Tập 216: Xây dựng một đội nhóm gắn kết

Priscilla: Xin chào tất cả các bạn và chào mừng trở lại với BNI Podcast chính thức, do NetworkingNow.com thực hiện, trang web hàng đầu trên mạng về các bản tải xuống về networking. Tôi là Priscilla Rice, và tôi đang gửi đến các bạn từ Live Oak Recording Studio ở Berkeley, bang California. Hôm nay tôi có mặt cùng với Nhà sáng lập kiêm Chủ tịch của BNI, Tiến sĩ Ivan Misner, qua điện thoại. Xin chào Ivan, hôm nay bạn khỏe không và bạn đang ở đâu?

Ivan: Tôi đang rất khỏe và tuần này tôi đang họp với các đối tác của tôi tại Referral Institute, điều này rất đúng lúc vì một trong những điều khách mời của tôi sắp nhắc đến chính là Referral Institute. Susan Rowan là một người bạn rất tốt của BNI. Bà ấy đã viết nhiều cuốn sách, trong đó có How to Work a Room. Susan đang giúp Referral Institute lập kế hoạch chiến lược cho tổ chức.

Priscilla: Nghe hay quá. Hôm nay bạn có một vị khách mời, đúng không?

Ivan: Đúng vậy. Robin Schuckmann. Robin đã là Giám đốc Điều hành tại Oregon và Tây Nam Washington được gần mười năm rồi. Chị có một đội ngũ gồm 24 Ambassador và Giám đốc. Chị làm việc với 36 chapter và gần 1000 thành viên. Chị đã đi du lịch, đây là điều tôi chưa biết về chị. Chị đã đi đến 30 quốc gia. Chị thích tìm hiểu về các nền văn hóa khác, điều này rất tốt trong BNI, vì chúng ta có mặt ở 50 quốc gia. Chị có mấy người con, một cậu con trai 8 tuổi tên Connor, sinh vào ngày Cá tháng Tư. Tôi nghĩ điều đó thật thú vị. Và Madeline, sẽ tròn 5 tuổi vào tháng Bảy. Chị sống trên 9 mẫu đất rừng, với núi Mt St Helens ngay trước cửa nhà. Tuyệt vời làm sao? Tôi thấy thật tuyệt.
Robin có câu chuyện hài hước nhất hành tinh về việc đưa con trai Connor đến một buổi đào tạo Ban Điều hành chapter (Leadership Team). Tiếc là hôm nay chúng ta không có thời gian để nghe, nhưng đó là một câu chuyện rất hay. Nếu có dịp gặp Robin, các bạn nhớ hỏi chị ấy về chuyện đó nhé. Một trong những điều tuyệt vời của BNI là chúng ta thấy rất nhiều bà mẹ đi làm là Giám đốc và chắc chắn cũng là thành viên. Họ có nhiều câu chuyện hay về con cái của họ trong BNI.
Robin, chào mừng chị đến với podcast.

Robin: Cảm ơn bạn.

Ivan: Chị sẽ nói về việc xây dựng một đội nhóm gắn kết. Chị có ba chủ đề chính. Xác định điểm mạnh của đội nhóm, tận dụng điểm mạnh của đội nhóm, và tăng cường giao tiếp. Tôi xin nhường chị bắt đầu luôn và nói về việc xác định điểm mạnh của đội nhóm.

Robin: Tuyệt vời. Cảm ơn Ivan. Chủ đề chính hôm nay là xây dựng một đội nhóm gắn kết, vì khi bạn tập hợp mọi người lại để làm một dự án, bạn cần bảo đảm họ có thể cùng làm việc với nhau. Khái niệm này áp dụng cho doanh nghiệp của bất kỳ ai. Nếu họ làm việc với người khác, chắc chắn là trong BNI và trong Ban Điều hành chapter, và nếu bạn là một Giám đốc làm việc với một đội ngũ, thì nhiều khái niệm này cũng áp dụng tương tự. Điều tôi muốn tập trung hôm nay là Ban Điều hành chapter.
Việc đầu tiên bạn cần làm là xác định điểm mạnh của đội nhóm. Bạn cần xem xét các thành viên trong đội, cũng như bất kỳ ai được bổ sung vào đội trong quá trình đó. Hãy xem điểm mạnh hiện tại của đội ngũ hiện có. Có một vài công cụ chúng tôi sử dụng thường xuyên. Một là Strength Finder 2.0 của Tom Raff. Đó là một cuốn sách có mô tả các đặc điểm.

Ivan: Đó là một cuốn sách rất hay mà chị nhắc đến, Robin. Nó có tên là Strength Finder 2.0. Tôi nghĩ nó do Gallup Organization thực hiện. Và tác giả là ai nhỉ? Tom Raff, vậy đây là cuốn sách mà chúng tôi rất khuyến khích. Nó rất hay. Chị cứ tiếp tục.

