Tập 840 & 230: Giá trị của buổi phỏng vấn khi thành viên rời đi (Kinh điển)

Priscilla: Xin chào tất cả các bạn và chào mừng các bạn quay trở lại với BNI Podcast chính thức, được mang đến cho các bạn bởi NetworkingNow.com, trang web hàng đầu trên mạng về tài liệu tải về dành cho networking. Tôi là Priscilla Rice, tôi đang ở phòng thu Live Oak tại Berkeley, California. Hôm nay cùng tham gia với tôi qua điện thoại là Nhà sáng lập kiêm Chủ tịch của BNI, Tiến sĩ Ivan Misner. Xin chào Ivan, anh khỏe không và anh đang ở đâu vậy?

Ivan: Chào Priscilla. Tuần này tôi đang ở hội nghị BNI quốc tế tại Long Beach. Tôi đã nói về nó trong podcast tuần trước. Hiện có hàng trăm, hàng trăm và hàng trăm người đang đến đây. Hội nghị bắt đầu vào ngày mai. Năm nào chúng tôi cũng tổ chức. Nó giống như tham dự một hội nghị của Liên Hợp Quốc vậy. Đó thực sự là một trải nghiệm tuyệt vời. Các thành viên được chào đón đến tham dự vào ngày dành cho thành viên, diễn ra vào thứ Sáu hằng năm. Vì vậy, chỉ cần xem trang BNI.com vào tháng 11 hằng năm, và nếu bất kỳ thành viên BNI nào ở bất cứ đâu trên thế giới muốn đến, các bạn đều được chào đón. Năm ngoái chúng tôi có một người đến từ châu Phi.

Priscilla: Ồ. Tôi biết việc gặp gỡ tất cả mọi người từ khắp nơi trên thế giới rất thú vị. Nó cho bạn cảm nhận thực sự về quy mô lớn của tổ chức.

Ivan: Đúng là như vậy. Không còn nghi ngờ gì nữa. Hôm nay tôi sẽ nói về giá trị của buổi phỏng vấn khi thành viên rời đi, hay còn gọi là exit interview. Tôi nghĩ mình sẽ bắt đầu bằng một vài điều. Trước hết, tôi đã nhắc đến exit interview trong Tập 222, Vì sao mọi người rời đi? Vì vậy nếu có dịp, khi đang nghe podcast này mà bạn chưa nghe Tập 222, tôi nghĩ nó đi đôi rất khăng khít với tập này. Vậy hãy xem qua tập đó nhé.
Trong tập podcast đó, tôi đã nói về việc chúng tôi bắt đầu thực hiện exit interview từ nhiều năm trước, nhưng tôi nghĩ tôi chưa kể câu chuyện về việc chúng ra đời như thế nào. Vì vậy tôi nghĩ mình sẽ mở đầu bằng câu chuyện về việc exit interview đã bắt đầu ra sao. Chuyện là có một người rời khỏi một chapter, và họ là một thành viên tuyệt vời. Họ có vẻ rất, rất vui vẻ. Họ thực sự có vẻ thích tổ chức này. Vì vậy có người nói rằng chúng ta thực sự nên hỏi họ lý do vì sao. Tôi nói chúng ta nên làm một buổi exit interview. Họ hỏi đó là gì. Chuyện này đã nhiều năm rồi, Priscilla à, khi đó tôi chắc chỉ có không quá 40 chapter.
Một trong những việc tôi từng làm khi còn là chuyên gia tư vấn quản lý là thiết kế các buổi exit interview cho các công ty. Tôi nói rằng đó chỉ là một danh sách các câu hỏi mà bạn hỏi một người khi họ rời đi. Vì vậy tôi đã soạn nó cho một thành viên cụ thể. Tôi gọi điện cho anh ấy và nói rằng chúng tôi đang bắt đầu thực hiện exit interview. Tôi không muốn nói rằng đó là vì anh ấy sắp rời đi. Đó là những gì tôi đã làm. Chúng tôi đang bắt đầu thực hiện exit interview. Tôi chỉ có vài câu hỏi. Chúng tôi hỏi tại sao người đó rời đi. Tôi hỏi câu đó vài lần theo những cách khác nhau. Và Priscilla à, tôi phát hiện ra rằng người đó rời đi vì họ giận một thành viên khác.
Mặc dù họ nói rằng công việc kinh doanh đang thực sự bùng nổ, kinh doanh rất tốt và họ không thể xoay xở hết được, tôi phát hiện ra đó không phải là lý do thực sự. Lý do là có một người khác trong chapter đã kiểu như lừa gạt anh ấy. Đó là lúc tôi có cơ hội để tư vấn, để làm mentor một chút. Tôi nói nếu anh thực sự muốn rời đi vì ai đó đã làm điều gì đó không đúng đắn thì sao? Chúng ta nên giải quyết chuyện đó chứ không phải để anh ra đi. Anh ấy nói rằng anh ấy không muốn làm to chuyện.
Điều đáng nói về anh chàng này là tôi biết anh ấy là một người thực sự có đạo đức. Tôi đã khiến anh ấy cảm thấy áy náy. Tôi sẽ thành thật. Tôi đã khiến anh ấy áy náy. Tôi nói: “Nếu anh rời đi, anh có nghĩ gã đó sẽ làm điều tương tự với người khác không?” Anh ấy nói có. Tôi nói: “Vậy thì chúng ta hãy cùng nhau làm điều đúng đắn và để tôi giúp anh làm việc với Ban Thành viên (Membership Committee). Hãy đưa chuyện này đến Ban Thành viên để họ biết chuyện gì đã xảy ra và họ có thể đưa ra quyết định.” Ban Thành viên đã nghe vấn đề và họ đã loại người kia. Vậy đoán xem ai đã ở lại. Chính người định rời đi. Tất cả bắt đầu nhờ buổi exit interview này.
Trong tập podcast này, tôi sẽ điểm lại xem một buổi exit interview bao gồm những gì. Sẽ có một tài liệu tải về để các thành viên có thể tự tải xuống, mặc dù tài liệu này dành cho Ban Điều hành chapter và các Giám đốc. Bất kỳ thành viên nào cũng có thể tải nó về. Tôi khuyến khích các chapter sử dụng nó khi có người rời đi. Không chỉ với một người nào đó, mà tôi khuyên các bạn hãy sử dụng nó một cách nhất quán trong chapter của mình.

