Tập 350: Mời một khách mời (Get Connected–Stay Connected, Phần 7)

Priscilla: Xin chào tất cả các bạn, chào mừng trở lại với BNI Podcast chính thức, do NetworkingNow.com tài trợ, trang web hàng đầu trên mạng về các tài liệu tải xuống về networking. Tôi là Priscilla Rice, và tôi đang dẫn chương trình từ phòng thu Live Oak Recording Studio ở Berkeley, California. Hôm nay tôi có mặt qua điện thoại cùng Nhà sáng lập kiêm Chủ tịch của BNI, Tiến sĩ Ivan Misner. Xin chào Ivan. Anh khỏe không, và hôm nay anh có ai cùng tham gia vậy?

Ivan: Tôi rất khỏe. Tôi thấy thật buồn cười. Bạn ở Berkeley. Tôi ở Texas. Jeremy, hôm nay anh ở Maryland phải không?

Jeremy: Tôi đang ở Maryland.

Ivan: Anh ấy ở Maryland. Cuộc gọi này thật sự trải khắp Bắc Mỹ. Priscilla, tôi có Jeremy Walsh cùng tham gia podcast thứ 350 của chúng ta. Thứ 350. Bạn đã làm việc này cùng tôi khá lâu rồi, Priscilla. Tôi trân trọng mọi điều bạn làm.

Priscilla: Tôi rất thích nên tôi rất vui được có mặt ở đây.

Ivan: Jeremy là Giám đốc Hỗ trợ, Đào tạo và Tài liệu của BNI Connect. Cùng với đội ngũ BNI Connect, họ giúp mọi người kết nối trên toàn thế giới thông qua nền tảng mạng xã hội trực tuyến của BNI, đó là BNI Connect. Jeremy cũng là thành viên của chapter BNI Wakefield ở Rhode Island hơn 10 năm và đảm nhiệm vai trò Giám đốc của khu vực. Anh ấy còn là chủ sở hữu của Right Click. Tôi rất thích cái tên đó, Jeremy. Tôi nghĩ tôi đã nói với anh rồi. Đó là một công ty hỗ trợ máy tính và mạng, kéo bạn vào thế kỷ 21 dù bạn vừa đá vừa la.
Jeremy, thật tuyệt khi lại được mời anh tham gia podcast.

Jeremy: Tôi rất vui khi được có mặt ở đây. Cảm ơn anh, Ivan.

Ivan: Này, tôi biết tôi đã nói điều này trước đây. Anh là người hỗ trợ công nghệ duy nhất mà tôi từng gặp mà ai cũng yêu quý. Không ai giận anh cả. Họ giận phần mềm, nhưng họ nói, “Chúng tôi rất thích làm việc với Jeremy.”
Hôm nay tôi mời anh vì chúng ta đang nói về series Get Connected Stay Connected. BNI Connect là một bước đột phá đối với tổ chức, và trong series này chúng ta sẽ nói về một số phần của nó, và hôm nay là việc mời khách mời.
Bây giờ, chúng ta có thể dành rất nhiều thời gian để nói về cách thức và lý do mời khách mời, nhưng chúng ta đã làm điều đó trong podcast rồi, nên tôi sẽ không nói lại ở đây. Nếu bạn muốn nghe, hãy tìm trên công cụ tìm kiếm cụm từ “inviting visitors” thì bạn sẽ thấy các podcast đó. Nhưng hôm nay, tôi muốn nói về việc mời khách mời liên quan đến việc sử dụng BNI Connect.
Vậy Jeremy, anh là chuyên gia về BNI Connect. Có một công cụ trong BNI Connect giúp từng thành viên, tức là những người đang nghe, mời khách mời. Anh có thể nói đôi chút về nó với tôi không?

