Tập 39: "Làm cho bài thuyết trình tiếp theo của bạn tỏa sáng"

Priscilla Rice: Xin chào tất cả các bạn và chào mừng trở lại với BNI Podcast chính thức, do networkingnow.com tài trợ, trang web hàng đầu trên mạng về các tài liệu networking có thể tải xuống. Tôi là Priscilla Rice, đang có mặt tại Live Oak Recording Studio ở Berkeley, California, và hôm nay tôi trò chuyện qua điện thoại với Nhà sáng lập kiêm Chủ tịch của BNI, Tiến sĩ Ivan Misner, cùng với Bob Adelmann, Giám đốc BNI từ Colorado. Hai bạn khỏe không?

Ivan Misner: Chúng tôi rất khỏe. Bob, bạn thế nào? Khỏe chứ?

Bob Adelmann: Rất tốt, vâng. Chào Priscilla.

Prescilla: Chào Bob.

Ivan: Cảm ơn Priscilla. Tôi trân trọng lời giới thiệu. Hôm nay chúng ta có mặt trên podcast là Bob Adelman. Bob là Giám đốc BNI khu vực Colorado. Bob cũng là một người đào tạo và diễn giả chuyên nghiệp. Trước khi kết thúc hôm nay, Bob, tôi muốn đảm bảo sẽ đưa ra trang web của bạn để mọi người có thể vào đó và tìm hiểu thêm về bạn. Đó là niềm vui của tôi.
Lý do hôm nay chúng ta mời Bob lên podcast là vì anh ấy có một chủ đề mà tôi nghĩ thực sự quan trọng đối với các bạn, những thành viên BNI. Cứ mỗi 15 hay 20 tuần, mỗi người chúng ta lại có cơ hội thực hiện bài thuyết trình 10 phút tại chapter của mình. Chúng ta càng chuẩn bị tốt để thuyết trình hiệu quả thì càng tốt.
Bob có một số tài liệu tuyệt vời mà anh ấy sẽ chia sẻ với chúng ta hôm nay về cách làm cho bài thuyết trình tiếp theo tỏa sáng. Bob, nó bắt đầu bằng một ví dụ ẩn dụ khá thú vị. Đó là ví dụ về cột lều. Tôi xin trao lại cho bạn và bạn cứ tiếp tục nhé.

Bob: Được rồi Ivan. Theo cuốn sách về các danh sách (Book of Lists), nỗi sợ nói trước công chúng là nỗi sợ số một trong tất cả các nỗi sợ. Nỗi sợ chết đứng thứ bảy.

Ivan: Thật đáng kinh ngạc. Thật đáng kinh ngạc.

Bob: Mark Twain nói thế này. Ông nói rằng có hai loại diễn giả. Những người lo lắng và những kẻ nói dối. Vì vậy bài trình bày này được thiết kế để giảm bớt, chứ không phải xóa bỏ, sự lo lắng của một người, đặc biệt là người mới trong BNI, đang đối mặt với bài thuyết trình 10 phút đầu tiên của mình.
Dàn ý này có thể được dùng, và thường được dùng, bởi các diễn giả thực hiện bài trình bày từ 10 phút đến 90 phút. Đó là một dàn ý ai cũng có thể dùng. Sự đơn giản tinh tế của nó rất mạnh mẽ. Cách tốt nhất để hình dung, như chuyện đã xảy ra ở đây, là hãy đưa bàn tay phải của bạn ra, Ivan, như thể bạn đang đẩy một cánh cửa, và xòe các ngón tay và ngón cái ra xa nhau hết mức có thể.

Ivan: Được. Tôi sẽ làm vậy nhưng tôi hy vọng không có ai bước vào văn phòng trong lúc tôi đang làm thế này.

Bob: Trên ngón cái, hãy đặt một chữ P, chữ cái P. Trên ba ngón tiếp theo, đặt một chữ S lên mỗi ngón.

Ivan: S như trong Sam.

Bob: S như trong Sam, như trong story (câu chuyện). Rồi chữ C ở ngón út. Đó là dàn ý. Vậy là xong. Chúng ta xong hết rồi.

Ivan: Được rồi. Tốt khi biết điều đó. Cảm ơn rất nhiều. Vậy chúng viết tắt cho điều gì?

