Tập 249: Bốn trụ cột của một nhóm BNI thành công

Priscilla: Xin chào mọi người và chào mừng trở lại với BNI Podcast chính thức, do NetworkingNow.com tài trợ, trang web hàng đầu trên mạng về các sản phẩm tải xuống cho networking. Tôi là Priscilla Rice, và tôi đang dẫn chương trình từ Phòng thu Live Oak ở Berkeley, bang California. Hôm nay tham gia cùng tôi qua điện thoại là Nhà sáng lập kiêm Chủ tịch của BNI, Tiến sĩ Ivan Misner. Xin chào Ivan. Anh khỏe không và anh đang ở đâu vậy?

Ivan: Chào Priscilla. Tôi rất khỏe. Gần đây tôi có tham gia một buổi webcam với chapter của chị. Tôi thực sự cảm ơn vì có cơ hội đó.

Priscilla: Buổi đó rất vui. Mọi người rất thích. Cảm ơn anh.

Ivan: Tôi làm việc đó trong nhiều sự kiện, thường là sự kiện khu vực, nhưng Priscilla, chị là người bạn của tôi. Tôi phải làm điều đó cho chính chapter của chị. Tôi làm cho nhiều sự kiện khu vực và đôi khi cho cả Visitor's Day của chapter. Hãy trao đổi với Giám đốc tại địa phương của bạn nếu bạn muốn tôi thực hiện một buổi webcam như tôi đã làm với chapter của Priscilla.

Priscilla: Ồ vâng. Tôi rất khuyến khích. Vậy hôm nay ai tham gia cùng chúng ta, Ivan?

Ivan: Một người bạn tốt của tôi. Trước hết xin trả lời phần thứ hai của câu hỏi, tuần này tôi đang ở San Diego. Như các thính giả biết, tôi thích cho các thành viên biết rằng tôi đang đi thăm các khu vực và cố gắng gặp càng nhiều thành viên càng tốt. Nếu tôi đến khu vực của bạn, hãy đến chào tôi nhé vì tôi rất thích gặp các thành viên BNI. Hôm nay tôi có Tim Paulin cùng tham gia. Tim là Giám đốc Điều hành của BNI tại Louisiana và Mississippi. Anh và đội ngũ của mình quản lý hơn 50 nhóm BNI. Anh là Giám đốc Đào tạo Quốc gia của BNI tại Hoa Kỳ và đã làm việc đó khoảng 7 năm. Tim học tại Đại học New Orleans, chuyên ngành quản trị kinh doanh. Anh là người gốc New Orleans và hiện sống ở đó cùng người vợ đáng yêu Elizabeth, người mà tôi quen biết. Vợ tôi cũng tên là Elisabeth, nên đừng nhầm lẫn hai người. Anh và vợ có hai cậu con trai sinh đôi, Chúa phù hộ anh. Tim là một người đào tạo tuyệt vời và là một người bạn tốt. Chủ đề của anh hôm nay là bốn trụ cột của một nhóm BNI thành công. Chào mừng anh đến với podcast, Tim.

Tim: Cảm ơn anh. Ivan, tôi rất trân trọng. Anh biết không Ivan, khi chúng tôi lần đầu thông báo sẽ có con sinh đôi, anh nhìn tôi và nói: “Hãy ngủ bây giờ đi vì khi chúng ra đời thì anh sẽ không ngủ được nữa.” Trời ơi, anh nói đúng. Tôi đã không ngủ được 8 năm rồi.

Ivan: Tôi biết, thật sự rất vất vả. Rồi khi chúng thành thiếu niên, tin hay không thì còn tệ hơn nữa.

Tim: Tôi sẽ phải chờ đến lúc đó. Hôm nay chúng ta sẽ nói về bốn trụ cột của một nhóm BNI thành công.

