Tập 832 & 663: Ban Thành viên vô cùng quan trọng (Kinh điển)

Priscilla: Xin chào tất cả các bạn và chào mừng các bạn quay trở lại với BNI Podcast chính thức. Tôi là Priscilla Rice, và tôi đang ở phòng thu Live Oak Recording Studio tại Berkeley, California. Hôm nay cùng tham gia với tôi qua điện thoại là Nhà sáng lập kiêm Giám đốc Tầm nhìn của BNI, Tiến sĩ Ivan Misner. Xin chào Ivan, anh khỏe không và anh đang ở đâu vậy?

Ivan: Tôi thích việc chị lại có thể hỏi tôi đang ở đâu đấy. Ồ, ý tôi là, tôi đã ru rú ở nhà nhiều tháng rồi, rất nhiều tháng. Cũng giống như mọi người thôi. Tôi không đi đâu xa cả. Nên không ai phải lo đâu, tôi không ra ngoài đi lại nhiều. Tôi đã đến căn hộ của mình ở Galveston. Vậy là tôi đang ở bên bờ biển, tại căn hộ của tôi ở Galveston, nhưng được lên đường một chút cũng thấy vui. Cảm ơn chị, và tôi hy vọng trong tương lai không xa, chị sẽ có thể hỏi tôi câu đó nhiều hơn nữa.

Priscilla: Vâng, tôi cũng mong vậy. Được rồi, vậy hôm nay anh có gì cho chúng ta?

Ivan: Hôm nay, tôi muốn nói về Ban Thành viên (Membership Committee). Ban Thành viên thực sự, thực sự rất quan trọng. Trong những ngày đầu của tổ chức, chúng tôi nhận thấy có những thách thức ở cấp chapter mà tôi thực sự cảm thấy cần được các thành viên xử lý, chứ không phải tôi, bởi vì các bạn biết đấy, ý tôi là, khi BNI mới chỉ có 20, 30, 40 chapter, đã có vấn đề rồi.
Mọi người cứ liên tục tìm đến tôi và hỏi: chúng tôi phải làm gì với anh chàng này? Chúng tôi phải làm gì với người này? Chúng tôi phải làm gì với người phụ nữ này, cô ấy đang cố gắng gia nhập mà ngành nghề đó, các bạn biết đấy, lại đang bị ai đó chặn? Họ cứ tìm đến tôi, và điều đó không hiệu quả. Ý tôi là, nó không hiệu quả. Trước hết, nó không thể nhân rộng. Nhưng quan trọng hơn, ngay từ đầu chúng tôi đã thực sự cảm thấy rằng phải có trách nhiệm tại địa phương. Và vì việc này ảnh hưởng đến một chapter, nên chapter đó cần phải tham gia vào. Vì vậy chúng tôi biết rằng các thành viên phải được tham gia, và có lẽ họ hiểu tình hình rõ hơn tôi.
Vì thế, từ rất, rất sớm trong quá trình này, chúng tôi đã thấy cần phải lập ra một Ban Thành viên cho mỗi nhóm. Và các vai trò đã phát triển qua nhiều năm. Priscilla, điều tôi muốn làm là điểm qua một số việc mà Ban Thành viên chịu trách nhiệm. Sau đó có lẽ chúng ta có thể trò chuyện thêm một chút nếu chị muốn.

Priscilla: Được thôi.

