Tập 186: 50-70 thành viên trong một buổi họp BNI

Priscilla: Xin chào tất cả mọi người. Chúc mừng năm mới và chào mừng trở lại với BNI Podcast chính thức do NetworkingNow.com thực hiện, trang web hàng đầu trên mạng về các tài liệu tải xuống cho networking. Tôi là Priscilla Rice, và tôi đang phát sóng từ Live Oak Recording Studio ở Berkeley, bang California. Hôm nay cùng tôi có Nhà sáng lập kiêm Chủ tịch BNI, Tiến sĩ Ivan Misner. Xin chào Ivan. Anh khỏe không?

Ivan: Tôi khỏe lắm, Priscilla, và tôi muốn chúc mọi người một năm mới, ít nhất là một năm dương lịch mới. Có nhiều loại năm mới khác nhau. Chúng ta phải nhớ rằng chúng ta là một tổ chức toàn cầu, nên năm mới của mỗi người trên thế giới là khác nhau. Còn với phần lớn BNI thì đây là một năm dương lịch mới.
Tôi đang ở Palm Springs để dự cuộc họp Ban Quản lý Điều hành của tổ chức chúng ta. Chúng tôi tập hợp tất cả các quản lý cấp cao trên khắp thế giới lại và cùng họp. Hôm nay chúng ta sẽ có một podcast thật đặc biệt với, tôi nghĩ là, người duy nhất, Priscilla, nếu tôi sai thì chị cứ sửa nhé. Tôi nghĩ Tom Flemming là người duy nhất mà chúng ta đã mời tham gia ba lần. Đúng không?

Priscilla: Chính xác.

Ivan: Tom, đây là lần thứ ba anh tham gia, đúng không?

Tom: Và tôi rất vui được có mặt ở đây một lần nữa.

Ivan: Vâng. Cảm ơn anh. Anh là người đầu tiên được mời ba lần. Chúng ta có một chủ đề tuyệt vời để mở đầu năm mới. 50, không, 60, không, 70 thành viên trong một buổi họp BNI. Tom, làm sao có thể làm được điều đó? Đó là câu hỏi mà rất nhiều người đã đặt ra sau các podcast trước của anh. Làm thế nào để điều hành một buổi họp với tối đa 70 thành viên? Anh sẽ cho tất cả chúng ta biết anh làm điều đó như thế nào.

Tom: Tôi nghĩ ai cũng đang nắm một vài mảnh ghép, một vài mảnh của bức tranh. Nhưng tôi nghĩ cái hay của podcast này là nó trả lời câu hỏi chỉ trong một lần: làm thế nào để thực hiện trọn vẹn chương trình họp BNI với 40-70 thành viên trong phòng cộng thêm khách mời. Tôi biết đó là thách thức hằng tuần của nhiều chapter.

Ivan: Đúng vậy. Đặc biệt là với những nhóm đã rất thành công, việc họp quá giờ là rất, rất khó tránh. Hãy đi vào một số điểm chính của buổi họp. Còn phần open networking thì sao? Anh làm gì với phần open networking?

Tom: À, open networking, hầu hết thành viên của một chapter lớn vốn đã có xu hướng hào hứng đến họp sớm 20-30 phút trước giờ bắt đầu. Vì vậy, với các chapter lớn, open networking thực ra diễn ra trước phần chính thức của buổi họp. Toàn bộ thành viên sẽ vào chỗ ngồi đúng lúc bắt đầu, khi chủ tịch khai mạc buổi họp, dù đó là 7 giờ, 7 giờ 30 hay 11 giờ 30, tùy giờ họp bắt đầu.

Ivan: Chapter Educational Moment. Đó là một phần quan trọng khác của buổi họp. Anh xử lý phần đó thế nào?

Tom: Được chứ. Chương trình BNI quy định phần này dài từ ba đến năm phút. Với chapter lớn, nhất định phải giữ ở mức ba phút.

Ivan: Còn phần giới thiệu 30 giây thì sao? Cái mà trong nhóm của anh là phần giới thiệu 30 giây thì thường được biết đến là phần giới thiệu 60 giây. Anh xử lý phần này như thế nào?

Tom: Rõ ràng đây là chỗ chúng ta tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Ý tôi là, 60 thành viên mà mỗi người giới thiệu 60 giây thì mất 60 phút. Có những công ty sẵn sàng trả hàng triệu đô la để truyền tải thông điệp của họ trong 30 giây quảng cáo Super Bowl. Vậy tại sao chúng ta lại không làm được? Đặt phần giới thiệu ở mức 30 giây khiến chúng ta phải lên kế hoạch và chuẩn bị bài giới thiệu để giữ cho nó gọn gàng và đi thẳng vào vấn đề. Phần giới thiệu 30 giây cũng giúp các thành viên thực hiện buổi họp theo hướng nhân đôi quy mô chapter để nhân ba số referral. Thực tế, ngay cả những chapter có 25-30 thành viên cũng giới thiệu 30 giây, vì họ biết rằng muốn trở thành một chapter lớn thì họ phải hành xử như một chapter lớn.