Robin: Một trong những việc chúng tôi làm là cho tất cả thành viên trong đội làm bản khảo sát. Cuối cùng bạn nhận được một bản in dài kèm các mô tả. Nó cho bạn năm điểm mạnh hàng đầu. Chúng tôi xem xét những điểm đó và bảo đảm rằng mình được bao phủ rất tốt.
Chúng tôi là một đội đa năng. Nguồn tài liệu khác mà chúng tôi dùng là một bài thuyết trình rất hay của Referral Institute, A Roomful of Referrals. Đó là chương trình DISC. Bạn xác định các phong cách hành vi. Bạn bắt đầu giao tiếp tốt hơn với mọi người, đồng thời nhận ra rằng bạn có nhiều điểm mạnh khác nhau, và trong đội có nhiều người khác nhau có thể làm những việc khác nhau.

Ivan: A Roomful of Referrals là một chương trình tuyệt vời. Thật trùng hợp, tôi vừa viết một bài blog về chủ đề này. Nếu các bạn đang nghe podcast này, hãy vào blog của tôi, businessnetworking.com. Xem bài blog ngày 30 tháng Sáu. Đó là một video có tên Your Behavioral Style Is Affecting Your Referrability. Đó là một công cụ tuyệt vời. Nếu muốn biết thêm thông tin, hãy vào referralinstitute.com để tìm nơi bạn có thể tham dự một lớp học. Chị cứ tiếp tục, Robin.

Robin: Cảm ơn bạn. Đó là một lớp học tuyệt vời cho bất kỳ ai làm kinh doanh. Bạn có thể hiểu khách hàng của mình rõ hơn, hiểu rõ hơn những người bạn làm việc cùng, và những người bạn muốn làm việc cùng. Đó là một công cụ rất tuyệt.
Chủ đề thứ hai là tận dụng những điểm mạnh đó. Một khi bạn đã xác định được điểm mạnh của từng thành viên, bạn cần hiểu họ giỏi gì và thích gì. Nếu bạn nhờ người ta làm điều họ không thích, họ chỉ làm trong thời gian ngắn. Tuy nhiên, người ta sẽ làm những việc bạn nhờ trong thời gian lâu hơn nhiều nếu đó là việc họ thật sự yêu thích và giỏi.
Sau khi xác định những điểm mạnh đó, hãy bảo đảm rằng bạn đặt mọi người vào một vai trò, một ban, hoặc thậm chí trong một chapter, ví dụ đội Điều phối khách mời (Visitor Host) của bạn. Người điều phối đội Visitor Host của bạn nên là người có kỹ năng tổ chức, luôn đúng giờ và thích đúng giờ, đồng thời thích chào đón mọi người và không ngại tự giới thiệu cũng như giới thiệu khách mời với những người khác trong chapter. Chúng tôi cũng có một chuyên viên follow-up trong đội Visitor Host. Chuyên viên follow-up đó rất thích làm việc trên máy tính. Họ sẽ nhập thông tin vào BNI Connect chẳng hạn, có thể viết tay một tấm thiệp, có thể gọi điện follow-up. Nếu đó là điểm mạnh của những người này và họ thật sự thích làm, thì họ có nhiều khả năng sẽ rất thành công.
Rồi phần cuối cùng của việc xây dựng một đội nhóm gắn kết là tăng cường giao tiếp. Liên quan đến Ban Điều hành chapter, ví dụ, một chủ tịch có thể gọi điện hỏi thăm hàng tuần với thư ký, thủ quỹ và phó chủ tịch của mình và nói: "Này, mọi việc thế nào rồi? Tôi có thể giúp gì cho bạn? Tuần này có chuyện gì mà tôi có thể chuẩn bị tốt nhất không?" Cuộc gọi đơn giản đó có thể kéo dài hai ba phút hoặc lâu đến mười lăm phút, tùy vào lượng thời gian bạn cần. Nó cho thấy bạn thật sự và chân thành quan tâm đến họ, đến doanh nghiệp của họ cũng như vai trò của họ trong chapter.
Tổ chức các buổi họp Ban Điều hành hàng tháng cho cả đội ngũ chapter biết rằng Ban Điều hành cam kết với thành công của chapter và cả doanh nghiệp của các thành viên. Rồi một buổi giao lưu chapter hàng quý cho thấy chapter cũng muốn xây dựng các mối quan hệ cá nhân. Ý tưởng của việc tăng cường giao tiếp là bạn cho thấy mình quan tâm đến họ với tư cách cá nhân cũng như doanh nghiệp của họ, hiểu về những người đó ở mức độ cá nhân, bởi vì chúng ta đều biết rằng khi trao referral, chúng ta trao cho những người mà chúng ta biết, quý mến và tin tưởng. Cách tốt nhất để làm điều đó là tìm hiểu họ như một con người. Tất cả những điều này làm tăng tính trách nhiệm.

