Tập 155: “Referral nào cũng là referral, đúng không? Sai.” Phần 1

Priscilla: Xin chào tất cả các bạn, chào mừng các bạn quay lại với BNI Podcast chính thức, do NetworkingNow.com thực hiện, trang web hàng đầu trên mạng về các tài liệu networking có thể tải về.
Tôi là Priscilla Rice, tôi đang dẫn chương trình từ Live Oak Recording Studio ở Berkeley, California, và hôm nay có mặt qua điện thoại cùng tôi là nhà sáng lập kiêm chủ tịch của BNI, Tiến sĩ Ivan Misner.
Xin chào Ivan. Anh khỏe không?

Ivan: Hôm nay tôi rất khỏe, Priscilla, và chúng ta sẽ làm một podcast hai phần, hôm nay và tuần sau nữa. Chủ đề là: Referral nào cũng là referral, đúng không? Sai. Không phải vậy. Một referral không đơn giản chỉ là một referral; có nhiều cấp độ referral khác nhau. Bạn thấy đấy, thực ra không phải referral nào cũng bằng nhau. Referral có nhiều cấp bậc khác nhau, và chất lượng của chúng khác nhau tùy theo nguồn giới thiệu của bạn đã đầu tư bao nhiêu công sức vào việc chuẩn bị referral đó cho bạn.
Vì vậy, trong podcast này tôi muốn đưa ra cho bạn năm cấp độ đầu tiên, những gì tôi cho là năm cấp độ đầu tiên của referral. Rồi tuần sau chúng ta sẽ nói về năm cấp độ tiếp theo, và càng lên các cấp cao hơn thì đó càng là những referral tốt hơn.

Priscilla: Vâng.

Ivan: Vậy chúng ta sẽ bắt đầu từ thấp rồi đi lên dần. Cấp đầu tiên về cơ bản là chỉ có tên và thông tin liên hệ. Cấp này thật ra không hơn là mấy so với việc chỉ có một cái tên để gọi. Nó chỉ cho thấy nguồn giới thiệu của bạn đã làm vừa đủ để cung cấp cho bạn một số điện thoại và địa chỉ, hoặc một cách nào đó khác để liên lạc với khách hàng tiềm năng, và khách hàng tiềm năng sẵn lòng nói chuyện với bạn.
Và thú vị là, chỉ có tên và thông tin liên hệ lại thường là loại referral được tạo ra trong các nhóm networking, và chúng ta có thể làm tốt hơn thế. Đó là cấp thấp nhất của một referral. Họ có thể đang rất nóng, có thể rất hào hứng và muốn nói chuyện, nhưng thật ra, nếu bạn muốn tăng cường và trao những referral tốt hơn, thì còn nhiều việc bạn có thể làm hơn là chỉ lấy tên và thông tin liên hệ.
Cấp thứ hai của một referral bao gồm tài liệu và thông tin về công ty. Khi một nguồn giới thiệu đề nghị đưa cho người liên hệ tài liệu tiếp thị của bạn hoặc thông tin khác về doanh nghiệp của bạn, bạn có thể chắc chắn rằng khách hàng tiềm năng sẽ xem tài liệu đó. Sự quan tâm của họ đối với sản phẩm hay dịch vụ sẽ không chỉ phụ thuộc vào đó, nhưng nó sẽ giúp ích cho mối quan hệ. Như vậy là có tên, thông tin liên hệ, và bạn đã đưa cho họ thông tin về công ty; bạn đã đưa cho khách hàng tiềm năng cả thông tin về công ty nữa. Nên họ bước vào cuộc trò chuyện với nhiều hơn là chỉ một câu: "Này, tôi biết một người. Tôi cho họ gọi cho bạn được không?"
Đó chính là cấp thứ ba: bạn muốn chắc chắn rằng nguồn giới thiệu đã cho phép bạn dùng tên của họ. Bạn muốn chắc chắn rằng họ đang chờ cuộc gọi đó, và đó là một phần quan trọng của quy trình. Khi cho phép bạn nói rằng họ ủng hộ sản phẩm hay dịch vụ của bạn, nguồn giới thiệu đã trao cho bạn một lợi thế rất có giá trị với khách hàng tiềm năng. Vì vậy bạn muốn chắc chắn rằng mình báo cho người đó biết: "Này, tôi sẽ kết nối hai người với nhau."
Cấp thứ tư của một referral là một testimonial chung hoặc một thư giới thiệu. Ở đây, bạn khiến nguồn giới thiệu nói hoặc viết những điều tốt đẹp về bạn, và tôi nghĩ đôi khi đó có thể là một thành tựu lớn, nhất là nếu bạn có được nhiều thư như vậy để có thể gom lại thành một cuốn sách. Việc họ sẵn lòng nói tích cực về bạn và doanh nghiệp của bạn cho thấy bạn đã xây dựng được một mức độ tin tưởng với họ, và testimonial cũng như thư giới thiệu khá phổ biến trong thế giới kinh doanh. Và bạn dùng lá thư giới thiệu đó như một phần của referral mà bạn thực sự trao đi.
Rồi cấp thứ năm là thư giới thiệu kèm quảng bá. Đây có thể coi là cấp referral đầu tiên thực sự đòi hỏi một chút công sức từ phía nguồn giới thiệu. Khác với thư giới thiệu thông thường, vốn chỉ cần một lời chứng thực bằng văn bản, thư giới thiệu kèm quảng bá hàm ý một mối quan hệ sâu sắc hơn giữa bạn và nguồn giới thiệu. Nó thường bao gồm thông tin nền và phần mô tả về sản phẩm hay dịch vụ của bạn, tất nhiên là qua lăng kính của người viết. Nó cũng hàm ý rằng khách hàng tiềm năng sẽ nhận được liên lạc từ người mà bạn được giới thiệu tới.
Tôi làm việc này suốt, đặc biệt là giới thiệu qua e-mail trên Internet; trước đây tôi viết thư, còn bây giờ tôi dùng e-mail, và tôi sẽ nói: "Người A, để tôi giới thiệu bạn với Người B. Người B, đây là Người A. Đây là cách tôi đã sử dụng dịch vụ của người này. Tôi rất khuyên dùng họ. Bạn đã nói là tôi có thể kết nối họ với bạn, và đây họ đây." Thực ra tối qua tôi vừa làm việc đó với hai người, một người bạn của tôi và một khách hàng tiềm năng, và tôi chỉ giới thiệu họ với nhau qua e-mail. "Bạn đã nhờ tôi kết nối với người mà tôi vẫn nhắc tới; đây họ đây." Tôi đã gửi tài liệu cho anh ấy rồi, đã gửi các tư liệu rồi. Đây không chỉ là một referral ấm; đây thực sự là một referral nóng, và giờ tôi đã đưa hai người đó đến với nhau thông qua lá thư giới thiệu đó; trong trường hợp này là qua e-mail. Và việc thêm yếu tố quảng bá thực sự làm tăng hiệu quả những nỗ lực của nguồn giới thiệu thay mặt bạn.
Vậy đó là năm cấp độ referral đầu tiên, và có lẽ chúng ta có thể trò chuyện về chuyện này một hai phút, rồi tuần sau chúng ta sẽ nói về năm cấp độ tiếp theo.