Ivan: Bản báo cáo thường lệ của Ban Thành viên được thực hiện hàng tuần chỉ là một trong những trách nhiệm của họ. Nó không nhất thiết phải làm hàng tuần, nhưng nên được thực hiện thường xuyên để báo cáo với chapter, đề cập đến những thứ như các ngành nghề hiện đang còn trống, các chính sách khác nhau trong tổ chức và lý do vì sao chúng quan trọng. Nhân tiện, điều này thực sự quan trọng: bất cứ khi nào Ban Thành viên nói về một chính sách, đừng chỉ nói về cách thức, hãy nói về lý do. Vì sao chính sách này quan trọng? Và nếu bạn ở trong Ban Thành viên mà bạn không biết, hãy nói chuyện với Giám đốc địa phương, hoặc nói chuyện với Giám đốc Điều hành, hoặc đặt câu hỏi cho những người có thâm niên, vì họ biết tại sao các chính sách được tạo ra. Mọi người không quan tâm đến cách thức cho đến khi họ hiểu lý do. Vì vậy Ban Thành viên nên nói về một số lý do, họ nên nói về các mẹo trao referral, và những điều tương tự như vậy trong các bản báo cáo thường lệ của Ban Thành viên. Nhưng đó mới chỉ là khởi đầu của những việc mà Ban Thành viên làm.
Họ thực sự chịu trách nhiệm đảm bảo chất lượng cho chapter. Họ muốn cố gắng hết sức để đảm bảo rằng các referral (cơ hội kinh doanh được giới thiệu) được trao đi là thật sự hợp lệ, và mọi người có follow-up các referral. Cả hai điều đó đều quan trọng và đôi khi lại không xảy ra. Bạn muốn đảm bảo các referral là hợp lệ và những người nhận được referral thực sự follow-up chúng.
Nếu bạn đang gặp vấn đề, các bạn biết đấy, tôi gần như có thể nghe thấy các thành viên nói: “Ồ, đúng rồi, tôi từng gặp vấn đề đó mà Ban Thành viên chẳng làm gì cả.” Thôi được. Chúng ta đang làm việc với rất nhiều người. Và bất cứ khi nào làm việc với con người, luôn có những thách thức. Vì vậy, trước hết và quan trọng nhất, hãy nói chuyện với người mà bạn đang gặp vấn đề. Nếu bạn nhận được một referral không hợp lệ, hoặc bạn biết ai đó không follow-up, hãy nói chuyện trực tiếp với người đó. Nếu việc đó không giải quyết được vấn đề, thì hãy bình tĩnh, đừng đến đó trong cơn giận dữ, hãy bình tĩnh đến gặp Ban Thành viên, cho họ biết chuyện gì đang xảy ra và hỏi họ xem bạn có thể làm gì để giúp họ giải quyết việc này. Vậy là sau khi bạn đã nói chuyện với người đó, hãy nói chuyện với Ban Thành viên và cho Ban Thành viên thời gian để xử lý vấn đề.
Chúng ta muốn đảm bảo rằng các referral được trao đi là hợp lệ. Không phải referral nào cũng phải trở thành một vụ bán hàng, nhưng nó phải là một referral hợp lệ. Và chúng ta chắc chắn muốn đảm bảo mọi người follow-up các referral. Hãy nhớ một điều, đừng nói về người khác trước, hãy nói chuyện với họ, rồi sau đó mới đến Ban Thành viên. Đừng bao giờ đi khắp chapter nói về người đó và những gì họ đã làm sai. Nhưng nói chuyện với Ban Thành viên thì không sao, sau khi bạn đã nói chuyện với người đó.
Những việc khác mà Ban Thành viên làm là xem xét đơn đăng ký của thành viên mới và phê duyệt các yêu cầu gia nhập. Đó là một việc quan trọng. Họ phải xác nhận thông tin liên lạc, xem xét các chi tiết trong đơn đăng ký, xem xét ngành nghề đăng ký, đôi khi phỏng vấn thêm ứng viên. Đôi khi họ có thể nói chuyện với thành viên bảo trợ (sponsor). Và tất nhiên, như tôi đã nói, họ có thể phỏng vấn ứng viên đó, và đây là một số việc họ làm khi xem xét đơn đăng ký. Họ cũng xử lý các vấn đề chung về ngành nghề.
Hãy xem tập nói về những “cao bồi ngành nghề” ở đây trên BNI Podcast, hãy tìm kiếm từ “cowboys”. Và bạn có thể tìm hiểu thêm về những gì họ nên làm với các ngành nghề. Họ phải xử lý việc thành viên chuyển vào nhóm, họ phải hướng dẫn thành viên khi cần thiết về mức độ tham gia của họ, và một việc lớn là giải quyết các khiếu nại và tranh chấp giữa các thành viên, dù đó là gì đi nữa. Đó là một việc quan trọng.
Các bạn thấy đấy, Ban Thành viên có rất nhiều việc phải làm; tôi chỉ đang nêu những điểm nổi bật thôi. Họ thực thi chính sách chuyên cần, thực thi chính sách không phân biệt đối xử của BNI. Điều đó rất quan trọng, thực thi và xử lý chính sách không quấy rối trong BNI. Đây là những chính sách quan trọng và bạn nên đề nghị Phó Chủ tịch cho bạn xem các văn bản đó, bởi vì chúng tôi có những tuyên bố rất rõ ràng ở mỗi quốc gia về các yêu cầu không quấy rối và không phân biệt đối xử trong BNI. Chúng tôi muốn BNI đa dạng, và chúng tôi đã nói như vậy bằng văn bản suốt nhiều năm nay.
Vậy để tóm lại, các thành viên thường chỉ nhìn thấy phần nổi của tảng băng trong BNI, và có rất nhiều việc diễn ra ở hậu trường để BNI vận hành được trong mỗi nhóm. Và Ban Thành viên là một trong những yếu tố thực sự quan trọng đó. Tôi biết tôi đã nói điều này trước đây rồi: khúc côn cầu mà không có luật lệ thì sẽ thành đấm bốc trên băng. BNI mà không có quy định thì sẽ là một câu lạc bộ giao lưu. Quy định rất quan trọng. Nhưng hãy nhớ, các Ban Thành viên, hãy nhớ, áp dụng quy định theo cách của Mandela hơn là của Attila. Đừng độc đoán trong cách áp dụng quy định. Hãy nghiêm khắc nhưng yêu thương, cho mọi người thấy rằng bạn quan tâm, và đảm bảo các thành viên hiểu được lý do. Tôi muốn làm tập podcast này chỉ để giúp mọi người hình dung được Ban Thành viên quan trọng đến mức nào. Nó hoàn toàn có thể làm nên hoặc phá hỏng một chapter.
Tôi có vài lời kết, nhưng Priscilla, tôi nghĩ chúng ta có thể trò chuyện một chút trước khi tôi kết thúc. Chị đã bao giờ thấy Ban Thành viên rất quan trọng trong chapter của chị chưa?

