Tập 91: Tạo một bản tin mang tính thông tin

Priscilla: Xin chào tất cả các bạn, chào mừng trở lại với BNI Podcast chính thức, do NetworkingNow.com mang đến, trang web hàng đầu trên mạng về các tài liệu tải về cho networking.
Tôi là Priscilla Rice, và tôi đang phát sóng từ Live Oak Recording Studio ở Berkeley, California. Hôm nay có mặt cùng tôi qua điện thoại là nhà sáng lập kiêm chủ tịch của BNI, Tiến sĩ Ivan Misner.
Xin chào Ivan. Anh khỏe không?

Ivan: Tôi khỏe lắm. Cảm ơn chị.

Priscilla: Còn hôm nay anh đang ở đâu?

Ivan: À, tôi lại đang ở trụ sở BNI, và tuần này chúng tôi đang tổ chức đào tạo Giám đốc. Tôi nhắc đến điều này vì tôi nghĩ các thành viên BNI trên khắp thế giới nên biết rằng chúng ta có hơn một nghìn Giám đốc BNI trên toàn cầu, và các Giám đốc BNI phải trải qua ba ngày đào tạo, mỗi ngày tám giờ, tức 24 giờ đào tạo, với bộ tài liệu dày 900 trang. Vì vậy, để trở thành một Giám đốc BNI thì có rất nhiều việc phải làm, và đôi khi các bạn có cơ hội xin Giám đốc của mình cho xem các tài liệu đó, vì thực sự có rất nhiều thứ diễn ra phía sau hậu trường. Nhiều khi các thành viên chỉ thấy phần nổi của tảng băng, còn phía sau có rất nhiều điều.
Hôm nay chúng tôi đang làm việc ở đây với các Giám đốc BNI từ khắp nơi trên thế giới, trong khóa đào tạo Giám đốc BNI.

Priscilla: Chà. Được rồi, tuyệt. Anh sẽ chia sẻ với chúng ta điều gì?