Priscilla: Tôi nghĩ đó là một ý tưởng tuyệt vời.

Ivan: Một trong những điều chúng tôi nói là giá trị của exit interview là dành cho các Giám đốc – nhưng không chỉ các Giám đốc, tôi nghĩ các thành viên cũng có thể làm việc này. Tôi không khuyến nghị để bất kỳ thành viên nào cũng làm. Tôi khuyến nghị đó nên là Ban Điều hành chapter, một người trong Ban Điều hành, hoặc một người trong Ban Thành viên. Bất kỳ người có thẩm quyền nào thường xuyên thực hiện exit interview, đều sẽ mang lại nhiều lợi ích. Nó giúp chapter nhận ra liệu có phải đây không phải là chapter phù hợp hay không.
Có thể một chapter khác sẽ phù hợp hơn với họ vì có xung đột tính cách. Nó cung cấp cái nhìn sâu sắc về ấn tượng của thành viên và cách BNI có thể phục vụ hiệu quả hơn về mặt kiểm soát chất lượng. Nó có thể giúp các chapter chịu trách nhiệm về chất lượng thành viên của mình và ngăn chặn những vấn đề tiềm ẩn.
Exit interview là một công cụ rất mạnh mẽ, mà tôi nghĩ vì một số lý do, hiện nay không được sử dụng nhiều như trước đây. Tôi khuyến khích các bạn cử một người trong nhóm chịu trách nhiệm thực hiện exit interview. Đây là những gì một buổi exit interview bao gồm. Sau đó, Priscilla, có lẽ chúng ta có thể trò chuyện vài phút nếu chị có câu hỏi nào.
Về cơ bản, buổi exit interview gồm việc bạn ghi lại ai là người phỏng vấn, bạn đang phỏng vấn ai, và bạn hỏi họ lý do rời đi là gì? Bạn có phiền cho tôi biết vì sao bạn rời đi không? Những lý do khiến bạn rời đi là gì? Bạn có thấy BNI mang lại lợi ích cho nghề nghiệp của bạn không?
Qua các nghiên cứu chúng tôi đã thực hiện trước đây, chúng tôi nhận thấy rằng 20% thành viên của một chapter sẽ rời đi vì những lý do mà chapter không thể kiểm soát. Tôi đã nói về điều này trong một tập podcast trước. Vấn đề sức khỏe, đổi nghề, chuyển nhà – bạn sẽ có 20% thành viên thay đổi, vì vậy nếu chapter của bạn có tỷ lệ thay đổi thành viên là 40%, thì một nửa trong số đó là do những điều bạn không thể kiểm soát. Vì vậy khi bạn hỏi họ có cảm thấy BNI mang lại lợi ích không và họ nói có, có thể bạn sẽ biết rằng họ rời đi vì điều gì đó thực sự nằm ngoài tầm kiểm soát của chapter.
Dù họ nói gì đi nữa – dù họ rời đi vì không vui hay vẫn vui vẻ – hãy hỏi họ: bạn thích điều gì nhất ở BNI? Một câu hỏi khác là có điều gì bạn không thích ở BNI không, và nếu có, đó là điều gì và bạn sẽ thay đổi nó như thế nào nếu có thể? Bạn có cảm thấy mình được thông tin đầy đủ về các lợi ích và hoạt động mà BNI mang đến cho bạn không?