Bob: Bạn biết đấy, khi dựng một cái lều, nếu nó có một cột bên trong, thì đó là chữ P. Tôi thích chơi vần điệu. Đó là điểm chính của bài nói, mục đích của bài nói, tiền đề, lời hứa. Theo cách nói của bạn, đó là LCD, mẩu nhỏ xíu của công việc kinh doanh mà chúng ta muốn xem xét và kiểm tra kỹ. Đó là nơi phần lớn công việc sẽ được thực hiện. Chúng ta có thể đặt điều mình đang xem xét vào một câu từ 2 đến 6 từ không? Đó là lý do chúng ta tụ họp ở đây và là điều chúng ta sắp được nghe. Đó là mục đích, tiền đề, lời hứa, điểm chính. Và tất nhiên, cột lều (tent pole) cũng bắt đầu bằng chữ P.
Như bạn biết, một cột lều có thể nâng đỡ một cái lều ở bất kỳ kích cỡ nào nhưng nó không thể tự đứng vững. Nó phải được giữ xuống bằng ba sợi dây và cọc, không phải bốn. Con người được cấu tạo theo một cách rất kỳ lạ. Chúng ta có thể nhớ theo bộ ba. Công ty điện thoại đã nhận ra điều đó. Một số điện thoại 10 chữ số được chia thành hai nhóm ba và một nhóm bốn. Quá khứ, hiện tại, tương lai. ABC, 123. Rắn, lỏng, khí. Chúng ta sinh ra là để nghĩ theo bộ ba.
Chúng ta cần ba chữ S trên các ngón giữa của bạn, đó là những câu chuyện để chứng minh điểm chính. Hãy nghĩ đến một cái cọc mà bạn đang cố đóng xuống đất. Sẽ dễ hơn rất nhiều nếu đầu cọc rất, rất nhọn. Mũi nhọn sắc nhất là một câu chuyện xuất phát từ kinh nghiệm sống của chính chúng ta để chứng minh tiền đề. Một câu chuyện đến từ kinh nghiệm sống của chính chúng ta, một khách hàng, một thân chủ, hoặc "để tôi kể các bạn nghe điều đã xảy ra ở văn phòng chúng tôi gần đây…" Đây là cách để chứng minh điểm chính đó.
Ví dụ tôi thường dùng là khi một nhà môi giới bất động sản đang cố giải thích tại sao việc bài trí nhà (staging) lại quan trọng, nó quan trọng vì ba lý do. Rồi cô ấy sẽ kể một câu chuyện kiểu "để tôi kể các bạn nghe về một căn nhà tôi đăng bán gần đây, chúng tôi đã bài trí nó và bán được giá cao hơn một chút so với nếu không bài trí" và những điều tương tự. Chúng ta càng đưa vào cá nhân, những câu chuyện đó càng dễ đi vào trái tim và nâng đỡ chữ P, cột lều, tiền đề, lời hứa, mục đích, điểm chính.
Chữ C là lời kêu gọi hành động hay thử thách [nơi bạn có thể nói]: "Referral hoàn hảo cho tôi sẽ là một gia đình đang chuyển lên một ngôi nhà lớn hơn", dùng ví dụ bất động sản, "và họ muốn được đối xử chuyên nghiệp. Họ muốn được chiều chuộng và phục vụ tận tình. Đó sẽ là một referral hoàn hảo cho tôi."
Lời kêu gọi hành động là để nhắc mọi người kết nối lại với mục đích, nỗ lực gấp đôi, củng cố, nhắc lại, khẳng định lại. Từ đó dường như luôn bắt đầu bằng chữ R. Chỉ đơn giản vậy thôi. Chúng ta sắp xong rồi. Bước cuối cùng là một câu trích dẫn, một điều gì đó súc tích, đáng nhớ, có thể là một điểm neo trí nhớ.
Đơn giản như vậy thôi. Cột lều được giữ vững bằng ba câu chuyện, rồi chữ C là lời kêu gọi hành động chẳng hạn: "Referral hoàn hảo cho tôi sẽ là…" rồi một câu trích dẫn, thường là một điểm neo trí nhớ.

Ivan: Nhưng ở cuối cùng, chẳng phải bạn nói là chữ T sao?

Bob: Chữ C.

Ivan: Chữ C. Được rồi, vậy là hợp lý.

Bob: Đó là thử thách, lời kêu gọi hành động. Trong trường hợp chúng ta dùng nó cho bài thuyết trình 10 phút, như hầu hết chúng ta trong cuộc gọi này sẽ dùng, thì đó sẽ là: "Vì vậy, một referral hoàn hảo cho tôi sẽ là…"

Ivan: Đúng. Vậy những thành viên dùng quy trình kiểu này để lên kế hoạch cho bài nói sẽ có thể bao quát toàn diện hơn một chút, vì trong 10 phút, rất khó để thực hiện một bài thuyết trình toàn diện. Họ có thể nói toàn diện hơn một chút về những gì họ làm rồi kết thúc bằng điều gì đó cụ thể giúp mọi người nhớ họ là ai và họ làm gì.