Ivan: Tôi muốn nói về việc tạo ra một bản tin mang tính thông tin. BNI đã có bản tin suốt 24 năm hoạt động, từ năm 1985, khi chúng tôi bắt đầu bản tin đầu tiên. Lúc đó bản tin ra hai tháng một lần, hoặc cũng có thể là hằng quý vào thời điểm ấy. Sau đó chuyển sang hai tháng một lần, và bây giờ chúng tôi có một bản tin phát hành hằng tháng. Nó có tên là SuccessNet trực tuyến.
Nếu bạn, với tư cách thính giả, chưa nhận được SuccessNet, bạn sẽ nhận một e-mail mỗi tháng kèm đường dẫn đến các bài viết. Bạn có thể vào một trang web để xem bất cứ lúc nào, và bạn cũng có thể đăng ký để nhận e-mail. Trang web của bản tin là BNISuccessNet.com. BNI, chữ "Success", chữ "Net", viết liền thành một từ, BNISuccessNet.com. Hãy vào đó và đăng ký; hoàn toàn miễn phí. Hiện chúng tôi có 160.000 người đăng ký trên toàn thế giới. Miễn phí. Tôi nhắc lại lần nữa; không tốn đồng nào. Và bạn sẽ không bị gửi thư rác. Chúng tôi không gửi e-mail nào ngoài "Đây là số báo của tháng này". Thật ra, trong 20 năm qua chúng tôi đã gửi hai e-mail khác, và đó là về những thảm họa xảy ra trên thế giới, khi chúng tôi lập một quỹ để hỗ trợ và vì thế chúng tôi chỉ gửi một e-mail thông báo. Chỉ vậy thôi. Ngoài ra, bạn sẽ không bao giờ nhận thêm e-mail nào khác.
Vì vậy bản tin rất quan trọng. Chúng tôi đã gắn bó rất nhiều với chúng từ lâu, và tôi muốn đưa ra cho các thành viên BNI một vài ý tưởng về những gì họ có thể làm để tạo bản tin của riêng mình.
Hãy nghĩ về những người mà bạn xem là chuyên gia. Họ nổi tiếng nhờ chia sẻ kiến thức của mình qua sách, các bài nghiên cứu, chuyên mục, bài báo, bản tin. Chuyên gia thì viết. Nếu bạn muốn trở thành một chuyên gia, bạn nên làm một bản tin mang tính thông tin. Dĩ nhiên, bạn không thể ngồi xuống và làm ra một bản tin hay chỉ sau một đêm. Bạn cần thực sự suy nghĩ kỹ và lên kế hoạch từ trước. Nếu bạn thích ý tưởng về một bản tin và muốn dùng nó để networking cho doanh nghiệp của mình, thì đây là mười câu hỏi bạn nên tự hỏi để giúp bạn thực hiện bản tin.
Một, mục đích của bản tin là gì? Bạn muốn tập trung vào điều gì? Ở BNI, mục đích của chúng tôi chủ yếu là hai điều. Một, cung cấp nội dung giáo dục cho các thành viên BNI; và hai, có một số nội dung tin tức. Tức là cập nhật những gì đang diễn ra trên khắp thế giới, để cho thấy tính toàn cầu của tổ chức.
Hai, đối tượng mục tiêu của bạn là ai? Bạn cần tự hỏi điều đó. Đối tượng mục tiêu của bạn là ai? Đối tượng mục tiêu của bạn gồm cả khách hàng lẫn khách hàng tiềm năng? Hay chỉ là khách hàng? Với BNI, đó là các thành viên cũng như các thành viên tiềm năng. Chúng tôi bao gồm cả hai.
Ba, tại sao đối tượng mục tiêu của tôi lại muốn đọc bản tin của tôi? Tại sao đối tượng mục tiêu của tôi lại muốn đọc bản tin này? Đó là điều quan trọng cần tự hỏi. Bạn muốn làm cho nó mang tính thông tin để họ thực sự muốn đọc, chứ không chỉ là một bài chào hàng.
Bốn, bản tin sẽ mang lại lợi ích gì cho độc giả?
Năm, bản tin sẽ có những chuyên mục nào? Điều này dễ hơn bạn nghĩ. Bạn nên xem qua một số bản tin và xem chuyên mục nào của bản tin người khác sẽ phù hợp với bạn. Chắc chắn hãy vào BNISuccessNet.com để lấy ý tưởng về những loại chuyên mục chúng tôi sử dụng, và hãy xem thử các bản tin của người khác để hình dung được bạn có thể làm gì.
Số sáu, ai sẽ viết nội dung? Đây là một câu hỏi lớn. Một trong những điều bạn có thể làm là nhờ một số người làm cộng tác viên thường xuyên, nhưng dù vậy, nếu đó là doanh nghiệp của bạn, bạn vẫn sẽ phải đóng góp bài cho mỗi số. Vì vậy tôi khuyên bạn đừng bắt đầu với bản tin hằng tháng. Hãy bắt đầu hằng quý hoặc hai tháng một lần cho đến khi bạn thực sự cảm thấy thoải mái với việc viết ra nội dung. Bởi vì rất nhiều người bắt đầu một bản tin, và sáu tháng sau họ nói: "Ôi trời. Tôi không ngờ nó lại tốn nhiều công sức đến thế." Và họ bỏ cuộc. Vậy ai sẽ viết nội dung?
Bảy, tôi có thuê chuyên gia thiết kế bố cục không? Chúng tôi hầu như luôn làm vậy. Có một thời gian chúng tôi tự làm trong nội bộ. Nhưng việc đó quá nhiều công sức. Nhiều năm nay chúng tôi đã dùng các chuyên gia để thiết kế bố cục bản tin.
Tám, bao lâu thì phát hành một lần? Như tôi đã khuyên, tôi sẽ bắt đầu hằng quý hoặc hai tháng một lần, chỉ để khởi động trước khi bạn cam kết làm hằng tháng. Tôi không thể nhấn mạnh đủ việc nó có thể tốn bao nhiêu công sức, nhưng lợi ích thì rất lớn, nên bạn muốn bắt đầu nhẹ nhàng rồi từ từ tiến tới.
Chín, bản tin sẽ được phân phối như thế nào? Trước đây chúng tôi gửi bản tin qua đường bưu điện; giờ bản tin của trụ sở là trực tuyến, và đó là cách duy nhất nên làm. Tôi sẽ không bao giờ quay lại cách nào khác. Nhưng đó chỉ là với chúng tôi. Đó là kinh nghiệm của tôi. Bạn có thể, nhất là nếu bạn là doanh nghiệp địa phương với bản tin địa phương, muốn gửi qua bưu điện.
Và thứ mười, mọi người đăng ký nhận bản tin bằng cách nào? Làm sao họ nhận được nó? Với chúng tôi, khi mọi người gia nhập, chúng tôi đưa họ vào danh sách, và chúng tôi cũng có cách để mọi người tự đăng ký.
Vài nhận xét khác. Bản tin của bạn nên mang tính thông tin và giáo dục để mang lại giá trị cho độc giả và thúc đẩy mọi người đọc. Ngoài ra, trừ khi bạn có một chuyên gia xuất bản hoặc thiết kế web trong đội ngũ, bạn nên nghiêm túc cân nhắc thuê một chuyên gia thực hiện khâu sản xuất bản tin. BNI sử dụng CustomZine. Nếu bạn vào SuccessNet, ở cuối trang bạn sẽ thấy một đường dẫn, một thành viên BNI, và họ đã thực hiện bản tin của chúng tôi suốt nhiều năm.
Hãy nhớ rằng bản tin là phần mở rộng của doanh nghiệp bạn. Nó thường là điều đầu tiên mà một khách hàng tiềm năng nhìn thấy về bạn. Xuất bản bản tin hết tuần này đến tuần khác, hết tháng này đến tháng khác hay hết quý này đến quý khác đều tốn thời gian và đòi hỏi một cam kết lớn, nhưng nó có thể là một công cụ networking và marketing mạnh mẽ. Bạn muốn độc giả quen với việc chờ đón nó, thậm chí mong ngóng nhận được nó. Và điều đó có nghĩa là bạn phải phát hành đúng hạn và giữ chất lượng hàng đầu. Một chuyên gia không tạo ra thứ gì kém hơn điều tốt nhất.
Vậy đó là những gợi ý của tôi để tạo một bản tin. Tôi hy vọng các thành viên BNI sẽ được lợi từ điều này.

