Khi bạn tập hợp bất kỳ nhóm người nào lại với nhau một cách đều đặn, bạn sẽ gặp những thách thức. Cách bạn giải quyết chúng rất quan trọng. Nếu bạn xử lý vấn đề theo cách tiêu cực, bạn sẽ gặp những vấn đề còn tệ hơn. Bạn phải tập trung vào giải pháp, và phải làm điều đó một cách tích cực.
Điều quan trọng là phải chú ý đến cách mình thể hiện ra bên ngoài. Đôi khi người ta không nhận ra rằng sự thẳng thắn có thể bị hiểu là tiêu cực. Nếu lời phê bình của bạn quá gay gắt, nó sẽ không được lắng nghe.
Tiến sĩ Misner giới thiệu hai cuốn sách để đối phó với các vấn đề, thách thức và xung đột. Cuốn thứ nhất là Crucial Conversations và cuốn thứ hai là The Solutions Focus.
Nếu bạn thực sự muốn tạo ra sự khác biệt, thì sự thuyết phục nhẹ nhàng hiệu quả hơn nhiều so với việc nói "Bạn sai rồi". Hãy nhớ rằng ngoại giao là nghệ thuật tinh tế khiến người khác làm theo ý bạn.
Chương trình được tài trợ bởi Networking Now.
Nội dung đầy đủ
Vấn đề thực ra là thành viên này dùng đủ mọi cách ngoại trừ sự thuyết phục nhẹ nhàng. Anh ấy có những ý kiến rất mạnh mẽ. Chapter đã xử lý khá tốt và gửi cho anh ấy một lá thư, thực ra là một email, một ghi chú nói rằng: "Chúng tôi thực sự trân trọng những đóng góp của anh. Chúng tôi thích những đóng góp của anh, nhưng chúng tôi nhận thấy chúng cực kỳ tiêu cực. Anh đang đăng những điều này công khai và đưa lên mạng xã hội. Điều đó làm giảm tinh thần của chapter. Chúng tôi muốn anh dùng các kênh riêng để nói về một số điều mà anh đang lo ngại. Chúng tôi sẵn lòng làm điều đó, nhưng làm công khai không phải là cách đúng."
Nghe khá hợp lý, đúng không?
"Nếu thẳng thắn mà bị coi là tiêu cực thì họ chẳng hiểu gì cả."
"Họ thật thảm hại."
"Họ đã mắc quá nhiều sai lầm, tôi không thể giải thích hết."
"Ở đây không có tự do ngôn luận."
Tôi thấy chapter đã rất khéo léo khi nói rằng: này, chúng tôi mong đợi một thái độ tích cực và hỗ trợ, mà nhân tiện, đó cũng là một phần của bộ quy tắc đạo đức.
Hãy nhìn xem, bất kỳ nhóm người nào gặp nhau đều đặn cũng sẽ có những thách thức. Tôi hiểu rằng khi tập hợp bất kỳ nhóm người nào lại với nhau thường xuyên thì sẽ có thách thức. Nhưng cách bạn giải quyết chúng rất quan trọng. Nếu bạn xử lý vấn đề theo cách rất tiêu cực, bạn sẽ có những vấn đề còn tệ hơn, vì sự tiêu cực đó sẽ không giải quyết được gì. Bạn phải tập trung vào giải pháp, và phải làm điều đó theo hướng tích cực.
Vậy đây là những gì tôi đã viết lại cho thành viên này:
"Cảm ơn email của anh. Để trả lời câu hỏi của anh, đúng vậy, sự thẳng thắn thường có thể được thể hiện theo cách rất tiêu cực."
Lời khuyên của tôi dành cho anh ấy gồm hai phần. Thứ nhất, hãy nghiêm túc lắng nghe lời khuyên của họ trước khi tiếp tục thẳng thắn, vì cách đó đang bị cảm nhận là rất tiêu cực.
Có hai cuốn sách tôi đã giới thiệu cho anh ấy, và tôi giới thiệu cho bất kỳ thành viên nào. Tôi đã đọc chúng và chúng rất hay trong việc đối phó với vấn đề, thách thức và xung đột.