Ivan: Để tôi nêu bốn trụ cột ra trước, rồi anh vào và đi qua từng trụ một. Thứ nhất là có nhiều khách mời mỗi tuần. Thứ hai là một buổi họp chuyên nghiệp được điều hành tốt. Thứ ba là follow-up, sau buổi họp. Cuối cùng là trách nhiệm giải trình của các thành viên chapter. Đó là bốn trụ cột mà Tim đã tổng hợp. Tôi rất thích chúng. Anh vào phần đầu tiên đi, Tim.

Tim: Có nhiều khách mời, nhiều khách tham dự trong buổi họp chapter mỗi tuần. Tôi đi đến nhiều chapter để thực hiện bài trình bày này và tôi thích hỏi họ rằng nhiều khách mời có nghĩa là bao nhiêu đối với họ. Ivan, tôi xin hỏi anh, nhiều khách mời trong một buổi họp chapter có nghĩa là bao nhiêu với anh?

Ivan: Điều đó thay đổi tùy trường hợp. Nếu là Visitor's Day thì rõ ràng sẽ nhiều hơn. Nếu chapter có 50 thành viên thì sẽ nhiều hơn so với chapter 20 thành viên. Hãy giả sử một chapter khoảng 23 thành viên, là con số trung bình thống kê hiện nay trên toàn thế giới. Với tôi, nhiều khách mời là 4 đến 7. 4 là mức thấp. 7 là mức hơi cao. Đó sẽ là rất nhiều khách mời cho một chapter 23 thành viên. Điều đó thật tuyệt vời.

Tim: Hoàn toàn đúng. 4 đến 7 người, và không nhất thiết tất cả khách mời đều phải đủ điều kiện làm thành viên. Đó là một trong những điều chúng tôi đã cố gắng truyền đạt cho các chapter. Hãy mang khách đến. Hãy mang những người có thể làm ăn với các thành viên của chapter. Nếu bạn ngừng chỉ tập trung vào những người có thể gia nhập chapter mà mang đến những người có thể làm ăn với các thành viên của chapter, bạn có thể có được số lượng đó mỗi tuần.

Ivan: Tôi nghĩ việc phân biệt giữa khách mời (visitor) và khách tham dự (guest) có lẽ không phải ý tồi. Với tôi, visitor là một thành viên tiềm năng. Guest là người không thực sự là thành viên tiềm năng. Theo ý tôi, đó có thể là một cách thú vị để phân biệt hai loại này.

Tim: Hoàn toàn đúng. Khi đã có nhiều khách mời và khách tham dự trong phòng, chúng ta phải điều hành một buổi họp chuyên nghiệp, với chương trình được xây dựng tốt do BNI cung cấp, đặc biệt chú ý đến các yếu tố ẩn của buổi họp chapter BNI. Tôi biết đó là một trong những chủ đề yêu thích của anh, Ivan, liên quan đến chương trình họp của chúng ta. Anh có muốn nói về các yếu tố ẩn một chút không?

Ivan: Vâng, đó là niềm đam mê của tôi. Các yếu tố ẩn. Tôi xin giới thiệu các thính giả của podcast hãy quay lại nghe tập số 16, được thực hiện cách đây vài năm, trong đó tôi nói về các yếu tố ẩn. Nếu bạn thuộc Ban Điều hành chapter và có chương trình họp, bạn sẽ thấy tất cả các mục trong chương trình có dấu hoa thị, thể hiện một mục là yếu tố ẩn. Một yếu tố ẩn là điều sâu sắc hơn nhiều so với vẻ ngoài của nó.
Ví dụ, Điều phối khách mời (Visitor Host) là một chủ đề phức tạp hơn nhiều so với việc chỉ có người chào đón khách mời. Tôi không thể giải thích trong năm phút, nên tôi xin giới thiệu mọi người nghe tập 16. Tập đó sẽ cho bạn cảm nhận rất rõ về một điều quan trọng tạo nên khác biệt rất lớn trong chapter, đó là các yếu tố ẩn.

