Tập 294: Thu hút và giữ chân thành viên

Priscilla: Xin chào tất cả các bạn và chào mừng trở lại với BNI Podcast chính thức do NetworkingNow.com thực hiện, trang web hàng đầu trên mạng về các tài liệu tải về cho networking. Tôi là Priscilla Rice, và tôi đang phát sóng từ Live Oak Recording Studio ở Berkeley, bang California. Hôm nay tôi trò chuyện qua điện thoại với Nhà sáng lập kiêm Chủ tịch của BNI, Tiến sĩ Ivan Misner. Xin chào Ivan, bạn khỏe không và bạn đang ở đâu?

Ivan: Chào Priscilla. Tôi rất khỏe, và tuần này tôi đang đào tạo các Giám đốc mới, cùng các Giám đốc quay lại học lần thứ hai. Chủ yếu là Giám đốc mới, trong khóa Định hướng Giám đốc (Director Orientation) mà chúng tôi tổ chức tại trụ sở BNI. Tôi có hàng chục người từ khắp Bắc Mỹ ở đây cho một khóa đào tạo ba ngày mà chúng tôi cho là thực sự quan trọng. Tôi tham gia vì tôi nghĩ điều quan trọng là mọi người được nghe trực tiếp từ tôi về việc chúng tôi bắt đầu như thế nào và các truyền thống của tổ chức là gì. Đó là việc tôi đang làm trong tuần này.

Priscilla: Nghe hay đấy. Chủ đề mà bạn chia sẻ ở đây là gì?

Ivan: Hôm nay tôi sẽ nói về cách thu hút thành viên mới và giữ chân thành viên hiện tại trong khi vẫn trao các referral chất lượng cao. Phần thứ hai đó khá quan trọng. Câu hỏi đến từ một thành viên BNI đã gửi email cho tôi và nói: “Làm thế nào để thu hút thành viên mới và giữ chân thành viên hiện tại, tất cả trong bối cảnh trao các referral chất lượng cao? Đó thực sự là lý do tất cả chúng ta ở đây.”
Tôi đồng ý. Trước hết, tôi nghĩ có ba việc cần làm. Đôi khi mọi người hỏi tôi có một bí quyết duy nhất để thành công không. Tôi sẽ cho bạn biết một bí quyết duy nhất để thành công ở cấp độ chapter. Bạn đã sẵn sàng nghe chưa?

Priscilla: Tôi sẵn sàng nghe.