Jeremy: Chắc chắn rồi. Có một công cụ, và đó là một chức năng nhỏ rất tuyệt ẩn trong BNI Connect. Nó cho phép bạn bổ sung hoặc gửi lời mời đến một khách mời. Thông thường, chúng ta làm việc này sau khi đã liên hệ trực tiếp bằng lời nói hoặc đã bắt đầu quá trình mời, nhưng thực ra bạn có thể dùng nó bất cứ lúc nào, ở bất cứ đâu để thúc đẩy lời mời đó.
Cách làm là dùng một mẫu email, gần giống như một cái khuôn. Bạn chỉ cần vào Operation>Chapter>Create Email>Visitor Invitation. Bạn điền một biểu mẫu rất nhanh. Bạn chọn danh xưng của họ, ông hoặc bà. Điền tên, họ, tên công ty và địa chỉ email của họ.
Sau đó bạn có cơ hội viết một lời nhắn cá nhân cho họ. Bạn có thể viết đại loại như, Này, rất vui được gặp bạn ở sự kiện networking, hoặc buổi họp của phòng thương mại. Chapter của chúng tôi đang tổ chức một buổi open house. Tôi rất mong bạn đến tham dự. Hoặc bất cứ điều gì bạn muốn để cá nhân hóa lời nhắn đó.
Sau đó, công cụ sẽ lấy thông tin bạn nhập, chèn vào một mẫu email và gửi đến địa chỉ email đó. Lời nhắn cá nhân của bạn sẽ là đoạn đầu tiên. Rồi nó tự động điền tất cả thông tin liên quan về chapter của bạn: tên chapter, chapter họp ở đâu, họp lúc mấy giờ, một chút thông tin về BNI. Trong đó có một hình ảnh thông tin rất hay cho thấy BNI là gì. Rồi đến lời kêu gọi hành động, đề nghị họ xác nhận tham dự (RSVP) và cho bạn biết là họ sẽ đến buổi họp.
Điều tuyệt vời là bạn có thể gửi email mời này bất cứ lúc nào. Bạn gửi đi, và khi họ trả lời lời mời đó, thư trả lời sẽ về thẳng cho bạn để bạn có thể bắt đầu trao đổi với vị khách tiềm năng đó.

Ivan: Anh đi qua các mục cần bấm khá nhanh, nên với những bạn đang nghe, hãy quay lại podcast tại BNIpodcast.com và xem bản ghi chép để chúng tôi không phải lặp lại. Tất cả đều có ở đó. Đó là một trong những lý do chúng tôi làm bản ghi chép, để lưu lại những điều này.
Vậy là khá dễ làm, Jeremy. Tôi đoán anh đã dùng nó rất nhiều. Anh có thành công với nó không? Nó có hữu ích không?

Jeremy: Chúng tôi đã rất thành công với nó. Một lần nữa, điều tôi yêu thích ở đây, với tư cách cá nhân một thành viên, là nó gỡ bớt một số khó khăn mà chúng ta gặp khi mời khách mời. Nhiều khi chúng ta hơi quá hào hứng khi mời khách mời, và không biết nên nói gì hoặc cuối cùng lại nói quá nhiều thông tin. Công cụ này giúp loại bớt điều đó.
Ngoài ra, nó còn giúp chúng ta. Tôi chắc chưa ai đang nghe podcast này từng gặp chuyện này, nhưng bạn đến một sự kiện networking và nói, “Rất vui được gặp bạn ở đây. Sao bạn không đến buổi họp BNI của tôi vào thứ Năm?” Người đó có thể đồng ý, nhưng nếu không có bước follow-up cho biết chapter họp ở đâu và họp lúc mấy giờ, thì nhiều khi chuyện đó sẽ không thành. Công cụ này giúp thu hẹp khoảng cách đó nhiều hơn bằng cách gửi một lời mời chính thức đến vị khách tiềm năng.

Ivan: Và hệ thống này đưa ra một quy trình để mọi người làm theo, giúp việc mời khách mời. Vì vậy nếu bạn chưa xem, hãy vào xem thử. Tất nhiên có vô số tài liệu hỗ trợ. Bạn có thể vào support.bniconnect.com, không có www. Đúng không, Jeremy?

