanie trên kênh YouTube Networking for Success.
Chương trình được tài trợ bởi NetworkingNow.com.
Nội dung đầy đủ
Priscilla: Xin chào tất cả mọi người, chào mừng các bạn quay trở lại với BNI Podcast chính thức, do NetworkingNow.com tài trợ, trang web hàng đầu trên mạng về các tài liệu networking có thể tải về. Tôi là Priscilla Rice, và tôi đang gửi đến các bạn từ Live Oak Recording Studio ở Berkeley, California. Hôm nay tôi có mặt cùng, qua điện thoại, Nhà sáng lập kiêm Giám đốc Tầm nhìn của BNI, Tiến sĩ Ivan Misner. Xin chào Ivan. Hôm nay anh khỏe không và anh đang ở đâu vậy?
Ivan: Thực ra tôi đang ở Austin, Texas trong suốt tháng 12. Tháng này tôi không đi đâu cả, điều này hiếm khi xảy ra.
Priscilla: Thật tuyệt.
Ivan: Đúng là tuyệt. Hôm nay tôi có một khách mời trong podcast của mình. Cô ấy đã từng là khách mời trước đây, Tiffanie Kellog. Tiffanie ban đầu gia nhập BNI vào năm 2005. Cô ấy là huấn luyện viên về khuyến khích động lực từ năm 2006. Cô ấy là tác giả của cuốn sách Four and a Half Networking Mistakes. Chúng ta đã nói về chuyện này trước đây rồi, Tiffany. Tôi rất thích cuốn sách đó, Four and a Half Networking Mistakes. Cô đã thực hiện một podcast với tôi cách đây khá lâu, podcast số 431, trong đó chúng ta nói về tầm quan trọng của bảng tên của bạn, một trong bốn lỗi rưỡi đó, tôi nghĩ vậy. Tiffanie, chào mừng cô đến với podcast.
Tiffanie: Cảm ơn anh rất nhiều vì đã mời tôi hôm nay.
Ivan: Rất vui khi có cô. Cô có một chủ đề thú vị. Tôi thích chủ đề này. Đó là về việc mời khách đến bài thuyết trình doanh nghiệp của bạn. Trong BNI, có khách mời luôn là điều tốt. Nhưng cô đang nói rằng nếu bạn thực hiện một bài thuyết trình doanh nghiệp thì có khách là điều rất tuyệt, vậy hãy nói với chúng tôi về điều đó.
Tiffanie: Một điều tôi nhận thấy khi là thành viên là bất cứ khi nào phòng họp có nhiều khách hơn, năng lượng chắc chắn cao hơn. Buổi họp trở nên mạnh mẽ và sôi động hơn. Vì vậy khi bạn nghĩ đến việc mình là người thuyết trình doanh nghiệp, đó chính là buổi họp mà bạn chắc chắn muốn bảo đảm có năng lượng cao.
Với tư cách là người thuyết trình, tôi nghĩ chúng ta chắc chắn có cơ hội để mời khách và lấp đầy phòng họp bằng khách hàng, khách hàng tiềm năng, những người biết chúng ta, để giúp làm không khí sôi nổi hơn.
Với tư cách là người thuyết trình, tôi nghĩ chúng ta chắc chắn có cơ hội để mời khách và lấp đầy phòng họp bằng khách hàng, khách hàng tiềm năng, những người biết chúng ta, để giúp làm không khí sôi nổi hơn.
Ivan: Tại sao bạn lại muốn mời họ? Tôi nghĩ tôi biết câu trả lời, nhưng hãy nói cho chúng tôi biết tại sao bạn muốn mời họ đến bài thuyết trình của mình? Tôi đồng ý là năng lượng cao hơn nhiều và đó là một lý do hay, nhưng tại sao lại cụ thể là đến bài thuyết trình của bạn?
