Tập 440: Tại sao lại có các quy tắc?

Priscilla: Xin chào mọi người và chào mừng các bạn trở lại với BNI Podcast chính thức, do NetworkingNow.com tài trợ, trang web hàng đầu trên mạng về các tài liệu networking có thể tải về. Tôi là Priscilla Rice, và tôi đang phát sóng từ Live Oak Recording Studio ở Berkeley, California. Hôm nay tôi trò chuyện qua điện thoại với Nhà sáng lập kiêm Giám đốc Tầm nhìn của BNI, Tiến sĩ Ivan Misner. Xin chào Ivan. Ông khỏe không và hiện đang ở đâu vậy?

Ivan: Này, tuần này và một phần tuần sau tôi ở Costa Rica. Tôi đến đây để dự hội nghị TLC, Hội nghị Lãnh đạo Chuyển đổi (Transformational Leadership Conference). Tôi cũng đến đây để lần đầu tiên thăm khu vực BNI ở Costa Rica. Chắc sẽ rất thú vị. Tuần sau tôi sẽ gặp các thành viên.

Priscilla: Tuyệt, Ivan.

Ivan: Tôi thực sự rất háo hức khi được ở đây. Ý tôi là, đến những quốc gia mới vì BNI thật tuyệt vời.

Priscilla: Vâng. Ông phải ôn lại tiếng Tây Ban Nha rồi.

Ivan: Muy poquito, rất ít thôi. Tôi không giỏi, nhưng vợ tôi nói tiếng Tây Ban Nha rất lưu loát. Rất lưu loát. Nên tôi chỉ cần dẫn cô ấy đi cùng khắp nơi.

Priscilla: Nghe hay đấy. Vậy chủ đề này là gì: tại sao lại có các quy tắc?

Ivan: Tháng này tôi đã trả lời rất nhiều câu hỏi Ask Ivan. Với những ai có câu hỏi dành cho tôi, hãy giữ kết nối với tôi trên trang Facebook của tôi, facebook.com/IvanMisner.BNIfounder. Tôi sẽ đặt đường link trong bản ghi của podcast này. Bạn có thể vào đó. Thỉnh thoảng chúng tôi hỏi: "Bạn có câu hỏi nào dành cho Ivan?" Ngoài ra, bạn cũng có thể đăng câu hỏi trên podcast. Tôi sẽ trả lời nhiều câu hỏi nhất có thể.
Đáng tiếc là tôi không thể trả lời trực tiếp từng người. Nhưng tôi sẽ trả lời trong các podcast này nhiều nhất có thể.
Câu hỏi này đến từ Dave ở Mỹ. Anh ấy nói: "Các thành viên trong nhóm của chúng tôi xem xét từng quy tắc của BNI và họ hỏi: 'Tại sao? Tại sao lại có việc vắng mặt? Tại sao lại có các nhiệm vụ được phân công?'" Tội nghiệp Dave. Anh nói: "Điều đó thực sự rất mệt mỏi. Đôi khi tôi cảm thấy mình giống một người cha mẹ hơn là một đồng nghiệp kinh doanh đang làm việc để duy trì các mối quan hệ."
Vì vậy tôi nghĩ mình sẽ nói đôi chút về lý do chúng ta có các chính sách. Tại sao chúng ta có các quy tắc. Cách đây vài tuần chúng ta đã nói, Priscilla, có thể cô còn nhớ, về chính sách tham dự. Những kết quả đáng kinh ngạc từ một vài chapter đã theo dõi việc vắng mặt và kết quả họ đạt được khi giảm số lần vắng. Vì vậy hãy quay lại podcast đó nếu bạn đang nghe và muốn có thông tin về chính sách đó.
Tôi muốn nói về vấn đề này một cách tổng quát. Tại sao có các quy tắc? Tại sao có các chính sách? Tôi muốn giới thiệu các bạn, những thính giả, đến cuốn sách Givers Gain. Một trong những lý do tôi viết Givers Gain là mỗi thành viên mới gia nhập BNI ở hầu hết các quốc gia, vẫn còn một vài quốc gia chưa tặng cuốn sách vì họ vẫn còn nhỏ. Costa Rica là một ví dụ. Họ là một quốc gia nhỏ. Họ chưa tặng Givers Gain. Khi họ lớn hơn, tất cả đều sẽ tặng Givers Gain.
Hãy xem chương năm. Tôi đã nói về nó trong một podcast cách đây nhiều năm, nên bạn có thể tìm hiểu về chương năm của Givers Gain ngay trên podcast này. Trong chương năm, tôi nói về Ban Cố vấn (Board of Advisors), và đó là điều tôi muốn bàn ở đây.
Board of Advisors đã tạo ra hoặc phê duyệt mọi chính sách trong BNI. Tôi nghĩ có thể tôi đã nói điều này trong podcast về việc vắng mặt. Bạn biết đấy, đôi khi mọi người hỏi tôi: "Tại sao ông lại tạo ra quy tắc này?"
Tôi nói với họ: "Tôi không tạo ra nó. Chính các bạn đã làm."
Tôi không tạo ra nó. "Không phải cá nhân bạn, nhưng là bạn thông qua Board of Advisors." Mọi chính sách trong BNI đều do các bạn, những thành viên, tạo ra hoặc được các thành viên phê duyệt. Có một số chính sách tôi viết lúc đầu thực sự rất tốt và họ đã phê duyệt nguyên văn. Nhưng không có chính sách thành viên nào trong tổ chức mà không được Board of Advisors phê duyệt hoặc tạo ra.
Tôi muốn kể một câu chuyện nhỏ về việc tôi đã lập ra Board như thế nào. Tôi nghĩ mình chưa bao giờ kể câu chuyện đó, đúng không Priscilla?