Priscilla: Vâng, tuyệt! Gần đây tôi có nhận được một referral qua e-mail như vậy, và tôi đã trả lời lại. Hơi lạ một chút. Khi trả lời tôi cũng cc cho người đã gửi, nhưng tôi chưa bao giờ nhận được hồi âm. Bây giờ tôi đang phân vân: "Tiếp theo mình nên làm gì?" Anh hiểu ý tôi chứ? Họ kết nối tôi với người đó, gửi cho tôi một e-mail.

Ivan: Người gửi e-mail cho bạn, họ có nói là "Để tôi giới thiệu bạn với –

Priscilla: Có.

Ivan: – người này; và đây là Priscilla" không? Bạn có thấy địa chỉ e-mail của họ không?

Priscilla: Có, và tôi đã gửi lại cho họ một e-mail và cc cả người đã gửi nó cho tôi. Rồi tôi tự giới thiệu và nói: "Tôi rất muốn gặp bạn và uống cà phê" hoặc đại loại vậy.

Ivan: Và bạn không bao giờ nhận được hồi âm?

Priscilla: Không, không bao giờ nhận được hồi âm. Lạ không?

Ivan: Vâng, lời khuyên của tôi là bạn nên liên hệ với người đã cho bạn referral và cho họ biết chuyện này. Bạn không cần đặt họ vào thế khó xử, mà chỉ cần nói: "Này, bạn đã thấy e-mail tôi gửi cho người đó rồi, và tôi chỉ muốn cho bạn biết là họ vẫn chưa trả lời tôi. Và có thể là" – chuyện này đã xảy ra với tôi nhiều lần, khi một e-mail bị kẹt trong bộ lọc thư rác của tôi.

Priscilla: Ừm, đúng rồi.

Ivan: Và khi ai đó nói: "Này, tôi đã gửi e-mail cho bạn mà bạn không nhận được," thì tôi tìm kỹ hơn nhiều trong bộ lọc thư rác, và đây rồi, chúng nằm ở đó.

Priscilla: Vâng, vâng.

Ivan: Vậy nên bạn thật sự không bao giờ biết được. Cũng có thể họ đi vắng, hoặc đang ngập đầu trong công việc. Có rất nhiều lý do. Có thể là họ không hề không quan tâm.