Jeremy: Đúng vậy. Là support.bniconnect.com, hoặc khi bạn đang ở trong BNI Connect, cách dễ hơn là chỉ cần bấm vào dấu chấm hỏi ở góc trên bên phải, và nó sẽ đưa bạn thẳng đến trang hỗ trợ của họ.

Ivan: Gợi ý hay đấy. Bây giờ, tôi có thêm một lưu ý với các thính giả. Hãy nhớ rằng đây là một hệ thống tuyệt vời để mời mọi người, nhưng nó không thay thế việc liên hệ trực tiếp. Vì vậy cuộc trò chuyện trước khi bạn gửi email rất có giá trị. Có thể một cuộc gọi follow-up sau khi gửi email cũng rất có giá trị.
Công cụ này không nhằm thay thế sự tiếp xúc giữa người với người. Nó nhằm bổ sung, hỗ trợ cho sự tiếp xúc đó. Là một công cụ tuyệt vời, nhưng hãy chắc chắn rằng bạn cũng là một con người thật và trò chuyện với mọi người, bên cạnh việc dùng BNI Connect.
Bây giờ, BNI Connect cho phép người dùng đăng ký trước cho buổi họp thông qua trang web của khu vực. Anh có thể nói đôi chút về điều đó không, Jeremy?

Jeremy: Đây là một tính năng mới trong BNI Connect. Điều chúng tôi phát hiện là lời mời chỉ là một bước của quá trình đưa mọi người đến buổi họp, còn bước còn lại là thực sự khiến mọi người có mặt tại buổi họp.
Một trong những lý do mọi người có thể không đến dù đã được mời là có lẽ họ không cảm thấy sự cấp bách. Có thể lúc 6 giờ sáng khi chuông báo thức reo, họ quyết định bấm báo lại thay vì dậy. Có thể vì họ nghĩ không ai trông đợi mình có mặt ở đó.
Quy trình đăng ký này cho phép bạn, với tư cách thành viên, đăng ký trước cho một vị khách của mình, nhưng nó cũng cho phép bất kỳ ai đang lên mạng xem một trong các trang web khu vực của chúng tôi, trang web chapter của chúng tôi, hoặc trang web quốc gia của chúng tôi, vào đăng ký trước để dự một buổi họp.
Bây giờ, một số điều rất hay xảy ra khi bạn làm vậy. Trước hết, khách mời nhận được một email xác nhận nói rằng cảm ơn rất nhiều và bạn đã đăng ký tham dự buổi họp chapter này. Họ cũng nhận được một lời nhắc hai ngày trước buổi họp, nói rằng đây chỉ là lời nhắc bạn đã đăng ký buổi họp, đây là địa điểm, đây là địa chỉ, xin hãy có mặt.
Điều tuyệt vời khác xảy ra là nhiều thành viên của chapter cũng nhận được thông báo rằng có người đã đăng ký tham dự buổi họp đó. Ban Điều hành chapter (Leadership Team), tức chủ tịch, phó chủ tịch, thư ký, thủ quỹ, tất cả các Điều phối khách mời (Visitor Host) của chapter đó và bất kỳ director consultant nào của chapter đó đều nhận thông báo rằng, này, đoán xem, tin tốt, có một khách mời đã đăng ký tham dự buổi họp.
Với tôi, điều đó cực kỳ mạnh mẽ. Điều anh nói, Ivan, là không gì thay thế được cuộc gọi điện thoại đó. Nhưng nếu bạn nhận được một trong những thông báo này rằng có người đã đăng ký, chẳng phải rất tuyệt khi follow-up trước với vị khách đó và nói, “Này, chúng tôi vừa nhận được thông báo. Chúng tôi rất vui khi bạn đến thăm chapter của chúng tôi. Chúng tôi mong được gặp bạn.”
Giữa lời nhắc, các thông báo này và việc follow-up trước, điều đó sẽ làm tăng số lượng khách mời có mặt tại chapter.