Ivan: Bí quyết duy nhất là không có bí quyết duy nhất. Đúng vậy. Nó giống như công thức cho một bữa ăn ngon. Có nhiều hơn một nguyên liệu. Có nhiều nguyên liệu. Tôi đã thu hẹp xuống ba và đó là điều tôi sẽ nói hôm nay. Tôi sẽ nói về hệ thống, trách nhiệm giải trình và văn hóa.
Khi bạn làm đúng ba điều đó, còn nhiều điều khác nữa, nhưng ba điều này tôi nghĩ là “cốt lõi”. Khi bạn làm đúng ba điều đó, việc thu hút thành viên mới không còn là chuyện lớn. Giữ chân thành viên hiện tại dễ hơn nhiều và việc trao referral chất lượng cao trở nên rất tự nhiên.
Hãy bắt đầu với hệ thống. Tôi thấy một số chapter, thường là những chapter rất thành công nhưng đang đi theo hướng trở nên không thành công, bắt đầu tháo rời hệ thống. Họ thích cái này nhưng không thích cái kia. Họ sẽ làm điều này nhưng không làm điều kia.
Tôi ví điều đó như một nhà máy sản xuất ô tô. Bạn biết đấy, chiếc xe đi ra khỏi dây chuyền lắp ráp và bạn nói: “Mình có thực sự cần con ốc đó không, hay có thể tháo nó ra? Và cái này không thực sự cần thiết cho chiếc xe. Hãy tháo nó đi.” Đến một lúc nào đó trên dây chuyền, ai đó quyết định rằng bánh xe không cần thiết và tháo luôn chúng ra. Đến một lúc nào đó, bạn có một chiếc xe không hoàn chỉnh.
Khi tôi dùng ví dụ này, mọi người nói điều đó thật ngớ ngẩn và không ai làm vậy cả. Nhưng họ làm điều đó mọi lúc với những thứ như hệ thống và mạng lưới như BNI. Họ bắt đầu rút bớt các phần của nó và đoán xem, nó thất bại và họ không hiểu tại sao. Họ không hiểu vì họ không nhìn thấy một chiếc xe hoàn chỉnh nhưng không nhận ra rằng việc rút những phần đó ra tạo ra khác biệt rất lớn.
Sử dụng hệ thống là rất quan trọng. Hiểu hệ thống là rất quan trọng. Đó là một trong những lý do chúng tôi có các cẩm nang. Chúng tôi biên soạn cẩm nang để mọi người không phải phát minh lại bánh xe.
Với Ban Điều hành chapter (Leadership Team), mọi người sẽ được nhận một cẩm nang dài hàng chục trang hướng dẫn họ từng bước, lưu ý là nó không cho bạn biết mọi thứ bạn cần biết, nhưng nó cho biết rất nhiều. Có các phần có thể tải về trên các trang web khu vực tại BNI.com với nhiều, nhiều nội dung hơn nữa. Các podcast này là nội dung bổ sung. Có rất nhiều tài liệu giúp duy trì hệ thống.
Có các Giám đốc Khu vực, Giám đốc Tư vấn và Giám đốc Điều hành. Tất cả những người này ở đó để giúp bạn về hệ thống, để diễn giải tài liệu. Vì vậy hãy sử dụng hệ thống. Đừng rút bớt các phần của nó. Nó giống như trò xếp hình Jenga lớn, bạn còn nhớ không? Bạn rút các mảnh ra và cả khối sụp đổ. Nếu bạn rút đủ nhiều mảnh, tôi đảm bảo nó sẽ sụp đổ. Bạn rút ra càng ít thì bạn càng thành công. Đó là điều thứ nhất.
Thứ hai, trách nhiệm giải trình. Tôi đã nói về điều này trong các podcast trước, nhưng bạn không bao giờ nói về nó là đủ. Một trong những điểm mạnh của một mạng lưới mạnh là hầu hết các thành viên là bạn bè. Một trong những điểm yếu của một mạng lưới là hầu hết các thành viên là bạn bè. Bạn bè không thích bắt bạn bè phải chịu trách nhiệm. Đây không phải là tổ chức kết bạn. Đây là tổ chức referral, và trách nhiệm giải trình là then chốt.
Trách nhiệm giải trình bắt đầu từ việc đặt mục tiêu. Các chapter nên có một số mục tiêu. Chúng ta đang nhận bao nhiêu referral? Chúng ta muốn nhận bao nhiêu? Đó có phải là những referral chất lượng cao không? Chỉ số lượng thôi thì có giá trị, nhưng không phải là điều quan trọng nhất. Chất lượng mới còn quan trọng hơn.
Vậy chúng ta có đang trao referral tốt không và chúng ta trao bao nhiêu? Đó là một phần của trách nhiệm giải trình. Có một mục tiêu là chúng ta muốn trao bao nhiêu và chúng ta sẽ đạt được bằng cách nào? Bạn muốn tính ngược mục tiêu của mình. Các thành viên có tham dự không hay có quá nhiều thành viên vắng mặt, vì có mối tương quan trực tiếp giữa việc vắng mặt và sự giảm sút referral, một mối tương quan trực tiếp.
Các bạn có đang yêu cầu nhau chịu trách nhiệm về những điều then chốt để tạo nên một chapter thành công không? Đây là một tổ chức kinh doanh, và điều thú vị là có người trong BNI sẽ nói rằng nó có quá nhiều cấu trúc và có quá nhiều điều bạn phải chịu trách nhiệm. Họ không muốn tham gia.
Tôi thấy ổn với điều đó. Tôi thực sự thấy ổn. BNI không dành cho tất cả mọi người. Nó dành cho những người sẵn sàng cam kết với các thành viên khác và thực sự làm những gì cần thiết để tạo ra referral. Chúng ta cần những người có trách nhiệm với nhau và sẵn sàng hỗ trợ nhau. Bạn không cần thuyết phục ai tham gia BNI. Nếu họ cho rằng nó quá nhiều việc, hãy tin tôi, bạn không muốn họ tham gia BNI vì họ sẽ mang tư tưởng đó vào nhóm và bắt đầu, đoán xem, tháo các bộ phận của động cơ ra vì nó quá nhiều. Trách nhiệm giải trình là điều thứ hai.
Thứ ba, văn hóa. Văn hóa tổ chức. Văn hóa nuốt chửng chiến lược vào bữa sáng. Tất cả những gì chúng ta nói đến giờ đều là chiến lược. Nó quan trọng.
Không phải là chiến lược không quan trọng. Tôi nghĩ nó quan trọng. Hệ thống quan trọng. Tôi là người của hệ thống. Trách nhiệm giải trình, không ai thích bị yêu cầu chịu trách nhiệm, nhưng sự thật là chính nó làm cho mọi thứ vận hành.
Nhưng văn hóa thì cực kỳ quan trọng. Bạn biết đấy, bạn có thể có chiến lược tốt nhất thế giới nhưng nếu tổ chức của bạn có văn hóa thực sự tệ, bạn sẽ thất bại.