Priscilla: Có chứ. Ý tôi là, tôi hoàn toàn đồng ý với anh rằng nó định hình không khí cho cả chapter. Tôi đã từng phục vụ trong Ban Thành viên, cũng cách đây một thời gian rồi, và không biết tôi có nên nói điều này không, nhưng tôi thực sự không thích việc đó lắm, vì tôi không thích phải xử lý những lời phàn nàn vụn vặt mà mọi người có về nhau. Đó là một giai đoạn khó khăn, chúng tôi có một thành viên khó tính.

Ivan: Tôi mừng là chị đã nhắc đến điều đó, vì xử lý những lời phàn nàn vụn vặt thật sự rất khó. Giờ hãy nhân điều đó lên 270.000 lần. Đôi khi đó gần như là thế giới của tôi đấy. Nhưng ở cấp chapter, đúng vậy, các bạn biết đấy, chúng ta nghĩ mình đã học xong trung học, nhưng vẫn còn một phần của thời trung học ở ngoài kia. Đó là, các bạn biết đấy, đôi khi là sự nhỏ nhen xảy ra khi bạn tập hợp cả một nhóm người lại với nhau.

Priscilla: Và rồi tôi còn thích việc đó ít hơn nữa khi có, kiểu như, lý do để thực sự phải làm gì đó với một người nào đó, vì tôi thấy thương họ, hoặc tôi thấy ngại việc đó. Tôi biết mình là người không phù hợp trong ban.