Ivan: Để tôi ngắt anh một chút. Tôi thấy rất nhiều nhóm, khi còn nhỏ, khoảng 20 thành viên, vì có thời gian nên họ cứ thong thả đi hết buổi họp và dùng hết toàn bộ thời lượng. Vì vậy họ rất vất vả khi lên đến 30, 40, 50 thành viên, bởi họ đã thong thả ngay từ đầu, và rất khó thay đổi về sau.

Tom: Tôi nghĩ tất cả là ở việc xây dựng một nền văn hóa vững chắc ngay từ đầu.

Ivan: Vâng. Tuyệt. Vậy còn gì khác về phần giới thiệu 60 giây hay 30 giây không?

Tom: Không. Tôi nghĩ phần giới thiệu 30 giây là quá đủ thời gian để các thành viên truyền đạt ý của mình.

Ivan: Và khách mời cũng giới thiệu 30 giây phải không?

Tom: Chắc chắn rồi. Họ được dành khoảng thời gian đó.

Ivan: Còn phần thuyết trình 10 phút thì anh làm thế nào?

Tom: Thực ra, mỗi tuần có hai thành viên được thuyết trình 10 phút. Một số chapter thật lớn với 60 hoặc 70 thành viên thì làm bài thuyết trình 8 phút. Các thành viên rất thích điều đó vì trong năm họ có số lần thuyết trình 10 phút nhiều gấp đôi.

Ivan: Bây giờ đến một trong những phần quan trọng nhất của buổi họp, phần referral. Anh làm gì với phần này?

Tom: À, đây từng là vấn đề lớn của các chapter trong quá khứ, họ bị lạc hướng rất xa vì văn hóa của tổ chức là phần này không bị tính giờ cụ thể. Để thực hiện phần quan trọng nhất của buổi họp, các Ban Điều hành chapter đã làm rất tốt việc hướng dẫn thành viên chỉ báo cáo trong phần referral của buổi họp: số referral họ có, các dance card, hoặc các mục cảm ơn vì đã trao cơ hội kinh doanh. Rồi về chỗ ngồi. Trừ khi, tất nhiên, ai đó có một câu chuyện tuyệt vời về việc họ đã tạo ra referral cho người khác như thế nào, hoặc một testimonial đầy sức mạnh.
Mấu chốt là giữ phần referral tập trung vào việc báo cáo referral, dance card và báo cáo kinh doanh đã chốt. Nhờ đó phần referral của buổi họp vừa gọn vừa mạnh mẽ. Ngoài ra, trong phần referral, chúng ta luôn hỏi khách mời xem họ thích điều gì nhất ở buổi họp, đúng không?

Ivan: Đúng.

Tom: À, nếu có 8, 10 hoặc 15 khách mời, thay vì hỏi tất cả họ về điều họ thích nhất ở buổi họp, chúng tôi có thể chỉ hỏi ba đến năm người.

Ivan: Thú vị. Khi làm vậy, anh có cho mọi người lần lượt nói không? Anh có dừng ở phần của khách mời không? Hay chỉ để thành viên nói trước rồi mời hai ba khách mời chia sẻ điều họ thích nhất ở buổi họp? Anh tách riêng ra, hay để họ nói xen kẽ đều nhau?

Tom: Phải tách riêng ra, vì khi hỏi khách mời về điều họ thích nhất ở buổi họp, anh muốn họ được xem toàn bộ phần referral của buổi họp trước, để họ có thể nhận xét kiểu như: "Trời ơi. Tôi không thể tin được có bao nhiêu referral được trao đi."

Ivan: Điều này hơi khác so với hầu hết các buổi họp. Anh bỏ qua khách mời, thay vì hỏi họ thích điều gì ngay lúc đó. Rồi anh quay lại với họ ở cuối và hỏi một vài người nhận xét về điều họ thích. Đúng không?

Tom: Đúng vậy, nhưng điều này không khác gì cách chúng tôi làm với các Intromercial. Chúng tôi để các thành viên trình bày Intromercial trước, rồi đến khách mời. Nên chúng tôi đã thiết lập sẵn văn hóa hay quy ước đó ngay từ lần giới thiệu thứ hai hoặc thứ ba.