Tiffanie: Bạn biết đấy, chúng ta luôn thích mời mọi người đến chapter BNI của mình để giới thiệu về nó, nhưng tôi cũng nghĩ rằng điều này cho chúng ta, với tư cách là thành viên BNI, một cơ hội tốt để trở thành chuyên gia nhờ làm người thuyết trình. Rất nhiều thành viên BNI, kể cả tôi, khi mới tham gia tổ chức này chưa từng nói trước đám đông. Tôi nghĩ khi bạn được đứng trên sân khấu và dạy mọi người về những gì bạn làm cũng như cách giới thiệu referral, điều đó chắc chắn làm tăng sự hiện diện và sự tín nhiệm của bạn.
Ivan: Tôi đồng ý. Vậy cô đề xuất một con số lớn mà bạn thực sự có thể làm cho mọi người đến dự. Đó là 10. Làm thế nào để có 10 khách đến bài thuyết trình của bạn. Vậy thì làm thế nào để biến điều đó thành hiện thực?
Tiffanie: Tôi sẽ đi vào chi tiết một chút ở đây. Tôi bắt đầu dùng hệ thống này vào năm 2006 hoặc 2007. Đó là cách để có 10 khách đến bài thuyết trình 10 phút của bạn, giờ là cách để có 10 khách đến bài thuyết trình doanh nghiệp của bạn. Tôi sẽ chia sẻ mọi thứ, sẽ cần một chút công sức, nhưng tôi nghĩ kết quả là năng lượng trong phòng khi có những người đó ở đó; việc này có thể rất đơn giản.
Thông thường, Thư ký kiêm Thủ quỹ sẽ xếp lịch bài thuyết trình doanh nghiệp của bạn trước sáu đến tám tuần. Ngay khi bạn biết mình có tên trong lịch, kiểu như, này, tôi sẽ thuyết trình vào ngày này, tôi muốn lên kế hoạch.
Trước năm đến sáu tuần, tôi nghĩ ra một chủ đề. Như anh đã thấy trong cuốn Four and a Half Networking Mistakes, khi nói đến các bài thuyết trình doanh nghiệp, tôi thực sự khuyên các thành viên BNI nên đặt tên cho chúng, đặt một tiêu đề. Một điều gì đó khuyến khích mọi người đến nghe.
Rồi việc chúng ta làm bốn tuần trước bài thuyết trình, tức là khi bài đã được xếp lịch và chúng ta đã có chủ đề. Bốn tuần trước bài thuyết trình, tôi thực sự thích lập một danh sách: đây là 40 người tôi muốn mời đến buổi thuyết trình. Tôi sẽ gửi một email báo trước ngày về buổi thuyết trình, chỉ để cho họ biết là tôi sẽ có sự kiện này.
Thông thường, Thư ký kiêm Thủ quỹ sẽ xếp lịch bài thuyết trình doanh nghiệp của bạn trước sáu đến tám tuần. Ngay khi bạn biết mình có tên trong lịch, kiểu như, này, tôi sẽ thuyết trình vào ngày này, tôi muốn lên kế hoạch.
Trước năm đến sáu tuần, tôi nghĩ ra một chủ đề. Như anh đã thấy trong cuốn Four and a Half Networking Mistakes, khi nói đến các bài thuyết trình doanh nghiệp, tôi thực sự khuyên các thành viên BNI nên đặt tên cho chúng, đặt một tiêu đề. Một điều gì đó khuyến khích mọi người đến nghe.
Rồi việc chúng ta làm bốn tuần trước bài thuyết trình, tức là khi bài đã được xếp lịch và chúng ta đã có chủ đề. Bốn tuần trước bài thuyết trình, tôi thực sự thích lập một danh sách: đây là 40 người tôi muốn mời đến buổi thuyết trình. Tôi sẽ gửi một email báo trước ngày về buổi thuyết trình, chỉ để cho họ biết là tôi sẽ có sự kiện này.
Ivan: Để tôi hỏi chút, cô nói là mời 40 người à?
Tiffanie: 40 người tôi mời.
Ivan: Cố lên, cô gái. Được rồi. Cô cứ tiếp tục.
Tiffanie: Bạn biết đấy, chúng ta phải làm theo con số. Tôi gửi thông báo save the date. Tôi thường tạo một trang sự kiện trên Facebook cho bài thuyết trình doanh nghiệp của mình và cũng mời thật nhiều người trực tuyến.