Tim: Hoàn toàn đúng. Chúng tôi nói về mọi thứ, từ việc có mặt tại buổi họp 15 phút trước giờ bắt đầu, sẵn sàng chào đón khách tham dự và khách mời thông qua phần networking mở, cho đến từng mục của chương trình, dành sự chú ý và chăm chút đặc biệt khi giới thiệu phần đó, điều hành thật chuyên nghiệp, và khi buổi họp kết thúc, bảo đảm rằng chúng ta thực hiện một buổi định hướng tuyệt vời với khách mời và khách tham dự, đồng thời trao cho họ cơ hội được xem xét làm thành viên bằng cách điền đơn đăng ký.

Ivan: Định hướng rất quan trọng. Tôi hoàn toàn đồng ý.

Tim: Đúng vậy. Thường người ta sẽ nói: “Hãy quay lại tuần sau để thăm và tìm hiểu chúng tôi một lần nữa.” Tôi đã nghe anh nói, Ivan, điều đó giống như một nhân viên bán bảo hiểm đến cuối buổi thuyết trình rồi nói: “Được rồi. Tuần sau tôi sẽ quay lại xem anh nghĩ sao.”

Ivan: “Tuần sau tôi sẽ quay lại và trình bày lại toàn bộ bài thuyết trình y hệt”, điều đó thật điên rồ. Nhân tiện, chính một đại lý bảo hiểm đã bảo tôi ngừng làm vậy vì khi tôi làm thì nghe giống như thế. Tôi nghĩ, chà, bạn nói đúng. Cảm ơn bạn.

Tim: Chúng ta phải bảo đảm dành sự chú ý đặc biệt cho buổi họp được điều hành chuyên nghiệp đó. Có giá trị ở đó cho các thành viên, khách tham dự và khách mời vào mỗi tuần.

Ivan: Cho phép tôi nói thêm một điều cuối, vì tôi biết anh phải sang mục thứ ba. Bạn có thể có rất nhiều khách mời, nhưng nếu bạn điều hành một buổi họp tệ, thì khách mời có ích gì? Điều hành chuyên nghiệp, đó là cốt lõi của một nhóm BNI tốt: điều hành một buổi họp tuyệt vời.

Tim: Vậy với trụ cột số 3, khi buổi họp kết thúc, nhiệm vụ của chúng ta là follow-up. Không chỉ là Ban Điều hành chapter và các thành viên follow-up với khách mời và khách tham dự để trả lời mọi câu hỏi họ có thể có, mời họ quay lại xem chapter lần thứ hai, mà còn để các thành viên follow-up với nhau về những cơ hội kinh doanh đã được trao trong buổi họp chapter tuần đó. Hãy bảo đảm bạn follow-up những referral mà bạn nhận được, follow-up những referral mà bạn đã trao để chắc chắn người mà bạn giới thiệu nhận được sự chăm sóc và đối xử đúng đắn từ các thành viên BNI của bạn. Follow-up là chìa khóa thành công trong tổ chức này.

Ivan: Rất đúng, và nó cũng là chìa khóa thành công trong việc xây dựng mạng lưới referral cá nhân.

Tim: Hoàn toàn đúng, vậy hãy follow-up, follow-up, follow-up. Bạn không bao giờ follow-up quá nhiều.

Ivan: Đúng vậy. Đó có lẽ là lĩnh vực không được làm nhiều, xét về việc follow-up với khách mời.

Tim: Đúng là không. Một trong những điều tôi hỏi các thành viên của mình là nếu bạn đã trao một referral cho ai đó mà họ không follow-up, bạn có cho họ cơ hội thứ hai không? Bạn có giới thiệu họ lần thứ hai không? Hầu hết mọi người sẽ không.
Với trụ cột số 4, là trụ cột cuối cùng của một nhóm BNI thành công, chúng ta nói về trách nhiệm giải trình trong và xung quanh chapter. Trách nhiệm giải trình này do Ban Thành viên của chapter đảm nhiệm. Một trong những điều quan trọng nhất mà chúng ta phải chịu trách nhiệm là chuyên cần. Có mặt mỗi tuần và đúng giờ để chúng ta có thể tham gia buổi họp một cách phù hợp. Tham gia buổi họp một cách phù hợp là mang khách mời, mang khách tham dự, mang referral, chuẩn bị cho bài 60 giây của bạn, chuẩn bị cho bài 10 phút của bạn khi đến lượt. Tất cả những điều này đều nằm trong trách nhiệm giải trình, để bảo đảm mọi người trong nhóm đều tham gia và làm cho nhóm thành công, và điều đó đến từ Ban Thành viên.

