Tập 282: 8 mẹo để tổ chức một buổi mixer thành công

Priscilla: Xin chào tất cả các bạn và chào mừng trở lại với BNI Podcast chính thức, do NetworkingNow.com tài trợ, trang web hàng đầu trên mạng về các tài liệu tải về cho networking. Tôi là Priscilla Rice và tôi đang dẫn chương trình từ Live Oak Recording Studio ở Berkeley, California. Hôm nay tôi trò chuyện qua điện thoại với Nhà sáng lập kiêm Chủ tịch của BNI, Tiến sĩ Ivan Misner. Xin chào Ivan. Anh khỏe không và hôm nay anh đang ở đâu?

Ivan: Chào Priscilla. Tuần này tôi đang ở trụ sở BNI và chúng tôi đang đào tạo các Giám đốc Quốc gia từ khắp nơi trên thế giới, những người sắp bắt đầu chương trình BNI. Tuần trước chúng tôi vừa kết thúc hội nghị quốc tế. Tuần này chúng tôi đào tạo cả tuần chủ yếu cho các Giám đốc Quốc gia mới về cách vận hành chương trình.

Priscilla: Tuyệt.

Ivan: Tuần này tôi có một chủ đề hơi khác so với những chủ đề tôi đã nói trước đây. Đó là tám mẹo để tổ chức một buổi mixer thành công. Tại sao lại nói về điều này? Tôi tin rằng mixer là một cách tuyệt vời để networking. Tôi nghĩ mixer có chỗ đứng của nó với các thành viên BNI, không chỉ là đi đến các phòng thương mại và những nơi tương tự, mà còn là tự tổ chức mixer của riêng bạn và mời tất cả thành viên BNI của bạn, và tất nhiên cả khách hàng cùng các đối tác kinh doanh khác.
Thật sự, ngay trong năm đầu tiên của BNI, tôi đã bắt đầu khuyên các thành viên thỉnh thoảng nên tổ chức một buổi mixer. Bạn thật sự muốn đưa mọi người đến văn phòng của mình. Bạn muốn họ thấy bạn làm gì. Tôi đã tận mắt thấy điều đó với một thành viên mở văn phòng mới. Anh ấy ở hơi xa trung tâm và muốn mọi người thấy anh ấy đang có những gì và hoạt động của anh ấy ra sao. Thế là anh ấy tổ chức một buổi mixer. Anh ấy làm rất xuất sắc, và bỗng nhiên doanh nghiệp của anh ấy trở nên có thật đối với nhiều người. Tất nhiên nó vốn có thật, nhưng khi đến đó, họ có thể thấy anh ấy làm gì. Họ thấy được hoạt động của anh ấy. Khá ấn tượng. Và anh ấy bắt đầu nhận được referral. Tôi nghĩ đó là cách tuyệt vời để nhanh chóng xây dựng sự tín nhiệm với các thành viên của bạn.
Để xây dựng một doanh nghiệp dựa trên referral thực sự đòi hỏi mọi người thỉnh thoảng phải đến "hang" của bạn. Tôi thường nói rằng hầu hết doanh nhân là những người sống trong hang. Họ đi từ cái hang có tivi màn hình lớn của mình đến cái hang nhỏ là chiếc xe, rồi đến cái hang có máy tính, rồi lại quay về. Họ không hiểu tại sao mọi người không giới thiệu cho họ. Đó là vì họ bị mắc kẹt trong những cái hang của mình.
Tổ chức một buổi mixer kinh doanh là cách để mọi người đến "hang" của bạn và giúp bạn được biết đến. Tôi muốn đưa ra tám điểm để các bạn ghi lại về việc tổ chức một buổi mixer giúp quảng bá doanh nghiệp của bạn.
Điểm đầu tiên là: nếu văn phòng của bạn đủ lớn, hãy tổ chức mixer ngay tại đó để doanh nghiệp được biết đến. Bạn nên tổ chức ở văn phòng của mình thay vì một nơi nào khác. Nếu văn phòng nhỏ, bạn có thể dời ra bãi đỗ xe. Có lần tôi tổ chức một sự kiện ở văn phòng BNI khi văn phòng của chúng tôi còn khá nhỏ. Chúng tôi đặt nó ngoài bãi đỗ xe, cạnh khu sân trong. Hiệu quả rất tốt. Hãy tổ chức tại địa điểm của bạn, nơi bạn có thể dẫn mọi người đi tham quan để họ thấy hoạt động của bạn.