Tôi thường, ở thời điểm ba đến bốn tuần trước, tôi thường viết bài thuyết trình để có sẵn từ sớm. Như anh đã đề cập, tôi muốn luyện tập nó ít nhất bốn đến sáu lần trước khi thuyết trình. Tôi hoàn thành và xong việc đó từ sớm.
Thông thường, ba tuần trước, tôi liên hệ với truyền thông địa phương bằng một thông cáo báo chí nói rằng tôi sắp có một bài thuyết trình doanh nghiệp cho chapter BNI của mình. Thực ra trước đây tôi đã có những khách đến BNI để nghe bài thuyết trình doanh nghiệp của tôi mà tôi chưa từng gặp trước đó.
Tôi thường, ở thời điểm ba đến bốn tuần trước, tôi thường viết bài thuyết trình để có sẵn từ sớm. Như anh đã đề cập, tôi muốn luyện tập nó ít nhất bốn đến sáu lần trước khi thuyết trình. Tôi hoàn thành và xong việc đó từ sớm.
Thông thường, ba tuần trước, tôi liên hệ với truyền thông địa phương bằng một thông cáo báo chí nói rằng tôi sắp có một bài thuyết trình doanh nghiệp cho chapter BNI của mình. Thực ra trước đây tôi đã có những khách đến BNI để nghe bài thuyết trình doanh nghiệp của tôi mà tôi chưa từng gặp trước đó.
Ivan: Chà. Điều đó đến từ truyền thông, từ thông cáo báo chí.
Tiffanie: Vâng. Nên tôi sẽ tìm, bạn biết đấy, một tờ báo địa phương. Chúng ta không nhắm đến báo của thành phố lớn. Các tờ báo khu phố địa phương luôn tìm những tin như vậy. Vì vậy bạn đưa tiêu đề vào, gửi một ảnh chân dung, cho họ biết nội dung buổi thuyết trình. Bạn có thể tìm được khách từ đó.
Vậy là tôi gửi thông cáo báo chí. Tôi bảo đảm rằng ba đến bốn tuần trước, nó có trong bản tin của tôi. Sau đó, hai tuần rưỡi đến ba tuần trước, tôi thực sự gửi một thư mời viết tay hoặc in. Tôi gửi thư qua đường bưu điện, đầy đủ, có dán tem, mời mọi người đến buổi thuyết trình.
Bây giờ, họ đã nhận được thông báo save the date rồi, vì tôi muốn bảo đảm rằng nếu mọi người bận thì họ vẫn nắm được lịch. Trong lúc đó, tôi quảng bá nó rầm rộ trên mạng xã hội và nói về nó. Trong tuần diễn ra bài thuyết trình, tôi gọi điện follow-up cho những người tôi đã gửi thư và nói: "Bạn sẽ đến chứ? Chúng tôi rất mong được đón bạn."
Rồi vào ngày trước buổi thuyết trình, tôi thực sự gọi điện xác nhận để nói: "Tôi rất mong được gặp bạn ở đó vào ngày mai. Tôi rất vui vì bạn có thể đến tham gia."
Thực ra tôi đã dùng hệ thống này nhiều lần để có từ 10 người trở lên trong khán phòng khi tôi thuyết trình.
Vậy là tôi gửi thông cáo báo chí. Tôi bảo đảm rằng ba đến bốn tuần trước, nó có trong bản tin của tôi. Sau đó, hai tuần rưỡi đến ba tuần trước, tôi thực sự gửi một thư mời viết tay hoặc in. Tôi gửi thư qua đường bưu điện, đầy đủ, có dán tem, mời mọi người đến buổi thuyết trình.
Bây giờ, họ đã nhận được thông báo save the date rồi, vì tôi muốn bảo đảm rằng nếu mọi người bận thì họ vẫn nắm được lịch. Trong lúc đó, tôi quảng bá nó rầm rộ trên mạng xã hội và nói về nó. Trong tuần diễn ra bài thuyết trình, tôi gọi điện follow-up cho những người tôi đã gửi thư và nói: "Bạn sẽ đến chứ? Chúng tôi rất mong được đón bạn."
