Tập 951: Lời nguyền của sự phức tạp

Priscilla: Xin chào tất cả các bạn, và chào mừng các bạn quay trở lại với BNI Podcast chính thức. Tôi là Priscilla Rice, tôi đang ở Live Oak Recording Studio tại Berkeley, California, và hôm nay cùng tham gia qua điện thoại với tôi là Nhà sáng lập kiêm Giám đốc Tầm nhìn của BNI, Tiến sĩ Ivan Misner. Chào anh Ivan, anh khỏe không và anh đang ở đâu vậy?

Ivan: Tôi vẫn đang ở Austin. Lần trước tôi đã nói là tôi sẽ ở đây vài tháng, thật tuyệt khi không phải lên máy bay một thời gian, nên tôi rất vui được ở nhà.

Priscilla: Tuyệt quá. Vậy anh có gì muốn chia sẻ với chúng tôi?

Ivan: À, tôi muốn nói về lời nguyền của sự phức tạp. Và bạn biết đấy, đôi khi nó được gọi là "feature creep", tức là sự phình to tính năng. Tôi đã nhắc đến feature creep trong các tập trước, và feature creep là khi người ta cứ liên tục thêm thắt mọi thứ vào một cái gì đó cho đến khi chương trình không còn là chính nó như trước đây nữa, và nó trở nên quá phức tạp. Tôi đã nghĩ ra thuật ngữ "Lời nguyền của sự phức tạp", và chúng tôi đang dùng thuật ngữ đó trong một cuốn sách tôi đang viết hiện nay có tên là Garage to Global. Và tôi muốn nói về lý do tại sao nó thực sự âm thầm làm suy yếu những tổ chức vốn đang thành công, bởi vì cuốn sách tôi đang viết này nói về sự thành công trong việc mở rộng quy mô một công ty.
Vậy tại sao sự phức tạp lại là một lời nguyền? Sự phức tạp là một lời nguyền, và nó xảy ra khi các tổ chức thêm vào các tầng nấc, quy trình, quy định, tính năng, công cụ và đủ thứ khác, vì tin rằng mỗi thứ được thêm vào sẽ cải thiện hiệu quả. Xét riêng lẻ, mỗi thứ thêm vào có thể hợp lý, nhưng gộp lại, chúng làm mọi thứ chậm lại. Đó chính là feature creep. Vì vậy, điều bắt đầu như một sự cải tiến thực ra lại biến thành lực cản, và điều bắt đầu như một sự đổi mới lại biến thành sức ì. Và phần nguy hiểm là nó hầu như luôn được thực hiện bởi những người thông minh và có thiện ý.
Hãy để tôi chia sẻ một điều đã ở lại với tôi suốt nhiều năm. Tôi đã có vinh dự đến thăm Ngài Richard Branson trên đảo Necker vài lần. Tôi đã nói về điều đó trong một số podcast của mình, và trong một lần trò chuyện, ông ấy đã tóm gọn một vấn đề mà tôi đã thấy lặp đi lặp lại trong kinh doanh và trong BNI. Ông ấy nói với tôi… lúc đó là trong bữa trưa. Chúng tôi đang ăn trưa, và ông ấy nói: "Kẻ ngốc nào cũng có thể làm cho một thứ trở nên phức tạp. Phải là một doanh nhân thông minh mới giữ được mọi thứ đơn giản. Sự đơn giản là yếu tố then chốt để thành công." Tôi rất thích câu đó, và tôi hoàn toàn đồng ý. Câu nói đó cứ đọng lại trong tôi, bởi vì nó không chỉ thông minh: nó đúng một cách đau đớn.
Tại sao sự phức tạp lại hấp dẫn đến vậy, và không chỉ trong BNI, mà hãy nghĩ đến chính tổ chức của bạn. Tại sao nó lại hấp dẫn đến vậy? Lý do là thế này: Sự phức tạp mang lại cảm giác hiệu quả. Thêm một tính năng mới tạo cảm giác như đang tiến bộ. Thêm một báo cáo mới tạo cảm giác như đang kiểm soát. Thêm một quy định mới tạo cảm giác như đang được bảo vệ. Nhưng sự phức tạp hiếm khi xuất hiện dưới dạng một cuộc khủng hoảng. Nó xuất hiện dưới dạng những quyết định chậm hơn, thời gian đào tạo dài hơn, khách hàng bối rối, hoặc với chúng ta, các thành viên BNI, là những đội nhóm bực bội và những người lãnh đạo thốt lên: "Tại sao việc này lại khó hơn trước đây?" Sự phức tạp thực ra rất tốn kém, nhưng hóa đơn lại đến với công ty một cách lặng lẽ.
Vậy tại sao những người thông minh lại tạo ra sự phức tạp? Đây là một điều quan trọng cần hiểu. Sự phức tạp không được tạo ra bởi sự kém cỏi. Thật sự không phải. Nó được tạo ra bởi những người làm việc xuất sắc đang cố gắng tối ưu hóa một thứ mà họ dồn năng lượng vào. Nó được tạo ra bởi những chuyên gia thêm chiều sâu mà không nhìn thấy bức tranh toàn cảnh. Nó được thêm vào bởi những nhà lãnh đạo khen thưởng việc thêm vào thay vì bớt đi. Ai cũng thêm vào, hầu như không ai bớt đi. Tất cả là về việc thêm một thứ gì đó mới. Ồ, mình phải tạo ra một thứ gì đó mới. Và điều thực sự thú vị là đôi khi cái thứ mới đó đã từng được làm từ 20 năm trước và đã thất bại, nhưng họ không biết vì họ đã không hỏi ai cả.