Ivan: Vâng. Miễn là nó được thực hiện theo kiểu, này, chúng tôi chỉ muốn hỏi thăm và rất mong được gặp bạn. Sự tuyệt vọng thì không tạo ra referral, vì vậy đừng tỏ ra tuyệt vọng. Đừng làm họ quá tải, nhưng không gì sánh bằng sự tiếp xúc trực tiếp, đặc biệt là một cuộc gọi điện thoại hoặc trò chuyện mặt đối mặt.
Tuy vậy, những gì chúng tôi tạo ra ở đây và điều Jeremy đang nói là một hạ tầng để giúp các bạn, các thành viên, hỗ trợ quá trình mời khách mời. Tôi nghĩ đây là một công cụ tuyệt vời cho các khu vực. Bạn dùng càng nhiều thì càng thành công.

Priscilla: Tôi chỉ muốn nói một điều. Chapter của chúng tôi sắp có một Visitor's Day, và dường như việc dùng BNI Connect để gửi email, bên cạnh việc viết thư riêng, sẽ là một công cụ rất hay.

Ivan: Vâng. Tôi đồng ý. Chắc chắn nó hỗ trợ cả các buổi họp thường kỳ lẫn Visitor's Day, và việc cho phép mọi người đăng ký trước trực tuyến, tôi nghĩ, rất hữu ích cho cả quá trình.

Priscilla: Tôi thấy trông nó rất chuyên nghiệp.

Ivan: Đúng vậy. Và tôi nghĩ nó thực sự là một giá trị gia tăng cho các chapter. Jeremy, chúng ta sắp hết thời gian rồi. Anh còn muốn bổ sung điều gì cho podcast này không?

Jeremy: Một điều tôi muốn nói là để tìm chức năng đăng ký trước này, hãy vào trang web khu vực hoặc trang web quốc gia của bạn. Ở Hoa Kỳ là BNIAmerica.com. Ở các quốc gia khác, họ cũng có các trang quốc gia. Hãy vào “Find a Chapter”. Khi bạn bấm vào một chapter, bạn sẽ thấy chi tiết chapter cùng danh sách tất cả thành viên. Bạn sẽ thấy một nút ghi “Visit This Chapter”. Đó là cách để khách của bạn tự đăng ký trước. Hoặc bạn cũng có thể đăng ký trước cho khách thông qua giao diện đó.
Một lần nữa, đây là một công cụ tuyệt vời. Rất tốt cho Visitor's Day, rất tốt cho mọi buổi họp chapter.

Ivan: Vâng, Jeremy, cảm ơn anh rất nhiều. Tất cả điều này nằm trong Chiến dịch Get Connected Stay Connected, một phần của BNI Connect. BNI Connect vẫn đang được hoàn thiện. Chúng tôi đã có những bước tiến vượt bậc trong một hai năm qua. Vẫn còn rất nhiều việc cần làm.
Hãy kiên nhẫn. Chúng tôi đang làm. Chúng tôi làm tất cả ngay trong nội bộ tổ chức này. Chúng tôi làm mà không có vốn kền kền, à thực ra là vốn đầu tư mạo hiểm. Chúng tôi tự làm, tất nhiên với sự hỗ trợ của rất nhiều chuyên gia bên ngoài như Jeremy. Vì vậy hãy kiên nhẫn, nhưng nó đang tiến bộ rất nhanh, và chắc chắn là thứ sẽ giúp ích cho bạn với tư cách thành viên trong chapter BNI của mình.
Jeremy, cảm ơn anh rất nhiều vì đã dành thời gian hôm nay. Chúng tôi thực sự trân trọng.
Priscilla, trả lại cho bạn.

Priscilla: Được rồi. Tuyệt vời. Tôi nghĩ tuần này đến đây là hết, và tôi chỉ muốn cảm ơn cả Jeremy và Ivan vì podcast tuyệt vời này. Tôi xin nhắc các bạn nghe rằng podcast này do networkingnow.com tài trợ, trang web hàng đầu trên mạng về các tài liệu tải xuống về networking. Cảm ơn các bạn rất nhiều vì đã lắng nghe. Tôi là Priscilla Rice, và chúng tôi hy vọng các bạn sẽ cùng chúng tôi vào tuần sau trong một tập thú vị khác