Ivan: Cảm ơn chị vì đã phục vụ, tôi rất trân trọng điều đó. Chúng ta nên cảm ơn những người trong Ban Thành viên giống như cách chúng ta cảm ơn những người phục vụ trong quân đội vậy: cảm ơn vì sự phục vụ của bạn, bởi vì đó là công việc vất vả và cần một người có sự kiên nhẫn. Và tôi khuyên các bạn đừng ở lại Ban Thành viên quá lâu. Luân phiên rời ban để được nghỉ ngơi là điều tốt. Nhưng đúng vậy, khi làm việc với con người, có rất nhiều thách thức.
Đây là lời khuyên của tôi. Tôi nghĩ mọi người nổi giận với nhau quá nhanh. Có hai điều. Thứ nhất, hãy tập trung vào mục tiêu. Mục đích của BNI là có được referral, còn tất cả những chuyện vớ vẩn nhỏ nhặt xảy ra, bạn có thể gạt chúng sang một bên và tập trung vào sứ mệnh referral của chúng ta. Điều thứ hai cực kỳ quan trọng. Hãy bao dung với nhau. Con người ai cũng mắc sai lầm; hãy bao dung với họ. Nếu chuyện trở nên nghiêm trọng, tất nhiên bạn nên đưa nó lên Ban Thành viên. Nhưng sự nhỏ nhen có thể xảy ra trong chuyện thành viên đôi khi khiến Ban Thành viên bị quá tải. Tôi hiểu điều đó. Vì vậy nếu bạn đã nghe điều này, hãy nhận ra rằng Ban Thành viên của bạn đã phải xử lý rất nhiều chuyện khó khăn. Chị còn muốn bổ sung gì nữa không?

Priscilla: Có gì tích cực không nhỉ?

Ivan: Hãy nghĩ tích cực. Đúng vậy.

Priscilla: À không. Tôi thực sự nghĩ nó định hình không khí cho cả buổi họp. Và nó đặt ra những quy định quan trọng. Ý tôi là, tôi biết chúng ta không được phép tạo ra quy định, nhưng…

Ivan: Đúng, Ban Thành viên không đặt ra quy định, nhưng họ triển khai và áp dụng các quy định, đúng không. Đúng vậy.

Priscilla: Anh biết đấy, nó tạo ra một bầu không khí nhất định cho chapter, và những người được Ban Thành viên mời vào có thể, như anh đã nói, có thể thực sự thay đổi toàn bộ không khí của một chapter.

Ivan: Đúng vậy, họ có thể, theo hướng tốt và cả theo hướng xấu. Nếu Ban Thành viên quá khắt khe và không tỏ ra quan tâm, điều đó có thể tạo ra sự tiêu cực trong chapter và bạn phải nới lỏng một chút. Hãy nhớ, Mandela chứ không phải Attila. Nhưng nếu quá lỏng lẻo, thì nó chỉ, các bạn biết đấy, chỉ là giao lưu thôi. Và cả hai cách đó đều không hiệu quả lắm.
Chúng ta sắp hết thời gian rồi, Phó Chủ tịch và Ban Thành viên có một vai trò khó khăn và thực sự quan trọng trong tổ chức. Tôi đã định nói điều đó ngay cả trước khi chị nói những gì chị đã nói, Priscilla. Họ thực sự có một vai trò khó khăn, và tại buổi họp tới, tôi rất mong các bạn sẽ cảm ơn Ban Thành viên vì những đóng góp của họ cho chapter. Đảm nhận những vai trò đó không hề dễ dàng, nhưng họ có thể tạo ra khác biệt lớn cho nhóm của bạn. Hãy dành cho họ những lời khen ngợi vì công sức của họ. Họ xứng đáng với điều đó. Tôi rất muốn nghe ý kiến của các bạn về những gì một Ban Thành viên tốt có thể làm cho một chapter. Hãy tập trung vào những gì một Ban Thành viên tốt có thể làm cho chapter trong phần bình luận của các bạn tại BNI Podcast. Xin nhường lời lại cho chị, Priscilla.

Priscilla: Vâng, xin cảm ơn Tiến sĩ Misner.
Podcast này được tài trợ bởi www.misneraudioprograms.com. Các chương trình audio này sẽ mang đến cho bạn công cụ và nguồn cảm hứng để nâng cao mạnh mẽ trải nghiệm BNI của bạn. Vì vậy hãy xem những tài liệu tuyệt vời dành cho bạn tại www.misneraudioprograms.com, sau đó dùng mã khuyến mãi IVAN50 để được giảm 50% cho tất cả sản phẩm [mã này chỉ có hiệu lực trong thời gian giới hạn]. Toàn bộ số tiền thu được sẽ được chuyển đến BNI Foundation.
Cảm ơn các bạn rất nhiều vì đã lắng nghe. Tôi là Priscilla Rice, và chúng tôi mong được gặp lại các bạn vào tuần tới trong một tập hấp dẫn khác của BNI Podcast chính thức.