Thứ hai, hãy lên kế hoạch cho buổi mixer trước ít nhất 8 tuần. Mời càng nhiều khách càng tốt. Tìm những người sẵn lòng tặng quà bốc thăm. Bắt đầu từ chính bạn. Nhân tiện, cũng có thể có quá nhiều quà. Ba, bốn hoặc năm phần thì tuyệt. Sáu, bảy, tám, chín, mười, mười một, mười hai, tôi từng thấy cả chục phần hoặc hơn. Như vậy là quá nhiều, mất quá nhiều thời gian và bạn sẽ mất người tham dự. Vì vậy, một vài phần quà bốc thăm là ý tưởng hay.

Thứ ba, hãy cho phép mọi người mang theo thông tin về sản phẩm và dịch vụ của họ. Tôi nghĩ đó là ý tưởng hay. Hãy dành riêng một hoặc nhiều bàn lớn để mọi người đặt tài liệu của họ. Hãy nói với mọi người điều đó: "Khi đến buổi mixer của tôi, hãy mang theo một ít tài liệu. Tôi muốn quảng bá cho các bạn, những thành viên BNI đồng nghiệp của tôi." Đặc biệt với các thành viên BNI, hãy nói với họ: "Tôi muốn quảng bá cho các bạn. Hãy mang tài liệu của các bạn đến."

Thứ tư, hãy chỉ định một số Điều phối khách mời (Visitor Host) để chào đón khách mời và khách tham dự khi họ đến. Họ có thể là nhân viên. Có thể là bạn bè. Có thể là các thành viên BNI sẵn lòng giúp bạn. Khi mọi người bắt đầu đến, hãy đảm bảo họ có thẻ tên. Hãy chuẩn bị một số ghế, nhưng nhân tiện, đừng bố trí theo kiểu hội trường vì bạn không phát biểu. Bạn muốn mọi người giao lưu và trò chuyện. Bạn muốn mọi người có thể tìm một chiếc ghế ngồi nếu mệt, nhưng bạn muốn họ giao lưu và trò chuyện.

Thứ năm, hãy tổ chức một hoạt động networking ngắn, chẳng hạn mỗi khách làm quen với ba người mà họ chưa từng gặp, hoặc để ai đó tìm một người làm nghề tương tự và hỏi về những chiến thuật networking thành công nhất của họ. Đừng làm gì quá phức tạp. Bạn có thể làm điều gì đó phức tạp hơn một chút. Đó là điều tôi sắp nói tiếp theo. Tôi không phải là người thích sự phức tạp ở các buổi mixer. Điều đơn giản có lẽ là tốt nhất.
Tuy vậy, có một số điều sáng tạo bạn có thể làm, đó là điểm thứ sáu, để giữ không khí vui vẻ. Chẳng hạn như "tìm đối tác kinh doanh của bạn", trong đó có những khu vực được chỉ định cho từng ngành để kết nối với nhau, như bày ra khu tài chính, bất động sản hoặc chăm sóc sức khỏe. Nếu bạn làm trong các ngành đó, bạn đến khu vực đó. Hoặc để mọi người rút một lá thẻ từ trong chiếc mũ, trên thẻ là một nửa của một cặp đôi nổi tiếng, đây là một trong những hoạt động khuấy động trong buổi họp BNI. Sau đó mỗi người tiếp tục gặp mọi người cho đến khi tìm thấy người là cặp của mình, như Abbott và Costello.

Priscilla: Khi họ tìm thấy thẻ của mình? Nửa còn lại của một cặp đôi nổi tiếng?

Ivan: Bạn rút một lá thẻ và có những cặp hài kịch như Abbott và Costello, Laurel và Hardy, Sonny và Cher, và bạn đi tìm người ghép đôi với mình. Rất vui. Thành thật mà nói, tôi không phải là người thích kiểu này, nhưng có người thích. Nên cũng đáng để cân nhắc. Tôi nghĩ nó hơi gây xao nhãng, nên tôi thích mẹo số năm hơn, là một hoạt động networking ngắn giúp mọi người tập trung vào kinh doanh. Nhưng tôi đã từng dự những sự kiện networking mà hoạt động này được đón nhận rất tốt. Đây là kiểu việc mà bạn phải thật sự lao vào. Bạn không thể chỉ nhúng chân xuống. Nếu bạn có một nhóm khán giả mà bạn nghĩ là rất vui tính và họ thích điều như vậy, họ có thể sẽ thích. Nếu bạn có một nhóm khán giả kinh doanh nghiêm túc, đừng làm. Nhưng đó là một lựa chọn.