Ivan: Tôi hoàn toàn đồng ý. Tôi rất thích. Đó là một cách tuyệt vời cho các chapter lớn. Anh có một chapter lớn, đó là một gợi ý xuất sắc. Về toàn bộ ý tưởng, với nhiều nhóm, tôi thấy họ nói phần referral của buổi họp nên dài 30 giây hoặc ít hơn. Thường thì tôi thấy họ làm phần này trước tiên khi cắt giảm thời gian. Còn ở đây, anh nói là thậm chí đừng đặt giới hạn. Hãy nói trong một hai câu, trừ khi có một câu chuyện. Khi có một câu chuyện hay, hãy giữ dưới một phút. Tôi tóm tắt vậy có hợp lý không?

Tom: Tôi nghĩ đó là một cách nói rất hay. Mục đích của chúng tôi là giữ cho nó gọn gàng.

Ivan: Giữ cho gọn. Không nhất thiết phải bấm giờ. Nhanh nhanh nhanh nhanh nhanh. Họ đứng lên và nói rất nhanh, trừ khi có một người có câu chuyện đáng kể đến mức họ đi vào chi tiết. Tôi nghĩ đó là một cách tiếp cận tuyệt vời. Tôi thích nó. Còn những suy nghĩ cuối cùng của anh về phần kết thúc, phần thông báo và những gì còn lại ở cuối buổi họp?

Tom: Được chứ. Phần thông báo cũng có thể là một khu vực lớn khiến các chapter lạc hướng. Nhiều chapter đang cho Ban Điều hành chapter duyệt trước các thông báo, nếu có thể nói vậy, để đảm bảo thông báo phù hợp và có thể không quá dài dòng. Điều đó cũng giúp Ban Điều hành chapter nói: "Được rồi, chúng ta sẽ có hai hoặc ba thông báo thay vì 15 hay 10 thông báo." Như vậy chúng ta kiểm soát được phần thông báo của buổi họp để nó chỉ kéo dài một đến ba phút thay vì năm đến mười phút. Từ đó, nhanh gọn thôi. Chúng ta ra về lúc 8 giờ 30, 9 giờ hoặc 1 giờ, tùy giờ kết thúc buổi họp của nhóm.
Điều quan trọng nhất trong tất cả những điều này là thực hiện đủ mọi phần của chương trình họp BNI. Nó như một công thức. Không bỏ qua điều gì. Mọi thứ đều có mặt. Chúng tôi chỉ tập trung vào việc có một buổi họp hiệu quả tuyệt vời. Hầu hết khách mời đều phản hồi: "Tôi không thể tin được cấu trúc đi kèm với buổi họp này, và tôi không thể tin được mức độ hiệu quả và hoạt động mà các bạn tạo ra trong một buổi họp một tiếng rưỡi. Tôi thực sự kinh ngạc."

Ivan: Tôi muốn nhấn mạnh rằng anh đã nói là anh thực hiện đủ chương trình và tất cả các phần then chốt của buổi họp. Và các chapter của anh, số thành viên trung bình gần 40 thành viên mỗi chapter. Đúng không?

Tom: Vâng, đúng vậy.

Ivan: Anh có gần 40 thành viên mỗi chapter. Anh có khoảng 40 chapter. Đúng không?

Tom: Vâng. Chúng tôi có khoảng, chúng tôi đang hướng tới 40 chapter với 40 thành viên. Biết đâu một ngày nào đó sẽ là 50. Ai mà biết được?

Ivan: Tôi chỉ có thể nói rằng với tôi điều đó thật đáng kinh ngạc. Tôi biết trong podcast trước, tôi đã nói rằng tôi nhớ lần đầu tiên chúng ta có một chapter với hơn 30 thành viên. Chúng tôi khai trương và có 30 thành viên, và tôi tự hỏi liệu điều đó có thể xảy ra lần nữa không. Và giờ đây chúng ta có một khu vực ở Florida với 40 chapter, trung bình 40 thành viên mỗi chapter, và điều đó khiến tôi choáng ngợp. Anh có một chapter, Profitmakers, có hơn 70 thành viên. Đúng không?

Tom: Vâng. Hiện nay khoảng 70. Các buổi họp của họ rất chặt chẽ. Họ thực sự gặp khó khăn khi chạy hết toàn bộ chương trình trong 90 phút, nhưng họ vẫn làm được. Họ làm rất tuyệt vời.

Ivan: Tôi đã dự các buổi họp của những nhóm 60 hoặc 70 thành viên, lớn nhất tôi từng gặp là 80 thành viên, và rất khó để không bị quá giờ. Anh có bao giờ thêm thời gian không? Có chapter nào của anh bắt đầu sớm hơn một chút không?