Sau đó có năm câu hỏi nằm trong câu hỏi cuối cùng, kiểu câu hỏi có hoặc không. Điều này cho bạn hình dung về loại hoạt động mà thành viên đã tham gia, vì vậy nếu họ nói rằng họ không nhận được cơ hội kinh doanh nào từ BNI, bạn có thể biết được liệu họ có tham gia vào những hoạt động mà họ cần phải tham gia hay không. Ví dụ, bạn có gặp gỡ ăn trưa với các thành viên khác trong nhóm không? Có hay không, và nếu có thì khoảng bao nhiêu lần? Bạn có nói cụ thể về việc một referral (cơ hội kinh doanh được giới thiệu) tốt đối với bạn là như thế nào không? Bạn có hỏi các thành viên xem referral bạn trao có hiệu quả với họ không? Bạn có chuẩn bị bài thuyết trình hàng tuần 60 giây của mình không? Bạn có cảm thấy mình giao tiếp tốt với chapter và các thành viên của chapter không?
Thực ra ý tưởng chỉ là khiến mọi người cởi mở và chia sẻ. Đây là một kỹ thuật cũ – điều này không có trong bất kỳ tài liệu viết nào khác. Tôi sẽ chia sẻ với các bạn một kỹ thuật cũ, với tư cách là một người làm nhân sự lâu năm, từng làm việc với các nghiên cứu và khảo sát về nhân sự. Đó là một khái niệm gọi là đặt câu hỏi theo kiểu khác biệt ngữ nghĩa, tức là về cơ bản bạn hỏi cùng một câu hỏi theo những cách khác nhau. Hỏi vì sao một người rời đi bằng những từ ngữ khác nhau thường sẽ cho ra những câu trả lời khác nhau.
Lý do rời đi là gì? Một trong những yếu tố quan trọng nhất trong quyết định rời đi của bạn là gì? Bạn không hỏi câu này ngay sau câu kia. Bạn có thể hỏi một câu ở đầu, chen một câu vào giữa và một câu ở cuối cùng. Priscilla, rốt cuộc thì lý do thực sự khiến chị rời đi là gì? Bạn chỉ làm điều đó khi bạn gặp một người mà bạn nghĩ họ có lý do rời đi khác với những gì họ đang nói.
Bằng cách sử dụng phương pháp đặt câu hỏi khác biệt ngữ nghĩa, tức là hỏi cùng một câu theo hai hoặc ba cách khác nhau, tôi biết nghe thì có vẻ ngớ ngẩn, nhưng nhiều khi bạn sẽ nhận được một câu trả lời khác. Khi họ nói với bạn rằng, bạn biết không, bạn đã hỏi điều đó rồi, và họ cũng đã trả lời rồi, thì có lẽ bạn đang nhận được câu trả lời thật. Một lần nữa, tôi sẽ không dùng kỹ thuật đó với tất cả mọi người, nhưng khi bạn nghĩ mình đang gặp một người không hoàn toàn thẳng thắn vì lý do nào đó, thì đây là một cách tuyệt vời trong exit interview để đi đến tận cùng vấn đề, để có được thông tin.
Tri thức là sức mạnh. Nếu bạn biết vì sao mọi người rời đi, bạn có thể tác động đến điều đó. Tôi đặc biệt khuyến khích thực hiện exit interview, vì vậy hãy quay lại nghe Tập 22 và kết hợp chúng với nhau.