Vì vậy, theo thời gian, tổ chức trở nên khó vận hành hơn, không phải vì con người kém năng lực hơn, mà vì hệ thống khó xoay xở hơn. Điều này đúng, không chỉ trong BNI. Tôi đang nói về doanh nghiệp của bạn. Nếu bạn đang nghe điều này, nó áp dụng cho doanh nghiệp của bạn cũng như cho BNI. Nhưng đối với BNI, hãy nghe BNI Podcast tập 563, trong đó tôi nói về việc một số chapter đã thêm phần thông báo CEU vào phần trao referral của buổi họp. Đó là một cuộc thảo luận phức tạp. Hãy nghe podcast đó. Đó là bài học vỡ lòng về Lời nguyền của sự phức tạp. Ý tôi là, nó thật sự là lời nguyền của sự phức tạp. Hãy nghe Tập 563, đó là những thứ được thêm vào trong khi chúng chưa bao giờ được dự định là một phần của nó. Cũng hãy nghe BNI Podcast Tập 551, tương tự, nó lại thêm một thứ nữa vào buổi họp mà chưa bao giờ là một phần của quy trình ban đầu. Và những người có ý tốt thêm nó vào, và nó trở nên ngày càng phức tạp hơn. Tôi sẽ chia sẻ thêm một số ví dụ khác ở phần sau của podcast.
Nhưng tại sao sự phức tạp lại không thể nhân rộng? Bởi vì toàn bộ vấn đề này là một phần lớn trong cuốn sách của tôi, Garage to Global. Đây là nghịch lý của sự tăng trưởng. Điều giúp bạn tăng trưởng lúc đầu có thể gây hại cho bạn về sau. Các tổ chức ở giai đoạn đầu phát triển mạnh nhờ sự linh hoạt. Tuy nhiên, các tổ chức đã mở rộng quy mô lại phát triển mạnh nhờ sự rõ ràng và khả năng lặp lại. Khách hàng không muốn nhiều lựa chọn hơn. Họ muốn những lựa chọn tốt hơn. Nhân viên không muốn nhiều công cụ hơn. Họ muốn những công cụ rõ ràng hơn. Các nhà lãnh đạo không cần ý tưởng mới. Họ cần những ý tưởng mạnh mẽ sẵn có được triển khai tốt. Sự phức tạp làm tăng nhiễu, sự đơn giản khuếch đại tín hiệu. Có một kỷ luật trong việc nói không. Các doanh nhân, kể cả tôi, đôi khi có thể giống như một con sóc uống cà phê espresso. Ý tưởng ở khắp mọi nơi. Năng lượng ở khắp mọi nơi. Nhưng quy mô không đến từ việc nói có với mọi thứ. Nó đến từ việc sử dụng từ "không" một cách sáng suốt. Không với những thứ hào nhoáng lấp lánh. Không với những ngoại lệ không cần thiết. Không với việc thêm sự phức tạp chỉ vì một thứ gì đó mới mẻ, khéo léo hay thú vị, hoặc chỉ vì bạn muốn thay đổi mọi thứ. Mỗi lời đồng ý đều có cái giá của nó. Mỗi lời từ chối đều giữ được sự tập trung.
Đây là thêm vài ví dụ thực tế trong BNI. Ví dụ này làm tôi choáng váng, Priscilla. Ví dụ này làm tôi choáng váng. Ngay tuần này, tôi đã thực hiện một buổi webinar cho các Giám đốc BNI trên khắp thế giới. Và nhân tiện, không chỉ các thành viên mới mắc lỗi này, các Giám đốc cũng vậy. Vậy là tôi đã làm webinar cho các Giám đốc BNI trên khắp thế giới, và một người trong số họ hỏi tôi rằng tôi nghĩ vấn đề duy nhất nào đã và vẫn đang tồn tại cho đến ngày nay sau 41 năm. Và tôi nói: "Chắc chắn rồi, đó là feature creep và lời nguyền của sự phức tạp." Và chúng tôi tiếp tục cuộc trò chuyện. Tôi đã giải thích một chút những gì tôi vừa giải thích ở đây, và chúng tôi tiếp tục trò chuyện thêm một lúc. Và gần cuối, anh ta nói đại ý là: "Ồ, ồ, nhân tiện, chúng tôi đã thay đổi Power of One." Nếu bạn không biết Power of One là gì, hãy nghe BNI Podcast tập số 586 và bạn sẽ thấy Power of One là gì. Anh ta nói: "Ồ, chúng tôi đã đổi Power of One thành Power of One Plus (hoặc cái gì đó tương tự như vậy)." Và tôi suýt nữa thì phát điên. Anh ta hỏi tôi một vấn đề tồn tại dai dẳng nhất là gì. Và tôi đã nói cho anh ta biết đó là gì. Và sau đó trong cuộc trò chuyện, anh ta vui vẻ và vô tư nói rằng anh ta đã thêm một thứ vào Power of One. Priscilla, chúng ta sẽ nghe sự im lặng trong giây lát ở đây, bởi vì tôi phải bấm nút tắt tiếng để hét lên. Chị sẵn sàng chưa?