Cuốn thứ nhất tôi nghĩ mình đã nhắc đến trong podcast trước đây. Nó có tên là Crucial Conversations. Cuốn sách nói về những cuộc trò chuyện mà bạn có khi mức độ rủi ro cao và bạn muốn bảo đảm đạt được một giải quyết tích cực. Tôi không nhớ tên các tác giả. Cuốn sách đó có bốn tác giả.
Một cuốn khác mà tôi rất khuyên đọc là Solutions Focus. Đó là một cuốn sách hay, do một người bạn của tôi, Tiến sĩ Mark McKergow, viết. Trong đó ông nói rằng nếu chúng ta chỉ tập trung vào các vấn đề thì chúng ta sẽ trở thành chuyên gia về vấn đề nhưng không có giải pháp. Vì vậy, điều bạn phải làm là lấy các vấn đề đó rồi tìm cách vượt qua chúng để đi đến một giải pháp, một giải pháp tích cực và mang tính hỗ trợ.
Tôi đã khuyên anh ấy đọc cuốn đó. Tôi cũng khuyên rằng nếu anh ấy còn thách thức nào khác, anh ấy cần mời Giám đốc Điều hành tại địa phương vào cuộc, vì đó là lý do các Giám đốc có mặt ở đó. Liên hệ thẳng với trụ sở BNI là đi vượt quá- tôi không muốn nói là qua mặt các chapter. Nhưng nó đang bỏ qua quy trình hỗ trợ tại địa phương.
Trước khi ai đó đưa vấn đề đi xa hơn, hãy nói chuyện với Giám đốc tại địa phương. Hãy mời Giám đốc địa phương tham gia. Tôi đã suy nghĩ về chuyện này, và đây là một số gợi ý khác của tôi.
Tôi không gửi những điều này cho họ, nhưng đây là những gợi ý của tôi về việc thẳng thắn với người khác. Đôi khi tôi nghĩ người ta không hiểu rằng khi họ thẳng thắn, họ có thể bị nhìn nhận là cực kỳ tiêu cực.
Để tôi xem có thể đưa ra vài ví dụ không. Một bài phát biểu. Giả sử tôi có một bài phát biểu không hay nhất. Thực ra gần đây tôi đã trải qua một bài thuyết trình như vậy, giờ tôi mới chợt nhớ ra. Gần đây tôi có một bài thuyết trình cần chỉnh sửa thêm.
Tôi luôn hỏi vợ tôi: "Bài phát biểu của anh thế nào?"
Cô ấy có thể phản hồi theo một trong ba cách. Thật trớ trêu là tôi chưa nghĩ đến điều này cho đến tận giây phút này. Chuyện này vừa mới xảy ra.
Một, cô ấy có thể làm tôi cảm thấy thật tuyệt và nói rằng tôi đã làm bùng nổ cả khán phòng. Tôi quá xuất sắc. Như vậy là không đúng sự thật và chẳng được gì, và cô ấy sẽ không làm vậy.
Cô ấy có thể nói: "Anh đã thay đổi nội dung và nó không hiệu quả. Thực tế, em nghĩ đó là một trong những phiên bản tệ nhất của bài nói mà anh từng làm." Ôi. Có thể điều đó hoàn toàn đúng, nhưng nó vẫn tiêu cực. Tôi sẽ không nghe được những gợi ý mà cô ấy sắp đưa ra tiếp theo.
Tôi e rằng đó là điều thường xảy ra, và chắc chắn, căn cứ vào việc đọc thư của chapter và của thành viên đó, đó chính xác là điều đã xảy ra trong tình huống này. Có thể những điều ai đó nói là chính xác, nhưng nếu bạn nói quá thẳng thừng, nó có thể không được lắng nghe.
Không hẳn là bạn nói gì, mà là bạn nói như thế nào. Ngoài ra, về điều bạn nói, có những cách làm cho nó nhẹ nhàng hơn để giúp người kia nghe được bạn và tiếp nhận thông tin.
Cô ấy có thể làm cách thứ ba, đó là: "Anh làm rất tốt phần nội dung. Nhìn chung anh luôn làm rất tốt phần nội dung. Em để ý là anh có thêm một số nội dung. Em nghĩ đoạn đó không hiệu quả lắm. Em khuyên anh nên chỉnh lại phần đó và có lẽ đừng đưa nó vào bài thuyết trình lần sau."