Priscilla: Tập 222.

Ivan: Tập 222 sẽ gắn liền với tập này. Tập 22 thì đã lâu lắm rồi.

Priscilla: Tôi chỉ muốn nói vài điều. Một là tôi nghĩ chúng tôi chắc chắn đã mất một thành viên rất tích cực vì một chuyện cá nhân giữa các thành viên với nhau. Anh ấy đơn giản là không muốn đối mặt với chuyện đó. Tôi nghĩ thật sự rất đáng tiếc vì anh ấy chuyên cần tuyệt đối, đã là thành viên nhiều năm, và là một người thực sự tuyệt vời. Tôi nghĩ nếu chúng tôi đã làm điều gì đó như thế này, có lẽ chúng tôi đã có thể tránh được. Anh ấy chỉ cảm thấy thực sự không thoải mái. Anh ấy không nói lý do là gì nhưng chắc chắn đó là một mâu thuẫn với một thành viên khác. Vì vậy tôi nghĩ chuyện này xảy ra thường xuyên hơn các bạn tưởng.

Ivan: Đúng vậy, và mọi người – thường thì có rất nhiều lý do khiến họ không nói ra. Có thể họ chỉ không muốn gây sóng gió. Có thể họ không muốn có một cuộc chiến. Cũng có thể họ quá bực bội đến mức không bao giờ muốn ngồi chung một phòng với người kia nữa.

Priscilla: Tôi nghĩ là như vậy.

Ivan: Theo một cách nào đó, đó là cách làm sai, vì như vậy bạn đã để người gây ra vấn đề ở lại trong chapter. Những người tốt sẽ làm điều đúng đắn khi bạn trình bày vấn đề với họ một cách thích hợp. Bạn có nghĩ người đó sẽ làm điều tương tự không? Họ thường sẽ nói có. Vậy thì hãy làm điều đúng đắn ở đây và nói cho ai đó biết về chuyện này.

Priscilla: Đó là một ý tưởng tuyệt vời. Tôi chắc chắn sẽ mang điều này về chapter của mình và bắt đầu thực hiện, vì chúng tôi có một chapter rất tốt đã tám năm tuổi, nhưng chúng tôi đang mất một số thành viên mới hơn, vì vậy chúng tôi phải tìm hiểu lý do vì sao.

Ivan: Điều đó rất quan trọng. Tôi khuyên tất cả những ai đang nghe podcast này hãy mang tập podcast này đến Ban Điều hành chapter (Leadership Team) của mình. Hãy nói với Ban Điều hành: “Đây là một tập podcast các anh chị cần nghe. Tôi nghĩ chapter này nên cân nhắc thực hiện exit interview.” Không phải chapter nào cũng cần làm. Priscilla à, đây là một trong những kỹ thuật không thuộc BNI 101. Đây là BNI 401. Nếu bạn không làm thì cũng không phải là tận thế, nhưng nếu bạn có một chapter thực sự tốt và bạn chỉ muốn làm cho nó tốt hơn và bạn muốn làm một số điều – bạn đã là một chapter tốt rồi và muốn trở nên tốt hơn nữa, thì đây là một kỹ thuật thực sự, thực sự hiệu quả.
Tất nhiên, nó cũng hiệu quả với những chapter đang gặp khó khăn, nhưng việc xử lý sẽ phức tạp hơn một chút và đòi hỏi nhiều cam kết hơn một chút.

Priscilla: Được rồi, tuyệt vời, Ivan. Tôi thực sự thích điều đó.

Ivan: Cảm ơn chị rất nhiều, Priscilla.

Priscilla: Được rồi, tôi nghĩ tuần này đến đây là hết. Tôi chỉ muốn nhắc các thính giả rằng podcast này được mang đến cho các bạn bởi NetworkingNow.com, trang web hàng đầu trên mạng về tài liệu tải về dành cho networking. Cảm ơn các bạn rất nhiều vì đã lắng nghe. Tôi là Priscilla Rice và chúng tôi hy vọng các bạn sẽ cùng chúng tôi vào tuần tới trong một tập hấp dẫn khác của BNI Podcast chính thức.