Rồi vào ngày trước buổi thuyết trình, tôi thực sự gọi điện xác nhận để nói: "Tôi rất mong được gặp bạn ở đó vào ngày mai. Tôi rất vui vì bạn có thể đến tham gia."
Thực ra tôi đã dùng hệ thống này nhiều lần để có từ 10 người trở lên trong khán phòng khi tôi thuyết trình.
Ivan: Cô thường có 10 người hay nhiều hơn?
Tiffanie: Vâng, tôi đã có 10, 12, 14 người trong bốn lần tôi làm điều này với đầy đủ mọi khâu. Ở khu vực của chúng tôi, Tampa, Florida, chúng tôi có mục tiêu mời một khách mỗi tháng, nên tôi nghĩ thôi cứ để tôi mời được 10 người trong một buổi, cho dễ.
Ivan: Nhiều người trong số họ đến vì họ muốn nghe cô nói. Một số có thể đã là khách hàng của cô rồi. Có ai trong số những khách đó gia nhập không?
Tiffanie: Có vài người đã gia nhập BNI. Phần lớn thì không. Cũng không sao. Nó giúp họ được tiếp xúc. Họ trở thành khách hàng của các thành viên BNI khác. Tôi đã có những khách hàng tiềm năng đến nghe tôi nói, họ chưa phải khách hàng nhưng sau đó đã trở thành khách hàng. Tôi được lợi, chapter được lợi, các thành viên được lợi.
Ivan: Tôi chỉ muốn đặt nó vào đúng bối cảnh. Chúng ta không nói đây là một cách mới tuyệt vời để mời những khách sẽ gia nhập BNI, mà bạn có thể khiến khách đến để tìm hiểu thêm về bạn với tư cách một chuyên gia kinh doanh và tìm hiểu thêm về BNI với tư cách một tổ chức.
Tiffanie: Chính xác.
Ivan: Tốt.
Tiffanie: Bạn biết đấy, nếu có 10 khách trong phòng và một người gia nhập, thì đó là một buổi sáng thứ Năm khá tuyệt.
Ivan: Cũng không tệ. Vậy cô còn muốn bổ sung điều gì không?
Tiffanie: Tôi nghĩ một trong những điều then chốt khi nói đến việc có khách, dù là cho bài thuyết trình doanh nghiệp hay bất kỳ buổi họp BNI nào trong năm, là chúng ta luôn muốn nói về nó. Chúng ta muốn chia sẻ những gì đang diễn ra trong cuộc sống của mình. Bài thuyết trình doanh nghiệp là một sự kiện đang diễn ra mang lại cho chúng ta một lý do tốt để chia sẻ. Vì vậy, chúng ta càng nói với nhiều người về nó và càng cuốn hút nhiều người vào những gì đang diễn ra trong cuộc sống của mình, chúng ta càng dễ mời được khách.
Ivan: Để tôi điểm lại nhanh ý tưởng của cô. Tất cả chúng ta đều biết khách giúp buổi họp sôi động hơn và đó là một trong những lợi ích. Nó cũng thể hiện chuyên môn của bạn với khách hàng và khách hàng tiềm năng. Nó đưa rất nhiều người mới đến xem tổ chức BNI vận hành như thế nào.
Chiến lược cô dùng để làm được điều đó là: đặt tiêu đề cho bài nói, gửi lời mời đến 40 người, tạo một trang sự kiện trên Facebook. Tôi thích ý này, cô liên hệ với tờ báo khu phố địa phương và gửi thông cáo báo chí. Tất cả chúng ta nên làm điều đó. Điều đó hoàn toàn xuất sắc. Đó là một cách tuyệt vời để bạn được biết đến. Bạn đưa nó vào bản tin của mình và gửi thư mời viết tay hoặc in. Đó có phải là bản tóm tắt khá tốt về tất cả những gì cô làm không?