Đó là lựa chọn thứ ba. Thật trớ trêu, Priscilla, tôi thề là tôi đã viết những ghi chú này vào ngày 24 tháng 4 năm nay. Nhưng chỉ vài tuần trước, cô ấy đã làm đúng như vậy. Mới đúng một tuần trước, cô ấy đã làm đúng việc này. Thật trớ trêu là gần như chính xác cách cô ấy diễn đạt: "Anh biết không, em sẽ bỏ đoạn đó đi. Ngoài ra thì đó là một bài thuyết trình tuyệt vời. Chỉ là đoạn đó không hiệu quả và đây là lý do."
Có nhiều cách để ngoại giao, nên nếu bạn thực sự muốn tạo ảnh hưởng đến cuộc sống của mọi người, hoặc muốn giúp thay đổi hướng đi của một nhóm người, như trong một chapter, thì sự thuyết phục nhẹ nhàng hiệu quả hơn nhiều so với "Bạn sai rồi!". Cách đó đơn giản là không hiệu quả bằng.
Tôi biết chị và tôi đã nói về điều này trong những tập podcast khác. Trên bàn làm việc của tôi ở đây có một chiếc chặn giấy mà mẹ tôi tặng khi tôi còn là thiếu niên. Trên đó ghi: "Ngoại giao là nghệ thuật khiến người khác làm theo ý bạn."
Mẹ tặng tôi vì bà nói: "Con à, con cứ lấn át người khác. Con cứ chà đạp họ. Con sẽ không đi xa được trong đời nếu cứ chà đạp người khác. Điều quan trọng là phải hiểu rằng điều tôi đang nói là về sự hợp tác chứ không phải thao túng. Không phải là thao túng người khác. Mà là hợp tác với mọi người. Đưa họ vào cuộc trò chuyện, cho họ cơ hội nói lên điều họ muốn nói và cùng nhau đi qua quá trình đó."
Tôi nghĩ đó là lời khuyên tuyệt vời. Tôi còn là thiếu niên khi nhận nó, và đến hôm nay tôi vẫn để nó trên bàn làm việc.
Tôi nghĩ ý chính của podcast này dành cho mọi người là: tôi biết chúng ta rất đam mê những gì mình làm. Hầu như tất cả chúng ta đều vậy. Chúng ta là các doanh nhân và người làm kinh doanh. Là những chuyên gia. Chúng ta thường khá đam mê.
Sự đam mê đó là điều tốt. Tôi đam mê rất nhiều thứ, nhưng cách chúng ta giao tiếp sẽ giúp quyết định loại quan hệ mà chúng ta có. Tôi ở đây để nói với các bạn rằng sự thuyết phục nhẹ nhàng hầu như luôn hiệu quả hơn việc dùng lời lẽ nặng nề trách mắng ai đó về những gì họ làm sai.
Tôi hy vọng podcast này bằng cách nào đó sẽ giúp ích cho những ai đang bực bội về điều gì đó. Hãy đi mua hai cuốn sách đó, Crucial Conversations và Solutions Focus. Hãy nghe lại podcast này rồi trò chuyện với những người mà bạn muốn thấy họ thay đổi điều gì đó.
Tôi nghĩ điều đó quan trọng. Tôi nghĩ đó đơn giản là một cách làm kinh doanh tốt hơn, không chỉ trong nhóm BNI của bạn mà trong kinh doanh nói chung, nhất là khi bạn đang đàm phán với ai đó.
Sự thuyết phục nhẹ nhàng là cách hiệu quả hơn nhiều để giao tiếp với các thành viên đồng nghiệp của bạn. Vì vậy, các Ban Thành viên của các chapter trên khắp thế giới, các bạn nên mở podcast này cho toàn bộ Ban Thành viên của mình nghe. Hoặc các Điều phối đào tạo (Education Coordinator), tôi rất mong các bạn chia sẻ điều này với các chapter trên khắp thế giới. Tôi nghĩ hai cuốn sách đó cùng thông tin này sẽ giúp xây dựng những đội nhóm gắn kết hơn trong toàn tổ chức.
Đó là tất cả những gì tôi có hôm nay, Priscilla.
Bản gốc tiếng Anh: Episode 462: Using Gentle Persuasion – The Official BNI Podcast