Priscilla: Bạn có thể cho tôi biết, bạn muốn nói gì khi nói đến văn hóa? Hãy nói cụ thể hơn.

Ivan: Thái độ của nhóm, cách nhóm cư xử, cảm giác tình đồng đội, những mối quan hệ hiện hữu. Tất cả những điều đó là một phần của văn hóa, cách họ vận hành. Nó trông như thế nào? Khi bạn bước vào một nhóm, bạn đã từng đến thăm nhiều chapter khác nhau, Priscilla.

Priscilla: Vâng, tôi đã từng.

Ivan: Bạn đã bao giờ bước vào một nhóm mà bạn có cảm giác không tốt, một bầu không khí tệ chưa? Có năng lượng tiêu cực, mọi người đơn giản là không vui?

Priscilla: Thực ra thì chưa, nhưng tôi chắc là những nhóm như vậy có tồn tại.

Ivan: Tôi thì có, và đó là một phần văn hóa của chapter đó, có quá nhiều vấn đề đến mức nó thấm vào bầu không khí của chapter. Tôi chắc bạn đã đến những chapter mà khi bước vào có người đang cười đùa, họ đang vui vẻ, bạn biết đấy, rõ ràng là rất tích cực. Họ đang tạo ra rất nhiều công việc kinh doanh. Họ tuân theo hệ thống và tạo ra rất nhiều công việc kinh doanh. Bạn đã thấy điều đó, đúng không?

Priscilla: Vâng, chẳng hạn chapter của tôi.

Ivan: Và chapter của bạn có nhiều thành viên. Nhóm của bạn có quy mô bao nhiêu?

Priscilla: Hiện giờ chúng tôi có 35 người nhưng đang cố gắng tăng lại lên 42, đó là con số trước đây của chúng tôi.