Priscilla: Tôi sẵn sàng rồi.

Ivan: Được rồi.

Ivan: Áaaa. Được rồi, được rồi, giờ tôi thấy khá hơn rồi. Giờ tôi thấy khá hơn một chút rồi.

Priscilla: (cười)

Ivan: Đây là một tình huống mà… nó thực sự đã xảy ra ngay hôm nay. Tôi sẽ kể cho các bạn một chuyện khác thực sự đã xảy ra ngay hôm nay. Tôi nhận được một email từ một người đã là thành viên BNI 40 năm, người đang làm việc với một Giám đốc địa phương để mở một nhóm mới. Vậy là anh ấy đang làm việc với nhóm nòng cốt để sớm khởi động. Và anh ấy được Giám đốc địa phương cho biết rằng ở khu vực của anh ta, họ cho các nhóm nòng cốt họp cách tuần một lần, chứ không phải mỗi tuần. Được rồi, vậy là tôi lại bấm nút tắt tiếng nữa đây.

Priscilla: (cười)

Ivan: Được rồi. Tôi lại bấm cái nút đó để không ai nghe tôi hét. Bắt đầu nào.

Priscilla: (cười)
Được rồi.

Ivan: Tôi thấy khá hơn một chút rồi.

Priscilla: Ồ, tốt quá.