Thứ bảy, luôn nhớ mục đích chính của bạn là tạo điều kiện cho networking. Khi tập trung vào điều đó, đừng làm xao nhãng bằng các bài diễn văn hay thuyết trình. Bạn cần đi đúng hướng. Nếu có nói gì thì chỉ là: "Cảm ơn mọi người đã đến." Vài lời thôi. Giữ trong hai hoặc ba phút. Không quá bốn hoặc năm phút. Không diễn văn. Không có ngoại lệ. Tôi đã dự rất nhiều buổi mixer mà ở đó người ta muốn có những bài diễn văn dài. Nó không hiệu quả. Tôi từng được mời phát biểu tại các buổi mixer. Tôi nói với họ rằng nó sẽ không mang lại kết quả như bạn muốn. Mọi người sẽ sốt ruột vì đang đứng, và phía cuối phòng sẽ ồn ào trong lúc bạn cố thuyết trình. Điều đó không thể tránh khỏi. Lần nào cũng xảy ra. Tôi tin chắc điều đó.
Thứ tám, vào cuối buổi mixer, hãy dành không quá khoảng năm phút, hoặc tối đa mười phút, để giới thiệu những người quan trọng có mặt. Hãy giữ ở mức hạn chế, rồi trao quà bốc thăm. Đó là một trong những lý do bạn nên giới hạn số quà. Sau đó hãy nói với mọi người rằng họ phải có mặt mới được nhận quà bốc thăm để mọi người phải ở lại. Nếu họ không có mặt thì sẽ không được nhận.
Đó là tám điểm tôi khuyên. Chắc chắn tôi sẽ làm bảy trong tám điểm đó, và cân nhắc xem bạn có muốn làm một trong những điều sáng tạo, mới mẻ hơn mà tôi đã nói ở điểm số sáu hay không. Với những bạn đang nghe podcast, nếu bạn đã từng tổ chức các buổi mixer networking và có thêm mẹo nào để chia sẻ, hoặc những câu chuyện thú vị về trải nghiệm tổ chức mixer của mình, đặc biệt nếu tổ chức tại văn phòng, hãy chia sẻ suy nghĩ của bạn ở phần bình luận tại đây trên podcast để chúng ta cùng học hỏi từ trải nghiệm của các bạn.
Nếu bạn là thành viên, hãy thử áp dụng. Tôi thấy đây là cách tuyệt vời để doanh nghiệp của bạn và các thành viên BNI đồng nghiệp được biết đến.

Priscilla: Tuyệt vời. Hay quá. Tôi đã ghi chép liên tục suốt từ nãy đến giờ. Tôi nghĩ vậy là tốt.

Ivan: May mắn là chúng ta có bản ghi chép lại, nên mọi người sẽ có nội dung từng chữ trong đó. Một lần nữa, đây là nội dung rất hay để các Điều phối đào tạo (Education Coordinator) chia sẻ những mẹo kiểu này với các thành viên. Nó sẽ mang lại lợi ích cho thành viên theo nhiều cách trong buổi họp BNI.

Priscilla: Tôi nghĩ với tư cách là thành viên BNI, bạn không bao giờ nghĩ đến việc tự tổ chức mixer kinh doanh của riêng mình, vì tuần nào bạn cũng như đang ở một buổi mixer kinh doanh với các thành viên của mình. Nhưng tôi nghĩ đó là ý tưởng hay.

Ivan: Nếu bạn là thành viên của một phòng thương mại, bạn thậm chí có thể đến gặp phòng thương mại và nói rằng bạn sẵn lòng tổ chức một buổi mixer cho phòng thương mại, tại địa điểm của bạn. Điều đó sẽ làm thay đổi không khí một chút. Nó trở thành sự kiện của phòng thương mại nhiều hơn là của BNI, nhưng tôi thấy cách nào cũng được. Chắc chắn bạn sẽ có lượng người tham dự đông hơn nếu mở rộng như vậy. Bạn phải đảm bảo các thành viên BNI chắc chắn được mời. Đó là cách tuyệt vời để được biết đến. Tôi khuyên bạn nên làm.

Priscilla: Được rồi. Cảm ơn Tiến sĩ Misner. Tôi rất trân trọng.

Ivan: Cảm ơn Priscilla.

Priscilla: Tôi nghĩ tuần này đến đây là hết. Tôi rất cảm ơn các thính giả đã lắng nghe podcast này và xin nhắc rằng chương trình do networkingnow.com tài trợ, trang web hàng đầu trên mạng về các tài liệu tải về cho networking. Cảm ơn các bạn một lần nữa, và chúng tôi hy vọng các bạn sẽ cùng chúng tôi vào tuần sau trong một tập khác đầy thú vị của BNI Podcast chính thức.