Bob: Vâng. Thông thường mỗi câu chuyện mất hai phút. Nếu có ba câu chuyện thì là sáu phút. Chúng ta có đủ để bắt đầu, có thể một phút rưỡi để mọi người quen dần. "Các bạn biết tôi làm ngành này. Chúng ta sẽ xem xét kỹ một phần cụ thể của công việc giúp các bạn hiểu chúng tôi làm gì. Tiêu đề bài thuyết trình của tôi là Tại sao việc bài trí nhà lại quan trọng khi bán bất động sản nhà ở?", chẳng hạn. Rồi bạn kết thúc bằng: "Một referral hoàn hảo cho tôi sẽ là một gia đình chuyển lên ngôi nhà lớn hơn, muốn được chiều chuộng và phục vụ tận tình theo cách chỉ mình tôi mới làm được."

Ivan: Nói về kết thúc, chúng ta cũng sắp hết 10 phút của mình rồi, Bob. Bạn còn muốn bổ sung hay khuyên điều gì với các thành viên khi họ chuẩn bị thực hiện bài thuyết trình 10 phút không?

Bob: Có. Đó là thực hành, diễn tập, tập luyện, diễn tập, thực hành. Đây là chín chữ P. Chúng ta tự hành hạ mình với những chữ P, Ivan. Prior proper preparation prevents poor performance of the person putting on a presentation, nghĩa là sự chuẩn bị đúng đắn từ trước giúp ngăn ngừa phần trình bày kém của người thuyết trình.

Ivan: Tôi mừng là điều này được ghi thành văn bản để mọi người có thể đọc trên podcast chứ không chỉ nghe. Đó là một ví dụ tuyệt vời. Hãy nhắc lại cho chúng tôi một lần nữa.

Bob: Prior proper preparation prevents poor performance of the person putting on the presentation, nghĩa là sự chuẩn bị đúng đắn từ trước giúp ngăn ngừa phần trình bày kém của người thuyết trình.

Ivan: Bob, đây là thông tin tuyệt vời. Tôi trân trọng việc bạn chia sẻ nó với chúng tôi hôm nay. Một điều tôi muốn bổ sung là khi bạn nói tại một buổi họp BNI, bạn thực sự đang nói với một căn phòng đầy bạn bè. Mắc lỗi cũng không sao. Đó không phải là tận thế. Đây không phải là những người hoàn toàn xa lạ. Đây là những người có mặt ở đây để giúp bạn. Họ muốn giúp bạn. Họ muốn tìm hiểu về công việc kinh doanh của bạn, vì vậy khi lấy những ý tưởng của Bob và đặt chúng vào bối cảnh rằng đây là một căn phòng đầy những người bạn nghề nghiệp có mặt ở đó để giúp bạn, tôi nghĩ bạn có thể thành công hơn nhiều trong việc tận dụng tối đa bài thuyết trình 10 phút của mình.

Bob: Tôi không nghĩ chúng ta bao giờ thoát khỏi cảm giác bồn chồn như có bướm trong bụng, Ivan.

Ivan: Đúng vậy. Tôi cũng không.

Bob: Nhưng nếu chúng ta có thể khiến chúng bay theo đội hình một chút, thì mọi người sẽ thấy dễ hơn một chút.

Ivan: Tôi thích ví dụ đó. Đó là một ví dụ tuyệt vời. Với những ai muốn tìm hiểu thêm về những gì bạn làm trong việc đào tạo, trang web của bạn là www.BobAdelmann.com. Với các thành viên BNI, cứ thoải mái vào trang web của Bob. Anh ấy là Giám đốc BNI đồng thời là người đào tạo và diễn giả. Bob, tôi cảm ơn bạn rất nhiều vì đã dành thời gian hôm nay. Priscilla, tôi xin trao lại cho bạn.

Bob: Cảm ơn Ivan. Cảm ơn Priscilla.

Priscilla: Không có gì, và cảm ơn các bạn đã chia sẻ với chúng tôi. Thật sự rất tuyệt. Tôi nghĩ tuần này đến đây là hết. Cảm ơn Tiến sĩ Misner đã tham gia cùng chúng tôi. Podcast này được tài trợ bởi networkingnow.com, trang web hàng đầu trên mạng về các tài liệu networking có thể tải xuống. Cảm ơn các bạn đã lắng nghe. Tôi là Priscilla Rice và chúng tôi mong các bạn lại cùng chúng tôi vào tuần sau trong một tập khác của BNI Podcast chính thức.