Priscilla: Chưa.

Ivan: Tôi đã lập ra Board. Thành thật mà nói, đó là vì một vấn đề lớn, một vấn đề tôi gặp phải. Tôi đã lập một nhóm đặc nhiệm. Tôi nói về điều này trong chương năm của cuốn sách, nên bạn có thể đọc nó bằng văn bản. Chuyện là tôi đã tạo ra BNI theo một cách không thể mở rộng quy mô một cách hiệu quả. Hầu hết mọi người đều biết khi tôi bắt đầu BNI, tôi không có ý định có hàng ngàn chapter trên khắp thế giới. Tôi chỉ muốn một chapter để có vài referral cho bạn tôi và cho bản thân tôi.
Nó lăn như quả cầu tuyết. Nó cứ thế bùng nổ. Nhưng một trong những điều tôi thực sự đã làm sai, và cũng là một trong những lý do tôi viết Givers Gain, là tôi muốn cho mọi người thấy rằng nó không xuất hiện như một tổ chức hoàn chỉnh. Chúng tôi học qua thử và sai trong nhiều năm.
Một trong những sai lầm lớn đầu tiên của tôi là các hoạt động marketing bị phân tán. Mỗi chapter về cơ bản tự tạo ra tài liệu marketing của mình. Họ có một quỹ nhỏ để làm việc đó. Cuốn sách nói chi tiết về điều này. Hãy đọc nhé. Nhưng bạn biết phần lớn họ làm gì với tiền marketing không?

Priscilla: Gì vậy? Tổ chức tiệc à?