Ivan: Trách nhiệm giải trình rất quan trọng trong một nhóm thành công. Tôi đã nói điều này rất nhiều lần trong podcast. Một trong những điểm mạnh của nhóm là hầu hết các thành viên là bạn bè, và một trong những điểm yếu của một nhóm như BNI cũng là hầu hết các thành viên là bạn bè. Bạn bè không thích yêu cầu nhau chịu trách nhiệm, nhưng những nhóm thành công nhất là những nhóm hiểu rằng trách nhiệm giải trình là chìa khóa. Họ có trách nhiệm giải trình trong nhóm của mình, bao gồm cả những điều như chuyên cần.

Tim: Hoàn toàn đúng. Một trong những điều tôi thích nhất khi làm việc với các chapter là khi có một thành viên đến và có thể hơi bực bội vì cách mọi việc đang diễn ra trong chapter của họ. Gợi ý tôi đưa ra cho những người muốn làm cho tốt hơn là hãy tham gia Ban Điều hành chapter. Hãy tham gia Ban Thành viên và bảo đảm chapter của bạn mang lại cho các thành viên đúng những gì họ đã trả tiền cho, đó là hệ thống BNI. Hệ thống BNI ấy hoàn toàn nói về trách nhiệm giải trình.
Vậy đó là bốn trụ cột của nhóm BNI của chúng ta.

Ivan: Có lời kết nào không?

Tim: Tôi nói cho anh biết, những chapter làm theo 4 trụ cột này thường có nhiều thành viên hơn, nhiều công việc kinh doanh hơn và thành công hơn trong nhóm của họ. Những chapter chỉ làm được một hoặc hai trụ thì không thành công bằng mức họ có thể đạt được. Áp dụng cả 4 điều này vào nhóm của bạn là một cách tuyệt vời để có thành công.

Ivan: Hãy vận hành đủ cả bốn xi-lanh và bạn sẽ có một chapter thành công. Bốn điều đó, xin nhắc lại, là có nhiều khách mời, có một buổi họp chuyên nghiệp được điều hành tốt, sử dụng các yếu tố ẩn và hãy nghe tập 16 nếu bạn muốn biết thêm về điều đó, follow-up sau buổi họp, và trách nhiệm giải trình. Hãy làm bốn điều này, làm tốt chúng, và bạn sẽ có một chapter thành công. Tim hiểu điều này rất rõ. Anh là Giám đốc Đào tạo Quốc gia của BNI cũng như là một Giám đốc Điều hành. Tim Paulin, cảm ơn anh rất nhiều vì đã tham gia podcast của chúng tôi hôm nay. Tôi thực sự trân trọng việc anh có mặt.

Tim: Hoàn toàn đúng. Cảm ơn anh đã mời tôi, Ivan.

Ivan: Cảm ơn Tim. Xin trả lại cho chị, Priscilla.

Priscilla: Được rồi. Tuyệt vời. Cảm ơn cả hai rất nhiều. Tôi xin nhắc các thính giả rằng podcast này được tài trợ bởi networkingnow.com, trang web hàng đầu trên mạng về các sản phẩm tải xuống cho networking. Cảm ơn các bạn đã lắng nghe. Tôi là Priscilla Rice, và chúng tôi hy vọng các bạn sẽ cùng chúng tôi vào tuần sau trong một tập thú vị khác của BNI Podcast chính thức.