Ivan: 35 đến 45 là quy mô tuyệt vời cho một chapter.
Bạn có thể nhận ra mình đang ở trong một chapter tốt và chapter có văn hóa lành mạnh khi mọi người cười đùa, tận hưởng buổi họp và tuân theo hệ thống. Đó là một nền văn hóa. Văn hóa là về thái độ và môi trường tổ chức lành mạnh. Chúng ta không nói nhiều về điều đó trong BNI nhưng nó rất quan trọng.
Đó là một trong những lý do bạn muốn thực sự khắt khe về người mà bạn mời vào. Và bạn biết đấy, tôi nghĩ có một podcast về việc ai đang ở trong phòng. Đó là một trong những điều mà bạn muốn thật khắt khe về người mà bạn mời vào.
Tôi có nội dung đã thực hiện về ai đang ở trong phòng của bạn, tôi nghĩ tôi đã làm một podcast về điều đó. Đó là một trong những điều mà bạn muốn chọn lọc người mà bạn mời vào phòng của bạn, vào chapter của bạn, vì một hoặc hai người thực sự có thể tạo ra khác biệt trong văn hóa của chapter.
Tất cả chúng ta đã từng làm việc ở những nơi, tôi sẽ ngạc nhiên nếu bạn chưa từng làm việc ở nơi mà có người nghỉ việc hoặc bị cho nghỉ và đột nhiên mọi người đều thở phào nhẹ nhõm. Ai cũng nói: “À! Ơn trời họ đã đi rồi!” Tôi đã từng như vậy. Mọi người chỉ nói: “Tôi rất mừng là người đó không còn ở đây nữa.”
Tôi biết tôi đã nói về điều này trong một podcast trước. Tôi biết một phụ nữ từng nói: “Điều tốt nhất mà anh chàng này có thể làm cho chapter của chúng tôi là gọi báo ốm. Khi anh ta báo ốm, chúng tôi có một buổi họp tuyệt vời. Anh ta là kẻ phá vui. Anh ta hút hết niềm vui ra khỏi căn phòng.” Một người này làm vậy trong một chapter và họ có một văn hóa tổ chức tệ. Đôi khi một hoặc hai người có thể làm thay đổi văn hóa của một nhóm.
Văn hóa rất quan trọng trong việc thu hút người mới. Có những người đến một chapter và nói: “Ừ, anh chàng đó thật khó ưa. Tôi sẽ không tham gia nhóm đó.” Chỉ một người! Có thể có 40 người trong phòng. Một người khó ưa và họ sẽ không tham gia. Một người có thể tạo ra khác biệt trong văn hóa theo hướng tiêu cực.
Cần nhiều người có thái độ tích cực để tạo nên một văn hóa. Tích cực. Một người có thể phá hỏng một văn hóa. Thông thường thì không chỉ một người. Nhưng một người cũng có thể phá hỏng văn hóa của một nhóm. Cần nhiều người để xây dựng một văn hóa. Đó là một trong những lý do trong Bộ Quy tắc Đạo đức (Code of Ethics) của chúng tôi, bạn phải có thái độ tích cực và hỗ trợ. Đó là một trong những mục của Bộ Quy tắc Đạo đức. Điều đó mang đậm dấu ấn của văn hóa.
Thu hút thành viên mới, văn hóa là then chốt. Giữ chân thành viên, văn hóa là then chốt. Và nhận được referral chất lượng cao, văn hóa hoàn toàn có liên quan. Hệ thống và trách nhiệm giải trình đặt nền móng, nhưng văn hóa là nơi mọi người có động lực để trao những referral chất lượng đó. Họ không muốn trao một referral tệ vì điều đó sẽ làm tổn hại văn hóa của nhóm.
Vậy nên, bạn biết đấy, việc trao referral là một phần của hệ thống và trách nhiệm giải trình. Việc trao referral chất lượng cao là một phần của văn hóa. Vì vậy nếu bạn muốn thu hút thành viên mới, muốn giữ chân thành viên và muốn có referral chất lượng cao, hãy tập trung vào hệ thống của chapter. Tập trung vào trách nhiệm giải trình trong chapter và tập trung xây dựng văn hóa chapter lành mạnh. Nếu bạn làm ba điều đó, bạn sẽ có một nhóm tuyệt vời.

Priscilla: Vâng, tuyệt vời. Thật tuyệt. Tôi phải bổ sung một điều vì tôi không nghĩ nó hoàn toàn nằm trong những gì bạn đang nói, nhưng nhóm của chúng tôi đã chuyển đến một địa điểm mới và bầu không khí của địa điểm cũng như đồ ăn được cải thiện rõ rệt, và điều đó thực sự làm buổi họp vui hơn nhiều. Vì vậy tôi không biết điều đó có liên quan gì đến điều bạn nói không nhưng chắc chắn nó có ảnh hưởng.

Ivan: Vâng, đôi khi có. Đôi khi chuyển từ địa điểm này sang địa điểm khác, một chapter làm vậy vì nghĩ vấn đề là do địa điểm và họ chuyển đi nhưng nhóm chẳng có gì khác. Đôi khi đó là do địa điểm. Một trong những việc bạn nên làm là đánh giá thật kỹ. Đó là vấn đề địa điểm hay vấn đề con người?
Nếu là vấn đề con người, bạn có thể chuyển buổi họp đến khách sạn Ritz và cũng chẳng khác gì. Nếu là địa điểm, việc chuyển đi có thể tạo ra khác biệt, vì vậy đúng, rõ ràng bạn nói đúng vì có vẻ nó đã tạo ra khác biệt, nhưng đừng mong đợi việc đổi địa điểm luôn giải quyết được vấn đề của chapter. Nhưng chắc chắn nó có thể giải quyết một số vấn đề trong chapter.

Priscilla: Vâng, tốt.

Ivan: Hôm nay tôi có chừng đó thôi, Priscilla. Cảm ơn.

Priscilla: Vâng. Tuyệt vời. Cảm ơn Tiến sĩ Misner rất nhiều. Tôi chỉ xin nhắc quý thính giả rằng podcast này do NetworkingNow.com thực hiện, trang web hàng đầu trên mạng về các tài liệu tải về cho networking. Cảm ơn các bạn đã lắng nghe. Tôi là Priscilla Rice và chúng tôi hy vọng các bạn sẽ cùng chúng tôi vào tuần sau trong một tập thú vị khác của BNI Podcast chính thức.