Chiến lược cô dùng để làm được điều đó là: đặt tiêu đề cho bài nói, gửi lời mời đến 40 người, tạo một trang sự kiện trên Facebook. Tôi thích ý này, cô liên hệ với tờ báo khu phố địa phương và gửi thông cáo báo chí. Tất cả chúng ta nên làm điều đó. Điều đó hoàn toàn xuất sắc. Đó là một cách tuyệt vời để bạn được biết đến. Bạn đưa nó vào bản tin của mình và gửi thư mời viết tay hoặc in. Đó có phải là bản tóm tắt khá tốt về tất cả những gì cô làm không?
Tiffanie: Vâng. Và cuối cùng, bạn chỉ cần bảo đảm gọi điện cho những người bạn đã mời và hỏi: "Bạn có đến không?" Vào ngày trước đó, bạn gọi xác nhận ngay đầu giờ sáng.
Ivan: Và rồi khi họ đến, tất nhiên bạn chào đón họ và khiến họ cảm thấy như ở nhà. Tôi nghĩ nếu nhiều người trong một chapter làm kiểu việc này, nó thực sự sẽ khiến phần thuyết trình của buổi họp, tôi nghĩ, càng ấn tượng hơn nếu có nhiều người đến xem mỗi người thuyết trình.
Tiffanie: Chính xác.
Ivan: Ý tưởng tuyệt vời, Tiffanie. Cảm ơn cô rất nhiều đã chia sẻ. Tôi thực sự trân trọng điều đó.
Tôi chưa nhắc là Tiffanie đã thực hiện khá nhiều video cùng tôi trên kênh YouTube của tôi. Chúng tôi có một kênh YouTube do entrepreneur.com tài trợ, tên là Networking for Success. Nếu bạn vào YouTube và gõ "Networking for Success", bạn sẽ tìm thấy không chỉ nhiều video của tôi về networking mà còn của người bạn của tôi, Tiffanie đây, hiện là người quay video cộng tác của kênh Networking for Success.
Cảm ơn cô đã làm điều đó, Tiffanie. Tôi biết chúng tôi sẽ tiếp tục đăng các video của cô lên kênh đó trên YouTube của entrepreneur.
Tôi chưa nhắc là Tiffanie đã thực hiện khá nhiều video cùng tôi trên kênh YouTube của tôi. Chúng tôi có một kênh YouTube do entrepreneur.com tài trợ, tên là Networking for Success. Nếu bạn vào YouTube và gõ "Networking for Success", bạn sẽ tìm thấy không chỉ nhiều video của tôi về networking mà còn của người bạn của tôi, Tiffanie đây, hiện là người quay video cộng tác của kênh Networking for Success.
Cảm ơn cô đã làm điều đó, Tiffanie. Tôi biết chúng tôi sẽ tiếp tục đăng các video của cô lên kênh đó trên YouTube của entrepreneur.
Tiffanie: Cảm ơn anh.
Ivan: Cảm ơn cô đã làm khách mời trong chương trình của tôi. Tôi nghe nói cô sắp có một cuốn sách mới ra mắt vào tháng 1, đúng không?
Tiffanie: Đúng vậy. Ngày 9 tháng 1, cuốn sách thứ hai của tôi mang tên Knock the Socks Off Your Audience sẽ ra mắt.
Ivan: Được rồi. Chúng tôi sẽ thực hiện một podcast khác khi cuốn sách ra mắt vào tháng 1. Tôi rất mong được thấy nó. Tôi thích chủ đề này. Chúng ta sẽ nói thêm về nó trong buổi phỏng vấn tháng 1. Tiffanie, cảm ơn cô rất nhiều. Xin chuyển lại cho Priscilla.
Priscilla: Được rồi. Tôi muốn cảm ơn cả hai người. Thật tuyệt vời. Tôi xin nhắc các thính giả rằng podcast này do NetworkingNow.com tài trợ, trang web hàng đầu trên mạng về các tài liệu networking có thể tải về. Cảm ơn các bạn rất nhiều đã lắng nghe. Tôi là Priscilla Rice và chúng tôi hy vọng các bạn sẽ cùng chúng tôi vào tuần sau cho một tập thú vị khác của BNI Podcast chính thức.
Bản gốc tiếng Anh: Episode 486: Inviting Visitors to Your Featured Presentation – The Official BNI Podcast