Tom: Chúng tôi chưa từng thử. Như đã nói, open networking diễn ra trước 7 giờ sáng và chúng tôi bắt đầu đúng 7 giờ và ra về lúc 8 giờ 30. Một số buổi họp của chúng tôi bắt đầu lúc 7 giờ 30 và kéo dài đến 9 giờ.

Ivan: Vậy theo một cách nào đó, anh đang bắt đầu sớm hơn một chút. Anh làm open networking trước 7 giờ sáng và bắt đầu buổi họp lúc 7 giờ hoặc giờ nào đó. Nhưng về cơ bản anh làm open networking sớm hơn khoảng 15 phút. Đúng không?

Tom: Đúng, nhưng việc điểm danh vẫn được thực hiện vào lúc 7 giờ, 7 giờ 30 hoặc 11 giờ 30.

Ivan: Đây đều là những gợi ý tuyệt vời. Nếu bạn là thành viên BNI và bạn ở trong một chapter, thực ra điều này còn tuyệt vời cho cả các chapter nhỏ hơn, 20-25 thành viên, để bắt đầu nghĩ lớn. Đây là những điều bạn sẽ muốn làm. Nếu bạn ở trong một nhóm 30, 40, 50, 60 thành viên, thì đây là những điều bạn phải làm.
Tôi nghĩ, Tom, anh đã đưa ra những gợi ý xuất sắc.
Bắt đầu buổi họp sớm 15 phút. Làm open networking, và nhân tiện, nhóm 80 thành viên ở Canada mà tôi đã đến cũng làm open networking trước 7 giờ. Họ bắt đầu đúng như anh mô tả ở đây. Rút ngắn phần education moment lại một chút. Làm phần giới thiệu 30 giây thay vì 60 giây. Giảm thời lượng các diễn giả xuống tám phút khi cần thiết. Còn không thì họ có hai diễn giả 10 phút. Giữ phần referral của buổi họp ngắn gọn và súc tích. Nhanh nhanh nhanh. Nếu có một câu chuyện, cho thêm một chút thời gian rồi giữ phần thông báo đúng tiến độ. Đó có phải là bản tóm tắt tốt về những gì anh làm với các nhóm lớn để buổi họp không bị quá giờ không?

Tom: Một bản tóm tắt hoàn hảo. Tuyệt. Cảm ơn anh.

Ivan: Tom, anh là một Giám đốc Điều hành xuất sắc. Tôi ước mình có thêm khoảng 200 người như anh. Anh làm rất tuyệt vời trong việc điều hành một khu vực xuất sắc. Tôi rất tự hào về khu vực Tampa và những gì anh đã làm ở đó. Anh có những chapter tuyệt vời và những thành viên tuyệt vời. Tôi muốn cảm ơn anh đã làm khách mời trong podcast của tôi, và tôi nói thật, podcast này sẽ có sức sống lâu dài. Đây là podcast sẽ tồn tại trong tổ chức nhiều năm để các chapter nghe được những bí quyết điều hành một nhóm lớn và điều hành nó trong hệ thống BNI. Tôi muốn cảm ơn anh đã làm khách mời của tôi. Anh có muốn bổ sung điều gì trước khi tôi kết thúc không?

Tom: Chỉ xin cảm ơn sự lãnh đạo của anh và chúc mừng năm mới tất cả mọi người.

Ivan: Cảm ơn Tom. Chúng tôi thực sự trân trọng lời khuyên của anh. Với các thành viên đang nghe podcast này, hãy lưu lại tập này, chia sẻ tập này với các thành viên BNI của bạn. Đây là lời khuyên tuyệt vời về cách điều hành một buổi họp. Nhân tiện, chúng tôi thực hiện tập này vì podcast trước của anh. Chúng tôi nhận được rất nhiều phản hồi, kiểu như: tuyệt, anh xây dựng chapter lên 40, 50 hay 60 thành viên, nhưng làm sao để điều hành nó? Rất nhiều người đã hỏi về điều đó, và đó là lý do chúng tôi thực hiện podcast hôm nay. Cảm ơn anh rất nhiều, Tom. Priscilla, xin chuyển lại cho chị.

Priscilla: Vâng, tuyệt vời. Cảm ơn Tom và cảm ơn Tiến sĩ Misner. Tôi xin nhắc các thính giả rằng podcast này do NetworkingNow.com thực hiện, trang web hàng đầu trên mạng về các tài liệu tải xuống cho networking. Cảm ơn các bạn rất nhiều đã lắng nghe. Tôi là Priscilla Rice, và chúng tôi hy vọng các bạn sẽ tham gia cùng chúng tôi vào tuần sau trong một tập hấp dẫn khác của BNI Podcast chính thức.