Ivan: Đúng vậy. Những bữa tiệc thật tuyệt. Thực sự rất tuyệt. Bạn biết đấy, tất nhiên ý tưởng là họ sẽ tổ chức một buổi giao lưu, mọi người sẽ đến buổi giao lưu rồi tham gia. Nó không hiệu quả như một công cụ marketing.
Tôi đã đến một chapter dùng toàn bộ tiền marketing của cả năm cho một buổi giao lưu lớn và nói rằng đây sẽ là thứ thực sự xây dựng chapter của họ. Khoảng 75% thành viên của họ có mặt, và không có khách mời nào. Đó là năm 1985. Họ chi khoảng 17 đô la mỗi người và dự kiến có 70 người tham dự. Họ có những món khai vị ngon nhất mà tôi từng ăn. 17 đô la một người vào năm 1985. Số đó rất lớn. Tôi nhớ chỉ đứng đó và nghĩ: mình đang ăn ngân sách marketing của nhóm này.
Tuần sau, tôi đến một chapter khác. Có một luật sư ở đó. Ông ấy là Chủ tịch. Tôi hỏi: "Anh đang làm gì với tiền marketing?"
Ông nói: "Anh biết không? Sự thật là tôi là luật sư. Đây không phải việc tôi nên làm. Anh là Nhà sáng lập. Anh nên điều phối việc này, không phải tôi."
Tôi nghĩ, được thôi. Bạn biết đấy, điều đó cũng có phần đúng. Điều tôi thực sự đã làm, Priscilla, là tôi đi vay thế chấp thứ hai trên căn nhà của mình, một hạn mức tín dụng thế chấp, rồi đi thiết kế rất nhiều tài liệu và sản xuất tờ rơi, phiếu thông tin khách mời, thẻ khách mời. Rất nhiều tài liệu.
Và tôi quyết định lập một nhóm đặc nhiệm. Đây là cách Board of Advisors ra đời. Tôi lập một nhóm đặc nhiệm để đánh giá một vấn đề duy nhất, vấn đề quỹ marketing. Tôi mời một số lượng lớn thành viên theo tỷ lệ. Tôi muốn có một đại diện cho mỗi chapter. Hầu hết các chapter đang tồn tại đều có mặt rất đông.
Chúng tôi đã thảo luận và tất cả đều đồng ý rằng cách chúng tôi thiết lập quá phân tán và thiếu tổ chức. Không có hệ thống nào và không ai có được điều gì hiệu quả với số tiền đó. Tất cả đều đồng ý. Có người nói điều chúng ta thực sự cần là tập trung hóa các nỗ lực. Khi nghe vậy tôi nói tôi hoàn toàn đồng ý.
Vì vậy tôi đi sản xuất một số thứ để cho thấy chúng tôi có thể làm gì nếu tập trung hóa một số việc. Tôi kéo ra từng thùng từng thùng tài liệu và cho họ thấy có thể làm được gì. Họ nói: "Tuyệt vời. Chúng ta cần tổ chức lại cách anh đã tạo ra tổ chức này và tập trung hóa các nỗ lực marketing."
Tôi nói: "Hay lắm, nhưng nếu tôi quay lại các chapter và nói: 'Các bạn biết quỹ marketing mà các bạn có chứ? Các bạn sẽ không còn nó nữa,' thì họ sẽ không thích lắm đâu."
Họ nói: "Anh nói đúng. Anh không thể làm vậy."
Tôi nói: "Vậy tôi phải làm gì?"
Họ nói: "Không, không. Chúng tôi cần đi làm việc đó. Vì nếu chúng tôi đến nói với chapter rằng chúng tôi là thành viên giống các bạn, đặc biệt là trong chapter của chính mình, và nói đây là điều chúng tôi muốn làm và đây là những gì chúng ta có thể nhận được. Chúng tôi có thể mang theo các thùng tài liệu không?"
Tôi nói: "Được. Cứ lấy bao nhiêu tùy ý."
Họ nói: "Nếu chúng tôi đến nói với các chapter thì họ sẽ chấp nhận nhiều hơn là khi anh đến nói rằng chúng ta sẽ không làm điều này nữa."
Tôi sửng sốt. Tôi sửng sốt trước sự cam kết của các thành viên khi sẵn sàng làm điều sẽ tạo nên một tổ chức mạnh hơn dù nó có thể không được lòng mọi người. Họ đã đến và gần như tất cả các chapter đều chấp thuận một cách dễ dàng. Chúng tôi đã hoàn tất việc chuyển đổi.
Chính vào lúc đó tôi nhận ra rằng tôi phải có các thành viên tham gia để giúp đưa ra quyết định về các chính sách trong tổ chức, vì không ai có thể trình bày, thực hiện, hỗ trợ và bảo vệ nó như một thành viên. Sau khi nhóm đặc nhiệm đó họp, tôi hỏi hầu hết những người đó xem họ có muốn ở lại để lập một Board of Advisors chính thức không.
Điều đó xảy ra vào đầu năm 1986. Vậy nên trong 31 năm của chúng ta, Board of Advisors đã tồn tại được 30 trong 31 năm.

Priscilla: Vẫn là những cố vấn đó phải không?