Priscilla: Nghe hay quá. Tôi nghĩ nó cũng nâng cao vị thế của bạn nếu bạn liên kết nó với trang web của mình, giống như một blog vậy, đúng không? Có đúng không anh?

Ivan: Đúng vậy. Đúng, nó có tác dụng. Và đó cũng là điều tôi nói ngay từ đầu cuộc trò chuyện. Việc viết khiến bạn trở thành chuyên gia của địa phương hoặc khu vực trong lĩnh vực của mình, và bạn càng thể hiện được nhiều chuyên môn trong doanh nghiệp, bạn càng có nhiều tín nhiệm. Và đó là tác động tích lũy lâu dài. Nhưng tin tôi đi, nó có tác động thật.

Priscilla: Tuyệt. Tôi hỏi thêm một câu nữa được không?

Ivan: Được chứ, tất nhiên.

Priscilla: Có tốn kém không?

Ivan: À, không nhất thiết phải vậy. Khi bạn làm một bản tin mà, nếu in ra, bản tin BNI, tôi nghĩ vào khoảng 40 hoặc 50 trang nội dung, tổng nội dung, và rất nhiều hình ảnh đồ họa, và nó được gửi đến 160.000 người. Vì vậy đúng, làm một thứ như thế thì tốn vài nghìn đô la mỗi số.
Nhưng bạn không cần bắt đầu từ đó. Chúng tôi chắc chắn đã không như vậy. Chúng tôi bắt đầu với một thứ rất đơn giản, một tài liệu in hai trang được gửi qua bưu điện. Chi phí gửi thư còn cao hơn chi phí sản xuất. Đó là một trong những lý do tôi nghĩ hình thức trực tuyến hiệu quả rất tốt.
Vì vậy hãy tìm hiểu, tìm những người sẽ làm với một mức giá hợp lý. Không nhất thiết phải đắt.

Priscilla: Được rồi, tuyệt. Cảm ơn Tiến sĩ Misner.

Ivan: Cảm ơn Priscilla.

Priscilla: Đó là một gợi ý tuyệt vời.
Tôi xin nhắc các thính giả rằng podcast này do NetworkingNow.com mang đến, trang web hàng đầu trên mạng về các tài liệu tải về cho networking. Cảm ơn các bạn rất nhiều đã lắng nghe. Tôi là Priscilla Rice, và hy vọng các bạn sẽ cùng chúng tôi trong tuần tới với một tập thú vị khác của BNI Podcast chính thức.