Ivan: Priscilla, ngay cả các Giám đốc của chúng ta đôi khi cũng tự đặt ra mọi thứ. Từ tục, từ tục, từ tục, Priscilla. Đó là câu chửi yêu thích của tôi.
Này, sự đơn giản là một tư duy và một văn hóa. Việc đơn giản hóa không phải là một lần dọn dẹp, nó không phải là một dự án. Nó là một rào chắn văn hóa. Kỷ luật. Nó đòi hỏi phải cắt tỉa thường xuyên. Sự cho phép để làm theo hệ thống đã được kiểm chứng, 41 năm… 41 năm tăng trưởng liên tục. Có bao nhiêu công ty có thể nói rằng họ đã có 41 năm tăng trưởng, năm này qua năm khác, mọi năm, kể cả trong thời kỳ covid, kể cả trong các cuộc suy thoái? Chúng tôi đã tăng trưởng mỗi năm.
Những nhà lãnh đạo làm gương về sự tiết chế chứ không phải sự thay đổi liên tục là những người đang tập trung vào đúng những điều cần tập trung. Những tổ chức chiến thắng về lâu dài không chỉ đổi mới, họ thực thi những điều cơ bản một cách bền bỉ. Sự đơn giản đòi hỏi lòng can đảm. Đây là sự thật không dễ chịu: sự phức tạp thì hấp dẫn. Sự đơn giản thì cần can đảm. Steve Jobs từng nói: "Đơn giản có thể khó hơn phức tạp. Bạn phải làm việc chăm chỉ để suy nghĩ của mình được rõ ràng thì mới có thể làm cho nó đơn giản." Sự đơn giản thường có nghĩa là phải gỡ bỏ những thay đổi tồi tệ trong quá khứ để làm sạch một hệ thống. Nó có nghĩa là buông bỏ những thứ chỉ làm mọi việc phức tạp hơn. Nó có nghĩa là bảo vệ những gì quan trọng nhất.
Tôi có thể đưa ra cho các bạn nhiều ví dụ hơn nữa về những gì tôi đã thấy bị thêm vào khiến mọi thứ trở nên phức tạp trong BNI. Nhưng điều tôi nghĩ quan trọng hơn là tập trung vào những gì chúng ta thực sự muốn với tư cách là một tổ chức, chứ không phải những gì chúng ta không muốn. Chúng ta muốn thực thi những điều cơ bản một cách hoàn hảo. Và sau 41 năm tăng trưởng liên tục, năm này qua năm khác, việc tiếp tục tăng trưởng không phải là làm tắc nghẽn hệ thống bằng những ý tưởng chưa được thử nghiệm. Đó là việc lấy những ý tưởng đã hiệu quả suốt 41 năm và làm chúng tốt hơn bao giờ hết. Lời nguyền của sự phức tạp không phá hủy các tổ chức chỉ sau một đêm. Nó từ từ bóp nghẹt chúng, mỗi lần một ý tưởng có vẻ hay. Những nhà lãnh đạo mở rộng được quy mô không làm nhiều hơn. Họ làm ít hơn, nhưng tốt hơn. Nếu bạn muốn tốc độ, sự rõ ràng và động lực, thì lợi thế cạnh tranh của bạn có thể không phải là thứ bạn thêm vào tiếp theo. Nó có thể là thứ bạn có can đảm áp dụng tốt hơn. Đó là thông điệp của tôi hôm nay, Priscilla.

Priscilla: Ừm. Thật tuyệt. Thật tuyệt, Ivan, và cuốn sách mới của anh nghe thật sự rất hay.

Ivan: Đây là một phần của nó. Và tôi hy vọng mọi người thực sự ghi nhớ podcast này. Và lần tới khi ai đó nói: "Ở khu vực của chúng tôi, chúng tôi muốn làm thế này", tôi hy vọng họ sẽ giới thiệu người đó đến với podcast này.

Priscilla: Vâng, chà, tôi đã có rất nhiều kinh nghiệm với chuyện đó, bởi vì nhóm BNI của chúng tôi đã muốn khác biệt. Chúng tôi đến từ Berkeley, nên chúng tôi… bạn biết đấy, cứ tự đặt ra đủ thứ suốt.

Ivan: Vâng, chị biết đấy, có một điều mà tôi đã thấy ở mọi nền văn hóa, ở khắp mọi nơi trên thế giới, đó là ai cũng nói "Chúng tôi khác biệt." Và một điều mà tôi đã thấy ở mọi nền văn hóa, ở khắp mọi nơi trên thế giới, là những chapter thành công đều làm theo hệ thống.

Priscilla: Vâng.

Ivan: Vâng. Đừng tự đặt ra mọi thứ.

Priscilla: Đúng vậy.

Ivan: Hay tôi nên nói là họ không tự đặt ra những thứ từ tục, từ tục, từ tục nhỉ?

Priscilla: (cười)

Ivan: Cảm ơn chị, Priscilla.

Priscilla: Được rồi, không có gì. Cảm ơn anh, Ivan. Vậy là tuần này chúng ta dừng ở đây. Tôi hy vọng các bạn thích tập này. Đó là những thông tin thật tuyệt vời.
Podcast này được tài trợ bởi www.misneraudioprograms.com. Những chương trình âm thanh này sẽ mang đến cho bạn công cụ và cảm hứng để nâng cao mạnh mẽ trải nghiệm BNI của bạn. Vậy hãy xem những tài liệu tuyệt vời dành cho bạn tại www.misneraudioprograms.com, rồi dùng mã khuyến mãi IVAN50 để được giảm 50% cho mọi sản phẩm (mã này chỉ có hiệu lực trong thời gian giới hạn). Toàn bộ số tiền thu được sẽ được chuyển cho BNI Foundation.
Cảm ơn các bạn rất nhiều vì đã lắng nghe. Tôi là Priscilla Rice, và chúng tôi rất mong các bạn sẽ lại cùng tham gia vào tuần sau trong một tập hấp dẫn khác của BNI Podcast chính thức.