Ivan: Không ai ở lại suốt 30 năm. Chúng tôi có những thành viên ở trong Board, và hiện có một số thành viên đã ở trong Board 10 hoặc 15 năm, có lẽ 15 năm. Họ đã là thành viên có lẽ 20 năm. Nhưng không còn thành viên sáng lập ban đầu nào của Board of Advisors có mặt hôm nay. Đó là một khoảng thời gian dài. Chúng tôi vẫn còn một vài thành viên đã là thành viên 31 năm nhưng không ở trong Board.
Vậy đó là cách Board of Advisors ra đời, và đó chưa phải là lý do tại sao, đó là cách Board of Advisors hình thành. Hãy nói về lý do tại sao, vì mọi người không quan tâm đến cách làm bất cứ điều gì cho đến khi họ hiểu lý do tại sao. Tôi nghĩ lý do tại sao rất quan trọng, và đây là phần tổng quan về lý do các chính sách lại như vậy.
Hãy lấy ví dụ như khúc côn cầu, khúc côn cầu trên băng. Khúc côn cầu trên băng mà không có quy tắc sẽ là quyền anh trên băng. Mọi người chỉ muốn đánh nhau. Nó sẽ không hiệu quả. Trò chơi sẽ không vận hành được. BNI mà không có quy tắc, không có hướng dẫn, không có hệ thống và quy trình sẽ là sự hỗn loạn.
Tôi thích khi nghe các mạng lưới độc lập khác nói: "Chúng tôi là BNI không có quy tắc." Điều đó làm các thành viên phát điên khi họ thấy vậy. Tôi thích điều đó. Hầu như luôn luôn nó sẽ thất bại. Một trong những điểm mạnh của một mạng lưới là hầu hết các thành viên là bạn bè, nhưng một trong những điểm yếu của một mạng lưới cũng là hầu hết các thành viên là bạn bè. Bạn bè không thích buộc bạn bè phải chịu trách nhiệm giải trình.
Đây không phải là một tổ chức xã hội. Đây là một tổ chức kinh doanh. Nếu bạn muốn thành công trong một tổ chức kinh doanh, phải có trách nhiệm giải trình. Nếu phải có trách nhiệm giải trình thì cần có một số hệ thống và quy tắc. Vậy kết luận là nếu bạn muốn có kết quả, bạn phải tạo ra một cơ cấu để đạt được kết quả.
Từ kinh nghiệm, tôi cảm thấy cách tốt nhất để có cơ cấu đó là để các thành viên tạo ra những chính sách mà chính các thành viên sẽ tuân theo. Đó là bản phác thảo ngắn gọn về cách chúng tôi lập ra và lý do chúng tôi lập ra Board of Advisors.

Priscilla: Tốt. Nghe có vẻ nó đang hiệu quả.

Ivan: Ồ, nó đang hiệu quả cực kỳ tốt. Tôi nghĩ những quyết định mà họ đưa ra trong 30 năm qua là một trong những lý do khiến tổ chức này thành công như ngày hôm nay.
Bạn biết đấy, trong những ngày đầu, chúng tôi họp mỗi tháng một lần. Và chúng tôi họp tại nhà tôi quanh bàn cà phê hoặc bàn ăn. Hoặc chúng tôi họp tại nhà của một thành viên, quanh bàn ăn của họ. Mỗi tháng. Chúng tôi làm vậy trong vài năm. Theo thời gian, chúng tôi giải quyết hầu hết các vấn đề. Sau đó chúng tôi chuyển sang họp vài lần mỗi năm.
Bây giờ, vì chúng tôi là toàn cầu, chúng tôi tổ chức webinar. Chúng tôi họp từ hai đến bốn lần mỗi năm qua webinar, nơi chúng tôi có các thành viên từ khắp nơi trên thế giới. Hiện nay có hơn một trăm thành viên trong Board of Advisors. Họ cùng nhau họp qua webinar và thảo luận các vấn đề và bỏ phiếu về một số nội dung, chủ yếu không phải là chính sách mới mà là tinh chỉnh và cải thiện các chính sách hiện có.
Hợp lý chứ?

Priscilla: Vâng, vâng, hợp lý.

Ivan: Vậy Dave, tôi hy vọng điều đó trả lời được câu hỏi của bạn. BNI mà không có quy tắc sẽ chỉ là một câu lạc bộ xã hội. Nếu bạn muốn có kết quả và thành công, bạn phải có một số hệ thống. Hãy để tôi giới thiệu thêm một podcast khác đề cập đến chủ đề này. Đó là BNI Light. Chỉ cần tìm kiếm "BNI Light". Trong tập đó tôi cũng nói về lý do tại sao có các quy tắc.

Priscilla: Được rồi. Tuần này đến đây là hết chứ?

Ivan: Vâng. Cảm ơn cô.

Priscilla: Cảm ơn ông rất nhiều, Ivan. Tôi xin nhắc các thính giả rằng podcast này do NetworkingNow.com tài trợ, trang web hàng đầu trên mạng về các tài liệu networking có thể tải về. Cảm ơn các bạn rất nhiều đã lắng nghe. Tôi là Priscilla Rice và hy vọng các bạn sẽ cùng chúng tôi trong tuần sau với một tập thú vị khác của BNI Podcast chính thức.