Priscilla: Đúng.

Ivan: Cũng có thể đó không phải là một referral tốt, nhưng lời khuyên của tôi là hãy theo đến cùng để chắc chắn rằng người đó đã nhận được thông tin. Tất nhiên, một kỹ thuật để làm vậy là gửi kèm yêu cầu xác nhận, nên điều tôi làm khi muốn chắc chắn ai đó đã nhận được thứ gì – bây giờ thì quá muộn rồi, tôi muốn nói là bạn đã gửi rồi và bạn không muốn tỏ ra thúc ép. Vì vậy lời khuyên của tôi là hãy nói chuyện với người đã cho bạn referral và nhờ họ liên hệ với người kia và chỉ cần nói: "Này, Priscilla có nói là cô ấy đã gửi e-mail cho bạn; cô ấy chưa nhận được hồi âm. Bạn vẫn còn quan tâm chứ?" Một câu đơn giản như vậy. "Bạn vẫn còn muốn nói chuyện với cô ấy chứ? Cô ấy gọi điện cho bạn hay gửi e-mail lại thì tốt hơn?"

Priscilla: Đúng vậy. À, yêu cầu xác nhận là gì vậy? Anh có thể mô tả nhanh được không?

Ivan: Khi bạn, đặc biệt là trong Outlook, có một tính năng là khi bạn gửi e-mail, bạn vào mục Options và ở đó có hai tùy chọn bạn có thể chọn; một là Request the Delivery Receipt (Yêu cầu xác nhận đã chuyển) và hai là Request a Read Receipt (Yêu cầu xác nhận đã đọc). Request the Delivery Receipt nghĩa là bạn biết rằng e-mail đã đi qua hệ thống và đến được chương trình e-mail của họ. Nhưng vấn đề là nó có thể đến tài khoản e-mail của tôi mà lại rơi vào hộp thư rác Junk e-mail.

Priscilla: Ừm, đúng.

Ivan: Vì vậy nó không cho bạn biết người đó thực sự đã thấy nó; nó chỉ cho bạn biết là nó đã qua hết các bộ lọc bên ngoài và đến được hệ thống e-mail bên trong của họ.
Bởi vì tôi có hai lớp bộ lọc thư rác; tôi có một bộ lọc thư rác bên ngoài, thậm chí không cho thư vào đến hệ thống trong nhà, và rồi khi thư vào trong, tôi còn có một bộ lọc thư rác thứ hai trong Outlook. Tôi nhận rất nhiều thư rác, và e-mail của tôi đã công khai nhiều năm rồi, nên tôi nhận rất nhiều thư rác, vì vậy nó có thể rơi vào Junk e-mail của tôi.
Điều mà nó cho ai đó biết, nếu Request of Delivery Receipt trả về là có, thư đã được chuyển, thì nó cho họ biết rằng thư đã được chuyển đến hệ thống bên trong nhưng có thể chưa thực sự được đọc. Vì vậy tùy chọn thứ hai là Request a Read Receipt, tức là khi ai đó mở e-mail, họ sẽ nhận được một cửa sổ bật lên nói rằng: "Người này muốn xác nhận là bạn đã nhận được thư này, có hay không." Và khi bạn bấm có, bạn biết là người đó đã thấy e-mail.
Tôi luôn làm vậy khi tôi muốn chắc chắn ai đó đã thấy nó và tôi muốn biết nếu họ chưa thấy. Đó là một kỹ thuật hay để sử dụng. Bạn hiểu chứ?

Priscilla: Vâng. Vâng, chắc chắn rồi. Tôi thích kỹ thuật đó.

Ivan: Nó nằm trong mục Options của Outlook.

Priscilla: Vâng, tuyệt!

Ivan: Vậy là có vài ý tưởng; hy vọng nó giúp ích.
Và với tất cả những ai đang nghe podcast này, hãy quay lại vào tuần sau; chúng tôi sẽ trình bày Phần 2, nơi chúng ta sẽ nói tới năm cấp độ tiếp theo của một referral. Mục tiêu của bạn nên là luôn luôn trao ít nhất một referral cấp một, nhưng bạn càng cải thiện được và trao referral ở cấp cao hơn thì càng tốt.

Priscilla: Tuyệt vời. Vâng, cảm ơn Tiến sĩ Misner.

Ivan: Cảm ơn Priscilla.

Priscilla: Tôi xin nhắc các thính giả rằng podcast này do NetworkingNow.com thực hiện, trang web hàng đầu trên mạng về các tài liệu networking có thể tải về. Cảm ơn các bạn rất nhiều đã lắng nghe. Tôi là Priscilla Rice, và chúng tôi hy vọng các bạn sẽ cùng chúng tôi vào tuần sau trong một tập thú vị khác của BNI Podcast chính thức.