Ivan: Đây là một danh sách rất hay. Tôi nghĩ điều quan trọng là những người đang nghe cần nắm được các chủ đề chính của chị. Về cơ bản, chị đang nói là hãy hiểu những người xung quanh mình trong phòng, bằng các công cụ như Strength Finder và A Roomful of Referrals. Hãy hiểu họ và tìm ra mọi người giỏi điều gì. Điều đó rất quan trọng. Chị nói về Visitor Host. Bạn muốn một Visitor Host thân thiện và đúng giờ. Không có gì tệ hơn một Visitor Host đến trễ. Như vậy thì có ích gì? Và nếu họ không thân thiện và không thích kết nối với mọi người thì đó là vấn đề. Hãy biết điểm mạnh và biết cách áp dụng những điểm mạnh đó.
Rồi phần cuối cùng là giao tiếp. Đó là then chốt. Tôi có thể nghe thấy các thành viên nói: "Hàng tuần? Hỏi thăm hàng tuần ư? Thật sao? Tôi còn có doanh nghiệp phải điều hành." Chị sẽ trả lời thế nào? Tôi có một ý tưởng, nhưng chị đã được đào tạo về nội dung này lâu hơn tôi. Vậy câu trả lời của chị là gì?

Robin: Bạn sẽ đối xử thế nào với một khách hàng lớn? Nếu họ cần sự quan tâm hàng tuần như vậy, chẳng phải bạn sẽ gọi nhanh một cuộc hỏi thăm sao? "Này, bạn thế nào rồi? Đơn hàng đó tiến triển ra sao? Bạn nhận đủ mọi thứ đúng hạn chưa?" Bạn không muốn đối xử với những người trong đội của mình như thể họ là khách hàng tốt nhất của bạn sao, vì họ chính là nguồn referral của bạn. Nếu mỗi tuần không phù hợp với bạn, có thể đó không phải phong cách của bạn. Vậy thì có thể hai tuần một lần. Điều quan trọng là hỏi thăm và bảo đảm họ biết rằng bạn quan tâm đến những nỗ lực họ đang bỏ ra cho cả đội.
Nếu không có sự giao tiếp liên tục đó, người ta thường nghĩ rằng chắc họ không thật sự quan tâm đến việc mình đang làm. Chỉ cần thêm 1 độ nhiệt huyết trong việc tạo kết nối đó và bảo đảm mọi người cùng đi về một hướng.

Ivan: Chị nói 1 độ. Có phải đó là ám chỉ đến Boiling Point không?

Robin: Đúng, chapter 212 độ làm mọi việc thêm 1 độ nhiệt huyết.

Ivan: Đúng vậy. Đây là một phép ví von tuyệt vời. Với những bạn chưa từng nghe, tôi xin lỗi các thành viên ở ngoài Bắc Mỹ và không dùng độ Fahrenheit, điều chúng ta đang nói ở đây là một độ đó. Đi từ 211 lên 212, bạn đi từ ly trà âm ấm đến nước sôi. Chỉ một độ đó thôi đã tạo nên sự khác biệt rất lớn. Tôi nghĩ đó là phép ẩn dụ mà Robin đang nhắc đến. Điều này đúng như câu châm ngôn xưa, phòng bệnh hơn chữa bệnh, hoặc đại loại như vậy. Đó thực sự là điều chị đang nói ở đây. Chỉ cần thêm một chút nỗ lực là có kết quả lớn.
Sự giao tiếp thêm đó rất quan trọng nếu bạn muốn duy trì một chapter khỏe mạnh. Chapter càng khỏe mạnh thì càng tạo ra nhiều referral. Điểm mấu chốt là vậy. Tất cả nằm ở số lượng referral mà các chapter tạo ra và chất lượng của những referral đó.
Vậy Robin, chúng ta sắp hết thời gian. Chị còn điều gì muốn chia sẻ hoặc lời kết nào muốn gửi không?

Robin: Ngoài nhận xét của bạn về chapter 212 độ, chapter trung bình 211 độ làm những việc đúng, nhưng chapter 212 độ làm những việc đúng một cách nhất quán và với nhiều nhiệt huyết hơn. Nếu bạn chỉ dành thêm một chút quan tâm, xác định những điểm mạnh trong đội, tận dụng những điểm mạnh đó, rồi tăng cường giao tiếp để họ biết bạn quan tâm, tôi nghĩ bạn sẽ thấy mình có một đội nhóm rất gắn kết cùng hướng đến những kết quả chung.

Ivan: Tuyệt vời. Robin, cảm ơn chị rất nhiều vì đã tham gia podcast. Thưa mọi người, đó là Robin Schuckmann. Chị là Giám đốc Điều hành tại Oregon và Tây Nam Washington. Tôi thực sự trân trọng việc chị có mặt và chia sẻ chuyên môn với chúng tôi hôm nay. Cảm ơn chị rất nhiều.

Robin: Rất hân hạnh. Cảm ơn bạn.

Ivan: Priscilla, trở lại với bạn.

Priscilla: Tuyệt vời. Cảm ơn cả hai bạn. Tôi chỉ xin nhắc quý thính giả rằng podcast này do NetworkingNow.com thực hiện, trang web hàng đầu trên mạng về các bản tải xuống về networking. Cảm ơn các bạn rất nhiều đã lắng nghe. Tôi là Priscilla Rice và chúng tôi hy vọng các bạn sẽ cùng chúng tôi vào tuần sau trong một tập thú vị khác của BNI Podcast chính thức.